張步東

近年來，常州市檔案系統(tǒng)積極踐行以人民為中心的發(fā)展思想，堅守“謀人民之需”的施政導向，深入開展“弘揚時代新風、文明行業(yè)在行動”優(yōu)質(zhì)服務(wù)窗口建設(shè)活動，做細做實“四優(yōu)四心四一樣”服務(wù)承諾，在服務(wù)中將心比心、急人所急，有多名查檔群眾在達成訴求后專程再次登門表示感謝。面對數(shù)字化大變革，投身“最多跑一次”改革，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，守護和利用好檔案資源，是檔案人應(yīng)盡的責任。

一、順勢而為，打通民生檔案供給“關(guān)鍵點”

檔案機構(gòu)歷經(jīng)改革的陣痛，同時也面臨重新出發(fā)的機遇。順勢而為、奮發(fā)進取，在困境中謀發(fā)展，努力探索新形勢下檔案館發(fā)展新路徑，是檔案人應(yīng)有的姿態(tài)。

1.民生檔案利用服務(wù)成熱點、有難點

民生檔案是指國家機構(gòu)、社會組織從事社會管理活動中涉及民生范疇的直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。為了改變檔案資源條塊分割的現(xiàn)狀，在服務(wù)長三角一體化中更好地發(fā)揮檔案部門的作用，實現(xiàn)檔案在線服務(wù)提檔升級，2018年常州市各級國家綜合檔案館主動融入長三角一體化發(fā)展國家戰(zhàn)略，借助上海、江蘇、浙江、安徽“三省一市”檔案部門簽訂《開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議》之機，開通使用了長三角“異地查檔、便民服務(wù)”平臺。通過做實做好民生檔案異地查檔服務(wù)工作，檔案部門為民服務(wù)水平得到進一步提升，受到查檔群眾的一致好評。

在民生檔案遠程利用中，盡管進行了一定的探索，取得了一些進展，但存在問題仍很突出：一是遠程利用平臺缺失，服務(wù)效率有待進一步提高，現(xiàn)場窗口接待利用仍是主要形式，占95%以上；二是跨館出證操作僅限于電話、傳真、郵遞等通信手段，不便捷；三是民生檔案資源分散、數(shù)量較大，歸集、管理、利用均非常困難。

2.民生檔案數(shù)量大、利用頻繁

常州市檔案館現(xiàn)有3個查檔窗口、4名工作人員，目前承擔著市館70余萬卷檔案查閱利用工作。近年來，民生檔案利用率逐年上升，近3年年均查檔接待12000多人次，年均提供檔案利用9000多份、30000余頁。民生檔案在服務(wù)社會管理、為公眾解決問題和維護權(quán)益等方面發(fā)揮了積極的作用。但民生檔案分布廣、形成單位多，因不同職能部門形成的檔案特性不同，民生檔案的保管部門、利用條件與手續(xù)要求也不盡一致，由此經(jīng)常會出現(xiàn)群眾辦事情、查檔案“不知上哪里查檔”“查一份檔案跑多次”等問題。

為了較好地解決這些問題，進一步提升檔案公共服務(wù)能力，讓群眾查閱檔案走對路、進對門，切實為社會公眾查檔提供便利，2018年常州市檔案館在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，探索打破民生檔案資源條塊分割、分散保管、各自為政的模式，根據(jù)《國家基本專業(yè)檔案目錄》（第一、二批）內(nèi)容，對60多種保存在各涉民單位的民生檔案，內(nèi)容包括常州市各級綜合檔案館、專業(yè)檔案館（檔案室）中涉及民生的幾十種館藏檔案，也包括戶籍、公證、不動產(chǎn)、公積金、民事訴訟、人才托管、破產(chǎn)關(guān)閉企業(yè)等諸多涉民單位保管的民生檔案進行調(diào)查摸底，詳細編制了《全市民生檔案分布及查閱指南》。該指南主要分為館藏和館外民生檔案兩部分，內(nèi)容包括民生檔案名稱、形成單位、保管單位、起止時間、檔案內(nèi)容、查閱方法、查閱地點、咨詢電話等八個方面，為民生查檔提供“快、全、準”的便捷途徑，讓老百姓知道自己需要的檔案保存在哪里、怎樣查閱，初步解決了人民群眾為查檔不知何往、四處奔波的問題。

