潘自力

（常州市第一中學(xué)，江蘇 常州 213000）

黨和國家高度重視檔案工作。檔案是中華民族的重要文化底蘊和寶貴財富，強調(diào)檔案是重要的基礎(chǔ)性工作。檔案工作在許多人心目中缺乏應(yīng)有的地位，形成矛盾現(xiàn)象。檔案管理員要勇于面對這一現(xiàn)象，我們必須不懈努力解決這一矛盾。檔案工作應(yīng)包括兩個方面：一方面，做好事物的工作，即檔案的收集、整理、保護和利用。另一方面，是做人的工作，即正確使用法律、法規(guī)、武器和黨的政策來宣傳和教育干部群眾，不斷提高人們尤其是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識，促進檔案工作的有效管理和檔案科學(xué)發(fā)展。我們的檔案管理員不應(yīng)該等每個人都有了檔案意識，才去從事檔案工作。

1 強化檔案意識提升管理水平的重要性

增強檔案管理意識是提高學(xué)校檔案管理整體水平的重要因素。改進學(xué)校檔案管理，有利于學(xué)校建設(shè)、教育、教學(xué)和科研的發(fā)展。教學(xué)檔案將記錄教學(xué)和科研過程中的問題和關(guān)鍵點，提高學(xué)校檔案管理水平，將為學(xué)校的學(xué)術(shù)環(huán)境建設(shè)和科研工作提供依據(jù)和數(shù)據(jù)保護。學(xué)校檔案的其他組成部分，例如行政檔案和人事，教師和學(xué)生檔案的建設(shè)和管理，將為解決學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的問題和困難提供基礎(chǔ)，以便學(xué)校的發(fā)展能夠有理可依。

2 學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案意識薄弱

對學(xué)生檔案的管理意識淡薄反映在學(xué)校和個別學(xué)生中。一方面，從學(xué)校的角度看，領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理沒有給予足夠的重視和理解，未能認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對學(xué)生和學(xué)校發(fā)展的重要性，這些想法導(dǎo)致學(xué)校中缺乏一定的資金管理、檔案設(shè)施建設(shè)和人力資源配置，這不僅阻礙了學(xué)生檔案管理工作的有序發(fā)展，也不利于學(xué)校學(xué)生管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展；另一方面，從學(xué)生的角度看，大多數(shù)學(xué)生對檔案知識不多，甚至對檔案內(nèi)容的知識也不多，他們不僅沒有意識到檔案館對自己未來發(fā)展的重要性，而且不知道自己檔案館的合理性和基礎(chǔ)內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接引起學(xué)校生對檔案管理的模糊理解，不利于他們未來職業(yè)規(guī)劃的合理發(fā)展。

2.2 保密管理力度有待加強

學(xué)生檔案管理都是由學(xué)生所在的學(xué)校進行的。從目前中國學(xué)校學(xué)生檔案管理的發(fā)展情況來看，由于大量的學(xué)生數(shù)據(jù)，檔案管理人員將缺乏相應(yīng)的耐心來處理學(xué)生檔案和記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，從而導(dǎo)致涉及許多學(xué)生的活動信息沒有良好的編譯、研究和設(shè)置，并且學(xué)生檔案信息資源的豐富程度不足。在當(dāng)前人文管理的發(fā)展下，許多學(xué)校學(xué)生檔案的管理和信息錄入是由管理人員直接進行的，組織過程中不可避免地會出現(xiàn)一些錯誤。同時，隨著學(xué)生檔案的復(fù)雜性的增加，可訪問學(xué)生檔案的人員也逐漸變得復(fù)雜，導(dǎo)致學(xué)生檔案信息的機密性無法滿足管理的基本要求。

