葉華英

（湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院畜牧獸醫(yī)研究所，湖北 武漢 430064）

現(xiàn)階段，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，電子信息技術(shù)廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)。在此形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)積極引入信息化的管理技術(shù)，既能有效促進(jìn)和推動(dòng)事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率提升，同時(shí)也體現(xiàn)了事業(yè)單位的先進(jìn)管理水平。而有效應(yīng)用和實(shí)施電子檔案管理技術(shù)，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效途徑之一。所以，積極研究事業(yè)單位電子檔案管理意義極為重大，同時(shí)也符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的要求。

一、完善電子檔案收集歸檔工作制度

為了實(shí)現(xiàn)高效率工作，完善的制度是重要前提[1]。電子檔案收集歸檔工作方面，制度建設(shè)屬于關(guān)鍵內(nèi)容，因此為了確保檔案管理工作能夠有序地進(jìn)行，需要根據(jù)檔案管理需求對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行健全。同時(shí)，在具體工作方面，應(yīng)全面落實(shí)相應(yīng)法律程序，確保檔案工作的制度性。在建立健全制度時(shí)，囊括的環(huán)節(jié)較多。

第一，要整理和鑒別原有的制度，保留其中合理的部分，剔除不合理的部分，結(jié)合電子檔案收集相關(guān)制度落實(shí)各項(xiàng)工作，確保檔案信息質(zhì)量。第二，健全檔案轉(zhuǎn)遞與等級(jí)工作。對(duì)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)，通常包含許多的步驟，為了確保正常開展轉(zhuǎn)遞工作，務(wù)必要密封處理檔案，并如實(shí)登記。然后開展檔案轉(zhuǎn)遞工作，順利接收檔案之后開展核查蓋章，并回執(zhí)寄送給原單位。第三，健全審核制度。通常來說，在收集材料時(shí)便開展了審核工作。因此，健全檔案資料審核制度時(shí)，要嚴(yán)格審查材料中的內(nèi)容，對(duì)手續(xù)的審核質(zhì)量以及手續(xù)完備性進(jìn)行審查。

二、加大檔案管理方面的硬件建設(shè)力度

在電子檔案管理中，硬件建設(shè)是重要基礎(chǔ)，其為電子檔案工作的穩(wěn)定開展提供了重要保障。隨著電子科技發(fā)展速度的不斷加快，電子檔案管理得到了迅速發(fā)展，各單位應(yīng)針對(duì)檔案管理加大設(shè)施建設(shè)力度。首先，對(duì)安全性高、性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟的系統(tǒng)與軟件進(jìn)行配置，嚴(yán)禁使用有安全隱患、未知的、盜版的軟件。注重網(wǎng)站安全防護(hù)，在固定的時(shí)間維護(hù)、升級(jí)和殺毒。相關(guān)部門之間可以加大合作力度，研發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)各部門檔案管理相關(guān)工作。同時(shí)，集中管理和上傳，這促進(jìn)了檔案信息流通性和檔案利用率顯著提升，將電子檔案管理便捷、高效的優(yōu)勢(shì)最大化發(fā)揮了出來。

三、提高安全管理水平

事業(yè)單位在日常工作的過程中，需給予電子檔案信息庫安全管理更多的關(guān)注，確保檔案信息的保密性。事業(yè)單位檔案具有豐富的內(nèi)容，其直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展，只要信息發(fā)生泄露，后果極其嚴(yán)重[2]。因此，有關(guān)人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理工作，安全存儲(chǔ)與運(yùn)用各類電子檔案信息。同時(shí)，事業(yè)單位需要積極增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高電子檔案信息庫抵御各類風(fēng)險(xiǎn)的能力，防止其受到病毒或網(wǎng)絡(luò)黑客的破壞。比如，事業(yè)單位可強(qiáng)化電子檔案信息庫網(wǎng)絡(luò)安全配置。借助對(duì)多重防火墻進(jìn)行設(shè)置，阻擋可能對(duì)檔案信息安全造成危害的因素，確保事業(yè)單位電子檔案信息存儲(chǔ)和使用安全，以便于更加高效地開展檔案管理工作。并且，有關(guān)人員應(yīng)構(gòu)建信息傳遞追蹤管理機(jī)制，合理保存對(duì)電子檔案信息庫進(jìn)行查閱、訪問、傳遞、調(diào)用的相關(guān)記錄，若出現(xiàn)檔案信息泄露的狀況，便可以立足于這些記錄追究責(zé)任，最大化降低損失。有關(guān)人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息予以篩查，同時(shí)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，確保其始終保持良好狀態(tài)，有效保護(hù)電子檔案信息。

四、提高管理者綜合能力

一些事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的專業(yè)能力，不重視電子檔案的管理工作。一些單位覺得電子檔案管理并不是重要工作，因此在實(shí)際工作中很容易忽視其重要性，不認(rèn)真對(duì)待，造成檔案管理工作效果差強(qiáng)人意。對(duì)此，單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，立足于現(xiàn)實(shí)，不斷提高檔案管理人員工作能力，如此才可以確保電子檔案管理工作的全面落實(shí)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)的過程中，可以借助諸多渠道促進(jìn)其工作水平提高[3]。因?yàn)闄n案管理工作的實(shí)施需要相關(guān)人員具備過硬的素質(zhì)，因此事業(yè)單位對(duì)檔案管理人才予以引進(jìn)時(shí)，需要挑選工作經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)豐富，管理能力較強(qiáng)的人員，如此，才可以提高內(nèi)部檔案管理水平。對(duì)于事業(yè)單位現(xiàn)存檔案管理人才而言，可以向電子檔案管理專家發(fā)出邀請(qǐng)，讓其到單位中培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，使之能夠正確運(yùn)用各類信息化技術(shù)，開展電子檔案管理工作。此外，還可以加大資金投入力度，吸引更多管理人才，完善人才結(jié)構(gòu)，全面提高電子檔案管理水平。

結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位要積極創(chuàng)新檔案管理工作，首先應(yīng)借助現(xiàn)代化管理理念為指導(dǎo)，第一時(shí)間革新檔案管理手段、方法和方式。事業(yè)單位檔案信息管理，對(duì)單位本身以及國(guó)家而言均發(fā)揮著極為重要的作用。電子檔案的管理可以確保事業(yè)單位各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)開展的高效性。所以，事業(yè)單位應(yīng)完善電子檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)提高，確保電子檔案更加安全，彰顯電子檔案的管理優(yōu)勢(shì)，為有效開展事業(yè)單位工作提供保障。