王露露 王洋 夏志鵬

摘 要：近年來，境外企業(yè)檔案管理在商業(yè)模式、分工體系、法律環(huán)境和保管環(huán)境等方面面臨著更加復雜多變的新形勢，尤其是新冠肺炎疫情在全球范圍內暴發(fā)以來，“區(qū)域化”“合規(guī)審查”“安保”“虛擬化”等成為我國境外企業(yè)檔案管理研究離不開的熱詞。上述新形勢更是帶來了境外檔案管控類型更加復雜、管理流程斷裂、合規(guī)體系有待完善、監(jiān)管系統(tǒng)較為薄弱等問題。針對上述問題，文章建議從明確境外文檔管理的權限范圍、建立雙循環(huán)的境外檔案發(fā)展圈、建立明確的境外檔案法律風險體系、建立全面的境外檔案工作監(jiān)管體制等方面應對。

關鍵詞：境外檔案；企業(yè)監(jiān)管；合規(guī)審查；雙循環(huán)

分類號：G271

Research on the Problems and Countermeasures of EnterprisesOverseas Archives Management under the New Situation

1.Wang Lulu， 2.Wang Yang， 3.Xia Zhipeng（1. School of Information Resource Management， Renmin University of China， Beijing，100872； 2. Power Construction Corporation of China， Beijing，100048；

3. Office of New Campus Construction Project，Renmin University of China， Beijing，100872）

Abstract： In recent years， overseas enterprise archives management has faced a more complex and changeable situation in terms of business model， division of labor， legal environment and custody environment， especially since the outbreak of the COVID-19 on a global scale. Regionalization， compliance audit， security and virtualization have become the buzz words that Chinese overseas buiness archives management cannot avoid. The above-mentioned situation has brought some related problems， including of more complicated types of overseas archives， the broken of the management process， the incomplete compliance system， and the relatively weak supervision system. In response to the above problems， it is recommended to take countermeasures in terms of clarifying the scope of authority for overseas archives management， establishing a dual-cycle overseas archives development circle， establishing a clear legal risk system for overseas archives， and establishing a comprehensive archival management system.

Keywords： Overseas Archives； Enterprise Archives； Compliance Audit； Dual-cycle

當今世界正經(jīng)歷百年未有之大變局，新冠肺炎疫情加劇了大變局的演變，國際環(huán)境日趨復雜，經(jīng)濟全球化遭遇逆流，一些國家單邊主義、保護主義盛行，[1]我國在國際市場較為活躍的部分互聯(lián)網(wǎng)或者通信服務公司在復雜多變的國際局勢中受到了較大的沖擊。在這樣的背景下，我國境外企業(yè)檔案管理引起了我國“出?！惫镜年P注，開始認識到完善的境外檔案管理對于支撐企業(yè)在境外合法合規(guī)經(jīng)營、保障公司境外資產(chǎn)價值的重要作用。然而，要想真正破除境外檔案管理所面臨的困境，需要對國際時局保持高度敏感性，需要注意到國際局勢會深刻影響到境外企業(yè)檔案管理所面臨的環(huán)境。尤其是在近年比較動蕩的國際環(huán)境下，有必要探討新形勢對境外檔案管理形成的新挑戰(zhàn)，研究推動境外企業(yè)檔案工作形成更有現(xiàn)實價值和環(huán)境適應力的管理模式。

基于上述原因，筆者針對6家境外企業(yè)檔案管理工作進行了調研，調研企業(yè)包括國企與私企，行業(yè)領域覆蓋了能源類、信息與通信技術服務類、工程建設類、金融投資類、貿(mào)易出口類等。通過對不同行業(yè)領域境外企業(yè)檔案管理工作的調研，試圖結合當前國際發(fā)展的新形勢，針對當前中國企業(yè)在境外所面臨的現(xiàn)實問題，總結一些先進的經(jīng)驗并提出建議，以供參考與借鑒。

