孫 娜

（煙臺市人民警察培訓學校，山東 煙臺 264000）

1 基層公安機關涉密檔案概述

公安機關涉密檔案不僅包括標有涉密字樣的檔案，還應包括涉及公安工作中尚未對外公開的重大事件、重大活動、重大案件偵破情況、重要警務數據，以及公安科技等內容的檔案。涉密檔案的規(guī)范管理及有效利用是各項公安工作有序開展的重要保障，是確保國家政治安全和社會大局穩(wěn)定的重要基礎。

2 基層公安機關涉密檔案管理存在的問題

1）民警保密意識不強，檔案管理不規(guī)范。隨著經濟社會發(fā)展安保維穩(wěn)任務加重，基層公安工作更加紛繁復雜，民警忙于各項公安業(yè)務，對涉密檔案管理工作的認識比較淺薄，保密意識不強。部分民警急于查找相關數據，在調閱涉密檔案時不履行領導審批手續(xù)；有時急于向領導匯報情況，調閱人不登記不簽字；有些民警由于各種原因將涉密檔案帶離閱文室，大大增加了涉密檔案泄密的可能性；甚至少部分民警由于保密意識弱或者為滿足自己的虛榮心，在與別人談論工作的過程中不知不覺泄露機密。由于基層民警缺乏保密意識，對保密工作認識不到位，涉密檔案失泄密事件時有發(fā)生，不得不引起我們的高度重視。

2）基層警力嚴重不足，檔案隊伍建設乏力。雖然近幾年各級公安機關一直在努力推動警力下沉，讓警力盡可能向基層傾斜，但是仍然無法緩解基層警力嚴重不足的現狀。面對警力嚴重不足的實際情況，基層公安機關的檔案管理員和保密員大部分都是由同一名內勤民警兼任。兼職檔案管理員全程參與涉密文件的領取、傳閱、整理、歸檔，這樣雖然能有效控制知悉范圍，也在一定程度上避免了失泄密事件的發(fā)生，卻對檔案管理員的思想素質和業(yè)務能力提出了更高的要求。然而由于內勤工作瑣碎雜亂，兼職檔案管理員疲于應付各項日常工作，根本沒有時間和精力做好涉密檔案的管理工作。

3）硬件設備基礎薄弱，檔案利用率不高。近年來在各級政府的大力支持下，基層公安機關辦公條件得到了明顯改善，隨之辦公效率也實現了質的飛躍，但是由于檔案管理工作不被重視，相關硬件設備基礎依然十分薄弱。正規(guī)的涉密檔案庫房最好是按照國家的有關規(guī)定單獨興建，即使基層單位條件實在有限，也應盡可能配備保險柜單獨存放。但是目前仍然有很多單位缺少專用的保密柜、打印機、復印機、掃描儀等硬件設備。在落后的硬件配置條件下，涉密檔案不僅無法實現數字化管理應用，公用的復印機、掃描儀等常用設備還大大增加了失泄密事件地發(fā)生，嚴重影響了涉密檔案的正常收集和利用。

4）責任制未落實，檔案規(guī)章制度不完善?；鶎庸矙C關涉密檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多，而且數量龐大、查詢利用率高，但是由于缺少相應的規(guī)章制度，檔案管理人員在日常的檔案管理和利用工作當中經常處于無理無據的尷尬境地，不知道怎么做，也不知道問誰，很多時候只能憑經驗和個人理解辦事。同時由于相關規(guī)章制度的不健全、不完善，檔案管理部門和檔案管理人員的責任和分工并不明確，經常出現無人管理的情況，長此以往，在檔案管理利用的過程中很容易引起失泄密事件的發(fā)生。健全完善涉密檔案管理規(guī)章制度，嚴格落實涉密檔案管理部門和人員的具體責任，是做好涉密檔案管理工作的重要基石。

