魯 美

(吉林化工學(xué)院 黨政辦公室，吉林 吉林 132022)

在要求學(xué)校提升治理能力現(xiàn)代化的背景下，對(duì)高校檔案管理提出新要求，要跟上新時(shí)代，進(jìn)行收集、整理、保存和提供利用等一系列的管理活動(dòng),涉及制度制定以及對(duì)機(jī)構(gòu)、人員和業(yè)務(wù)的管理等諸多環(huán)節(jié)中要加強(qiáng)信息化建設(shè)，助力高等學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、育人樹人效果及科研創(chuàng)新的能力的提升。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)研究現(xiàn)狀

我國高校檔案管理起步相對(duì)較晚,在法律、指南、內(nèi)容、程序等方面的規(guī)范制定不是十分完善,在信息化建設(shè)和智慧校園建設(shè)的大背景下，數(shù)字化檔案館研究的逐步受到關(guān)注。

以CNKI期刊數(shù)據(jù)庫為數(shù)據(jù)源,以“高校檔案信息化管理”為主題，截止2020年12月，檢索論文560篇。學(xué)者們主要從兩個(gè)方面進(jìn)行研究，一是基本理論研究，學(xué)者們定性地對(duì)其理論基礎(chǔ)、特點(diǎn)、原則等進(jìn)行探討,從而在概念上加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息化管理的基本理論研究；二是從網(wǎng)站建設(shè)角度對(duì)高校檔案管理的途徑進(jìn)行研究,且多以調(diào)研的形式發(fā)現(xiàn)具體問題。從構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)并結(jié)合具體的評(píng)價(jià)方法對(duì)高校信息公開績效進(jìn)行研究[1]。

國內(nèi)部分高校檔案機(jī)構(gòu)掛靠在學(xué)校辦公室，更多的是設(shè)立檔案館。探索數(shù)字檔案資源建設(shè)，高校檔案機(jī)構(gòu)參與學(xué)校事務(wù)實(shí)踐模式，分析檔案提供利用的差異化和整體化，探尋高校檔案提供利用工作整合的途徑是研究的主要方向。而從工作實(shí)踐角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理發(fā)展的體制機(jī)制、運(yùn)行管理、在學(xué)校治理中產(chǎn)生的積極效能等全方位研究的不深入。

二、治理現(xiàn)代化視域下高校檔案管理存在的問題

在管理工作過程中，各高校都對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌推進(jìn)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督；拓寬檔案管理的廣度和深度，不斷加大檔案管理力度；推進(jìn)數(shù)字化檔案管理；開展宣教培訓(xùn)和考核評(píng)議等各方面都取得了長足進(jìn)步[2]。不可回避地存在的諸多問題，如對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案員隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步提高，數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步完善，檔案管理方式方法上需進(jìn)一步創(chuàng)新，檢查督促需進(jìn)一步加強(qiáng)，融入學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量不足等等。

特別是2020年新冠疫情以來，按照檔案管理一些重要記錄需要本人到場才能交付的程序已經(jīng)不能進(jìn)行，就要求檔案管理提速進(jìn)入信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，網(wǎng)上辦理[3]。而信息化建設(shè)是學(xué)校一盤棋，數(shù)字化檔案館也參與其中，學(xué)校在制度建設(shè)、人員編制、崗位設(shè)置、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、辦公條件、庫房、設(shè)備各方面都要給予必要的支持和保證。

(一) 基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善

高校數(shù)字化校園一般是近十年集中建設(shè)，都購置了部分服務(wù)器資源和存儲(chǔ)資源，建設(shè)了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入和信息更迭加快，之前建設(shè)的部分軟硬件設(shè)施目前已臨近淘汰，部分應(yīng)用系統(tǒng)功能已趨于陳舊，信息不能充分共享，信息化的硬件設(shè)備建設(shè)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)[4]。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)急需上線，數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用還有待于進(jìn)一步提高。

(二) 檔案管理隊(duì)伍不專業(yè)

專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是推動(dòng)學(xué)校數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)資源，是加快和保證學(xué)校檔案管理上層次上水平發(fā)展的根本保障[5]。而高校專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上大多存在人員緊張、復(fù)合型人才缺乏、人員流動(dòng)性較大、不是專業(yè)出身、年齡偏大、結(jié)構(gòu)不合理等問題，還沒有形成有合力的團(tuán)隊(duì)和梯隊(duì)。