2.3 檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前，學(xué)校檔案（室）的管理方法已經(jīng)過時和落后，有些仍然是人工操作。歸檔后，存檔人員仍然需要處理它們，例如調(diào)整和編目，這種機械手動復(fù)制不僅重復(fù)勞動量大、時間長、速度慢，而且大大限制了檔案的處理速度，這種管理模式使檔案管理人員沒有時間考慮到一些有價值的檔案材料的有效開發(fā)和利用。檔案的搜索也是由于管理方法落后和檔案傳輸頻繁，造成嚴(yán)重的磨損，檢索速度慢，搜索準(zhǔn)確率低，查全率低。

3 學(xué)校檔案管理改進措施

3.1 強化對檔案工作的認(rèn)識

圍繞中心牢固地建立檔案工作，服務(wù)于大局的正確方向，服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于師生，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。同時，我們必須堅持同等重視存儲和利用的政策，基于存儲的監(jiān)督和利用原則以及服務(wù)利用的目標(biāo)，以實現(xiàn)檔案館相互依存，相互促進的健康發(fā)展。檔案管理員應(yīng)嘗試選擇具有專業(yè)知識的人才，關(guān)于檔案資料的收集和管理中的問題，需要定期培訓(xùn)。一方面，這是為了更新專業(yè)知識，并解釋一些新的檔案收集和歸檔管理方法；另一方面，要加強思想教育，增加責(zé)任感意識，強調(diào)檔案管理的重要性，從根本上提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，間接提高檔案管理效率。

3.2 強化信息建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著學(xué)校教育信息化的快速發(fā)展，檔案信息化作為學(xué)校信息化改革進程的重要組成部分，可以有效地促進信息化檔案事業(yè)的全面發(fā)展。學(xué)生電子檔案館的建設(shè)被用作在網(wǎng)絡(luò)上收集信息資源的一種方式。和諧與處理作為全面加強學(xué)校生檔案管理信息化建設(shè)過程的一種途徑，可以從多層次加強學(xué)校信息化建設(shè)的整體發(fā)展，為學(xué)校生檔案管理信息化發(fā)展提供合理的建設(shè)路徑，實現(xiàn)學(xué)校生通過教師對學(xué)生電子檔案的關(guān)注，增強檔案管理和開發(fā)的意識，并增強學(xué)生檔案在學(xué)生個人發(fā)展中的價值。一般而言，學(xué)校信息檔案管理作為學(xué)校檔案管理的重要組成部分，對于促進個人發(fā)展、學(xué)校管理發(fā)展，增強學(xué)生發(fā)展意識和學(xué)校建設(shè)水平具有重要價值。學(xué)校應(yīng)進一步重視和加強學(xué)生檔案管理水平，以信息化檔案建設(shè)為發(fā)展契機，將學(xué)生檔案管理與信息化相結(jié)合，實現(xiàn)個別學(xué)生與學(xué)校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

3.3 建立檔案管理系統(tǒng)

隨著社會的發(fā)展，學(xué)校檔案工作不再是孤立的，而已擴展到學(xué)校管理的各個方面。機構(gòu)的建立、人員配備和所需資金是學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。整個系統(tǒng)越強大，組織中員工的檔案意識就越強，工作效率就越高。在日常教育和教學(xué)工作中，必須將檔案工作列入議程，以便有計劃、檢查和總結(jié)。建立完整的檔案管理系統(tǒng)可以引進校外的高素質(zhì)人才來上班。檔案管理系統(tǒng)涉及檔案輸入，管理和后期維護。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)涉及數(shù)字化的許多方面，并且必須提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)。

4 結(jié)束語

積小流而成江海、積跬步而至千里，檔案是鮮活流動的歷史，是以往經(jīng)驗和培訓(xùn)的積累，也是學(xué)校發(fā)展和創(chuàng)新的基石。隨著當(dāng)今校園文化建設(shè)的日益關(guān)注，必須意識到檔案館的重要作用。首先要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強部門檔案管理水平，引導(dǎo)教師、教職工建立檔案意識，從零開始做起，樹立強烈的校園檔案意識，開創(chuàng)檔案新局面管理，并在學(xué)校發(fā)展中完善檔案服務(wù)能力，促進學(xué)校發(fā)展。