3.民生檔案利用形式手段多樣、服務(wù)創(chuàng)新空間大

三年來，常州市檔案館主動圍繞加強檔案工作治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，完成《全市民生檔案分布及查閱指南》編制，逐步建成民生檔案共享資源庫，并通過簽訂異地合作協(xié)議實現(xiàn)跨省、市異地檔案查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，先后為外省（市）近百名群眾提供了便捷服務(wù)。但是新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以后，為做好防控工作，市及各轄市（區(qū)）兩級檔案館隨即發(fā)布了閉館通知，鑒于查檔手段落后，只能用傳統(tǒng)的電話、傳真、郵遞等方式開展服務(wù)，這種情況給人民群眾造成了一定的不便。

于是，如何實現(xiàn)檔案工作公共服務(wù)、社會治理從被動應(yīng)對向主動對接轉(zhuǎn)變，從側(cè)重管理向管理與服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)手段向數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)變，從單純依靠黨委政府向各單位共建共治共享轉(zhuǎn)變，為人民群眾提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，牽好“一網(wǎng)通查”牛鼻子、聚焦“一件事一次辦”，綜合推進利用服務(wù)流程再造，積極探索老百姓可以在全市任何一個綜合檔案館、一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心等場所“就近、網(wǎng)上、掌上”查閱利用所需民生檔案，就提上了議事日程。檔案部門開始思考常州民生檔案“一網(wǎng)通查”共建共享利用平臺建設(shè)路徑，進而推進與全市各級綜合檔案館查檔服務(wù)平臺的對接，為打造具有鮮明常州特色的一體化公共服務(wù)平臺貢獻檔案力量。

二、真抓實干，推動民生檔案利用服務(wù)“點對點”

要以需求為導向，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，讓檔案資源、數(shù)據(jù)“活起來”“用起來”“跑起來”，明確提升民生檔案利用服務(wù)水平的現(xiàn)實路徑，讓人民群眾在查檔利用中體驗到更多的獲得感、幸福感。

1.形勢有要求

2020年以來，常州市委、市政府出臺了《關(guān)于推進“三個走在前列、一個積極探索”的實施意見》，要求全市各級各部門進一步弘揚“勇爭一流、恥為二手”的常州精神，用實干回答“全面小康之后發(fā)展路子怎么走”的重大命題。檔案部門就是要用實干來回答在“全面小康之后發(fā)展路子怎么走”的實踐中，怎樣進一步發(fā)揮檔案資源的作用、如何更好地貢獻檔案力量。江蘇省檔案館也提出了在全省檔案系統(tǒng)開展“爭第一、創(chuàng)唯一、樹品牌”活動的要求。

民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的基礎(chǔ)性工作之一。堅持以民生檔案數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)共享工作為依托，運用現(xiàn)代化技術(shù)做好民生檔案利用服務(wù)工作任重而道遠。探索常州民生檔案“一網(wǎng)通查”查閱利用平臺建設(shè)，是推動新時代檔案館工作發(fā)展的新理念和新目標、提升檔案館公共服務(wù)能力、助推政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”“最多跑一次”改革的有益嘗試。

“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的“三個走向”是新時代檔案工作發(fā)展的“總開關(guān)”“指南針”，貫徹好“三個走向”事關(guān)新時代檔案事業(yè)的發(fā)展壯大。毫無疑問，服務(wù)民生是機構(gòu)改革后檔案館工作“走向開放”的重點工作，是推動檔案館工作新起點再出發(fā)的重要引擎，因此，檔案館工作要主動融入國家發(fā)展大勢，圍繞為人民群眾服務(wù)，奮力開拓檔案事業(yè)發(fā)展的新格局、新氣象。

“走向現(xiàn)代化”描繪了檔案館工作的發(fā)展藍圖?！皵?shù)字政府”建設(shè)是實現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的戰(zhàn)略支撐，“智慧檔案”建設(shè)是“數(shù)字政府”建設(shè)的組成部分。建設(shè)“智慧檔案”，要充分發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)的國家戰(zhàn)略性基礎(chǔ)資源作用，以“讓信息多跑路、百姓少跑腿，服務(wù)零距離，群眾好辦事”為目標，以民生檔案資源利用服務(wù)共建共享為抓手，最終實現(xiàn)查檔利用科學化、社會治理精準化、公共服務(wù)高效化。

