梁 艷

（江蘇省淮安市旅游信息中心，江蘇 淮安 223000）

作為企業(yè)的重要部門之一，財(cái)務(wù)部門從企業(yè)的采購(gòu)到銷售，對(duì)于科學(xué)合理的管理企業(yè)的資金，具有非常重要的意義。過(guò)去財(cái)務(wù)部門總結(jié)企業(yè)資金運(yùn)行和收益狀況，主要是借助于人力和計(jì)算。而隨著不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，傳統(tǒng)的工作方式對(duì)于新時(shí)期企業(yè)發(fā)展需求已經(jīng)無(wú)法提供滿足。而通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建，能提高財(cái)務(wù)部門的工作效率，對(duì)于企業(yè)健康發(fā)展，發(fā)揮有效的促進(jìn)作用。在財(cái)政部印發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證的法律效力進(jìn)行了明確，并明確規(guī)定了具體操作層面的規(guī)范性問(wèn)題。包括如何實(shí)施電子化報(bào)銷入賬歸檔等，提出電子會(huì)計(jì)憑證電子化單軌制，即企業(yè)不允許出現(xiàn)只存紙不存電子版的情況?！锻ㄖ诽峁┝苏咧敢?，并從政策上保障了智慧財(cái)務(wù)和數(shù)字財(cái)務(wù)的實(shí)施。

1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問(wèn)題

首先，具有較高的生產(chǎn)成本和處理成本。因?yàn)樾枰蛴?，使紙質(zhì)憑證具有較高的管理成本和處理成本。同時(shí)因?yàn)檎紦?jù)較大的空間，所以不容易進(jìn)行查閱，導(dǎo)致實(shí)體紙質(zhì)檔案具有較低的搜索效率，具有繁多的重復(fù)性工作，降低了使用效率。其次，與數(shù)字化和信息化要求無(wú)法適應(yīng)。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有密切關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案，造成紙質(zhì)檔“信息孤島”案。

2 電子會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)勢(shì)

首先，利用云端能夠隨時(shí)訪問(wèn)電子檔案信息。遠(yuǎn)程訪問(wèn)將空間感突破，借助于云技術(shù)和大數(shù)據(jù)等，可進(jìn)行高效的使用。在高效查閱的同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的電子會(huì)計(jì)檔案管理。其次，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行有效信息挖掘，能夠?qū)⑵鹾掀髽I(yè)價(jià)值管理的信息尋找出來(lái)。通過(guò)有效使用電子會(huì)計(jì)檔案資料，以準(zhǔn)確下達(dá)各項(xiàng)決策。再次，會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)通過(guò)實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，能使電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)效性增強(qiáng)，并對(duì)信息的準(zhǔn)確性提供保障。最后，節(jié)省成本支出。利用電子會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)⒓堎|(zhì)成本減少，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)完成大多數(shù)會(huì)計(jì)電子檔案，在優(yōu)化人力資源管理的同時(shí)，還能達(dá)到高效管理。為此，可將會(huì)計(jì)電子檔案納入財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中，以促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化水平的不斷提升。

3 會(huì)計(jì)云檔案在財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)用

3.1 對(duì)于數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化的云端檔案平臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建

借助于財(cái)務(wù)共享中心的信息技術(shù)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)一體化查詢、傳遞和接受檔案信息。通過(guò)充分利用檔案信息，以高效共享各類資源。

1）檔案采集方面。通過(guò)對(duì)接不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集。運(yùn)用電子歸檔的方式，管理原始憑證和記賬憑證，建立并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享一體化，將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘打破。在財(cái)務(wù)報(bào)賬流程方面，通過(guò)NC系統(tǒng)進(jìn)行存檔，并生成憑證。為了更好地進(jìn)行后續(xù)的管理審批，需要保存每一個(gè)電子影像文件。通過(guò)相關(guān)流程的完善，將人為調(diào)閱紙質(zhì)憑證的頻率減少。利用系統(tǒng)，會(huì)計(jì)人員可進(jìn)行財(cái)務(wù)處理和分析。為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全流程數(shù)字，可通過(guò)影像操作的引入，不斷改造紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式。

2）檔案管理方案。檔案管理的一系列操作，如歸檔、查詢、保存等，可嚴(yán)格遵循檔案總局和財(cái)務(wù)部的相關(guān)規(guī)定。利用會(huì)計(jì)檔案平臺(tái)和影像系統(tǒng)，科學(xué)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案，并一一對(duì)應(yīng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子信息，最終實(shí)現(xiàn)流程化信息管理。立足于當(dāng)前實(shí)際情況，為了便于匹配和檢索，在歸檔處理紙質(zhì)憑證時(shí)，可利用原始憑證條形碼。同時(shí)通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的利用，對(duì)完整的電子信息進(jìn)行保管，能夠真正實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化管理會(huì)計(jì)檔案。

