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        信息化背景下水利部門(mén)檔案管理工作方法的探索

        2021-04-06 04:25:34蘭海燕
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        蘭海燕

        摘 要:為了保證水利工程開(kāi)展的穩(wěn)定、順利,全面提升水利工程質(zhì)量,強(qiáng)化對(duì)水利部門(mén)檔案管理工作的創(chuàng)新非常有必要。基于此,本文對(duì)信息化背景下水利部門(mén)檔案管理工作展開(kāi)了分析,明確了檔案管理工作的重要性,闡述當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題和不足,并在明確成因的基礎(chǔ)上,制定了具有一定可行性的管理辦法,以期相關(guān)人員可以借鑒。

        關(guān)鍵詞:信息化背景下;水利部門(mén);檔案管理;工作方法

        在城市化推動(dòng)進(jìn)程不斷深入的當(dāng)下,我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在逐步擴(kuò)大,建設(shè)水平越來(lái)越高。針對(duì)水利工程建筑而言,主要的作用就是要保證各項(xiàng)水利工程正常運(yùn)行,方便管理。但是,綜合目前水利部門(mén)檔案管理工作現(xiàn)狀分析,還存在很大的局限性,管理問(wèn)題頗多。因此,基于信息化背景下,為了能夠從整體的角度上提升檔案管理效率,水利部門(mén)務(wù)必要加大重視,合理應(yīng)用信息技術(shù),保證檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化目標(biāo)。

        一、信息化背景下水利部門(mén)檔案管理工作開(kāi)展的必要性分析

        在水利工程建設(shè)中,檔案管理是非常重要的組成部分。通常情況下,檔案需要長(zhǎng)時(shí)間的保存和管理。所以,為了保證紙質(zhì)檔案不會(huì)出現(xiàn)潮濕、腐蝕或者火災(zāi)等問(wèn)題,每年都需要投入大量的資金應(yīng)用于檔案的保護(hù)和管理。但是,由于檔案沒(méi)有備份的情況,使得相關(guān)人員在查閱信息時(shí),不得不對(duì)檔案反復(fù)查閱,而這一情況的存在,經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)受損或者遺失的現(xiàn)象,管理人員常常需要為損失的文檔而擔(dān)憂,為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大困難。隨著我國(guó)電子技術(shù)水平的不斷提升,信息技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用和普及,很大程度上為水利部門(mén)檔案管理提供了便利,促進(jìn)了管理水平的

        提高。

        通常,若想健全水利檔案管理,應(yīng)該依照合理且先進(jìn)的管理手段,強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有管理措施的優(yōu)化、革新。同時(shí),側(cè)重對(duì)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制的實(shí)施,能夠促進(jìn)工作效率以及工作質(zhì)量的大幅度提高,對(duì)水利部門(mén)的良好發(fā)展具有很大促進(jìn)意義。然而,結(jié)合目前水利部門(mén)檔案管理效果來(lái)看,即便水利部門(mén)的重視程度越來(lái)越高,但依舊存在很多不足之處,亟待改進(jìn)。故此,在信息化背景下,水利部門(mén)應(yīng)該結(jié)合水利檔案管理的具體需求,在辦公條件允許的情況下,利用合理的方式,制定高效、科學(xué)、合理并且具有較強(qiáng)可行性的規(guī)章機(jī)制,保證水利檔案管理可以在短時(shí)間內(nèi)得以實(shí)現(xiàn),讓水利檔案管理工作的開(kāi)展,能夠做到有章可循,從而在有效規(guī)避檔案管理問(wèn)題的同時(shí),還能從整體的角度上促進(jìn)檔案管理效益的提高。

        二、信息化背景下水利部門(mén)檔案管理現(xiàn)狀分析

        早在1975年,我國(guó)對(duì)水利信息化管理就給予了高度的重視,而隨著2003年《全國(guó)水利信息化規(guī)劃》的出臺(tái),也充分表明水利信息管理工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)了全面化以及標(biāo)準(zhǔn)化。從宏觀的角度上分析,若是想讓水利檔案管理更加完善和健全,應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的管理方法,對(duì)水利檔案展開(kāi)規(guī)范化管理,并依照水利的具體發(fā)展現(xiàn)狀,科學(xué)制定管理制度,保證檔案信息的管理能夠呈現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)的特點(diǎn)。

