趙玉玲 薛明霞

（青島市市立醫(yī)院，山東 青島 266011）

引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在不同領(lǐng)域的融入和發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理也在不斷發(fā)展和完善中。如何更好地利用數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，進一步提升檔案的管理和利用效率，實現(xiàn)檔案查閱快速便捷和數(shù)據(jù)共享的目的，是每個檔案管理人員應關(guān)注和思考的問題。本文結(jié)合工作實際及目前存在的制約檔案數(shù)字化建設(shè)進程的問題，就數(shù)字化背景下如何提升醫(yī)院檔案管理工作進行淺析探討如下。

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

當今的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)字化管理已成為當前時代發(fā)展的潮流，檔案數(shù)字化管理是把原始的文字文件、圖像等不同載體的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲和網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)通過掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等進行科學、專業(yè)的整合與集中管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使用數(shù)字化形式實現(xiàn)對檔案信息資源的收集、管理和利用，使醫(yī)院的檔案管理變得更加高質(zhì)、高效[1]。

1．提升檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理往往是采用檔案夾、檔案柜櫥等進行存儲，對于檔案的整理和歸類、歸檔、查閱及保存非常繁瑣，耗費人力、物力、財力也占用很大的空間，還極容易出現(xiàn)錯誤。數(shù)字化檔案管理極大地簡化了以往的工作步驟，只需將大量的紙質(zhì)文件通過數(shù)字化處理后完成對檔案的收集、分類及存檔，最后利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案信息庫進行遠程操控和管理，不僅能涵蓋醫(yī)院的醫(yī)療、黨建、行政、教學、科研等各項工作，還能確保各項數(shù)據(jù)的時效效和準確性，提升現(xiàn)代化的檔案管理水平[2]。

2．實現(xiàn)資源共享

檔案數(shù)字化管理可消除傳統(tǒng)檔案管理需要人工收集、歸檔、立卷等局限，醫(yī)院各部門只需將工作中形成的文件材料及時整理并通過科室的終端輸入電腦，檔案管理工作人員會在一定的時間節(jié)點通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接自動立卷、編目并打印出移交目錄、卷內(nèi)目錄、索引目錄等，操作過程簡單便捷。查閱者能夠在權(quán)限的約束范圍內(nèi)輸入編碼進入數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，足不出戶，就可搜索并查詢、調(diào)取所需的檔案資料，完全不受時間和空間限制，通過數(shù)字化平臺即可完成檔案傳輸，提升了檔案的使用程度和適用范疇，真正實現(xiàn)資源共享[3]。

3．提高檔案管理人員工作能力

檔案數(shù)字化管理對檔案管理工作人員的管理水平提出了更高的要求，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、掃描技術(shù)等必須能熟練掌握和使用，這就促使工作人員要不斷學習和更新知識面，不斷提高專業(yè)理論知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務水平和工作能力，從而進一步提升醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量和效率[4]。

4．提高檔案內(nèi)容信息開發(fā)

檔案數(shù)字化管理后，各類電子文件集中存儲于計算機數(shù)據(jù)庫，電子文件會自動歸檔，查閱者通過檢索，不僅可搜索到所需的內(nèi)容，同時還能搜索到若干和所需內(nèi)容有關(guān)聯(lián)的電子材料信息中，間接滿足了查閱者更深更廣層次的查詢需求。

5．保障信息資料安全

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理后，對于信息庫中資料都會采用先進的訪問限制技術(shù)或數(shù)據(jù)加密技術(shù)等來設(shè)定加密和查閱限定，有效防止越權(quán)和核心數(shù)據(jù)泄密等情況。數(shù)字化管理還能完整保留查閱者在數(shù)據(jù)庫中的查閱痕跡，便于監(jiān)督和事后追溯，確保檔案資料的安全性[5]。

二、數(shù)字化檔案管理目前存在的問題

1．管理制度規(guī)范性不強

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，有的醫(yī)院雖實行了數(shù)字化檔案管理模式，但相應的制度未及時修訂完善，在規(guī)范性、科學性及安全性上針對性不高，可行性不強，職責劃分不明確，會出現(xiàn)有的數(shù)字檔案無法應用，有的收錄的有效信息不全，查找困難或電腦不識別打不開，檢索不到所需要內(nèi)容等問題，這都大大降低了數(shù)字檔案的管理效率，阻礙了醫(yī)院科學、健康、持續(xù)發(fā)展的道路。

