韓毓偉

（煙臺(tái)市蓬萊區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，山東 煙臺(tái) 265600）

檔案利用工作是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案部門直接向利用者提供檔案信息，面對(duì)面地為社會(huì)的各個(gè)階層、各個(gè)領(lǐng)域、各類人群服務(wù)。所以，檔案利用工作在檔案工作中有著舉足輕重的作用。當(dāng)前，基層檔案利用工作存在不少的問題，需要檔案工作者更新檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理手段，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量，提高檔案人員素質(zhì)，更好地推動(dòng)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1 基層檔案利用存在的突出問題

1.1 檔案利用意識(shí)薄弱

當(dāng)前，一些基層檔案工作者難以結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，基層檔案服務(wù)意識(shí)薄弱。他們?cè)跈n案部門的小框架內(nèi)“坐井觀天”。不能夠?qū)n案資源積極應(yīng)用于各領(lǐng)域的發(fā)展需要，各領(lǐng)域檔案管理研究工作舉步不前，自身服務(wù)水平不高，合理利用檔案資源，增強(qiáng)檔案服務(wù)社會(huì)的主觀認(rèn)識(shí)存在顯著不足。改變對(duì)檔案工作純粹是文獻(xiàn)工作來收集資料的認(rèn)識(shí)，消除檔案工作只是為了購買 鐵皮柜和在辦公室安裝鐵門的錯(cuò)誤意識(shí)。檔案工作意識(shí)的缺失會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的必要性被忽視，從而導(dǎo)致檔案管理體系的不完善。如果基層檔案工作沒有明確定崗責(zé)任，大部分檔案人員來源于兼職，責(zé)任意識(shí)薄弱，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂等多種問題。

1.2 檔案利用方式創(chuàng)新不足

檔案利用工作的本質(zhì)是收集整理原始檔案、數(shù)字化建設(shè)等。當(dāng)前，信息化對(duì)檔案工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，原來的紙質(zhì)檔案已經(jīng)變成了數(shù)字文本。因此，只有有效提高檔案工作的改革意識(shí)，改變傳統(tǒng)服務(wù)模式，才能使檔案工作不停滯、不與時(shí)代脫節(jié)。當(dāng)前，基層檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)的人工檢查和人工整理轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的信息管理方法。由于檔案人員素質(zhì)不高，缺乏有針對(duì)性的工作培訓(xùn)，有些檔案人員不懂電腦，不懂電子檔案管理，由此產(chǎn)生了許多基層檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的手寫記錄中，跟不上信息化的步伐，有些檔案人員甚至無法確定最基本的存檔范圍、分類方案和保管時(shí)間表，出現(xiàn)檔案不及時(shí)歸檔或分類不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象。

1.3 基層檔案管理制度缺失

沒有規(guī)則，基層檔案管理就失去了基本制度保障。當(dāng)前部分基層機(jī)構(gòu)只有不成文的檔案管理規(guī)定，單位也沒有檔案管理細(xì)則，無法在具體工作的實(shí)施過程中追查相應(yīng)的責(zé)任，檔案工作被認(rèn)為是隨意的。由于管理體制不健全，基層機(jī)關(guān)檔案工作存在嚴(yán)重問題。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1.4 檔案資源利用價(jià)值不高

在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念依然存在。黨委和政府的檔案資源被視為“機(jī)密”，許多人誤以為“檔案”是人事檔案和秘密，不敢輕易進(jìn)入檔案館。檔案工作的特殊性和傳統(tǒng)工作模式使得檔案的價(jià)值難以展現(xiàn)，檔案的作用難以發(fā)揮?；鶎訖n案的認(rèn)識(shí)水平較低，這直接影響到人們查閱檔案權(quán)利的實(shí)施，檔案的使用率不高。雖然這種情況在經(jīng)過幾十年的努力之后有所改善，但基層檔案資源利用價(jià)值還有待一進(jìn)步挖掘。

1.5 基層檔案管理水平偏低

首先，一些檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量不高，缺乏專業(yè)檔案管理技能，導(dǎo)致檔案利用過程產(chǎn)生各種問題。其次，檔案收藏資源不豐富。大部分基層檔案（室）的接收區(qū)域狹窄，無法及時(shí)接收到人們所需的檔案。在館藏檔案資源中，政務(wù)檔案、機(jī)關(guān)檔案占據(jù)了絕大多數(shù)，而一些常用的民生檔案資源數(shù)量十分少。最后，檔案查閱工作沒有標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致許多檔案成為“死檔”，檔案使用者無法找到他需要的檔案資源，檔案利用率較低。

