孫 英 鄭 偉

（內(nèi)蒙古霍煤鴻駿鋁電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 通遼 029200）

信息大爆炸時代背景下，以物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)以及智能化等為標志的網(wǎng)絡(luò)，已經(jīng)充斥到社會生活和生產(chǎn)的各個角落。從檔案館的發(fā)展歷程來說，從低級發(fā)展到高級，同時從簡單發(fā)展到復(fù)雜?，F(xiàn)代化檔案館的建設(shè)，提出了更加明確具體的要求，即朝向更高級的綠色化、智能化、智慧化方向邁進。

1 檔案館管理存在的問題

根據(jù)檔案館管理現(xiàn)狀分析，主要問題如下：1）檔案管理大多還是停留在目視管理的階段；2）普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；3）檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準確把握；4）無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制；5）檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；6）檔案查閱耗時長，查閱準確率難以達到要求；7）檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；8）檔案的盤點操作不科學(xué)；9）公共檔案利用率不高；10）檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風(fēng)險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生；大多數(shù)檔案館的環(huán)境監(jiān)測特別是溫濕度監(jiān)測還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調(diào)控溫濕度的階段。基于此背景，提出要進行檔案智慧化改造，打造智能化管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平[1]。

2 檔案館智慧化改造的具體方案

1）智能密集架。密集架各項指標均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2013手動密集架通用技術(shù)條件國家標準和DA/T7-92國家檔案局手動密集架行業(yè)要求。冷軋鋼板符合GB710優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)鋼薄鋼板技術(shù)條件的國家標準；產(chǎn)品表面處理及質(zhì)量符合GB6807-86鋼鐵工件涂前磷化處理技術(shù)條件的國家標準。采用針對智能密集架控制的專用設(shè)計控制一個團體的運行，提高開機速度及可靠安全性并避免維護備件問題。采用無刷直流電機驅(qū)動。所有紅外傳感器需在空閑不用時能自動切斷紅外光以延長使用壽命，并在需要時自動啟動。通過屏幕按鈕能完成開啟、停止、關(guān)燈等基本操作，使操作更加簡單、便利。支持全屏手勢滑動對架體的操作方式。移動列運行時有指示燈閃爍指示。停電或斷電等緊急狀態(tài)自動切換成手動功能。具備左動、右動及左右動雙開架體功能，當(dāng)固定列在中間時，允許左右兩側(cè)架體同時進行打開操作。通過拉桿及防傾倒裝置實現(xiàn)此功能。自動通風(fēng)：在電腦里設(shè)定好密集架溫濕度后，當(dāng)環(huán)境溫濕度值達到設(shè)定值時，控制系統(tǒng)自動打開通風(fēng)，通風(fēng)時間和區(qū)域在電腦里設(shè)定。手動通風(fēng)：在任意列觸摸屏上可操作。通風(fēng)時距離均勻。在固定列顯示屏上能顯示故障點的列號和故障原因并自動禁止操作。架體運行具有低速起動、平穩(wěn)運行，輕柔合攏的曲線運行功能。運行時，任意列液晶屏的任意位置點擊能及時在≦40cm以內(nèi)停止運行。傳輸電纜應(yīng)予架空，不得纏繞、打結(jié)，開啟至最大位置時電纜無繃緊現(xiàn)象，美觀安全。彩色觸摸液晶屏提供簡單方便的架體操作，能夠統(tǒng)計進入密集架通道人員數(shù)量并圖形顯示；采用高亮數(shù)碼顯示，亮度可調(diào)整。能顯示該列存放檔案類別及精確到每個格位的數(shù)量及狀態(tài)信息。能用模糊方式檢索檔案。除常規(guī)按鍵外，還支持全屏手指滑動對架體的簡便操作方式。固定列必須采用針對智能密集架控制的專用控制電路板系統(tǒng)，而不是采用商用電腦一體機進行控制；屏幕采用彩色液晶觸摸屏，能夠查詢最近8小時以上的溫濕度曲線及最近5年以上的操作記錄。整個團體開機時間≤5秒，頻繁斷電及開機操作無影響。實時檢測架體內(nèi)溫濕度值，當(dāng)溫濕度值超限能用直觀的方式現(xiàn)場告警及通知管理人員。固定列可查看最近8小時以上溫濕度曲線及告警門限值。采用高品質(zhì)語音模塊，能放置在一個團體的中間或任意位置，具備男女聲及警示音等多種語音模式選擇，音量可靈活調(diào)整，正式設(shè)定前可試聽。檔案放回密集架時，要尋找應(yīng)放回的正確位置，是一個十分費時又麻煩的事。通過帶條碼掃描功能的PDA、智能手機等智能設(shè)備掃描資料上的條碼信息或通過固定列上的掃描模塊，就能遠程控制智能密集架打開、引導(dǎo)檔案的正確存放位置，對應(yīng)的檔案位置信息直觀顯示在打開列的液晶屏上，在操作人員進入架體后，語音播報存放位置及編號信息。2）人工智能檔案管理總平臺。系統(tǒng)嚴格按檔案庫房安全保護的有關(guān)標準及大樓管理模塊化系統(tǒng)要求設(shè)計，主控系統(tǒng)遵循計算機網(wǎng)絡(luò)化、高集成原則，分系統(tǒng)按結(jié)構(gòu)設(shè)計，實現(xiàn)全自動智能化控制。檔案庫房安全保護綜合智能管理系統(tǒng)設(shè)計包括：環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、消防輔助報警子系統(tǒng)、防盜報警子系統(tǒng)、視頻監(jiān)控子系統(tǒng)、門禁子系統(tǒng)、環(huán)境數(shù)據(jù)發(fā)布子系統(tǒng)。對檔案館的庫房監(jiān)控，做到實現(xiàn)“八防”目標。3）檔案管理平臺一體化。RFID檔案智能化檔案管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、圖像采集技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)、云計算等，專門為機關(guān)單位、學(xué)校、醫(yī)院、檔案局、工商、法院等單位的檔案及檔案部門開發(fā)的一體化檔案管理平臺。本系統(tǒng)從檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)出發(fā)，對檔案流通的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集的同時，通過在系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)字檔案柜，對檔案館內(nèi)資料實現(xiàn)全面可視化查詢管理，并對檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語音聲光提示報警、圖像抓拍等各種手段，另外此系統(tǒng)可與檔案管理系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、安防報警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等子系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理及管理的數(shù)字化、自動化、智能化和高效化。檔案庫子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進行設(shè)計，可以根據(jù)用戶的需要進行配置。倉庫終端系統(tǒng)主要由庫房的管理終端、移動終端、RFID標簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能[2]。