3）檔案查詢方面。為了提高企業(yè)財(cái)務(wù)自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的查檔復(fù)核，可開(kāi)展更加靈活和便捷的財(cái)務(wù)工作，支持在系統(tǒng)中多維度查詢各類會(huì)計(jì)憑證。同時(shí)，利用會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，對(duì)于物理位置準(zhǔn)確鎖定，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位。通過(guò)高度匹配電子和實(shí)物資料，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行高效與科學(xué)的管理。在降低成本的同時(shí)，真正提高工作效率，為會(huì)計(jì)檔案的安全性提供保障。

3.2 建立完善的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量控制方式

財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)管理會(huì)計(jì)檔案的重點(diǎn)，就是高度關(guān)注會(huì)計(jì)檔案的形成過(guò)程。通過(guò)完備的會(huì)計(jì)檔案管理制度的構(gòu)建，對(duì)于技術(shù)設(shè)計(jì)進(jìn)行革新，由此更加高效的跟蹤、搜集和處理信息。通過(guò)對(duì)內(nèi)部質(zhì)量管理職能的不斷強(qiáng)化，使失誤率最大限度地 減少。

1）設(shè)立校驗(yàn)復(fù)核機(jī)制。首先，為了對(duì)信息的安全性和檔案數(shù)據(jù)的完整性提供保障，就需要對(duì)完備的校驗(yàn)復(fù)核機(jī)制進(jìn)行構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)交換。其次，提取財(cái)會(huì)有用信息。將通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行歸集的財(cái)會(huì)信息的類型設(shè)計(jì)好，并確定好形成時(shí)間點(diǎn)。通過(guò)嚴(yán)格把控節(jié)點(diǎn)，審核業(yè)務(wù)流程，最終形成檔案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2）嵌入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)的不可修改性。檔案數(shù)據(jù)必須是業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)收集的財(cái)務(wù)檔案信息內(nèi)容，經(jīng)過(guò)確認(rèn)和審核，并且不可變更。之后可在后續(xù)業(yè)務(wù)中進(jìn)行加工。為了加以集成應(yīng)用，需要將區(qū)塊鏈技術(shù)中的不可篡改性嵌入其中。

3.3 加強(qiáng)云檔案重點(diǎn)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制

為了避免出現(xiàn)偏差，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的整體質(zhì)量提供保障，需要增加或提取財(cái)務(wù)共享中心的云檔案生成、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。

1）流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。在共享中心中集中了各家單位的數(shù)據(jù)，因?yàn)橛羞^(guò)多的環(huán)節(jié)，容易導(dǎo)致單據(jù)流轉(zhuǎn)不暢通。所以，目前非常重要的一點(diǎn)，就是進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)和完備的單據(jù)流轉(zhuǎn)流程。以時(shí)間為單位進(jìn)行劃分，對(duì)其實(shí)效性進(jìn)行分析，并對(duì)其正確性進(jìn)行審核。同時(shí)，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，還要指派專人定期傳送票據(jù)，由此促進(jìn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的不斷提升。

2）信息內(nèi)容差異的風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化運(yùn)行會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程中，需要并行紙質(zhì)和電子雙線，因此存在紙質(zhì)與電子版的憑證信息內(nèi)容不一致的風(fēng)險(xiǎn)。為了能夠?qū)ω?cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量提供保障，就需要建立邏輯上的一致性。通過(guò)實(shí)施專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和集中化的會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)處理下檔案處理不一致的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避。

3）邏輯不一致的風(fēng)險(xiǎn)。使用會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)的價(jià)值基礎(chǔ)，就是從技術(shù)上保障紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證與對(duì)應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案信息具備邏輯上一致性。概括而言，在會(huì)計(jì)核算處理流程中，從技術(shù)上校驗(yàn)電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案的一致性和真實(shí)性，并對(duì)電子信息和紙質(zhì)信息的一致性問(wèn)題定期進(jìn)行抽樣檢查和復(fù)核。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施的會(huì)計(jì)檔案管理。通過(guò)實(shí)施科學(xué)化的管理流程，能開(kāi)展更加便捷和方便的會(huì)計(jì)工作。新的歷史時(shí)期，共享模式的發(fā)展，提高了社會(huì)生產(chǎn)力和企業(yè)效率，對(duì)于高效運(yùn)行財(cái)務(wù)工作，可謂是功不可沒(méi)。