1境外企業(yè)檔案管理面臨的新形勢

境外檔案管理工作與國內檔案管理工作的最大區(qū)別就在國際環(huán)境帶來的差異與風險。2020年7月21日，習近平總書記在企業(yè)家座談會上的講話強調：“以國內大循環(huán)為主體，絕不是關起門來封閉運行，而是通過發(fā)揮內需潛力，使國內市場和國際市場更好聯(lián)通，更好利用兩個市場、兩種資源，實現(xiàn)更加強勁可持續(xù)的發(fā)展?！盵2]對企業(yè)而言，國內與國際的檔案管理也需要具備展望世界局勢的眼光與局勢敏感度，從“變”出發(fā)，觀察新國際形勢可能給我國境外檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇。

1.1 采取的商業(yè)模式更加多樣化

境外工程項目商業(yè)模式的多樣化導致其風險的不確定性，對于境外檔案管理而言，主要作用在檔案形成路徑更加復雜和資本關系更加復雜兩個方向。一方面，隨著境外市場規(guī)模不斷增大，相應地，項目承接的類型也愈發(fā)多樣。以項目工程類企業(yè)為例，從原來的C（施工總承包）到EPC（工程總承包），EPC+F（工程總承包+融資），EPC+O（工程總承包+運營），風險不確定性在不斷加大，自然而然地，隨著新的商業(yè)模式的出現(xiàn)，項目參與者的角色與其間的聯(lián)系也更加復雜，[3]這直接導致境外檔案出現(xiàn)形成來源多元化、管理路徑復雜化的情況。另一方面，隨著資本關系愈加復雜，企業(yè)檔案管理模式也面臨挑戰(zhàn)。以能源類企業(yè)為例，中國企業(yè)境外能源開發(fā)合作有八種基本模式，即合資開發(fā)模式、股權購買模式、風險勘探模式、聯(lián)營體模式、購買產(chǎn)能模式、租賃經(jīng)營模式、工程換資源模式、戰(zhàn)略聯(lián)盟模式。其中，合資開發(fā)模式占較大比例（獨占40.5%），合資開發(fā)模式又分為控股和參股兩種方式。[4]但對于合資開發(fā)項目而言，境外檔案的管控權將極大依賴于控股方或者作業(yè)方的自我要求，較為被動。如果我國企業(yè)是控股方，則在滿足“雙重遵從”的條件下，可以較好地進行境外檔案管理工作，如果聯(lián)合開發(fā)企業(yè)是控股方，那么境外檔案管理工作的權限很大程度上受資本關系所左右。事實上，目前境外子公司普遍面臨商業(yè)運作難度大，合同模式多樣、作業(yè)權益大小不一、合作伙伴結構復雜，普遍合同期限短、時限性強等重大挑戰(zhàn)。加之，由于境外檔案管理工作對于境外業(yè)務而言不具有較為突出、直接的利益關系，因而在項目初期沒有在合同中明確相關權限的情況下，我國的境外檔案管理工作從源頭上很難開展。

1.2 全球化分工體系轉向區(qū)域化

2020年，受到新冠肺炎疫情的沖擊，全球產(chǎn)業(yè)鏈、供應鏈與市場布局發(fā)生了巨大變化，開始從全球化轉向區(qū)域化。麥肯錫全球董事合伙人成政珉、上海WTO事務咨詢中心理事長王新奎均表示，疫情暴發(fā)以來，全球的供應鏈正在縮短，區(qū)域化將成為全球化的新趨勢。正如習近平總書記所提到的“內外循環(huán)”理論，過度注重國際大循環(huán)可能會帶來內部產(chǎn)業(yè)的空洞化，因此，境外業(yè)務布局也將隨之發(fā)生較大的變化，這將帶來境外子公司在業(yè)務布局上向區(qū)域聚焦。這樣的市場布局，將帶來供應鏈與產(chǎn)業(yè)鏈開始聚焦在“內外循環(huán)”的聯(lián)動與“區(qū)域內循環(huán)”。[5]對于境外企業(yè)檔案管理而言，一方面，境外子公司與國內母公司在業(yè)務上緊密聯(lián)系，將帶來境外檔案管理在國內外檔案管理業(yè)務上的協(xié)調問題，尤其是對于一些自身供應鏈較為完整的企業(yè)而言，對于境外檔案的資源配置與管控能力會隨之加強，因而相應的企業(yè)檔案控制、管理與協(xié)調機制也需要盡快出臺。另一方面，需要真正認識到區(qū)域化給境外檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。區(qū)域化并非字面意義上的地理區(qū)域，從宏觀環(huán)境上看，全球化趨勢也并非是可逆的，當今時代背景下的區(qū)域化實則是可以利用數(shù)字化、信息化技術實現(xiàn)的虛擬全球化，跨越區(qū)域建立的數(shù)字化貿(mào)易與生產(chǎn)關系必然成為趨勢。這樣一來，境外檔案管理真正面臨的挑戰(zhàn)是如何利用各類管理手段、技術與機制，實現(xiàn)面向“內外循環(huán)”的數(shù)字化檔案管理。

