張美英

（泉州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，福建 泉州 362000）

檔案材料屬于高校非常重要的核心資源，其中客觀準(zhǔn)確記錄了高校的發(fā)展歷程，同時(shí)也記錄了廣大師生在學(xué)習(xí)、教育、科研等方面的活動(dòng)信息，囊括了廣大師生在高校學(xué)習(xí)與工作中方方面面的信息，表現(xiàn)出非常重要的研究和開(kāi)發(fā)價(jià)值。高校檔案管理必須要對(duì)這些珍貴材料進(jìn)行科學(xué)有效的管理，確保標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、有序地進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔和開(kāi)發(fā)利用[1]。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，過(guò)去的檔案管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)階段高校教育發(fā)展的實(shí)際需要，在這樣一個(gè)信息資源共享的環(huán)境下，高校檔案管理工作也必須要充分結(jié)合實(shí)際情況，應(yīng)用信息資源共享模式，確保高校檔案價(jià)值得以真正發(fā)揮。

一、什么是信息資源共享

所謂信息資源共享即是在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代下，信息逐漸演變?yōu)閷?shí)際生活和工作中非常重要的組成部分，抑或是其融入于我們生活與工作的各個(gè)層面[2]。對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的建設(shè)發(fā)展而言，現(xiàn)代科技的日新月異，在很大程度上拓展了信息獲取渠道，信息傳輸與交流變得更加頻繁，這即是信息資源共享的概念。將各類信息予以整合，確保信息的有序傳輸，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的普及，在現(xiàn)代人知識(shí)水平日益提升的基礎(chǔ)上，幫助我們更為深入地了解和掌握社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展現(xiàn)狀。信息時(shí)代的來(lái)臨和信息資源共享真正實(shí)現(xiàn)了不出門而知天下事。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

1.高校信息資源共享認(rèn)識(shí)不夠

即便近年來(lái)社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)代科技的更新在很大程度上改變了各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域傳統(tǒng)的發(fā)展模式，信息時(shí)代下信息資源共享程度日益提升[3]。然而并非所有人都能夠清醒地認(rèn)識(shí)到信息資源共享的重要意義，也并非國(guó)內(nèi)所有高校的管理者都能夠了解信息資源共享對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的積極作用，抑或是很多檔案管理人員并沒(méi)有真正主動(dòng)去學(xué)習(xí)和了解什么是信息資源共享及其對(duì)自身工作能夠帶來(lái)的顛覆性革命。對(duì)于不同的高校而言，也許因?yàn)榈胤缴鐣?huì)經(jīng)濟(jì)水平的差異，或是檔案管理人員自身思想理念和知識(shí)認(rèn)知的差異，依舊還有部分高校并未真正重視信息資源共享，如此一來(lái)，便只會(huì)造成一種結(jié)果的出現(xiàn)，即信息資源共享程度無(wú)法滿足高校檔案管理工作的實(shí)際需求，制約了高校檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展[4]。

2.服務(wù)模式單一

高校檔案材料包含的內(nèi)容關(guān)系到廣大師生、學(xué)校合作企業(yè)以及其他科研人員等各類對(duì)象，因此檔案管理工作必須要致力于為這些目標(biāo)帶來(lái)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。但從現(xiàn)階段的實(shí)際情況而言，高校檔案管理服務(wù)的目標(biāo)僅僅局限在學(xué)校管理層，廣大師生很少有能夠調(diào)取查閱檔案的權(quán)利，而對(duì)于其他群體則更為少有。這一問(wèn)題的存在會(huì)帶來(lái)兩個(gè)方面的影響：一方面是因?yàn)檫^(guò)去陳舊檔案管理模式的束縛，檔案材料常常被當(dāng)成是管理工具，其服務(wù)性難以真正發(fā)揮，造成很多高校檔案管理人員并未樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)；另一方面是檔案管理工作過(guò)程中存在缺陷和問(wèn)題，檔案管理制度不完善，檔案管理模式無(wú)法得以及時(shí)更新。

3.信息化建設(shè)獨(dú)立進(jìn)行

近年來(lái)，越來(lái)越多的高校逐漸意識(shí)到信息化建設(shè)工作對(duì)檔案管理的積極作用，同時(shí)也從不同角度推動(dòng)檔案管理信息化。因?yàn)椴煌咝Ｏ嗷ヌ幱讵?dú)立位置，所以不同高校在著手推進(jìn)檔案管理信息化的過(guò)程中都是獨(dú)立開(kāi)展，不管是硬件或是軟件方面并未有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。即便部分高校已經(jīng)了解到信息資源共享的意義，但因?yàn)闄n案管理模式單一化和相關(guān)制度規(guī)定的束縛，檔案信息資源共享的管理模式并未得以落實(shí)，不同高校之間沒(méi)有進(jìn)行充分有效的溝通與合作，也難以真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

人才屬于一切工作科學(xué)高效開(kāi)展的重要保障，檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)在很大程度上影響到高校檔案管理水平的提升?，F(xiàn)階段很多高校的檔案管理人員都屬于行政崗兼職，其專業(yè)水平不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)單一化。另外很多檔案管理工作者對(duì)信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備不熟悉，沒(méi)有樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，已經(jīng)較難適應(yīng)現(xiàn)階段高校檔案管理的實(shí)際需要。少數(shù)檔案管理人員思想還停留在傳統(tǒng)觀念上，覺(jué)得自己的工作單純是對(duì)檔案材料進(jìn)行保管，不具備較強(qiáng)的責(zé)任心，檔案材料破損或者丟失的問(wèn)題頻頻出現(xiàn)，在很大程度上制約了高校檔案工作科學(xué)化水平的提升。

