李海寧

（棗莊市薛城區(qū)檔案館，山東 棗莊 277000）

文書檔案整理是確保檔案完整性的重要途徑，為檔案的保存和查詢提供了便利的行動(dòng)指南，對于事業(yè)單位已經(jīng)發(fā)布的各種指令，不管是口頭表達(dá)還是書面表述，將這些重要文書進(jìn)行整理，分門別類統(tǒng)計(jì)規(guī)劃，是一項(xiàng)為行政單位未來工作打下基礎(chǔ)的關(guān)鍵工作。

一、文書檔案整理的概念

對于事業(yè)單位或很多企業(yè)而言，內(nèi)部頒發(fā)并需要下級執(zhí)行的命令、任務(wù)，通常以文書的形式出現(xiàn)，是行政部門日常工作的直接記錄者，能夠直觀反映事業(yè)單位近期的工作重點(diǎn)。隨著信息存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，工作人員開始轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案整理方式，將紙質(zhì)版的文書文件再以電子版形式存入計(jì)算機(jī)，建立專屬的信息數(shù)據(jù)庫，既能夠減少文件存儲(chǔ)的空間，也能夠方便后續(xù)信息采集、歸納和查找工作的順利進(jìn)行。在人員工作分配上能夠省時(shí)省力，大幅提升工作效能，同時(shí)對單位的整體管理和運(yùn)行呈現(xiàn)事半功倍的效果[1]。

二、現(xiàn)存檔案整理工作中存在的問題

1.事業(yè)單位對文書檔案的管理工作重視不夠

很多事業(yè)單位還沒有完全意識到文書檔案對于企業(yè)的重大作用，因此在檔案整理工作進(jìn)行時(shí)不會(huì)積極配合，導(dǎo)致工作進(jìn)程推進(jìn)十分緩慢，也不能發(fā)揮出檔案對企業(yè)提升效能的價(jià)值。很多企業(yè)追求高產(chǎn)量、高收益，沒有對行業(yè)的未來做長遠(yuǎn)打算，總是在工作中一個(gè)接一個(gè)地發(fā)布各種文書來盲目追求實(shí)時(shí)工作的進(jìn)程，卻忽視了這些文書的整理工作。因此，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變這種片面的思維方式，對檔案整理投入一定的人力、物力和財(cái)力[2]。

2.相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

一般檔案整理工作要求工作人員具備基本的信息識別、篩選能力，也能夠?qū)νw系、同類別的文書進(jìn)行歸納，因此要重視專業(yè)的管理人才的引進(jìn)，只有為企業(yè)引進(jìn)更多的人才，提高整體員工的專業(yè)素養(yǎng)和受教育水平，才能使每個(gè)人的文書整理意識根深蒂固，發(fā)展眼光更加長遠(yuǎn)，很大程度上增加了企業(yè)工作效率和能力水平。

三、文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

1.有助于行政單位的檔案建設(shè)

現(xiàn)代企業(yè)隨著社會(huì)的發(fā)展，逐漸面臨多元化、海量信息接踵而至的社會(huì)環(huán)境，在這種大環(huán)境下，企業(yè)必須建立成熟的信息管理系統(tǒng)尤其是文書檔案整理系統(tǒng)，只有檔案體系完善，才能提高人員的管理，從而幫助企業(yè)整體進(jìn)步。工作人員在整理檔案的同時(shí)可以建立虛擬數(shù)據(jù)和紙質(zhì)實(shí)體兩種不同卻等效的檔案管理體系，兩者互為彼此信息的完整性的保障。兩者數(shù)據(jù)信息和歸納方式要保持同步，可以由檔案管理人員對檔案進(jìn)行編號、標(biāo)記等，使檔案存放更加具有條理性和邏輯性，為后續(xù)的校驗(yàn)工作提供便利[3]。

2.有助于發(fā)現(xiàn)信息缺失

由于文書檔案隨著時(shí)間和工作進(jìn)程的推進(jìn)而隨機(jī)發(fā)布，通常都是比較零碎的關(guān)聯(lián)文件，一般會(huì)根據(jù)具體工作情況頒發(fā)有用的文書文件，對員工的工作進(jìn)度起到督促和調(diào)整的作用，因此，由于文書的零散性，往往在整理文件時(shí)會(huì)造成信息缺失或文書遺漏等問題的出現(xiàn)。如果在文書發(fā)布的同時(shí)對其進(jìn)行備份并保存，則能夠保證檔案的完整性，在進(jìn)行文書檔案整理就能實(shí)時(shí)監(jiān)督人物的完成效率和員工的工作質(zhì)量，同時(shí)檔案整理也要養(yǎng)成電腦外設(shè)備留底的好習(xí)慣，避免由于電腦損壞造成的信息遺失，產(chǎn)生不利后果[4]。

3.有助于管理工作的進(jìn)行

文書檔案的管理工作并不僅僅是對文件的簡單分類，任何有效的管理手段都離不開先進(jìn)的管理理念，檔案管理追求的是一個(gè)過程，而不僅僅是一個(gè)結(jié)果，在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段的同時(shí)也要制定與新型技術(shù)手段相匹配的管理體系。首先，是對文書檔案的管理。采取線上線下雙重管理機(jī)制，若通過企業(yè)內(nèi)部的線上監(jiān)管平臺(tái)發(fā)現(xiàn)某一文書中的指令任務(wù)完成狀況不佳，可以及時(shí)通知線下相關(guān)負(fù)責(zé)人員采取補(bǔ)救手段，向相關(guān)負(fù)責(zé)人核實(shí)信息，也能及時(shí)通知線上工作人員進(jìn)行信息記錄，使檔案管理工作有序進(jìn)行。其次，是對工作人員的管理。工作人員是企業(yè)工作效能發(fā)展能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵，因此管理好每一個(gè)人不僅包括如何分配崗位、調(diào)整作息還包括如何發(fā)揮每個(gè)人的最大潛能以及完美的配合。在對工作人員進(jìn)行管理的同時(shí)，還要向他們傳授新的工作理念，轉(zhuǎn)變工作方式，有利于促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，文書檔案自身蘊(yùn)藏的價(jià)值有待更多有心人士和事業(yè)單位去挖掘，但整理文書檔案這項(xiàng)任務(wù)的關(guān)鍵性是不容置疑的。文書檔案的整理工作和企業(yè)的管理工作密不可分，在檔案整理工作中，工作人員既要學(xué)會(huì)使用更多信息整理技能，熟練掌握多種存檔技巧，保證文書檔案的完整程度，也要看到在工作中時(shí)時(shí)出現(xiàn)的不足之處，加以改進(jìn)，爭取做到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和效能化發(fā)展。