馬 娜

（運城護理職業(yè)學(xué)院 山西 運城 044000）

1 引言

電子檔案的出現(xiàn)和普及推動了檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變和管理效率的提升，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更加容易存儲，日后的調(diào)取和查閱也更加方便。高職院校的檔案數(shù)量眾多，管理工作量較大，通過電子檔案的應(yīng)用可以在提高管理質(zhì)量的同時，降低檔案管理的成本，推動高職院校檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2 高職院校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1 有利于檔案管理效率的提升

高職院校的學(xué)生眾多，而每個學(xué)生檔案信息中需要涵蓋其成績、校園活動、教育經(jīng)濟、政治生活等多方面內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的采集整理需要耗費大量的時間，后續(xù)信息查找讀取的難度也比較高。電子檔案可以在相關(guān)軟件的支持下對學(xué)生信息進行科學(xué)的編碼和分類整理，后續(xù)信息查找也更為方便，同時支持在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行信息的查閱，檔案管理的效率和靈活性提高。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效減輕檔案管理人員的工作量[1]。

2.2 為院校學(xué)生管理和人事管理提供可靠的支撐

電子檔案中可以存儲高職院校學(xué)生和教職工的各項信息，從而為日常的人事管理以及學(xué)生管理提供更加準確可靠的數(shù)據(jù)信息支撐。例如在進行教職工和學(xué)生評優(yōu)時，可以利用電子檔案軟件對一定時期內(nèi)的教職工、學(xué)生的各項表現(xiàn)進行查找和對比分析，從而確保評估的準確性和公正性，且在此過程中檔案管理人員的工作量也可以保持在合理的水平。

2.3 提高檔案管理的安全性

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案存儲的安全性更高，通過科學(xué)的信息加密技術(shù)、檔案系統(tǒng)身份驗證以及防火墻等技術(shù)的綜合應(yīng)用，可以有效保障高職院校學(xué)生安全信息的安全性。同時電子檔案管理系統(tǒng)信息泄露追責(zé)可控性和準確性更高，可以確保檔案管理人員工作的責(zé)任感，降低信息泄露的風(fēng)險性。與此同時電子檔案存儲和信息調(diào)取可以擺脫時間和空間的限制，高職院校在檔案管理方面的資金投入可以得到有效的控制。

3 高職院校電子檔案管理策略

3.1 提高對電子檔案的重視程度

對于高職院校而言，檔案管理的成效會直接影響職工人事管理和學(xué)生管理的質(zhì)量。高職院校檔案管理人員必須要加快自身工作理念的轉(zhuǎn)變，提高對于電子檔案的重視程度，結(jié)合電子檔案的特點和管理要求創(chuàng)新和調(diào)整自身工作方法。高職院校的管理人員要進行電子檔案規(guī)范化管理的引導(dǎo)和宣傳，通過完善可靠的管理制度和管理方法，促使一線檔案工作者提高重視，確保高職院校學(xué)生檔案的完整性和管理的有序性，加強檔案審核和日常調(diào)取身份核驗，降低電子檔案與實際情況不匹配的情況。高職院校檔案管理工作人員要真正認可電子檔案，善于利用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)優(yōu)化檔案管理流程降低自身的工作難度，逐步實現(xiàn)電子檔案對紙質(zhì)檔案的取代。與此同時，在實際的檔案管理工作中，要認真對待檔案的錄入和信息的修改、調(diào)取以及刪除等操作，避免人為操作失誤導(dǎo)致的院校人事信息以及學(xué)生檔案信息的錯漏。檔案工作者要及時進行學(xué)生和教職工信息的更新，確保電子檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的完整性、準確性和時效性[2]。