1.3 所處的法律環(huán)境更趨嚴苛化

合規(guī)經(jīng)營與管理工作是保護企業(yè)境外利益的盾牌，境外檔案作為境外業(yè)務合規(guī)的法律依據(jù)，可以幫助企業(yè)規(guī)避風險，避免境外企業(yè)在成本上面臨額外的負擔。一方面，在國際地緣政治沖突頻發(fā)的特殊時期，某些國家政府多以數(shù)據(jù)保護、信息安全、海外用工、種族歧視等為理由，攻擊無法進行溯源和提供合規(guī)證明的中國公司。另一方面，受到疫情影響，國際市場中的大部分公司處于波動階段，因而必然會更加看重我國境外公司在業(yè)務上的真實性。2020年5月獲美國國會參議院批準通過的《外國公司問責法案》更是對外國公司在美上市提出額外的信息披露要求，這對中國公司而言，意味著要面對更為嚴苛的審計標準。[6]因此，無論是為了更好地應對國外的“政治化”監(jiān)管，還是從加強企業(yè)業(yè)務合規(guī)性等角度出發(fā)，避免因為歷史遺留的合規(guī)性問題影響企業(yè)的現(xiàn)金流，都需要從業(yè)務前端加強對檔案的收集。尤其是以美國為代表的境外監(jiān)管政策法規(guī)環(huán)境，也對境外檔案管理應對合規(guī)性檢查的能力提出了較高要求。從流程上看，業(yè)務部門形成的文件與歸集到檔案部門的檔案之間需要以應對合規(guī)檢查為紐帶，建立更加緊密的聯(lián)系，通過前端控制、全程控制、流程透明化等手段，從整體上加強境外檔案應對合規(guī)風險的能力。此外，境外檔案管理本身也必須遵守境外與檔案有關的法律政策的規(guī)定，無論是合規(guī)性檢查還是檔案保管的規(guī)范性，都在強調境外檔案管理必須提高對法律、政策的敏感度與洞察力。

1.4 面臨的保管環(huán)境更趨復雜化

盡管新冠肺炎疫情倒逼了企業(yè)各項業(yè)務的數(shù)字化與智能化發(fā)展，但同時還帶來了國際局勢的不穩(wěn)定與復雜化。除一些發(fā)達國家之外，我國境外企業(yè)多分布于“一帶一路”的發(fā)展中國家或者地區(qū)內，不發(fā)達的技術環(huán)境使得記錄業(yè)務活動的載體還處于傳統(tǒng)紙質?？梢哉f，實體檔案管理仍然是我國境外檔案管理的重要任務，這種現(xiàn)狀不僅帶來了境外檔案安全保管、移交和處置方面的困難，也在管理上提出了更高的環(huán)境條件和成本要求。尤其是在面臨動蕩不穩(wěn)定的境外社會環(huán)境時，境外檔案對應急管理的需求更加凸顯。部分國家或地區(qū)可能突發(fā)的戰(zhàn)爭、恐怖襲擊和因各種原因引起的社會動亂，對我國確保境外檔案工作人員的生命安全和企業(yè)資產(chǎn)完整帶來巨大的挑戰(zhàn)。此外，新冠肺炎疫情也使得對境外實體檔案的監(jiān)管力度有所下降，在遠程智能監(jiān)控系統(tǒng)尚未建立起來的情況下，檔案管理現(xiàn)場核查的范圍和頻次都有所降低，更加嚴格的人員防控制度也使得屬地化用工更加艱難，加大了境外檔案的整體監(jiān)管難度。