        同時(shí),在信息化背景下,水利部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作期間,通過(guò)對(duì)管理機(jī)制的嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí),也使得檔案工作具備較強(qiáng)的法律效應(yīng),可以真正意義上做到有法可依,有章可循。在檔案管理中,水利部門(mén)在綜合自身發(fā)展情況的基礎(chǔ)上,強(qiáng)化了業(yè)務(wù)方面的拓展,加大了利用程度。此外,借助信息技術(shù),在進(jìn)行水利檔案管理的時(shí)候,無(wú)論是在硬件方面,還是在軟件層面,都增強(qiáng)了資金的投入力度,促使水利檔案信息科學(xué)化且規(guī)范化,確保水利檔案能夠得到高效整理,并編輯好目錄,再應(yīng)用信息技術(shù),快速、精準(zhǔn)地對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ),實(shí)時(shí)查閱,進(jìn)而不斷促進(jìn)水利部門(mén)檔案利用率的提升。

        三、信息化背景下水利部門(mén)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

        在信息化背景下,水利部門(mén)在實(shí)際的發(fā)展中,在檔案管理方面,雖然管理人員已經(jīng)加大了重視,并有意識(shí)的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念,積極應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案。但是,因?yàn)樗麢n案信息涵蓋的內(nèi)容較多,涉及到了很多的方面。所以,在對(duì)檔案管理工作開(kāi)展期間,經(jīng)常會(huì)受到來(lái)自多方面因素的影響,致使檔案管理越來(lái)越復(fù)雜,問(wèn)題更是逐漸增多,不僅阻礙了檔案管理工作實(shí)效性的提升,也在一定程度上制約了水利部門(mén)的穩(wěn)定、持續(xù)

        發(fā)展。

        1.水利部門(mén)檔案管理工作指導(dǎo)理念相對(duì)落后

        現(xiàn)階段,水利部門(mén)檔案管理人員對(duì)檔案的重視力度不夠,沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性和價(jià)值,也無(wú)法將檔案管理放在信息化背景下整體考量,依舊沿用傳統(tǒng)手工管理的辦法,運(yùn)用以往陳舊的檔案管理指導(dǎo)思想,致使檔案工作質(zhì)量以及效果遲遲得不到提升,滿足不了預(yù)期制定的標(biāo)準(zhǔn)。

        同時(shí),在工程實(shí)際建設(shè)階段,很多工程項(xiàng)目的管理人員以及負(fù)責(zé)人員意識(shí)薄弱,忽視了檔案管理所發(fā)揮的意義和作用,在工作中只側(cè)重關(guān)注水利工程建設(shè)的進(jìn)度、工程質(zhì)量以及工程監(jiān)理等問(wèn)題,而針對(duì)工程資料和檔案的形成、收集、管理,則關(guān)心程度不足。比如,在具體的水利工程建設(shè)和項(xiàng)目運(yùn)行期間,制表人員不依照規(guī)定格式或者要求,認(rèn)真且仔細(xì)的填寫(xiě)表格,經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容缺失、漏項(xiàng)等問(wèn)題,信息的整理十分不規(guī)范。因而,諸多問(wèn)題的存在,都導(dǎo)致水利工程資料在歸檔的時(shí)候,效率較低,效果不明顯,進(jìn)而從根源上造成水利部門(mén)檔案管理工作存在缺陷,問(wèn)題較多,質(zhì)量不高。

        2.水利部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)水平較低

        當(dāng)今社會(huì)下,科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度在逐漸加快的同時(shí),信息技術(shù)的發(fā)展也越來(lái)越好,并廣泛應(yīng)用在了多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中,推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。但是,結(jié)合水利部門(mén)檔案管理工作現(xiàn)狀分析,在信息化建設(shè)層面,存在的問(wèn)題偏多,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

        第一,硬件設(shè)施缺乏。基于信息化背景下,雖然CAD等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)越來(lái)越成熟,水平越來(lái)越高,應(yīng)用更是日益廣泛。水利部門(mén)在發(fā)展過(guò)程中,已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化、數(shù)字化辦公,力求可以全面提升工作效率,滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求。但是,水利部門(mén)在管理檔案期間,相應(yīng)的硬件設(shè)備卻十分缺乏,仍然停留在紙質(zhì)檔案材料的存檔方面,或者對(duì)部分電子文件展開(kāi)單機(jī)管理。從整體的角度上分析,水利檔案管理比較封閉,并沒(méi)有構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放型數(shù)據(jù)庫(kù),不能面向水利部門(mén)提供經(jīng)數(shù)據(jù)對(duì)比、合理分析、綜合統(tǒng)計(jì)等高層次的檔案利用服務(wù),更不能將水利檔案資源中所涵蓋的規(guī)律性知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等充分挖掘出來(lái),從而導(dǎo)致水利檔案管理問(wèn)題不斷增多,嚴(yán)重影響了水利部門(mén)檔案管理工作水平的提高。