3.2 優(yōu)化電子檔案管理方法

依托于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子檔案需要面對由于技術(shù)限制導(dǎo)致的信息安全問題，為了避免高職院校教職工以及學(xué)生的個人信息的泄露，要落實信息加密和管理人員身份驗證等制度，提高個人信息的保密程度。高職院校要結(jié)合電子檔案的特點制定完善的標準化的檔案管理規(guī)章制度和工作流程，對檔案管理人員的工作進行引導(dǎo)和約束，將檔案管理的成效與相關(guān)崗位的績效掛鉤，同時采取信息泄漏追責(zé)機制，提高高職院校檔案管理人員的工作責(zé)任感和認真程度。此外電子檔案管理人員嚴格按照相關(guān)的規(guī)則要求進行信息的錄入，并定期進行高職院校人員電子檔案信息的更新，通過錯誤信息的刪除、缺失信息的補充以及錯誤信息的更改等操作確保電子檔案信息的真實性。當電子檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時要進行迅速的上報并與技術(shù)人員進行及時溝通，避免自己系統(tǒng)修復(fù)操作失誤造成的信息丟失和泄漏等問題。檔案管理人員要確保信息錄入、查詢以及更新操作的合規(guī)性，對學(xué)生信息進行分類整理，并確保成績、獎懲等信息記錄的真實性。檔案管理人員要給每個學(xué)生建立單獨的文件夾并進行編號排序，提高后續(xù)學(xué)生信息錄入更新以及查詢的效率。當需要調(diào)閱學(xué)生的個人檔案信息時，要嚴格核實其身份，嚴禁將學(xué)生的個人信息透露給無關(guān)人員。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)能力

高職院校電子檔案管理對相關(guān)崗位工作人員的職業(yè)能力提出了更多的要求，檔案管理工作者除了需要具備檔案管理的專業(yè)知識之外還需要具有一定的計算機和軟件系統(tǒng)操作能力，同時要秉持認真負責(zé)的檔案管理工作態(tài)度。在進行高職院校學(xué)生信息的錄入操作時，由于學(xué)生數(shù)量較多，因而檔案管理人員錄入的工作量也比較大，檔案管理人員要確保工作的嚴謹性，避免數(shù)據(jù)信息的差錯。此外，檔案管理人員要清楚了解學(xué)生和教職工檔案文件的編碼規(guī)則，提高信息調(diào)取的效率。在實際的電子檔案管理工作中，要積極采用效率更高的新管理手段和方法。高職院校電子檔案管理工作涉及的領(lǐng)域眾多，檔案管理人員在上崗前必須要經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)。高職院校要確保檔案管理崗位人員安排的合理性，同時為在崗人員提供必要的培訓(xùn)指導(dǎo)和進修機會，提高本校檔案管理工作者的綜合能力。檔案管理工作者可以通過與其他院校同崗位工作人員的交流溝通以及日常的學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化高職院校電子檔案管理模式和管理方法，促進方案管理工作效率、工作質(zhì)量和規(guī)范性的全面提高。

3.4 加強電子檔案管理設(shè)備和技術(shù)的優(yōu)化

電子檔案管理的質(zhì)量會受到檔案存儲設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫管理軟件直接影響，因而高職院校要加強硬件設(shè)備和軟件的優(yōu)化更新，為更加高效的電子檔案管理工作提供必要的保障，避免設(shè)備故障或軟件漏洞導(dǎo)致的管理問題。高職院校的技術(shù)人員要定期對檔案室內(nèi)的計算機設(shè)備進行維護，做好硬件設(shè)備的故障排查和環(huán)境安全隱患的處理。此外，要加強電子檔案信息的安全管理，通過防火墻、加密技術(shù)以及殺毒軟件等保障高職院校電子檔案的信息安全性，降低電子檔案管理系統(tǒng)被入侵的可能性。信息技術(shù)人員要注重電子檔案管理系統(tǒng)漏洞的排查，對于發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷要進行及時的修復(fù)，有效防范信息安全風(fēng)險，并結(jié)合高職院校的檔案管理實際需求定期對管理軟件進行更新。對于老舊的電子檔案存儲設(shè)備要進行及時的淘汰，確保電子檔案設(shè)備操作的流暢性和可靠性[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，電子檔案對于高職院校檔案管理工作具有積極的促進作用，高職院校要加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，結(jié)合電子檔案的特點對檔案管理模式和管理方法進行改進和優(yōu)化，同時要注重硬件設(shè)備和電子檔案管理軟件的日常維護，檔案管理人員也要不斷提高自身的檔案管理專業(yè)能力和計算機應(yīng)用水平，促進電子檔案高效、省時、便捷等優(yōu)勢的發(fā)揮。