(三) 數(shù)字化檔案館整體建設(shè)規(guī)劃不明確

高校信息化建設(shè)都一直在加大投入，而檔案館屬于學(xué)校比較邊緣的部門，對(duì)于教學(xué)、科研等中心工作看似支撐度不高，相應(yīng)缺乏整體規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，沒有形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，檔案部門單兵作戰(zhàn)，所謂的信息化檔案管理并沒有形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)來源多樣，信息各成壁壘，現(xiàn)有的系統(tǒng)無法提供相互數(shù)據(jù)交換的功能，還依賴于手工的傳遞或通過EXCEL等方式半手工的傳遞。這種低效率的信息共享方式無法滿足各部門及時(shí)獲取需要其他部門信息的需求，同時(shí)也無法進(jìn)行跨業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)建設(shè)。

(四) 管理體制機(jī)制不健全

現(xiàn)行的高校自主制定的檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和各省制定的《省檔案條例》等規(guī)定[6]。學(xué)校制定的檔案管理辦法也是數(shù)年不更新，檔案部門獨(dú)立建設(shè)，也沒有真正意義上納入全校統(tǒng)籌和長遠(yuǎn)的規(guī)劃，沒有實(shí)施嚴(yán)密的分期分步實(shí)施計(jì)劃，存在明顯的短期實(shí)用主義傾向。這些都使得學(xué)校的檔案管理資源得不到有效的整合和充分的利用，這也降低了檔案服務(wù)的有效性，在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。

三、地方應(yīng)用型院校數(shù)字化檔案館建設(shè)策略

我國高等教育邁入普及化階段和提質(zhì)創(chuàng)新發(fā)展新時(shí)代。國家深入實(shí)施“雙一流”建設(shè)、“應(yīng)用轉(zhuǎn)型”等高等教育分類發(fā)展改革及產(chǎn)教融合發(fā)展戰(zhàn)略，高校發(fā)展呈現(xiàn)新格局。伴隨高等教育現(xiàn)代化、信息化、國際化的持續(xù)推進(jìn)，區(qū)域高等教育在資源擁有、政策支持等方面因經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展不平衡而存在較大差異，就地方院校而言，勢必要堅(jiān)持特色發(fā)展才有出路[7]。而學(xué)校工作方方面面，一環(huán)扣一環(huán)，檔案管理要適時(shí)發(fā)揮作用。特別是在疫情防控常態(tài)化下，固有模式難以跟上發(fā)展需要，就要開新局，走新路，思考數(shù)字化檔案館建設(shè)。

(一) 納入學(xué)校整體信息化建設(shè)進(jìn)程

近年來，智慧校園建設(shè)在各高校建設(shè)中都不絕于耳[8]。高校在“十四五”發(fā)展規(guī)劃中，也提出加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)無線網(wǎng)絡(luò)校區(qū)全覆蓋和有線無線一體化管理。建立一體化信息管理平臺(tái)，消滅“信息孤島”，信息化建設(shè)勢在必行，智慧圖書館、數(shù)字化檔案館作為智慧校園建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，應(yīng)從學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展角度認(rèn)真思考建設(shè)方案。

(二) 融入新發(fā)展理念

要從高校立德樹人的根本任務(wù)和治理現(xiàn)代化全方位視角，結(jié)合學(xué)界的研究成果，學(xué)校各管理部門的重視和政策支持，完善規(guī)則制度和目錄內(nèi)容落實(shí)配套制度， 建立宣傳和學(xué)習(xí)長效機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，拓寬收檔范圍，完善載體，制定考核監(jiān)督和績效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)[9]。重點(diǎn)是明確高校檔案管理的發(fā)展方向、發(fā)展趨勢、發(fā)展模式和實(shí)際應(yīng)用長效機(jī)制建設(shè)。明確如何促進(jìn)高校檔案管理在高校治理中發(fā)揮治理效能，成為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的任務(wù)書和成績單，建立完善配套制度，制定保障措施，并將結(jié)果付諸應(yīng)用。