2.現(xiàn)實有需求

為進一步建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用平臺，更好更快地實現(xiàn)民生檔案服務(wù)民生的價值所在，常州市人社局、市檔案館合力開展民生檔案遠程服務(wù)平臺共建共享項目，力求在全市范圍內(nèi)實現(xiàn)全市企業(yè)退休職工“就近查檔、一網(wǎng)通查”，開啟民生檔案利用服務(wù)新模式。

2020年5月份疫情一經(jīng)好轉(zhuǎn)，人社、檔案兩部門通力合作，幾次互動，達成共識，共同啟動了項目的實施。項目領(lǐng)導及相關(guān)技術(shù)人員先后兩次前往浙江嘉興、南京玄武區(qū)等地進行專題調(diào)研，學習、考察民生檔案服務(wù)平臺建設(shè)的相關(guān)經(jīng)驗。

截至2020年5月，嘉興全市各級檔案利用服務(wù)窗口共為4.19萬人次提供了在線調(diào)檔查檔服務(wù)。2019年，該市民生檔案在線查檔量占到當年度服務(wù)總量的60%以上，查檔出證平均時間壓減到10分鐘以內(nèi)，跨市縣異地查檔出證平均時間壓減到15分鐘以內(nèi)。在新冠肺炎防疫期間，“一網(wǎng)通查”“轉(zhuǎn)網(wǎng)續(xù)查”“一站取檔”的“不見面”服務(wù)，更是有效防止了疫情擴散，同時有效發(fā)揮了群眾查檔辦事“零跑腿”的貢獻力。

為讓百姓少跑腿，南京市玄武區(qū)2020 年開通運行省內(nèi)首家民生檔案遠程自助查詢系統(tǒng)“玄e檔”，轄區(qū)居民辦理戶口遷移、房產(chǎn)過戶等手續(xù)，均需用到的婚姻、獨生子女、再生育等方面的檔案，只需在終端前完成選擇查檔類型、身份證登記、人臉采集、材料采集、提交這5個步驟，后臺工作人員審核后即可將加蓋公章的檔案傳回查詢終端，居民第一時間就能在終端上免費打印。以前需要三四天完成的檔案查詢，現(xiàn)在最多不超過20分鐘?！靶檔”目前已在玄武區(qū)政務(wù)中心、民政婚姻登記處以及7個街道辦事處開通。除了率先開放的婚姻檔案、獨生子女檔案和再生育檔案以外，玄武區(qū)檔案館后續(xù)還將開放知青檔案、招工檔案、下放檔案、收養(yǎng)檔案。

在認真消化學習考察情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際情況，形成了常州市項目實施方案，項目規(guī)劃及意見分三階段實施，由市檔案館、市人社局共同研究制定設(shè)計方案、制定實施計劃、搭建利用平臺。堅持試點先行、逐步推進的原則，通過試點，總結(jié)經(jīng)驗，進一步完善工作流程和機制。經(jīng)過招標、開發(fā)和優(yōu)化，該項目于2020年12月底正式開通試運行。

試點階段完成后，按照就近查詢、全市通查、多級聯(lián)動、便民利民的要求和系統(tǒng)更健全、使用更便捷的目標，在全市各級綜合檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的便民服務(wù)中心逐步進行推廣，力爭在2021年6月底前建成覆蓋全市的“一網(wǎng)通查”民生檔案遠程服務(wù)體系。

該平臺在試點推進階段擬開放的查詢范圍，主要是市檔案館館藏企業(yè)退休職工審批檔案和市檔案館代管的企業(yè)退休職工人事檔案，屆時全市企業(yè)退休職工將真正實現(xiàn)在家門口“一網(wǎng)通查”。后期全面推廣階段將進一步依托市政務(wù)一體化服務(wù)平臺，把民生檔案利用服務(wù)范圍逐步拓展到婚姻、退役軍人、知青、建房等其他類型檔案。