2 加基層檔案利用工作的對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，推進(jìn)檔案服務(wù)工作

首先，重視檔案資料的收集。良好的記錄收 集是檔案管理的基礎(chǔ)?；鶎訖n案工作人員必須與各部門（部）的信息人員保持密切聯(lián)系，定期收集各部門業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。必須及時(shí)處理一些重要的（內(nèi)部）檔案，以防止檔案丟失對(duì)后續(xù)合并完整性和庫存的影響。其次，定崗定責(zé)，設(shè)立一個(gè)固定的部門檔案信息員。沒有部門的分工，檔案資料就不完整、不準(zhǔn)確。檔案信息員應(yīng)及時(shí)收集數(shù)據(jù)并送交檔案室，并對(duì)檔案進(jìn)行分類和歸檔。最后，培養(yǎng)檔案管理意識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)非常機(jī)密的工作，需要不斷檔案工作人員的基本水平。檔案管理工作不能三心二意，要熱愛檔案管理工作，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)，知識(shí)奉獻(xiàn)精神，不斷收集和豐富檔案資源。一是根據(jù)檔案資料形成的時(shí)間收集；二是根據(jù)檔案的相關(guān)性（如申請(qǐng)批準(zhǔn)等）收集反映部門重要活動(dòng)和發(fā)展的重要資料。在整理檔案資料時(shí)，找出遺失的相關(guān)檔案，與有關(guān)部門溝通，避免遺失檔案。通過扎實(shí)的檔案工作，在將來需要找到相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，通過媒體宣傳等，促使各界人士能對(duì)檔案有更深的了解。

2.2 提高隊(duì)伍素質(zhì)，完善檔案管理手段

一是加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。檔案的合理管理和利用必須配備專門的技術(shù)硬件。事實(shí)證明，隨著現(xiàn)代辦公硬件設(shè)施的投入，檔案人員的工作效率有了很大的提高。二是從軟件入手，加強(qiáng)檔案工作人員自身的學(xué)習(xí)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將基本機(jī)關(guān)檔案工作人員的工作表現(xiàn)作為年度考核的一部分。三是加強(qiáng)部門間和系統(tǒng)間檔案工作溝通。檔案工作者可以通過與各兄弟單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的交流，不斷拓寬視野。四是增強(qiáng)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，基礎(chǔ)檔案管理部門應(yīng)以數(shù)字化檔案建設(shè)為目標(biāo)，努力實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)備技術(shù)的現(xiàn)代化。

2.3 健全管理制度，創(chuàng)新檔案管理觀念

要做好基層檔案工作，就必須有健全的管理制度。由于條件限制，一些基層機(jī)關(guān)的檔案規(guī)則和規(guī)定已不能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，不適宜的地方需要?jiǎng)h除或增加。完善分解任務(wù)，責(zé)任到部門和個(gè)人。第一，加強(qiáng)檔案管理檢查。檔案工作作為年度目標(biāo)考核和管理目標(biāo)責(zé)任制的內(nèi)容，是檔案工作干部年度考核的重要依據(jù)。國(guó)家機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)重視“依法治檔”，科學(xué)配置檔案工作人員檔案服務(wù)任務(wù)，增強(qiáng)檔案安全性管理。第二，加大檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化力度。加強(qiáng)檔案材料的備案意識(shí)，在處理接收和閱讀歸還的部門時(shí)，檔案必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理。明確職責(zé)，確保檔案資料的收集和歸檔完整。

2.4 加大力度，提升檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

加強(qiáng)檔案材料的備案意識(shí)，在處理接收和閱讀歸還的部門時(shí)，檔案必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理。明確職責(zé)，確保檔案資料的收集和歸檔完整。廣泛宣傳檔案服務(wù)功能，提高全社會(huì)的檔案利用意識(shí)檔案利用服務(wù)是檔案部門的“門面”，所以要在面子上下足功夫。充分利用服務(wù)性這一特點(diǎn)發(fā)揮窗口優(yōu)勢(shì)，廣泛進(jìn)行宣傳工作?？梢酝ㄟ^舉辦實(shí)體展覽、網(wǎng)上展覽，編制檔案利用服務(wù)宣傳手冊(cè)，網(wǎng)上查詢相關(guān)專題的檔案數(shù)據(jù)庫目錄，參與報(bào)紙、電視、電臺(tái)等有關(guān)檔案利用服務(wù)工作的專題采訪，館藏檔案的對(duì)外宣傳介紹，提高檔案編研成果的質(zhì)量和數(shù)量，對(duì)公民進(jìn)行愛國(guó)主義、革命傳統(tǒng)等的宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)自身的影響力，提高全社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和利用。