2境外檔案管理面臨的主要現(xiàn)實問題

2.1 境外檔案管控類型更加復雜

一般國際公司“出?！倍急仨殤獙碗s的國際資本關系，境外檔案管理的權限很大程度上受國際資本關系影響，在簽署投資開發(fā)合同時，占股比例和參與形式?jīng)Q定了境外企業(yè)檔案所面臨的形勢和管控空間。在這種形勢下，資本介入的深度以及參與境外項目的角色是業(yè)務活動的客觀現(xiàn)實，境外檔案作為業(yè)務活動的真實反映，在境外檔案管理的權限上也更加復雜。根據(jù)所簽署合同類型的不同，檔案管控權限呈現(xiàn)出不同的情況。譬如，在合同上強調了檔案管理規(guī)則和標準的情況下，境外檔案管理可以在與當?shù)卣?、?lián)合公司的交往中獲得應歸檔的檔案，而在合同中缺失檔案管理相關條款的情況下，后期的檔案管理將會面臨“無權限”或者要主動索要檔案的困難，這也反映出檔案管理對于項目初期合同簽署極強的依賴性。資本關系決定了境外檔案應有的歸檔范圍，合同簽署則極大影響了應歸檔案的管控權限與歸檔阻力。在前期合同簽署階段，如果本身是小股東項目參與，確保中方團隊內部形成和與外部交流的相關文件可以歸檔即可。如果是聯(lián)合經(jīng)營或者聯(lián)合作業(yè)的項目，沒有在合同中明確中方的檔案資產(chǎn)權益，那么后續(xù)就可能無法構建與業(yè)務部門之間的歸檔職責閉環(huán)，與當?shù)卣⒙?lián)合公司之間在檔案管理權限上也會存在問題。因此，對于資本關系負責的境外項目，檔案部門必須在合同簽署階段明確歸檔權益和檔案管控權限，以從整個項目流程上優(yōu)化境外檔案管理效率。

2.2 境外檔案管理流程斷裂

我國境外項目開展一般涉及較多參與單位，尤其是我國的大部分建設類國企在境外所面向業(yè)務體系都非常龐大，包括投資、開發(fā)、建設和運營等超大型或者大型基礎設施。在整個產(chǎn)業(yè)鏈過程中，參建單位來源多樣，導致檔案運動路徑復雜，極易出現(xiàn)不同參建單位之間的檔案交接和檔案管理標準對接不易等問題。具體來說，在項目建設期，面臨的是業(yè)主、設計、監(jiān)理、施工之間的歸檔移交問題，在項目運營期，面臨的是業(yè)主方與委托運維單位之間的檔案管控問題。在項目承包商和分包商之間也有檔案管理協(xié)調問題，同時還需要滿足業(yè)主方在合同中規(guī)定的檔案管控要求。尤其是對耗時長、路徑多的大型項目檔案進行管理，甚至可能面臨部分文件形成單位無法溝通聯(lián)系的情況。由于地域的限制，在境外項目驗收的時候，難以真正實現(xiàn)文檔流與業(yè)務流的協(xié)同發(fā)展，導致面臨驗收時補檔案的情況時有發(fā)生。此時，檔案并未發(fā)揮真正的提高業(yè)務效率的價值，同時，在面臨境外當?shù)卣块T嚴苛的合規(guī)性審查時，無法發(fā)揮檔案的證據(jù)價值，為業(yè)務的合規(guī)經(jīng)營埋下了較大的風險?！耙粠б宦贰背h被提出以來，各沿線國家加強政策溝通，優(yōu)化營商環(huán)境，并相繼加大基建支出，鼓勵跨境投資合作。除雙邊合作之外，第三方市場合作和多邊合作的項目也日益增多，沿線國家對參與“一帶一路”基建合作的熱情持續(xù)升溫。[7]在這樣的背景下，基建類境外項目的檔案管理也需要隨之改革，真正發(fā)揮境外文檔管理的價值，為后續(xù)的“新基建”類項目的開展提供經(jīng)驗積累。