        第二,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)具有較強(qiáng)的滯后性。水利部門(mén)在對(duì)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中,不能嚴(yán)格依照具體情況,高效落實(shí)和執(zhí)行檔案管理各類規(guī)章機(jī)制,致使憑借經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作,整體的隨意性非常強(qiáng),表面形式嚴(yán)重,無(wú)法達(dá)到檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化程度,不僅對(duì)水利部門(mén)檔案的利用造成了嚴(yán)重影響,也導(dǎo)致水利管理人員不能精準(zhǔn)掌握到工程建設(shè)的具體現(xiàn)狀,從而加大了水利工程安全調(diào)度的難度,不利于檔案管理工作的有序

        進(jìn)行。

        3.水利部門(mén)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)比較滯后

        通過(guò)對(duì)水利部門(mén)檔案管理工作人員的實(shí)際構(gòu)成分析,在信息化建社層面,存在的問(wèn)題主要可以體現(xiàn)在兩個(gè)方面,具體分析如下:

        第一,部分檔案管理人員的水平以及素質(zhì)偏低。通常情況下,針對(duì)檔案管理工作,水利部門(mén)通常會(huì)安排年齡較大的人員擔(dān)任,或者是不適應(yīng)其他崗位而轉(zhuǎn)到檔案部門(mén)中,甚至有一些檔案管理人員還會(huì)身兼數(shù)職,在工作中非常容易出現(xiàn)檔案管理不齊全、案卷無(wú)序或者混亂等問(wèn)題,從而對(duì)水利部門(mén)檔案管理工作的開(kāi)展造成了嚴(yán)重影響,制約了管理水平的提高。

        第二,部分年輕檔案管理人員在工作中,雖然自身的學(xué)歷非常高,也可以熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)。但是,從工程技術(shù)崗位轉(zhuǎn)到檔案管理部門(mén),因?yàn)椴痪邆鋵I(yè)的檔案知識(shí)。所以,在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候,工作主動(dòng)性不強(qiáng),缺乏主動(dòng)推進(jìn)水利工程檔案信息化的意識(shí),動(dòng)力不足。

        四、信息化背景下水利部門(mén)檔案管理工作方法分析

        1.加強(qiáng)水利部門(mén)檔案管理人員的重視程度

        為了可以不斷提升水利部門(mén)檔案管理水平,在信息化背景下,水利部門(mén)應(yīng)該加大重視。一般而言,影響水利檔案管理信息化建設(shè)的因素有很多,比如,資金不足、管理不到位、管理人員重視程度偏低等。但是,如果從整體的層面分析,管理人員缺乏重視是阻礙檔案管理水平提高的主要成因。

        簡(jiǎn)而言之,水利部門(mén)管理人員是決定檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的主要核心,能夠直接影響檔案管理效率。因而,在今后的工作中,應(yīng)該科學(xué)利用信息技術(shù),明確水利電子政務(wù),切實(shí)落實(shí)檔案信息化建設(shè),讓其與管理工作能夠同時(shí)進(jìn)行。同時(shí),在資金以及人力方面,應(yīng)該加大資金投入力度,定期聽(tīng)取檔案管理匯報(bào)情況,對(duì)水利檔案管理工作的現(xiàn)狀有所了解,提出具體要求,精準(zhǔn)的下達(dá)命令,保證高效且快速的將現(xiàn)存的實(shí)際問(wèn)題解決掉。

        此外,部門(mén)管理人員應(yīng)該加大對(duì)檔案管理交流活動(dòng)的關(guān)注力度,互相學(xué)習(xí)和補(bǔ)充,彌補(bǔ)存在的不足,一同提高和發(fā)展。需要明確的是:在開(kāi)展檔案管理工作期間,應(yīng)該側(cè)重對(duì)每項(xiàng)工作程序的落實(shí),真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,在技術(shù)上加以創(chuàng)新。