三、未雨綢繆，織牢百姓用檔“安全網(wǎng)”

堅持貫徹國家安全觀，以檔案安全可控利用作為檔案利用服務(wù)工作的出發(fā)點和生命線，增強憂患意識，大膽設(shè)想、小心求證，防患于未然，健全完善常州民生檔案“一網(wǎng)通查”自助查閱利用平臺建設(shè)的安全路徑。下一步可以從以下幾方面入手：

一是強化安全意識。進行軟件模塊設(shè)計開發(fā)，嚴格采用實名認證，利用人臉識別系統(tǒng)、身份證讀卡器、人證對應(yīng)、電子章加蓋、定向推送等保護個人檔案隱私技術(shù)手段，讓數(shù)字檔案信息資源穿上“安全服”， 妥善應(yīng)對檔案利用服務(wù)中可能出現(xiàn)的重大安全風險。

查檔群眾使用常州民生檔案“一網(wǎng)通查”查閱利用平臺，首先將身份證放在讀卡器上讀取人像、姓名、身份證號碼等身份信息，然后通過攝像頭現(xiàn)場采集頭像和系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行人證比對，確保人證合一，最后通過查檔系統(tǒng)自動檢索與身份信息相關(guān)的檔案并打印加蓋電子印章的檔案證明。另外，對于提供信息不全的查檔者，工作人員可現(xiàn)場通過各級政務(wù)服務(wù)中心指定的專人賬號密碼進入查檔平臺，代為查閱打印。

該查檔平臺的開發(fā)可借鑒社會保障號系統(tǒng)、高鐵車站安檢的人證比對系統(tǒng)、賓館住宿登記系統(tǒng)采用的核心技術(shù)。如果這一自助查閱利用平臺開發(fā)成功，并借助政務(wù)系統(tǒng)已有網(wǎng)絡(luò)，逐步連通市—市轄區(qū)—鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），有望真正做到群眾查檔“最多跑一次、最好跑零次”，實現(xiàn)檔案館與各級政務(wù)服務(wù)中心、便民服務(wù)中心共建共享全市民生檔案信息資源，為群眾提供“一站式”的民生檔案查詢利用服務(wù)，為具有常州特色的全市政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通查、一門全查”建設(shè)落到實處貢獻檔案力量。

二是強化宣傳力度。及時總結(jié)利用事例，大力宣傳民生檔案服務(wù)利用工作，充分利用電視、報紙、雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，進一步加大民生檔案利用服務(wù)涉及范圍、作用等的宣傳力度，廣而告之，提高全社會對民生檔案遠程利用服務(wù)平臺的社會知曉度，為民生檔案工作的深入開展創(chuàng)造良好的思想和社會環(huán)境。

三是強化業(yè)務(wù)指導。組織編寫操作指南，積極會同政務(wù)管理部門適時舉辦鎮(zhèn)（街道）窗口工作人員參加的民生檔案遠程利用操作培訓活動，對如何使用民生檔案遠程利用操作系統(tǒng)作細致、全面的培訓，詳細說明需要注意的事項，并通過讓各窗口工作人員加入“操作微信群”、實時發(fā)送查檔申請，來增加對該系統(tǒng)的操作熟練程度，提高實際操作能力，整體提升窗口工作人員的民生檔案利用意識及技能，并以此擴大市民對“就近查檔，跨館出證”的知曉率。同時，積極爭取民政、國土、退役軍人事務(wù)管理等涉民部門的支持和合作，引導其以民生需求為導向，明確歸檔范圍，指導進行歸檔，積極提供利用。

四是強化制度保障。民生檔案涉及面廣，形成主體多而復雜，分散保存于多個部門，群眾查閱利用很不方便，探索在檔案系統(tǒng)內(nèi)部與涉及民生檔案服務(wù)部門之間，推進“常州市民生檔案‘一網(wǎng)通查、即時出證制度改革”，制定《常州市民生檔案遠程利用服務(wù)聯(lián)建職責》，出臺《常州市民生檔案“一網(wǎng)通查、即時出證”制度改革意見》，積極推動民生檔案松散化服務(wù)向規(guī)范化、常態(tài)化服務(wù)延伸。