2.3 境外檔案合規(guī)體系有待完善

中國國際貿(mào)易促進委員會在2019年發(fā)布的《企業(yè)境外經(jīng)營合規(guī)管理指引》中提到，合規(guī)管理部門的職責之一是“建立合規(guī)報告和記錄的臺賬，制定合規(guī)資料管理流程?！盵8]文件、資料與檔案作為企業(yè)境外經(jīng)營合規(guī)管理的依據(jù)，在我國境外企業(yè)面臨境外合規(guī)審查時可以發(fā)揮關鍵的作用。然而，由于境外檔案保管成本、環(huán)境等方面的限制，我國境外企業(yè)尚未建立起相對完善的檔案合規(guī)體系，主要表現(xiàn)為以下兩個方面：一是檔案部門對業(yè)務部門歸檔工作的介入。這一問題對于國內檔案部門工作也同樣需要解決，但就境外企業(yè)而言，本身應該屬于一個比較好的介入契機，在境外管理流程和人員職責需要重塑的條件下，文檔管理作為重要的環(huán)節(jié)與職責，可以借此更加深入地嵌入其中。然而，檔案部門對業(yè)務部門始終處于后端的收尾角色，沒辦法從前端文件的形成開始對文檔的運動路徑進行管控，沒有從管理體制上建立起對文件的抓手。當然，這一問題也與企業(yè)整體的管理體制相關，是一個從領導層到執(zhí)行層、需要上下打通的管理責任落地問題。二是企業(yè)對檔案法律盡調的重視程度不夠。從當前調研的6家企業(yè)來看，目前僅有一家通信服務類民營企業(yè)在境外開展業(yè)務時，公司的法務部門會將文件與檔案管理方面的相關境外法律法規(guī)納入盡調范圍，其他企業(yè)的法務部門都未關注到文檔管理相關的法律風險。然而事實上，包括合同管理、勞工權利保護、項目履約、知識產(chǎn)權保護、環(huán)境保護等方面的合規(guī)要求，都極大依賴文檔管理工作的開展情況。

2.4 境外檔案監(jiān)管系統(tǒng)較為薄弱

新冠肺炎疫情對境外檔案監(jiān)管最直接的影響之一就是加大了監(jiān)管的難度，原先可以定期去境外進行實地檢查，現(xiàn)在也因為疫情的原因，短期內無法實現(xiàn)。事實上，境外檔案監(jiān)管本身就面臨著距離、環(huán)境、人員等帶來的問題，即便有網(wǎng)絡方便溝通聯(lián)系，但是具體的工作情況還是無法直接獲悉，極大依賴管理手段和技術工具。依據(jù)目前調研的情況來看，當前我國境外檔案監(jiān)管系統(tǒng)還比較薄弱，主要表現(xiàn)為以下兩個方面：一是在管理角度上，監(jiān)管體制無法形成一個閉環(huán)。受到人力成本的約束，境外派出隊伍都適當精簡化，文檔管理工作需要業(yè)務人員兼職的現(xiàn)象非常常見，如果缺乏合理有效的境外檔案管理體制，單純依靠工作人員的責任感，將使得境外檔案監(jiān)管工作非常被動。在建立了相應的境外檔案管理體制之后，還應當形成監(jiān)管的閉環(huán)。至少從縱向上來看，從集團分管領導到境外業(yè)務總負責人，再到文檔管理人員，各個節(jié)點的責任人都應當明確，相關業(yè)務部門的工作人員也應當意識到自己的文檔管理責任，然而目前所調研的公司在梳理監(jiān)管責任上，存在過度依賴個人主動履責或者監(jiān)管體制未形成閉環(huán)的問題。二是在技術環(huán)境上，未具備實現(xiàn)智能監(jiān)控的硬件條件。自動監(jiān)控設備是控制庫房管理的有效技術工具，對于有較大比例還是紙質載體的境外檔案而言，檔案庫房管理也是相當重要的一環(huán)，尤其是在當前國際安保環(huán)境和政治環(huán)境都存在較大風險的情況下，更需要建立安全可控的檔案保管環(huán)境，以應對難以預測的風險，確保國有境外檔案資產(chǎn)的安全。