3 基層公安機關涉密檔案管理問題防范對策

1）加強保密教育，增強基層民警保密意識。公安保密工作事關公安工作全局和社會政治大局穩(wěn)定，因此，要不折不扣地抓好各項保密規(guī)章制度的有效落實，從思想認識上強化保密工作的重要性?；鶎庸矙C關要采取靈活多樣的宣傳方式，例如開展保密大講堂、觀看保密警示教育片等，經常性地對本單位民警進行保密教育培訓，切實增強基層民警的責任感和緊迫感，牢固樹立“保密工作無小事”的思想意識，確保絕對不發(fā)生失泄密事件。特別是涉密檔案管理人員，知密早、知密廣、知密深，本身就是防止失泄密的重點對象，因此更要從思想認識上強化保密工作的重要性，把政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識融入自身修養(yǎng)，不斷提升政治素養(yǎng)、業(yè)務素養(yǎng)，嚴格遵守各項保密規(guī)章制度，切實履行好涉密檔案管理職責，時刻保持高度的責任心。

2）充實基層警力，打造過硬檔案管理隊伍。人是事物成敗的決定因素，檔案管理隊伍的不穩(wěn)定、不專業(yè)是制約涉密檔案管理和有效利用的關鍵原因。各級公安機關要整合公安人力資源，不斷推動警力下沉，充實基層警力，緩解基層公安工作壓力，形成固定的公安檔案管理隊伍。由于公安工作的特殊性，檔案管理人員在思想上必須做到理想信念堅定、組織紀律性強，同時不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，還要熟悉公安業(yè)務知識。所以要定期對檔案管理人員進行政治思想培訓和業(yè)務知識培訓，不斷堅定理想信念，深化學習檔案管理理論，了解掌握新知識新技能，持續(xù)提高綜合業(yè)務能力素質與政治思想水平。涉密檔案管理人員離崗離職必須實行脫密期管理，脫密期根據其接觸、知悉國家秘密的密級、數量、時間等情況確定。脫密期內，必須按照規(guī)定履行保密義務，不得以任何形式泄露國家秘密信息。

3）加大物資投入，改善基層檔案管理環(huán)境。巧婦難為無米之炊，檔案管理員的素質再高、能力再強，沒有充足的硬件設備做支撐，也無法阻止失泄密事件的發(fā)生。為確保涉密檔案安全不泄密 ，涉密檔案應與普通檔案分開保管存放。對于基層公安機關來說派生涉密檔案相對數量較多，由于現實條件確實有限，也應該在防潮防盜比較好的檔案室內單獨配備保險柜存放。除此之外，還應盡可能地配備涉密文件專用的打印機、復印機、掃描儀等基礎設備。如果條件允許，可以安裝專用的保密網絡設備，促進涉密檔案實現數字化管理使用，從而提高涉密檔案的有效利用率。各級政府要進一步完善檔案事業(yè)投入機制，建立檔案事業(yè)與當地國民經濟統(tǒng)籌發(fā)展的經費增長機制，切實把檔案事業(yè)發(fā)展所需硬件、經費納入制度化軌道，確保檔案事業(yè)投入有規(guī)可循、有據可依，在源頭上解決檔案經費保障問題。

4）完善管理制度，嚴格落實工作責任。做好涉密檔案管理工作，要不斷完善基層單位檔案管理制度，健全基層單位檔案治理體系，構筑職責清晰、統(tǒng)分結合、簡約高效的檔案管理機制。層層落實檔案管理責任，確保各項工作措施切實落到實處。明確檔案管理主管部門和檔案管理人員職責的同時，單位在日常工作中，要對檔案管理工作不定期地進行督導檢查，以查促改，及時發(fā)現隱患，堵塞漏洞。對違反規(guī)章制度的行為要及時發(fā)現、嚴格處理，決不姑息。另外，可以將檔案管理工作納入年終考核，定期聽取檔案管理工作情況匯報，及時研究解決檔案管理工作中出現的重大問題，賞優(yōu)罰劣，嚴明警紀，讓檔案管理工作的重要性在全程工作和全年績效考評中得到體現，竭力優(yōu)化檔案管理工作的良好氛圍，持續(xù)強化檔案服務功能。

4 結語

保密無小事，責任重如山?；鶎庸矙C關涉密檔案管理工作是一項不容忽視的重點工作，需要各級公安機關的高度重視、需要過硬的檔案管理隊伍、需要完善的硬件設備、更需要全體民警的自覺保密意識。這樣才能在確保安全的前提下，做到涉密檔案的充分利用，更好地為新時代公安工作服務。