        2.加快水利部門(mén)檔案信息化管理進(jìn)程

        在水利部門(mén)檔案管理工作中,檔案信息資源建設(shè)是較為重要的一部分內(nèi)容,同時(shí),也是水利部門(mén)穩(wěn)定發(fā)展的保障??梢哉f(shuō),水利檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性,對(duì)水利工程的有序進(jìn)行非常有益處。

        因此,在信息化背景下,針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展,應(yīng)該在結(jié)合部門(mén)實(shí)際現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,科學(xué)制定具有一定信息化的檔案管理規(guī)范,從戰(zhàn)略的角度加以創(chuàng)新,強(qiáng)化綜合管理力度,強(qiáng)化行業(yè)監(jiān)督,對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的缺陷或者漏洞,客觀指導(dǎo),健全檔案管理機(jī)制,構(gòu)建水文數(shù)據(jù),然后制定歸檔流程。同時(shí),實(shí)現(xiàn)各類信息的高效收集,讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn),有效對(duì)檔案進(jìn)行電子存儲(chǔ)。

        此外,強(qiáng)化檔案管理人員的信息化利用程度,加大對(duì)信息化軟件的使用率,健全水利工程檔案管理目錄,實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查閱,精準(zhǔn)開(kāi)展電子文件歸納工作,熟悉硬件和軟件的應(yīng)用流程,以便檔案信息能夠安全儲(chǔ)存,切實(shí)達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的目標(biāo)。

        3.加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度

        在信息化背景下,水利部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作期間,應(yīng)該側(cè)重對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的增強(qiáng)。一方面,根據(jù)《檔案法》《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)范》等規(guī)章制度,并結(jié)合水利部門(mén)實(shí)際情況,科學(xué)制定檔案管理辦法,建立完善的檔案管理規(guī)范化框架。另一方面,在數(shù)字化檢索、信息錄入等層面,需要積極借鑒其他類型科技檔案的經(jīng)驗(yàn),構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)水利部門(mén)檔案管理收集、整理、管理一體化。

        4.強(qiáng)化對(duì)人才的培養(yǎng)

        管理部門(mén)在對(duì)檔案管理過(guò)程中,信息化建設(shè)固然重要,但人才培養(yǎng)也十分關(guān)鍵。因此,為了可以全面促進(jìn)管理水平的提升,應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,保證人員能夠掌握基本的檔案學(xué)知識(shí),可以熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。同時(shí),組建復(fù)合型人才管理團(tuán)隊(duì),不斷促進(jìn)管理人員檔案管理工作技能的提高。應(yīng)該積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才和科技人才,建立計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍,讓水利部門(mén)的內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)能夠得到全面優(yōu)化,提升檔案管理水平。

        5.信息化水利檔案優(yōu)點(diǎn)

        利用信息化手段進(jìn)行我國(guó)水利工程的檔案管理之后,就使其采集和管理的手段變得多樣化,可以根據(jù)所管理檔案的不同特點(diǎn),如時(shí)間、內(nèi)容、應(yīng)用方向等等來(lái)將我國(guó)水利工程的檔案進(jìn)行分類,并且將分類好的檔案標(biāo)上自己特有的編號(hào),這樣不僅一目了然,而且使日后應(yīng)用查找也變得十分方便,為全面的掌握我國(guó)水利工程檔案管理的詳細(xì)內(nèi)容提供了一個(gè)方便快捷的基礎(chǔ)平臺(tái)和技術(shù)支持,使得我國(guó)水利工程檔案管理能夠更加順利的進(jìn)行。

        五、結(jié)束語(yǔ)

        綜合而言,水利檔案管理工作的高效開(kāi)展,對(duì)水利部門(mén)檔案管理工作效率以及質(zhì)量的提升具有很大促進(jìn)意義。因此,面對(duì)現(xiàn)階段水利部門(mén)檔案管理存在的問(wèn)題和不足,水利部門(mén)應(yīng)該給予高度的關(guān)注,深入剖析分析,了解成因,并在結(jié)合實(shí)際現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,采取科學(xué)的辦法,有針對(duì)性的制定問(wèn)題處理方案,建立完善的檔案管理機(jī)制,認(rèn)真落實(shí)水利工程建設(shè)工作,保證在有效提升水力檔案管理水平的同時(shí),還能為水利部門(mén)的長(zhǎng)久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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        (作者單位:四川省廣安市廣安區(qū)水務(wù)局)

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