3境外檔案管理建議采取的應對措施

3.1 明確境外文檔管理的權限范圍

復雜的國際資本關系帶來了復雜的檔案所有權問題。面對該問題，首先需要明確的是何為境外我國企業(yè)的檔案資產(chǎn)。從理論上講，境外企業(yè)檔案是記錄企業(yè)境外各項業(yè)務活動的原始記錄。但從實踐來看，在當前國際化分工的趨勢下，我國類型多元的企業(yè)在境外與國際企業(yè)、當?shù)卣献鬟^程中，扮演著不同的角色，可能是作為小股東，也可能是作為承包方，或者是作為運營方等。參與角色很大程度上決定了我國企業(yè)在境外檔案管理中的權限范圍，而這實則是由境外企業(yè)本身的職能所決定的。譬如，石油行業(yè)具有投資大、建設期長、技術門檻高、風險高的特點。為了規(guī)避風險，“聯(lián)合經(jīng)營”（Joint Venture）或“聯(lián)合作業(yè)”（Joint Operating）在該行業(yè)被普遍采用。除了一些資源國的國家石油公司，絕大多數(shù)公司（大型國際石油公司、獨立石油公司以及部分從事國際業(yè)務的國家石油公司）均采用聯(lián)合經(jīng)營的形式進行油氣的勘探開發(fā)。[9]在該行業(yè)較為常見的合作形式包括控股的作業(yè)者項目、西方大型石油公司為作業(yè)者的參股項目和小股東項目。面對這樣復雜的國際資本關系，尤其是在小股東項目越來越多的情況下，中方更多地是以資本投入的形式參與境外石油開發(fā)項目，其間，中方派去的工作團隊也比較精簡。此時，需要立足于企業(yè)自身的職能來設定境外文檔管理的預期管控權限，中方人員所參與到的決策活動即為職能，所形成的決策文件即為應管范圍，至于具體的作業(yè)活動中形成的檔案，則不屬于中方檔案的應管范圍。除了出于審計、信息透明化和確保業(yè)務合規(guī)的目的進行文件共享，中方本身很難也沒必要獲取超出職能范圍的檔案。當然，屬于職能范圍的文件，需要通過前期合同簽署來確權。文檔管控權限是不同公司合作必然要面對的問題，在合同中劃定文檔管控范圍是確保后期管控效率，避免低效率的內部請示流程的關鍵。筆者在此處之所以強調“權限”問題，還指一些應歸而未歸的文件管理風險問題?；诰惩鈾n案管理目前的管理實踐，應當基于管控風險的起點來劃定文件管控范圍，在此基礎上，再完成知識管理與歷史記憶的整合與升級。

在具體的文檔管控范圍上，可以借鑒埃克森美孚石油公司（Exxon Mobil Corporation）對文件/信息識別要素的定位。?？松梨趯⑿畔?文件列為第四大風險要素，包括所有涉及有關流程和設施的配置和功能、所處理產(chǎn)品和材料的屬性、潛在的運營完整性危險以及法規(guī)要求的準確信息等相關文件/信息，這對于評估和管理至關重要。具體包括：（1）進行合理設計、操作、檢查和維護設施所需的圖紙、相關記錄和文件應被識別、可訪問、準確且得到適當保管；（2）涉及具體操作文件中所涉及潛在危險的信息將保持最新狀態(tài)并可以訪問；（3）有關與產(chǎn)品相關的潛在危害的信息，以及有關正確處理、使用和處置的指南，均應被記錄和傳達給利益相關者；（4）有關適用法律（Laws）和法規(guī)（Regulations）、許可證（Licenses）、執(zhí)照（Permits）、法規(guī)（Codes）、標準（Standards）和慣例（Practices）的信息已記錄在案，并保持最新狀態(tài)。[10]

