杜蔚明

（武漢工程大學，湖北 武漢 430205）

高校的檔案較為復雜，其格式、內容、體系等都存在較大的差距，想要將這些檔案有條理地整理到一起，是一項非常龐大的工作。所以，一直以來高校檔案管理工作都呈現(xiàn)出了管理效率低下，檔案難以得到有效利用等現(xiàn)象。信息集成化的出現(xiàn)，則能夠使復雜的檔案有條理的存儲到不同的模塊，這無疑能夠極大程度提升檔案管理效率。故此，在對高校檔案進行管理時，高校就應該積極采用信息集成技術。

一、信息集成化視角下高校檔案管理中存在的問題

1.缺乏集成化觀念

檔案管理是高校非常重要的組成部分，能夠為其他部門的工作提供支撐。故此，檔案管理部門就應該與其他各個部門做好溝通工作，并根據(jù)其他部門的需求，對檔案進行歸類以及管理。然而，當前部分高校的檔案管理工作卻缺乏集成化觀念，即檔案管理部門并未從檔案使用者的角度對檔案進行管理。這就導致檔案管理失去了其本來的價值，難以為其他部門服務，提升其他部門的工作效率[1]。

2.檔案存在同步問題

網(wǎng)絡檔案并不是憑空捏造的，而是由實物檔案轉化而來的。檔案管理部門無法自己去搜集檔案，他們只能將不同部門所提供的檔案進行整理、電子化。然而，當前的檔案管理中卻存在信息不同步的現(xiàn)象，其主要表現(xiàn)在兩個方面。其一，各個部門移交實物檔案不及時，導致檔案管理部門的檔案不完善；其二，受人手、設備等因素的影響，檔案部門收到實物檔案后，并未將其及時轉化為電子檔案。這就導致高校的電子檔案存在信息不完善、不準確等現(xiàn)象，直接影響其他部門的使用。

3.數(shù)字化應用不足

雖然將信息集成化運用于檔案管理中，已經(jīng)成了時代發(fā)展的必然趨勢，但是部分高校的數(shù)字化還存在嚴重不足。其主要原因為高校的基礎設施建設不足，以及檔案管理人員能力有限。基礎設施是數(shù)字化應用的根本保障，沒有信息設備作為根基，那么管理人員就無法將實物檔案轉化為數(shù)字化檔案，此外基礎設施建設落后，也會導致信息導出困難、錄入的信息會出現(xiàn)缺失等現(xiàn)象。檔案管理人員的能力，會直接影響檔案數(shù)字化建設水平。高校的檔案管理部門由來已久，部分管理人員雖然管理經(jīng)驗豐富，但是對數(shù)字化并不了解，這就導致他們不知道應該將數(shù)字化應用于檔案管理中，直接使得高校檔案數(shù)字化推進困難。

二、信息集成化視角下的高校檔案管理新路徑

1.更新管理理念，實現(xiàn)信息集成化

想要改革原有的檔案管理模式，讓系統(tǒng)化、集成化等管理思維運用到高校檔案管理中，那么高校的領導就需要更新管理理念，做好宏觀調控，只有這樣，各個部門才會及時將所收錄的檔案，提供給檔案部門進行管理，而檔案部門所管理的檔案也能更加完善。此外，在對檔案進行管理時，檔案部門也需要認識到部門的服務功能，并以檔案使用者的需求為導向，規(guī)劃檔案管理的方式和內容。只有這樣，高校的檔案管理才能更具有目的性與針對性，從而更好地為檔案使用者服務。當然，隨著高校生源的不斷變化，高校檔案管理的服務方向以及內容也在不斷變化，為此，檔案管理人員，就需要及時做好決策，對檔案管理進行整改，以使其與高校的教學管理等工作的發(fā)展方向一致[2]。

2.加強部門溝通，實現(xiàn)信息同步化

檔案部門是為其他各個職能部門服務的，其所構建的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，也主要是供其他部門查閱資料的。當前，部分高校的檔案管理部門與其他部門卻存在數(shù)據(jù)格式與標準體系存在差異性等問題，這就使得檔案管理部門與其他部門所用的管理系統(tǒng)無法兼容，從而直接導致檔案無法得到有效應用。為此，檔案管理人員就應該從系統(tǒng)兼容的角度出發(fā)，通過不斷提升的自身技術水平，實現(xiàn)各個部門的數(shù)據(jù)格式與標準體系的統(tǒng)一，如此，方能使檔案使用者更好地使用檔案信息。此外，在實際檔案管理中，檔案管理人員也需要不斷學習新的技術，如神經(jīng)網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)等，如此，檔案管理人員才能構建新型的網(wǎng)絡管理模式，使傳統(tǒng)檔案與虛擬檔案整合到一起，以使網(wǎng)絡管理與時代發(fā)展的步伐相一致，從而提升資源共享效率，為高校的未來發(fā)展提升有力支撐。

3.完善基礎設施，實現(xiàn)檔案數(shù)字化

一直以來檔案管理在高校都是一項無關緊要的工作，故此，檔案的價值無法體現(xiàn)，而檔案管理人員也存在技術不足等問題。在信息集成化視角下對檔案管理工作進行改革，首先，高校需要為檔案管理部門招聘具備信息技術、數(shù)字技術等的新型人才，以為信息集成化的建設奠定基礎。其次，高校也需要注重完善基礎設施。俗話說，工欲善其事，必先利其器，只有為檔案管理部門配備先進的設備，實物檔案才能被工作人員轉化為數(shù)字檔案，從而促使檔案管理健康發(fā)展下去。最后，檔案管理人員就需要完善檔案部門的服務功能，在系統(tǒng)中添加檢索、搜索檔案的目的等選項，如此，檔案使用者就能快速找到自己所需要的檔案，從而高質量完成所負責的工作。此外，在新時期，檔案管理部門也不能局限發(fā)展的步伐，而是應該對其職能進行擴展。

結語

綜上所述，對高校檔案管理工作進行改革，是高校發(fā)展的必然趨勢，為此，高校就需要立足信息集成化視角下，積極分析高校檔案管理存在的問題，并據(jù)此從更新管理理念、加強部門溝通以及完善基礎設施等方面進行教學改革。如此，高校檔案管理工作才能真正實現(xiàn)信息集成化，從而更好地為檔案使用者服務，提升高校人才培養(yǎng)水平。