孫 康

（山東省菏澤市教育招生考試院，山東 菏澤 274000）

引言

文件是管理教育考試的重要憑證。考試對于考生來說是非常重要的，考試文件在考試中以及考試后都有著非常重要的作用。此外，教育考試檔案是行政部門的責任，接受考生和相關管理人員的檢查?，F(xiàn)如今，教育考試檔案管理的價值越來越受到重視。運用科學的管理方法對相關人員進行管理，使檔案信息發(fā)揮應有的價值。

一、做好教育考試機構檔案工作的重要意義

1.做好檔案工作是對招生考試事業(yè)負責

檔案工作的一項重要價值是實現(xiàn)工作成果的再利用，下一年的工作如何在閉合的卷宗中體現(xiàn)出來，檔案可以有效地記錄工作活動和流程，幫助我們及時總結改進，提升工作品質(zhì)，提高工作效率，減少工作失誤，實現(xiàn)“規(guī)范創(chuàng)新，再規(guī)范，再創(chuàng)新”[1]。考試命制、考務組織、招生錄取等占據(jù)了全年工作的絕大部分，常規(guī)工作要及時建檔，將常規(guī)工作及時建檔立卷保存，并對出現(xiàn)的問題進行分析研究、總結經(jīng)驗，提高工作效率，從而更好地指導來年的實踐工作，使干部職工把更多的精力和時間投入到創(chuàng)新工作的思考和實踐中，促進招考事業(yè)高質(zhì)高效發(fā)展。

2.做好檔案工作是對社會服務對象負責

招生考試工作離不開對檔案的作用，教育考試機構作為面向社會提供招考服務的職能部門，職能是相對固定的，承擔著大量與群眾生產(chǎn)生活密切相關的社會服務任務。例如，高校招生考試錄取檔案是考生合法入學的唯一的紙質(zhì)憑證，自考生考籍檔案為考生的學業(yè)水平評定提供了重要依據(jù)，直接關系到每位考生的切身利益。學?？荚嚈C構一定要以對社會服務對象負責的態(tài)度充分意識到檔案工作的重要性，為考生和家長提供更好的服務。

二、目前教育考試機構檔案管理存在的問題

1.檔案數(shù)據(jù)管理意識較薄弱

當前教育考試機構的數(shù)據(jù)管理實踐中，存在著數(shù)據(jù)基礎薄弱、數(shù)據(jù)應用不深入、數(shù)據(jù)價值難以評估等問題，阻礙了數(shù)據(jù)融合與共享，限制了作為基礎性戰(zhàn)略資源的價值實現(xiàn)，教育考試機構的數(shù)據(jù)管理工作還任重而道遠[2]。實際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運用現(xiàn)代信息技術的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡單的資料和傳遞文本的工作。教育測驗機構檔案數(shù)據(jù)管理意識較弱體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)管理意識尚未形成、忽視檔案在新的管理階段的特點、忽視檔案數(shù)據(jù)在新的管理階段中的特點和對檔案數(shù)據(jù)的價值重視程度不夠等問題，使教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理意識淡薄。

教育考試機構為了提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理方式從分散到集中，從孤立到共享的轉變，為教育考試機構的管理控制和科學決策提供科學依據(jù)，降低生產(chǎn)經(jīng)營風險和成本投入等經(jīng)濟效益認識不足，制約了教育考試機構領導和教育考試機構的其他檔案用戶對檔案數(shù)據(jù)的價值沒有形成科學認識。檔案管理更多是基礎工作，檔案的歸納、目錄的整理，都需要背后的大量的時間、精力去完善，而目前大多數(shù)單位的檔案不同程度存卷宗質(zhì)量低下，無法檢索的問題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價值的資源，要想引用或作為佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