3.2 建立雙循環(huán)的境外檔案發(fā)展圈

新冠肺炎疫情帶來了大到區(qū)域化、小到社區(qū)化的地域集中趨勢。地域特征不僅在資本、人員等關鍵要素上凸顯了出來，還作為一個重要的特征出現(xiàn)在信息管理中。境外檔案信息具有極強的資本跟隨性，是隨資本和人員而流動的。譬如，絲綢之路形成了的歷史記憶，同樣也在當前“一帶一路”合作的過程中形成了相應的境外檔案。區(qū)域性的經(jīng)濟合作更加穩(wěn)定，使得境外檔案管理也開始具有區(qū)域循環(huán)集中的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)為：一是在管理體制上，借鑒所調研的某大型基礎設施建設公司的經(jīng)驗，可以探索建立區(qū)域檔案管理中心，即在上層的總部公司與下層的境外檔案管理機構中間，嵌入一個區(qū)域性的統(tǒng)籌檔案管理層。區(qū)域化的經(jīng)濟發(fā)展趨勢為區(qū)域檔案管理中心的出現(xiàn)提供了可行性，而加強境內與境外檔案管理的雙循環(huán)趨勢則為該中心提供了必要性，可以有效地促進檔案信息在國內與國外的流通與共享，同時切實加強我國對境外檔案管理的監(jiān)管。二是在管理系統(tǒng)上，借鑒所調研的通信服務類民營公司的經(jīng)驗，可以探索嵌入業(yè)務系統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)建設模式。內外循環(huán)不僅表現(xiàn)在管理體制上的疏通，還需要從技術環(huán)境上提供穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)，為實現(xiàn)該目標，推動境外檔案的數(shù)字化成為首要目標。三是在服務供需關系上，需要完成業(yè)務部門與檔案部門的供給側變革，對于集團或者大型企業(yè)而言，法律價值、業(yè)務價值、記錄價值、知識價值這四個方面的布局，會隨著境外主營業(yè)務、所在國家以及資本關系等復雜因素而有所側重。將法律價值作為痛點，將業(yè)務價值視為重點，將記錄價值視為盲點，將知識價值視為增值點[11]，將是加強境外企業(yè)檔案發(fā)展圈的趨勢，尤其是對著法律風險價值的所占比重越高，越說明國際外循環(huán)面臨著更加嚴峻的挑戰(zhàn)，亟須完成境外檔案價值與企業(yè)發(fā)展需求之間的對接與布局。

3.3 建立明確的境外檔案法律風險體系

近年來，愈加嚴苛的境外合規(guī)性審查，將我國境外企業(yè)的文檔審批工作放到了“風口浪尖”上，使我國企業(yè)將面臨更多難以調和的我國與境外法律沖突問題，尤其是面臨著信息披露、底稿審計等方面法律糾紛。2020年8月，美國財政部在其官網(wǎng)發(fā)布美國總統(tǒng)金融市場工作組《關于保護美國投資者防范中國公司重大風險的報告》，其針對包括中國在內的美國公眾公司會計監(jiān)督委員會（Public Company Accounting Oversight Board，PCAOB）無法實施檢查的轄區(qū)，建議對來自這些轄區(qū)的公司提高上市門檻，加強信息披露要求，強化投資風險提示，并要求已在美上市公司最遲于2022年1月1日前滿足PCAOB開展檢查的相關要求。然而，在美上市的中國公司向PCAOB提供審計工作底稿存在一定限制，對于許多中概股，完全遵守《外國公司問責法》是很難的。國家檔案局、中國證監(jiān)會和國家保密局2009年制定的《關于加強在境外發(fā)行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規(guī)定》中明確規(guī)定，在境外發(fā)行證券與上市過程中，提供相關證券服務的證券公司、證券服務機構在境內形成的工作底稿等檔案應當存放在境內。新《證券法》第一百七十七條也明確規(guī)定，境外證券監(jiān)督管理機構不得在中華人民共和國境內直接進行調查取證等活動。未經(jīng)國務院證券監(jiān)督管理機構和國務院有關主管部門同意，任何單位和個人不得擅自向境外提供與證券業(yè)務活動有關的文件和資料。[12]可見，嚴苛的法律監(jiān)管環(huán)境也不可避免地給境外檔案保管帶來了更加多的問題與沖突。

