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        水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存措施研究

        2021-04-14 20:51:31
        卷宗 2021年12期
        關(guān)鍵詞:交融電子化紙質(zhì)

        王 巍

        (唐山市陡河水庫事務(wù)中心,河北 唐山 063021)

        對于水利工程而言,檔案管理工作屬于關(guān)鍵內(nèi)容,強(qiáng)化對工程檔案信息的保存與記錄,屬于保障水利工程檔案穩(wěn)定、健康發(fā)展的一種路徑。而伴隨我國科技的快速發(fā)展,讓水利檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理,在管理效率、管理質(zhì)量上顯著提升。但是,部分水利工程在檔案管理工作的開展并不樂觀,紙質(zhì)化仍然是多數(shù)工程的主要檔案管理形式。若想更好地完成檔案管理這一工作,就需要達(dá)成檔案紙質(zhì)化與電子化的有效銜接,不僅要將紙質(zhì)化檔案的原有特點(diǎn)進(jìn)行保留,同時(shí)也要顯露出電子化檔案在管理上的優(yōu)勢,使檔案管理這項(xiàng)工作順利 展開。

        1 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的問題

        1.1 缺乏大數(shù)據(jù)意識,融合觀念不強(qiáng)

        任何工作的展開,都離不開人員的支持,對于水利工程檔案管理也是如此,需要人員的有效支持。但是,從其實(shí)際發(fā)展情況來看,部分檔案管理人員缺乏紙質(zhì)化與電子化交融的意識,這也導(dǎo)致這一工作存在滯后性。出現(xiàn)此種情況的主要原因有檔案管理人員只重視電子化檔案的管理,而忽略了對紙質(zhì)化檔案的管理,這也導(dǎo)致紙質(zhì)化檔案在歸檔上不夠及時(shí)。比如,水利工程中的檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)化檔案逐步被淘汰,從而在保管上有所疏忽。此外,還有部分檔案管理人員缺乏大數(shù)據(jù)意識,未能知曉用大數(shù)據(jù)完成檔案管理的方法,從而讓檔案數(shù)據(jù)的深度整理受到了限制[1]。

        1.2 配套設(shè)施不足,檔案管理環(huán)境不佳

        水利工程檔案電子化與紙質(zhì)化的交融共存屬于檔案管理發(fā)展的一種途徑,而基本的配套設(shè)施建設(shè)則是實(shí)現(xiàn)交融共存的主要內(nèi)容。最近幾年雖然已經(jīng)加大了在檔案信息化建設(shè)的力度,當(dāng)時(shí)檔案管理信息化建設(shè)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)還存在差異,不僅在檔案工程信息化建設(shè)的力度留有不足,同時(shí)周圍的檔案管理環(huán)境也不是很好。比如,部分水利檔案管理部門缺乏相應(yīng)的硬件實(shí)施,只是采取紙質(zhì)化的檔案管理方法,而忽略了對計(jì)算機(jī)的操作,讓電子化檔案的實(shí)現(xiàn)缺少支持。

        2 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存措施

        2.1 注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

        若想更好地開展水利工程檔案管理工作,就應(yīng)當(dāng)注重人才培養(yǎng)工作的展開。首先,應(yīng)培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才,相關(guān)的檔案管理人員不但要在檔案管理知識上較為扎實(shí),同時(shí)還需要掌握各項(xiàng)大數(shù)據(jù)技能,靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成檔案數(shù)據(jù)的管理。對此,應(yīng)積極展開教育培訓(xùn)工作,使得水利工程檔案管理人員在綜合素質(zhì)以及技能水平上顯著增長。其次,檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng),形成較好地服務(wù)精神。除了這些,檔案管理人員應(yīng)知曉大數(shù)據(jù)帶來的便利條件,巧妙運(yùn)用大數(shù)據(jù)完成水利檔案信息化管理。

        2.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        水利工程檔案電子化與紙質(zhì)化交融共存的背景下,需要讓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)更加完善。對此,水利工程檔案管理部門不僅要在建設(shè)資金上加大投資力度,同時(shí)還要打造出適合雙軌制管理的配套設(shè)施。比如,部分水利工程檔案管理工作在硬件設(shè)施上配備不夠完善,一定程度上制約著檔案信息化工作的開展[2]。面對這種情況,檔案管理部門應(yīng)優(yōu)化原有的基礎(chǔ)設(shè)施配置,引進(jìn)一些性能較高的掃描儀、計(jì)算機(jī),最終完成紙質(zhì)化檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變,使檔案信息的轉(zhuǎn)化率顯著提升。除此之外,對于檔案管理的周邊環(huán)境也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化,特別是處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全防護(hù),不要讓檔案信息出現(xiàn)泄露丟失的情況,也要防止外來人員對電子檔案的竊取。總之,水利工程檔案信息直接關(guān)乎到工程的開展,也關(guān)乎到后期工程的養(yǎng)護(hù)。對此,檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理,讓其處于一個(gè)安全穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)中,使檔案管理的根本質(zhì)量得到提升。

        2.3 規(guī)范交融共存標(biāo)準(zhǔn)

        檔案電子化與紙質(zhì)化的交融共存,可謂是雙軌制管理實(shí)現(xiàn)的根本。對此,要結(jié)合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)以及科研的實(shí)際需求,將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案,逐漸形成一套動態(tài)且兼容的電子檔案管理體系,讓檔案管理工作更加順利地展開。除了這些,還要靈活運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)手段,保障電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效銜接,使得兩種檔案都具有較強(qiáng)的可行性。最后,還應(yīng)構(gòu)建出較為完善的管理制度,不論是設(shè)計(jì)軟件的開發(fā),還是檔案歸檔與管理的流程,都應(yīng)當(dāng)形成統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),最終使電子檔案以及紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換更加明確,讓檔案在真實(shí)性上以及可行性上相互呼應(yīng),消除電子檔案與紙質(zhì)檔案之間所存在的隔閡,呈現(xiàn)出最佳的檔案交融共存效果[3]。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,信息技術(shù)在水利工程檔案管理中的運(yùn)用,可以提升檔案管理的根本質(zhì)量。但是,因?yàn)樗こ梯^為復(fù)雜,其所產(chǎn)生的檔案信息也比較繁多,在檔案分類與整合上存在難題,稍不留神就容易將部門檔案數(shù)據(jù)丟失。而紙質(zhì)化檔案與電子化檔案的交融共存,屬于時(shí)代發(fā)展的一種趨勢,可以保障各類檔案的完整性,利于檔案管理人員工作的開展。對此,作為一名檔案管理人員,應(yīng)形成科學(xué)的管理思維,從客觀的角度分析電子化與紙質(zhì)化檔案在管理上所存在的差異,從而解決二者交融共存所存在的問題,提升水利工程檔案管理的 質(zhì)量。

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