2.檔案數(shù)據(jù)管理方式待更新

檔案數(shù)據(jù)的形成途徑主要有兩種：一是將已形成的檔案資料資料化，使原檔案成為可供分析、挖掘的資料集；二是直接從業(yè)務系統(tǒng)自動收集高質(zhì)量的檔案資料?，F(xiàn)有的教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理方法難以滿足高度集中的數(shù)據(jù)共享和以管理為主導的利用需求。如我國鋼鐵行業(yè)的信息化、自動化融合水平不同，一些先進的教育考試機構已經(jīng)建立了自己的私有云，或通過建設各種系統(tǒng)實現(xiàn)了管理控制，在一定程度上限制了教育考試機構開放數(shù)據(jù)接口與其他工業(yè)設備互聯(lián)互通，或通過建設各種系統(tǒng)實現(xiàn)了管理控制[3]。

就教育考試機構內(nèi)部來說，檔案數(shù)據(jù)沒有在內(nèi)部實現(xiàn)整合和自洽，使原本有很強關聯(lián)的數(shù)據(jù)處于分散狀態(tài)，難以聚合充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值，也不能對于這些數(shù)據(jù)進行整合利用，對于今后的調(diào)查，或者是提取，也有不利的影響，因此，無法滿足為教育考試機構提供智能化檔案數(shù)據(jù)服務的要求；從教育考試機構外部講，教育考試機構之間的數(shù)據(jù)難以流通和共享。

3.檔案數(shù)據(jù)管理人員能力待提升

高校檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到教育考試機構檔案資料的管理水平。教育考試機構都是機關事業(yè)單位，崗位和人員固定，人員編制比較緊張，管理人員往往把有限的人力資源轉向業(yè)務辦公室。要科學地組織和管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，不能靠先進的技術手段組織和管理，教育考試機構的檔案數(shù)據(jù)管理道路能否順利進行，關鍵還是取決于是否有專業(yè)的數(shù)據(jù)管理人員。大多數(shù)專業(yè)的教育考試機構的工作人員都不是來自數(shù)據(jù)行業(yè)，要想在大數(shù)據(jù)的行業(yè)應用工作還需要補課，即使像寶鋼這樣的教育考試機構，有很強的人才培養(yǎng)能力，能夠勝任復雜數(shù)據(jù)應用的工程師也很少，所以教育考試機構在檔案數(shù)據(jù)管理上除了注重技術應用外，還需要補課，即使在像寶鋼這樣的教育考試機構，也很少有工程師能夠應用復雜的數(shù)據(jù)。

另外，教育考試機構的檔案數(shù)據(jù)管理人員不滿足對檔案數(shù)據(jù)管理的要求，而且在快速迭代難以處理的技術上，缺乏開放性思維，在檔案數(shù)據(jù)管理工作中不能積極學習、利用新技術，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，防范檔案數(shù)據(jù)的風險，提供多樣化的檔案數(shù)據(jù)服務，滿足用戶的需求。

四、教育考試機構檔案管理的對策

1.構建教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理機制

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是教育考試機構管理人員或教育考試機構領導制定的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理制度，包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的指導原則，包括數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的指導原則。教育考試機構檔案數(shù)據(jù)的管理離不開具體管理規(guī)范的支撐，它不僅為教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理提供了管理目標、原則等宏觀層面的指導，而且為檔案數(shù)據(jù)管理提供了從業(yè)務標準、操作指南等微觀層面的參考路徑，保證了檔案數(shù)據(jù)管理工作的有據(jù)性、可行性和可控性。教育學考試機構檔案資料管理系統(tǒng)的制定是一個綜合建設的過程，涉及管理規(guī)范、流程和指導方針等各個方面。資料管理規(guī)范從技術和功能兩個方面規(guī)定了管理流程，涵蓋了數(shù)據(jù)采集、存儲處理、傳遞、利用等全過程；流程和指南則對具體的管理措施和技術行為提供了操作層面的指導。通過制定管理體系和管理規(guī)范，為教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理提供了策略指導和操作指南。

