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        關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

        2021-04-14 21:30:02續(xù)
        卷宗 2021年9期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理人員

        續(xù) 菲

        (山西省忻州市定襄縣紀(jì)檢監(jiān)察信息中心,山西 忻州 034000)

        檔案管理工作是每個(gè)事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一,如果沒(méi)有檔案管理,單位可能無(wú)法正常運(yùn)行,工作效率也將大大降低。而且,由于事業(yè)單位的特殊性,它不僅在一定程度上代表著國(guó)家風(fēng)貌,也在輔助政府部門(mén)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要作用。甚至,它還關(guān)系到民生發(fā)展和社會(huì)發(fā)展。本文將從事業(yè)單位管理現(xiàn)狀、檔案管理工作創(chuàng)新的策略、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義三個(gè)主要方面進(jìn)行思考和 總結(jié)。

        1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

        1)硬件設(shè)施有待改善。專業(yè)的檔案裝具不足,導(dǎo)致部分檔案無(wú)法合理存放;檔案柜架年代久遠(yuǎn),需要及時(shí)更新?lián)Q代,以免影響檔案的存放;檔案室空間過(guò)小,不便于存放和取出檔案,甚至部分事業(yè)單位缺乏專門(mén)的檔案室;檔案閱覽室面積過(guò)小或者缺乏設(shè)施完善的閱覽室;檔案電子管理設(shè)備不足或者設(shè)備比較陳舊,不便于使用;缺少有效的安保措施,無(wú)法保證檔案安全。

        2)檔案管理人員專業(yè)性有待提高。有些檔案管理人員非本專業(yè)出身,而且后天學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不到位,導(dǎo)致檔案管理情況不夠完善。如,紙質(zhì)檔案與電子檔案沒(méi)有做到同步,信息不完善,有些檔案?jìng)浞萘穗娮影?,有些檔案沒(méi)有備份或者備份不全等。在此提一句,檔案管理并不是人們想象中非常簡(jiǎn)單的工作,反之,它是一項(xiàng)繁重的技術(shù)工作。由于事業(yè)單位多會(huì)與政府工作有些交接,因此難免會(huì)牽扯到一些范圍大、有難度的檔案管理工作,這不僅非??简?yàn)檔案管理人員的腦力與體力,耐心與條理性,還考驗(yàn)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù),收集信息和處理檔案的能力。

        3)檔案管理制度有待更新。部分事業(yè)單位存在管理制定和流程不夠詳細(xì),或者執(zhí)行力不夠的情況,這都會(huì)影響工作效率與質(zhì)量。管理制度也應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代而改變,檔案管理制度不僅要滿足事業(yè)單位的需要,還要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步,更新管理模式。完善與先進(jìn)的管理制度,才能保證檔案管理的質(zhì)量與速度。

        2 檔案管理工作創(chuàng)新的策略

        1)創(chuàng)新檔案管理環(huán)境。合理有效的檔案管理環(huán)境,是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。例如,合理安排檔案室與閱覽室的位置,合理布局房間的大小,合理設(shè)計(jì)房間的構(gòu)造。及時(shí)引用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,其中包括檔案裝具、檔案柜架、安保措施等。如,合理設(shè)置門(mén)禁,可以采用密碼、指紋與刷卡等多種方式。完善監(jiān)控設(shè)施,保證閱覽室和檔案室無(wú)死角和盲區(qū),確保檔案完整與安全。同時(shí),關(guān)注電子信息化的發(fā)展,及時(shí)更新電子設(shè)備,及時(shí)更新事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)檔案建設(shè),關(guān)注最新的電子檔案管理應(yīng)用和進(jìn)展。

        2)創(chuàng)新工作模式。傳統(tǒng)的工作模式往往是單一的上傳下達(dá),檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性,缺少工作和學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力,促使檔案管理人員不斷進(jìn)步與學(xué)習(xí),事業(yè)單位可以合理制定一些獎(jiǎng)勵(lì)制度,以及工作模式創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理人員比較突出和優(yōu)秀的表現(xiàn),給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì),如,給予相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),發(fā)放獎(jiǎng)金等。定期組織檔案管理人員參觀和學(xué)習(xí)優(yōu)秀管理模式,鼓勵(lì)檔案管理人員提出“金點(diǎn)子”,如果實(shí)施通過(guò)后反應(yīng)良好,可以再次進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),并在會(huì)議上進(jìn)行表彰。由檔案管理人員定期組織開(kāi)展檔案管理會(huì)議,并在會(huì)議上提出有關(guān)的工作建議和號(hào)召,協(xié)調(diào)其他工作部門(mén)進(jìn)行有效配合檔案管理工作,把檔案管理人員的工作模式由被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。