三、基于信息資源共享高校檔案管理路徑

1.對(duì)信息資源共享加以重視

近年來(lái)信息技術(shù)的發(fā)展與普及為高校檔案信息資源貢獻(xiàn)帶來(lái)了充分的技術(shù)支撐，為高校推進(jìn)落實(shí)信息化建設(shè)工作提供了堅(jiān)實(shí)保障。所以在新時(shí)期新形勢(shì)下，高校管理層必須要從思想上引起更多的關(guān)注與重視，真正認(rèn)識(shí)到高校檔案信息資源共享模式的積極作用和重要意義，努力在學(xué)校內(nèi)部營(yíng)造出良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步提升對(duì)檔案信息資源共享工作的投入，真正利用好高校能夠利用的相應(yīng)資源，來(lái)確保檔案信息資源共享建設(shè)的貫徹落實(shí)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)要求檔案管理工作人員積極開(kāi)展好紙質(zhì)檔案的維護(hù)保管，推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息資源共享打好基礎(chǔ)。

2.完善管理制度

對(duì)于任何一項(xiàng)工作而言，完善的制度尤為關(guān)鍵，對(duì)于檔案管理工作也是如此。為了順利地共享檔案資源，首當(dāng)其沖的便是在打造信息化檔案管理的前提下，加快建立健全檔案資源共享工作機(jī)制。立足于實(shí)際，高校檔案管理工作關(guān)系到的相關(guān)部門依舊處在獨(dú)立工作的狀態(tài)，信息共享程度有待提升，對(duì)此各個(gè)高?？梢越柚谛畔④浖?lái)實(shí)現(xiàn)不同密級(jí)檔案信息的有效傳輸，共同商議統(tǒng)一的檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)工作。比如說(shuō)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等。

3.構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)中心

在信息資源共享模式之下，高校必須要盡快打造一個(gè)現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺(tái)，盡可能帶來(lái)更加豐富的檔案服務(wù)。第一，應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同用戶的具體服務(wù)需求來(lái)推進(jìn)檔案信息資源共享。對(duì)于高校廣大師生、科研工作者來(lái)說(shuō)，其實(shí)際需求存在較大差異，因此應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同服務(wù)對(duì)象來(lái)提供有針對(duì)性的服務(wù)，為其開(kāi)放各個(gè)等級(jí)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；第二，必須要推進(jìn)落實(shí)檔案資源分級(jí)機(jī)制，避免盲目對(duì)所有檔案信息予以開(kāi)放，應(yīng)當(dāng)對(duì)涉及高校機(jī)密或者重大科研成果設(shè)置更高等級(jí)的權(quán)限；第三，應(yīng)當(dāng)設(shè)置用戶反饋機(jī)制，把整個(gè)反饋模塊詳細(xì)劃分為如下幾類：1.用戶意見(jiàn)箱。用戶提出的意見(jiàn)可以幫助運(yùn)維人員進(jìn)一步完善和更新檔案信息管理平臺(tái)；2檔案資源利用需求統(tǒng)計(jì)表?？梢愿鶕?jù)用戶記錄來(lái)對(duì)其需要的檔案信息予以分類整理，從而推薦更具有針對(duì)性的服務(wù)。

4.全面引入數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)在高校檔案管理工作中的運(yùn)用，是推進(jìn)落實(shí)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)。因此高校必須要根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式予以優(yōu)化創(chuàng)新。簡(jiǎn)言之即是對(duì)檔案管理涉及的軟硬件實(shí)施更新，唯有為檔案管理工作提供一個(gè)更加良好的工作環(huán)境，才可以確保相關(guān)工作的有序開(kāi)展。另外高校方面需要靈活運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)來(lái)打造一個(gè)全面支持信息資源共享的管理平臺(tái)，借助于平臺(tái)支持的在線查詢、留言等功能，能夠?yàn)閺V大用戶帶來(lái)更為便捷高效的檔案服務(wù)。

5.提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)

對(duì)高校檔案管理活動(dòng)來(lái)說(shuō)，檔案工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)能力在很大程度上關(guān)系到檔案信息資源共享工作是否能夠真正達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。因此高效必須要始終遵循以人為本的理念，積極推進(jìn)檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展。首先可以定期組織開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理者積極參與其中，促進(jìn)其專業(yè)水平的不斷提升，幫助他們牢固理論知識(shí)，增強(qiáng)實(shí)踐能力；其次應(yīng)當(dāng)制定完善考核機(jī)制，職稱評(píng)聘制度，充分激勵(lì)和調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，打造一支更加專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息資源共享在今天這樣一個(gè)信息時(shí)代已經(jīng)成了必然趨勢(shì)，對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，推進(jìn)檔案信息資源共享也是客觀要求。所以我們必須要真正從思想認(rèn)識(shí)上重視這一問(wèn)題，推進(jìn)落實(shí)檔案信息資源共享，借助于科學(xué)策略不斷挖掘高校檔案的價(jià)值與作用，努力提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力，積極構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，確保高校檔案管理能夠朝著更加智能化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向邁進(jìn)。