在制定標準時，應具體考慮以下幾個方面：一是對教育考試機構數(shù)據(jù)資產(chǎn)中檔案數(shù)據(jù)資源的來源、范圍、可能使用的業(yè)務規(guī)則、檔案數(shù)據(jù)的管理和維護要求等內(nèi)容作出全面細致的界定，確保教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理工作的全流程都有據(jù)可依、有據(jù)必依；二是教育考試機構領導層、各業(yè)務部門和教育考試機構的領導、各業(yè)務部門和教育考試機構的員工，多方共同參與檔案數(shù)據(jù)管理工作，以管理規(guī)范、管理制度的形式，為不同角色劃分不同的管理職責，促進不同業(yè)務部門之間的分工協(xié)作。教育考試機構數(shù)據(jù)管理要整體規(guī)劃，充分調(diào)動教育考試機構全體工作人員積極參與檔案數(shù)據(jù)管理工作，為教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理提供操作規(guī)范，使其有章可循，為教育考試機構檔案數(shù)據(jù)管理提供堅實的保障。

2.提升數(shù)據(jù)管理方式

為教育考試機構帶來價值的那些數(shù)據(jù)，是那些經(jīng)過分析處理后，流向各個環(huán)節(jié)并提供決策支持的數(shù)據(jù)流，既在數(shù)量上具有相當規(guī)模，又在質(zhì)量上滿足準確、完整、可用性、規(guī)范等要求的教育考試機構檔案數(shù)據(jù)資源，在各種智能算法、平臺、系統(tǒng)、設備中都有用武之地，充分實現(xiàn)教育考試機構檔案數(shù)據(jù)輔助決策、業(yè)務創(chuàng)新和管理創(chuàng)新。大多數(shù)教育考試機構都有幾十年的歷史，其中大量的數(shù)據(jù)沉淀在操作、管理、流程、質(zhì)量、工藝等各方面，但是在數(shù)據(jù)質(zhì)量上仍存在一些不足，加強數(shù)據(jù)質(zhì)量控制就是為了有效地處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，具體表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)資源建設和數(shù)據(jù)質(zhì)量提高兩個方面。

要明確教育考試機構現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)資源種類、不同檔案數(shù)據(jù)資源的分布，開展檔案數(shù)據(jù)資源建設，是有效開展檔案數(shù)據(jù)管理的重要準備工作之一。為了解決教育考試機構檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象眾多、數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、檔案數(shù)據(jù)管理工作面臨的諸多問題，建議從教育考試機構數(shù)據(jù)資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)分析入手，開展檔案數(shù)據(jù)資源建設。

3.加強檔案數(shù)據(jù)管理人才保障

為了培養(yǎng)新的檔案資料管理人才，教育考試機構除了要提高現(xiàn)有檔案資料管理人員的素質(zhì)外，還可以加大對檔案資料管理的人才引進力度，具體操作可以是聘請相關數(shù)據(jù)學科專家參與到檔案數(shù)據(jù)管理工作中來；也可由教育考試機構提供理論與實踐相結合的具體操作，也可聘請相關數(shù)據(jù)學科專家參與檔案數(shù)據(jù)管理工作；或教育考試機構提供理論與實踐相結合的具體方案，為教育考試機構提供數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)應用、提高高校學生檔案數(shù)據(jù)管理的具體平臺，為高校學生提供理論與實踐相結合的平臺，培養(yǎng)新的檔案數(shù)據(jù)管理人才。

結語

新一代檔案資料管理人才的培養(yǎng)，除提高教育考試機構現(xiàn)有檔案資料管理人員的素質(zhì)外，黨中央、國務院正加緊推進新一代檔案資料管理工作，努力建設新一代檔案資料管理系統(tǒng)，以提高教育考試機構檔案資料管理人員的素質(zhì)。強化教育考試機構檔案管理，既是檔案工作自身的需要，也是招考事業(yè)發(fā)展的需要，更是教育考試機構每一位員工應盡的職責。