        3)創(chuàng)新檔案管理制度。創(chuàng)新檔案管理制度,對(duì)一些制度的細(xì)節(jié)進(jìn)行完善和優(yōu)化,例如,明確具體責(zé)任人,細(xì)化懲戒和賠償制度。從檔案的錄入,存放,借出,歸還,整理等方面,作出詳細(xì)的說(shuō)明,并且嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理制度的完善,有利于提高工作效率和質(zhì)量,減少工作成本和損失。例如,檔案錄入盡量做到紙質(zhì)檔案和電子檔案同步;檔案存放依據(jù)便于查找的原則,進(jìn)行分門(mén)別類存放,并定期檢查;檔案借出時(shí)必須進(jìn)行電子登記和紙質(zhì)登記,并約定歸還日期和歸還數(shù)量;定期查看和整理檔案,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題,例如,檢查是否有缺失或者損壞現(xiàn)象等。對(duì)于損壞檔案或者遺失檔案的人進(jìn)行相應(yīng)的懲戒,根據(jù)損壞程度和重要程度,進(jìn)行一定的金錢(qián)賠償或其他補(bǔ)救措施。建立健全信用等級(jí)記錄體系,根據(jù)事業(yè)單位員工的信用情況給出相應(yīng)獎(jiǎng)賞或處罰,從而提高大家對(duì)檔案管理的重視性和執(zhí) 行力。

        4)創(chuàng)新應(yīng)用檔案云管理。既然談到檔案管理,肯定會(huì)涉及一些資料的保密性,合理利用這一點(diǎn),不僅能增加檔案安全性,還能減少檔案管理人員的工作時(shí)間。例如,在事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)上增設(shè)檔案查閱專區(qū),一級(jí)資料可以公開(kāi)查閱,二級(jí)資料需要密碼查閱,三級(jí)資料需要授權(quán)查閱。如此既節(jié)省了時(shí)間,提高了效率,也方便了更多人。借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案云管理,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)外服務(wù)水平的提高。

        5)征求其他部門(mén)的意見(jiàn)。值得注意的是,檔案管理工作創(chuàng)新,并不只是檔案管理部門(mén)的事情。檔案管理涉及方方面面,因此我們可以廣征建議,鼓勵(lì)其他部門(mén)獻(xiàn)言獻(xiàn)策,切不可閉門(mén)造車或者孤芳自賞。群眾的力量是偉大的,是不可想象的。檔案管理者應(yīng)該跳出自身的局限性,敞開(kāi)胸懷,廣納意見(jiàn),要善于從群眾中汲取力量獲得靈感,這也是創(chuàng)新思維的一個(gè)重要方向。很多優(yōu)秀可行的建議,往往是身邊所忽視的人提供的。例如,征求事業(yè)單位員工的建議,他們是檔案使用的第一接觸人,他們往往會(huì)結(jié)合自身需求,提出有效建議。例如,事業(yè)單位的安保人員,他們往往能夠結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出合理建議。例如,政府單位的對(duì)接人,他們往往更能根據(jù)工作需求提出檔案工作創(chuàng)新的建議。

        3 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的意義

        事業(yè)單位檔案管理的工作創(chuàng)新,有多重意義。

        第一,對(duì)外方面,事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新,能夠展示事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)水平,營(yíng)造良好形象,同時(shí)緊隨時(shí)代發(fā)展,不斷地提高對(duì)接效率,提高服務(wù)質(zhì)量,展示良好的精神面貌。

        第二,對(duì)內(nèi)方面,能夠提高員工工作積極性,促進(jìn)員工的個(gè)人發(fā)展,同時(shí)也有利于事業(yè)單位的發(fā)展,還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位注入新風(fēng)氣、新活力。

        第三,對(duì)于檔案管理本身,工作創(chuàng)新不僅方便了事業(yè)單位員工的借閱,同時(shí)也為檔案管理的發(fā)展作出了貢獻(xiàn)。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        總體而言,事業(yè)單位相關(guān)人員,必須重視起來(lái),積極進(jìn)行檔案管理的工作創(chuàng)新。首先,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新的迫切性和重要性,然后努力掌握檔案管理工作創(chuàng)新的方法,并且提高執(zhí)行力,跟進(jìn)最新進(jìn)展和舉措,同時(shí)積極發(fā)言獻(xiàn)策,提出自己的合理建議。最后,希望檔案管理的發(fā)展更上一層樓,希望檔案管理人員積極提高自己的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維,希望事業(yè)單位不斷提高對(duì)外服務(wù)水平,為國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。

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