3 檔案館智慧化建設(shè)的經(jīng)驗總結(jié)

1）做好智慧化管理系統(tǒng)的設(shè)計。從檔案館管理的實際來說，需求差異化，要結(jié)合實際做好系統(tǒng)的設(shè)計和功能開發(fā)。例如，檔案出入庫管理系統(tǒng)。根據(jù)使用需求，通常開發(fā)檔案盤點功能、檔案柜發(fā)卡功能、檔案箱預(yù)上架功能、檔案上架功能以及檔案歸還、借閱等。對于使用的檔案庫環(huán)境管理系統(tǒng)，通常需要實現(xiàn)對庫內(nèi)溫濕度和燈光以及空調(diào)等指標的有效監(jiān)控，動態(tài)掌握檔案庫內(nèi)的實際情況，做好安全管理，切實保障檔案管理工作落實到位，發(fā)揮智慧化管理系統(tǒng)的價值[3]。2）做好系統(tǒng)應(yīng)用的管理。面向檔案館管理需求，合理應(yīng)用智慧化管理系統(tǒng)，做好全面嚴格的把控。使用智能化管理系統(tǒng)，檔案管理者和使用者可以根據(jù)自己的權(quán)限，進行檔案的采集和管理、借閱與使用等。從管理的角度來說，節(jié)約了管理成本，同時提高了管理水平。需要注意的是，要求對檔案管理人員做好培訓(xùn)，使其能夠適應(yīng)智慧化管理模式，切實保障檔案管理工作高質(zhì)量開展與落實[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案館管理工作實踐中，采用智慧化管理技術(shù)，對提高資源管理水平，起到積極的作用。文中結(jié)合實例，分析了檔案智慧化建設(shè)的具體方案，提出了檔案智慧化建設(shè)的策略。積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，做好管理系統(tǒng)的開發(fā)，輔助檔案管理工作高質(zhì)量開展與落實。