黃靄霖

（廣州新中軸建設(shè)有限公司，廣東 廣州 510000）

檔案管理是企業(yè)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，在全新的社會(huì)背景之下，檔案管理也需要不斷展開(kāi)創(chuàng)新，借此使其發(fā)揮出更好的效果，保證自身不會(huì)受到傳統(tǒng)管理方式的限制，借助更加有效的措施，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)水平。這一方式之下，不僅可以提高檔案管理工作的實(shí)際效果，而且還能提高其工作效率。從這一角度來(lái)講，針對(duì)知識(shí)管理背景下檔案管理信息化建設(shè)展開(kāi)研究，就具有更加積極的意義。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)的檔案記錄會(huì)呈現(xiàn)出企業(yè)整個(gè)發(fā)展過(guò)程，是企業(yè)在實(shí)際建設(shè)中非常重要的資源之一。伴隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度不斷加強(qiáng)，檔案已經(jīng)成為企業(yè)提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要基礎(chǔ)。從以往情況來(lái)講，企業(yè)會(huì)通過(guò)紙質(zhì)檔案保存企業(yè)的各項(xiàng)管理決策，而這種檔案管理方式非常容易受損，使得管理效率明顯下降[1]。所以需要在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際效果，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更加系統(tǒng)與充分的獲取、儲(chǔ)存與利用檔案，為此企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供幫助。從近年來(lái)的實(shí)際情況可知，我國(guó)在檔案管理模式以制度等方面出現(xiàn)了較大程度的進(jìn)步，借助檔案管理信息化建設(shè)，有效實(shí)現(xiàn)了利用知識(shí)管理的方式，提高檔案信息的實(shí)際利用效果，使檔案資源能夠更加有效地發(fā)揮出實(shí)際作用。

2 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理信息化的關(guān)系

2.1 信息時(shí)代的檔案管理就是知識(shí)管理

在信息時(shí)代不斷建設(shè)的過(guò)程中，知識(shí)是其最明顯的特點(diǎn)，企業(yè)需要在不斷利用更多的知識(shí)資源中獲得進(jìn)步[2]。而在這一情況下，企業(yè)就需要認(rèn)識(shí)到，很多重要的知識(shí)都存在于檔案之中，所以展開(kāi)檔案管理工作不僅需要進(jìn)行資源的獲取與儲(chǔ)存，還需要提高知識(shí)挖掘效果，借此提高知識(shí)管理工作的有效性。從這一角度來(lái)講，信息時(shí)代背景下，檔案管理實(shí)際上就是知識(shí)管理。

2.2 檔案管理信息化以知識(shí)管理為指導(dǎo)

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，如果在檔案管理中僅僅是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并不能發(fā)揮出比較好的效果，還需要將相關(guān)技術(shù)融合到檔案管理的整個(gè)流程之中，借此使檔案信息中的知識(shí)資源能夠獲得合理的使用，使檔案管理信息化建設(shè)獲得明顯進(jìn)步。所以從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)講，檔案管理工作人員必須在知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)揮信息技術(shù)的作用效果，才能夠提高檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際水平。

3 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 強(qiáng)化知識(shí)觀念創(chuàng)新知識(shí)共享的企業(yè)文化

首先是需要發(fā)現(xiàn)知識(shí)缺口，突破學(xué)習(xí)障礙。從當(dāng)前社會(huì)來(lái)講，主要是進(jìn)行知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)與人才的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中，需要認(rèn)識(shí)到自身與其他企業(yè)之間在知識(shí)方面存在的差距，知識(shí)缺口是知識(shí)不足的表現(xiàn)，其會(huì)對(duì)于企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力產(chǎn)生較大的影響。所以企業(yè)就需要及時(shí)有效的找到自身知識(shí)缺口，并彌補(bǔ)自身的缺點(diǎn)。在這一過(guò)程中，企業(yè)需要通過(guò)知識(shí)的學(xué)習(xí)與傳播，解決各項(xiàng)問(wèn)題，借此幫助自身獲得更大程度的進(jìn)步。其次是全面收集知識(shí)，構(gòu)建知識(shí)交流平臺(tái)，知識(shí)收集是知識(shí)獲取的重要方式。在收集的過(guò)程中主要借助兩種渠道，第一種是企業(yè)內(nèi)部渠道，主要包括檔案中的信息和經(jīng)驗(yàn)管理技術(shù)等。第二種是企業(yè)外部渠道，例如市場(chǎng)交易、并購(gòu)等方式，企業(yè)提高知識(shí)儲(chǔ)備量的一項(xiàng)關(guān)鍵工作就是，挖掘企業(yè)隱形知識(shí)，主要是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部檔案管理與分析和其他方式，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)交流效果。最后是構(gòu)建新型企業(yè)文化，企業(yè)需要建立創(chuàng)新失敗包容機(jī)制。雖然遵守傳統(tǒng)不會(huì)犯錯(cuò)，但是卻可能被市場(chǎng)淘汰，而創(chuàng)新雖然會(huì)失敗，但是卻能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇。企業(yè)在面對(duì)知識(shí)創(chuàng)新的過(guò)程中，需要更加包容，鼓勵(lì)創(chuàng)新，包容創(chuàng)新，企業(yè)還需要建立平等溝通環(huán)境，開(kāi)放交流機(jī)制，鼓勵(lì)員工交流，借此使知識(shí)在交流中不斷升華。