面對這種情況，國家檔案局2018年發(fā)布的《境外檔案管理辦法》提出，“境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全?！盵13]在具體執(zhí)行過程中，如所在國法律規(guī)定與我國法律規(guī)定一致，則貫徹落實雙方法律規(guī)定。如二者存在沖突，則應分析其沖突是可協(xié)調的，還是不可協(xié)調的。具體來說，面對沖突時，可以采取以下兩種思路：（1）在雙方法律規(guī)定存在細節(jié)性沖突時，應遵從所在國法律規(guī)定。（2）在雙方法律規(guī)定存在根本性沖突時，應以遵從所在國法律規(guī)定為原則，通過法律、外交、技術等手段堅決維護我國國家利益和企業(yè)權益。[14]我國企業(yè)在境外的成長與發(fā)展必然要遵守所在國的規(guī)則，即使再追求公平的市場環(huán)境，所在國的法規(guī)也始終是以國家自身的利益優(yōu)先來制定的。面對不利的法律環(huán)境，企業(yè)必須在文檔管理工作上提高法律敏感性，增強文檔風險管理意識，在尊重國家司法主權與我國國家和企業(yè)利益之間通過協(xié)商謀求解決之道，同時也積極做好應對法律審核的文檔證據(jù)保護屏障。通過此次事件也可以看出，我國企業(yè)在境外開展業(yè)務時，必須將文檔管理、信息披露等相關法律納入法務部門的職責，文檔管理的風險已經(jīng)成為涉及我國法律管轄權的重要法律問題，必須予以重視。

3.4 建立全面的境外檔案工作監(jiān)管體制

一般來說，開展境外業(yè)務的都是集團或者大型公司，整個組織的層級機構會比較龐大，尤其是涉及境外子公司之后，組織層級也會增加。此時，境外檔案監(jiān)管工作就是貫徹執(zhí)行總部檔案管理制度與目標的關鍵。從載體形式來看，境外檔案工作可以分為線上虛擬信息與線下實物檔案兩種。為了更有效地實行監(jiān)管，促使集團總部的檔案管理規(guī)章制度真正落地，監(jiān)管可以從線上和線下兩個方面來展開。借鑒某通信服務類民營境外企業(yè)檔案管理的經(jīng)驗，當面對比較多的管理層級時，最好的工具就是IT技術，也就是依靠技術與系統(tǒng)，由此消弭掉冗長的中間組織層。具體來說，一是在線上針對境外電子文件的歸檔工作?？梢酝ㄟ^設計自動化歸檔系統(tǒng)，同時與業(yè)務部門配合，在前端提前制定預期歸檔計劃，并將其嵌入自動化歸檔系統(tǒng)之中，堅持“誰主管，誰負責”的原則，在最后歸檔的環(huán)節(jié)再按照之前的歸檔計劃進行質量核對。這樣一來，就可以從自動化歸檔系統(tǒng)上達成文件歸檔與管理流程的透明化和監(jiān)管的自動化。二是在線下針對境外實物檔案的管理工作。線下實物檔案的監(jiān)管目前是受疫情影響比較大的工作，國內總公司的檔案工作人員無法出國，在相關監(jiān)管體制得以保證的情況下，還可以通過建立智能監(jiān)控系統(tǒng)來實現(xiàn)遠程監(jiān)管。同時，考慮到境外實物檔案管理受所在國經(jīng)濟條件影響很大，因此，可以指定最低要求和期待目標兩種庫房保管評估標準。

當然，系統(tǒng)的使用也需要配合一套清晰明確的責任機制，從總公司負責人到境外子公司最高負責人，再到文檔工作負責人，必須公開將文檔管理職責劃歸到人員崗位職責制度中。在明確了境外子公司業(yè)務總負責人的文檔管理職責之后，可以由其指定檔案管理員，也更方便為檔案工作提供預算資源和人員保障。同時，可以引入評價式考核，如出現(xiàn)與文檔管理相關的風險，更是要向最高負責人追責。此外，面向境外相關業(yè)務人員，進行文檔管理制度與文檔風險意識的宣傳貫徹也很重要，可以減少檔案工作人員與其他業(yè)務人員的溝通成本，極大增強文檔管理工作的協(xié)調性與完成度。

*本文系中國人民大學2019年度拔尖創(chuàng)新人才培育資助計劃階段性研究成果。

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