2.5 重視檔案資源開發(fā)，提高檔案利用質(zhì)量

整個(gè)檔案工作的價(jià)值反映在檔案的使用上。一般來說，工作人員必須高度負(fù)責(zé)，并向用戶提供令人滿意的服務(wù)。在新形勢(shì)下，檔案應(yīng)當(dāng)公開使用。不斷加強(qiáng)檔案編研工作，增強(qiáng)檔案資源服務(wù)價(jià)值。同時(shí)，檔案應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格的監(jiān)督下使用。對(duì)檔案使用進(jìn)行監(jiān)督，可以有效保障檔案使用的安全。在確保檔案完整性和安全性的同時(shí)，維護(hù)自己的利益。

2.6 嚴(yán)格保密制度，保障檔案安全利用

檔案保密和安全是檔案工作的重中之重。對(duì)檔案利用服務(wù)工作者來說，嚴(yán)格遵守檔案的各種保密規(guī)定，維護(hù)檔案的實(shí)體安全與信息安全是義不容辭的責(zé)任。一是要提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在日常要做好檔案的安全保密教育工作，強(qiáng)化規(guī)章制度和監(jiān)督機(jī)制，從思想上、工作態(tài)度和作風(fēng)上，做到遵章守紀(jì)、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，以較強(qiáng)的責(zé)任心來履行自己的職責(zé)和義務(wù)。二是要加強(qiáng)檔案的安全保管，建立詳細(xì)的檔案管理和使用的制度，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定來設(shè)立檔案庫房，加裝防盜門窗，安排專人管理庫房，嚴(yán)禁無關(guān)人士擅自進(jìn)入庫房，防止檔案的失、泄密，全面保障檔案的安全。三是檔案利用服務(wù)工作者應(yīng)該具備過硬的政治素養(yǎng)和嫻熟的專業(yè)技術(shù)，在服務(wù)過程中，要有敏銳的觀察力、優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力，一切按照規(guī)章制度提供服務(wù)，保證借出歸庫檔案的齊全完整，對(duì)突發(fā)可能不利于檔案安全保密的情況有預(yù)判，具有隨機(jī)應(yīng)變的能力。四是處理好保密與檔案利用的關(guān)系。如今檔案安全保密工作是檔案事業(yè)的生命線，如何安全地利用檔案是值得我們每個(gè)檔案工作者去好好研究和分析的。要處理好保密與利用的關(guān)系，像涉及國(guó)家、社會(huì)、人民利益不利于開放的涉密檔案，一定做好保護(hù)工作。在檔案密級(jí)鑒定的時(shí)候，檔案工作者應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸類，確保檔案中的涉密文件不被泄露，國(guó)家、人民的利益不受任何損失。

2.7 加強(qiáng)訓(xùn)練，提高檔案人員素質(zhì)

首先需要不斷提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作。一個(gè)合格的檔案管理員，需要不斷改善檔案管理業(yè)務(wù)。其次，樹立專業(yè)意識(shí)。檔案部門是黨和國(guó)家依靠的服務(wù)組織之一。檔案工作者必須清楚了解檔案的合理和保密使用方式，并確定自己的立場(chǎng)，以增強(qiáng)保密意識(shí)和服務(wù)社會(huì)的責(zé)任感。積極為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)，有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，用經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的藍(lán)圖作借鑒，讓社會(huì)各界都能發(fā)現(xiàn)檔案的重要性，并發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的存檔可以使后代有跡可尋。使檔案工作得到社會(huì)各界的重視和支持，使檔案工作提升到新水平。

3 結(jié)語

檔案工作出發(fā)點(diǎn)和終結(jié)點(diǎn)都是檔案利用服務(wù)，檔案部門只有有效、全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案，才可以顯示出自己的能力，才可以讓檔案熠熠奪目，為社會(huì)主義現(xiàn)代化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案利用工作不在一朝一夕，是一項(xiàng)艱巨又長(zhǎng)期的任務(wù)，需要檔案人員付出更多努力，需要檔案部門不斷進(jìn)行創(chuàng)新、總結(jié)和完善。