董名丹

（四平市城市管理信息中心，吉林 四平 136000）

我國(guó)很多行政事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理建設(shè)不重視，依然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，紙質(zhì)的管理方法嚴(yán)重影響了資料的安全性，對(duì)于檔案的調(diào)閱效率也有很大影響。新時(shí)期背景下，行政事業(yè)單位要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)人事專員專業(yè)性的重視，從而能夠確保行政事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作能夠順利進(jìn)行。

1 行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理的意義

第一，現(xiàn)代化人事檔案管理好地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題，能夠使人事檔案管理效率和安全性不斷增強(qiáng)。行政事業(yè)單位在組建和運(yùn)行的過(guò)程中，就會(huì)形成單位內(nèi)部的人事檔案，人事檔案中包括員工的各種基本資料，還包括單位本身的發(fā)展資料、運(yùn)營(yíng)資料等。行政事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案的相關(guān)數(shù)量也會(huì)隨之增加，人事檔案也會(huì)不斷擴(kuò)充、更新。人事檔案對(duì)于行政事業(yè)單位管理至關(guān)重要，是行政事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中的重要依據(jù)，能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的改革和發(fā)展提供翔實(shí)的關(guān)鍵參考資料，為人事崗位的調(diào)動(dòng)提供關(guān)鍵的決策依據(jù)。無(wú)論是行政事業(yè)單位隊(duì)伍的優(yōu)化、人員的變動(dòng)以及科室調(diào)整等，都依靠人事檔案管理咨詢?，F(xiàn)代化人事檔案管理能夠充分發(fā)揮出自身的作用，使人事檔案管理的利用效率進(jìn)一步提高，更快速有效地進(jìn)行人事檔案的調(diào)閱與統(tǒng)計(jì)。

第二，行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理能夠更好地幫助解決傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題。我國(guó)當(dāng)前很多行政事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的人事檔案的管理方法，部分資料仍然使用紙質(zhì)材料進(jìn)行存放，存放時(shí)擺放在普通的檔案柜中，這種傳統(tǒng)的管理方法帶來(lái)了很多問(wèn)題。紙質(zhì)材料的人事檔案管理方法，容易導(dǎo)致人事檔案的目錄不清晰，在行政事業(yè)單位進(jìn)行調(diào)閱的過(guò)程中，只能按照人事工作者的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行預(yù)估選擇，影響了人事檔案的相關(guān)調(diào)閱效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法人事檔案存放相對(duì)集中，因此在進(jìn)行調(diào)閱的過(guò)程中，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)閱，也只能由相關(guān)派遣的工作人員進(jìn)行調(diào)研，消耗了很多時(shí)間成本。傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中，檔案的調(diào)閱需要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)審批，經(jīng)常出現(xiàn)一次審批不能滿足全部調(diào)閱的需求，從而出現(xiàn)了多次審批的問(wèn)題。上述問(wèn)題都容易導(dǎo)致行政事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用效率降低，行政事業(yè)單位內(nèi)部的管理效率也會(huì)隨之降低。紙質(zhì)的人事檔案如果遇到了陰雨天，空氣濕度相對(duì)較大的時(shí)候，如果不能對(duì)人事檔案存放處進(jìn)行及時(shí)的除濕、通風(fēng)工作，紙質(zhì)的人事檔案非常容易發(fā)霉、受潮。行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事管理能夠有效避免由于紙質(zhì)答案帶來(lái)的各種不便，節(jié)省了檔案調(diào)閱時(shí)間，全面提升了行政事業(yè)單位人事檔案管理的效率，為行政事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供更多的幫助。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）管理意識(shí)薄弱。我國(guó)當(dāng)前大部分行政單位在進(jìn)行管理的過(guò)程中將重點(diǎn)都放在業(yè)務(wù)領(lǐng)域上，對(duì)于人事檔案管理工作并不重視，企業(yè)管理者對(duì)于人事檔案的管理意識(shí)相對(duì)薄弱，導(dǎo)致了很多行政單位沒(méi)有構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事管理體系?，F(xiàn)代化人事檔案管理能夠有效提高企業(yè)行政管理的效率，有利于單位的整體運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