3.2 轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)思想觀念建設(shè)檔案信息化制度

信息技術(shù)的快速發(fā)展使人們必須提高對(duì)信息化的重視，其對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了較大的影響。所以轉(zhuǎn)變企業(yè)管理人員的思想觀念，在檔案管理中尋找到新思路，就具有更重要的作用。企業(yè)檔案信息化是信息時(shí)代檔案管理新方法，能夠保證企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)[3]。然而企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有更高的興趣，導(dǎo)致管理信息化與企業(yè)信息化脫節(jié)，無(wú)法獲得更好的效果。對(duì)于管理人員來(lái)講，其需要借助更加有效的方式學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)，提高對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，而且其還要了解企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際情況，針對(duì)這一工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，在資源上為其提供支持，使其能夠獲取更多的知識(shí)，提高對(duì)檔案信息化管理的規(guī)劃水平，使其能夠更加有效的展開(kāi)。

3.3 提高人員素質(zhì)實(shí)現(xiàn)由隱形到顯性的轉(zhuǎn)化

首先是企業(yè)檔案管理者的塑造，企業(yè)檔案中含有企業(yè)所有顯性知識(shí)，怎樣使這些知識(shí)能夠發(fā)揮出更好的效果，與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)管理能力有非常緊密的關(guān)系。企業(yè)檔案管理信息化必須借助擁有專業(yè)知識(shí)和掌握信息技術(shù)的人才來(lái)完成，其能夠?yàn)闄n案信息化發(fā)展提供保障。這些管理人員主要分為兩類，第一類是外部引進(jìn)的擁有知識(shí)管理專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，第二類則是通過(guò)對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其擁有相應(yīng)的素質(zhì)。其次是由隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，隱性知識(shí)主要是相對(duì)顯性知識(shí)提出的，顯性知識(shí)是能接觸到與記錄下來(lái)的知識(shí)，而隱性知識(shí)則是沒(méi)有記錄下來(lái)的知識(shí)，例如靈感和經(jīng)驗(yàn)等，其中靈感是最純粹的隱性知識(shí)，其完全存在于人的大腦之中，無(wú)法被記錄，也不能被傳授，而這種隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)的過(guò)程也很難做出控制，并且不能預(yù)測(cè)[4]。與之相對(duì)，經(jīng)驗(yàn)則并不是完全的隱性知識(shí)，能夠按照共享程度這將經(jīng)驗(yàn)分為顯性經(jīng)驗(yàn)與隱性經(jīng)驗(yàn)兩種。顯性經(jīng)驗(yàn)存在于員工的大腦之中，可以通過(guò)語(yǔ)言表達(dá)或者是記錄，而隱性經(jīng)驗(yàn)則很難共享，相比較來(lái)講也行經(jīng)驗(yàn)更加重要。要想使隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)，就需要借助一定的平臺(tái)展開(kāi)，企業(yè)需要組織專家講座，或者是內(nèi)部出版物的方式進(jìn)行知識(shí)交流，提高學(xué)習(xí)效果。對(duì)于員工來(lái)講，企業(yè)需要總結(jié)自身的工作習(xí)慣，通過(guò)文字的方式分享自身的經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)形成更加完善的信息溝通渠道，借此提高知識(shí)分享效果。

4 結(jié)論

在知識(shí)管理背景下，借助強(qiáng)化知識(shí)觀念、改變領(lǐng)導(dǎo)思想與提高人員素質(zhì)等方式，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的實(shí)際效果，使其發(fā)揮出更加積極的意義。而且其還可以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。在這一情況下，其能夠優(yōu)化檔案管理部門的整體建設(shè)質(zhì)量，對(duì)于提高信息查詢服務(wù)水平來(lái)講，具有更加積極的意義。所以在實(shí)際展開(kāi)有關(guān)工作的過(guò)程中，需要針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)情況進(jìn)行分析，借此提高其整體建設(shè)水平，為我國(guó)實(shí)際進(jìn)步提供動(dòng)力。