(三) 做好頂層設(shè)計(jì)

要回顧總結(jié)與提煉，準(zhǔn)確定位“學(xué)校需要什么樣的檔案管理”。探究科學(xué)編制地方高校檔案管理的方法及過程。采取向國內(nèi)、省內(nèi)同類高校學(xué)習(xí)，并根據(jù)學(xué)校自身發(fā)展環(huán)境與特點(diǎn)，提出科學(xué)制定學(xué)校檔案管理制度和意見。制定“十四五”時(shí)期學(xué)校數(shù)字化檔案館的頂層設(shè)計(jì)方案。重點(diǎn)研究學(xué)校檔案管理的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)與任務(wù)。根據(jù)頂層設(shè)計(jì)，組織各職能部門分別提出需求和信息化設(shè)計(jì)的要求。綜合上述內(nèi)容，起草形成學(xué)校數(shù)字化檔案館建設(shè)方案。

四、地方應(yīng)用型院校數(shù)字化檔案館建設(shè)實(shí)踐性思考

(一) 梳理現(xiàn)有信息化建設(shè)環(huán)境

基于高校校園網(wǎng)的信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了從無到有、從少到多的發(fā)展歷程，已逐漸豐富和完善，高校的信息化建設(shè)開始走上穩(wěn)步發(fā)展的軌道[10]。大都具備必要的環(huán)境和條件，各校經(jīng)過積累都能都達(dá)到網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)完善，公共服務(wù)支撐平臺(tái)初步建成，數(shù)字化教學(xué)和科研環(huán)境初步形成，校園網(wǎng)覆蓋了全域，以虛擬應(yīng)用服務(wù)器為信息核心構(gòu)建校園網(wǎng)數(shù)據(jù)中心?；径加薪y(tǒng)一信息門戶、統(tǒng)一身份認(rèn)證、共享數(shù)據(jù)平臺(tái)、一卡通平臺(tái)、安全管理平臺(tái)等公共服務(wù)平臺(tái)，并且通過移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)建立基于手機(jī)等移動(dòng)終端的應(yīng)用和服務(wù)。

(二) 數(shù)字化圖書館建設(shè)目標(biāo)

加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；穩(wěn)步開展檔案資源數(shù)字化；逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化和一體化；開展電子文件與電子檔案的規(guī)范化管理和在線接收；積極推進(jìn)已公開檔案和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，滿足學(xué)校發(fā)展和校內(nèi)外師生的檔案利用需求。

(三) 數(shù)字化圖書館建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)

一是基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建設(shè)以學(xué)生信息庫、人事信息、教學(xué)信息、科研信息、設(shè)備資產(chǎn)信息、后勤管理、財(cái)務(wù)信息、校園管理信息等檔案涉及門類為核心的學(xué)校檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)交換與共享平臺(tái)從各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的雙向共享。建設(shè)基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的各類報(bào)表、校情分析等綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)生成系統(tǒng)。二是檔案數(shù)據(jù)治理。重視數(shù)據(jù)價(jià)值，推動(dòng)數(shù)據(jù)治理工作；遵循數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各條檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證數(shù)據(jù)完全一致性；建立主數(shù)據(jù)模型，推動(dòng)元數(shù)據(jù)管理。三是檔案數(shù)據(jù)分析平臺(tái)建設(shè)。建立數(shù)據(jù)挖掘與預(yù)測模型，對(duì)學(xué)校日常運(yùn)行、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、教育教學(xué)、服務(wù)保障等方面的檔案數(shù)據(jù)從不同維度對(duì)進(jìn)行挖掘，用檔案記錄對(duì)校情、年鑒、歷史等各方面提供輔助支撐。四是網(wǎng)上辦事和填報(bào)系統(tǒng)建設(shè)。建設(shè)服務(wù)流程綜合化信息化平臺(tái)，通過與校內(nèi)重要業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接與集成，融入全校集中的“一站式”網(wǎng)上辦事服務(wù)大廳。建設(shè)網(wǎng)上填表系統(tǒng)，規(guī)范各部門基礎(chǔ)檔案的采集、審核和更新工作，開放手機(jī)客戶端方便校友在域外提出檔案查閱等申請(qǐng)，提高服務(wù)質(zhì)量。