2）管理不夠規(guī)范。我國(guó)當(dāng)前很多行政事業(yè)單位的現(xiàn)代化人事檔案管理不夠規(guī)范，對(duì)于員工和各種事項(xiàng)相關(guān)資料的收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保存等環(huán)節(jié)沒(méi)有進(jìn)行明確規(guī)定。其一，人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性不能得到保障，存在著隨意涂改和造假的問(wèn)題，無(wú)法為單位提供可靠的數(shù)據(jù)支撐；其二，很多人事專員的專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)于現(xiàn)代的人事檔案管理知識(shí)掌握程度不足，操作技能也存在著一定的問(wèn)題。據(jù)權(quán)威調(diào)查顯示，在很多單位內(nèi)部并沒(méi)有配備專門(mén)的人事檔案管理人員，有些人事檔案管理人員根據(jù)單位的具體需求臨時(shí)借調(diào)而來(lái)，自身的專業(yè)性得不到保障，因此在對(duì)人事檔案進(jìn)行處理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為方面的問(wèn)題。

3）利用效率低下。行政事業(yè)單位人事檔案管理最主要的目的就是合理地使用人事檔案系統(tǒng)，為行政事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供服務(wù)。我國(guó)當(dāng)前很多行政事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的作用并不明確，認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的保存和存放人事檔案，不能充分對(duì)人事辦管理系統(tǒng)進(jìn)行利用，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)的利用效率低下。

3 新時(shí)期行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的對(duì)策

1）建立嚴(yán)格的規(guī)章制度?，F(xiàn)代化人事檔案管理結(jié)合了傳統(tǒng)人事檔案管理和信息化管理，使人事檔案管理效率能夠不斷提升。行政事業(yè)單位應(yīng)該建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，要充分地使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建完善的現(xiàn)代化人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上公布各項(xiàng)規(guī)章制度。無(wú)論是行政事業(yè)單位的管理者還是人事專員都要全面提升現(xiàn)代化人事檔案管理意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案收集、管理、保存以及調(diào)閱制度，使人事檔案管理操作有章可循，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

2）做好檔案的甄別歸檔。人事專員要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)做好人事檔案的甄別和歸檔工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，使人事檔案在調(diào)閱的過(guò)程更便利。人事專員必須要做好人事檔案的相關(guān)核實(shí)工作，確保各項(xiàng)資料的準(zhǔn)確性，定期要對(duì)人事檔案進(jìn)行徹底的清理和檢查，如果發(fā)現(xiàn)過(guò)期、不實(shí)的信息要及時(shí)進(jìn)行更新和處理，從而能夠更全面地保障人事檔案自身的完整性。

3）加強(qiáng)檔案管理的信息化輔助。信息化技術(shù)能夠有效幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存和傳遞，對(duì)于構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系有至關(guān)重要的作用。因此必須要加強(qiáng)人事檔案管理中的信息化輔助，從而才能全面提升行政事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率。人事專員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，要以保密性和準(zhǔn)確性作為原則，充分使用信息化輔助，使用各種先進(jìn)的硬件和軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞和保存。

4）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。行政事業(yè)單位人事檔案的工作者為人事專員，人事專員的專業(yè)性、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)操守等都是決定人事檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。因此必須要加強(qiáng)隊(duì)伍的建設(shè)，在人事專員招聘的過(guò)程中，要著重對(duì)專業(yè)性理論知識(shí)進(jìn)行考察，對(duì)操作規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，綜合判斷是否能夠勝任人事檔案管理工作。對(duì)現(xiàn)有的人事專員要進(jìn)行定期培訓(xùn)與考察，全面提升人事專員的綜合能力。還需要對(duì)人事專員進(jìn)行思想層面的教育，使人生專員能夠更充分地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化人事檔案管理的重要性。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化人事檔案管理能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)決策提供數(shù)據(jù)支撐，使單位的各項(xiàng)行政工作能夠有條不紊地進(jìn)行。在新時(shí)代背景下，充分利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，能夠使人事檔案管理更加規(guī)范，使各項(xiàng)管理工作能夠更有序地展開(kāi)，能夠更好地規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，使人事檔案管理效率進(jìn)一步增強(qiáng)。