2．風險意識不足

數(shù)字化檔案管理雖然給醫(yī)院檔案管理帶來更高效、便捷的工作方式，但同時也將來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一些風險帶入管理工作中。如信息泄露、病毒侵襲等問題，給醫(yī)院造成不必要的損失。

3．電子文檔存儲的制約性

電子文件檔案存儲對于軟硬件設(shè)備的依賴性很強，現(xiàn)有計算機存儲設(shè)備雖然容量很大，但面對生成的大量的電子文件總有窮盡的時候，而且應用軟件更新很快，許多在早期形成的電子文件在更新的硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期電子文件也有運用軟件不兼容的問題，導致相關(guān)文件的形成部門還需要投入大量的精力和空間去保留舊的設(shè)備和多種應用軟件[6]。

4．檔案管理專業(yè)人員缺乏

一直以來，醫(yī)院的工作重心都在醫(yī)療、教學和科研上，對檔案管理工作重視不足，缺少專業(yè)的檔案管理人員，繼續(xù)教育和深造機會較少，且工作人員大部分是醫(yī)院轉(zhuǎn)崗人員，缺乏專業(yè)的理論基礎(chǔ)，管理水平和思想認知跟不上時代發(fā)展的潮流，互聯(lián)網(wǎng)等先進的信息技術(shù)掌握的不夠全面，難以落實現(xiàn)代化檔案管理的實際責任，間接導致醫(yī)院檔案管理工作處于低層次發(fā)展階段[7]。

三、提升數(shù)字化檔案管理建議

1．強化數(shù)字化檔案管理的重視

領(lǐng)導重視是目前醫(yī)院各部門發(fā)展的前提，只有將檔案管理納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，才會使醫(yī)院檔案管理得到長足發(fā)展。同時還要強化宣傳力度，讓各個部門的工作人員尤其是科主任充分了解檔案管理工作的重要性，提醒醫(yī)院人員自覺保護檔案資源，工作中善于留存科室的發(fā)展軌跡、人員調(diào)配情況、業(yè)務上開展的先進技術(shù)創(chuàng)新等重大事項及重要信息資源并及時歸檔上傳檔案管理部門，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系儲備各種資源保障[8]。

2．健全規(guī)范檔案管理體系

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理趨于普及，通過建立電子化信息檔案資料，將各個部門的不同性質(zhì)的檔案資料統(tǒng)一于一個有機的體系當中進行綜合管理，這就要求醫(yī)院必須建立與之相適應的科學化規(guī)范化檔案管理體系和管理制度，設(shè)置好相關(guān)操作權(quán)限，如其他部門人員在查詢、調(diào)用檔案之前，需向相關(guān)部門及領(lǐng)導提交電子流程申請，經(jīng)批準后方可開展相應操作等要求。同時結(jié)合新形勢下檔案管理的變化和特點，及時完善和修改醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的核心制度，明確檔案管理崗位的職責劃分，建立標準化的工作流程，避免檔案管理失誤帶來的風險[9]。

3．提供硬件配置支持保障

數(shù)字化檔案管理建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，它涵蓋總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理等一套硬件加軟件的綜合系統(tǒng)。醫(yī)院領(lǐng)導應重視并保障數(shù)字化管理的硬件設(shè)施配置及后續(xù)更新維護工作，及時給予資金支持，可有效保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的先進性、安全性和運維的穩(wěn)定性，避免應用軟件的不兼容等問題，做好醫(yī)院檔案管理技術(shù)支撐。

4．進一步強化網(wǎng)絡(luò)安全措施

數(shù)字化檔案管理著重依托于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，醫(yī)院信息管理部門應做好內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離，通過數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限限制等，確保綜合檔案信息安全。強化病毒體系構(gòu)建和元數(shù)據(jù)格式固定等安全措施，如加裝高性能防火墻，定期更新殺毒軟件，避免信息系統(tǒng)受到外界風險的干擾出現(xiàn)病毒侵害和失密泄密等嚴重問題。檔案管理部門還應選用性能優(yōu)良的備份磁盤做好檔案信息備份，定期檢查磁盤中備份信息的完整性，對重要檔案采取與原件同步保存辦法，確保兩種檔案形式內(nèi)容相一致。

5．提升檔案管理人員文化素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平

檔案管理不是孤立的，它是為醫(yī)院發(fā)展提供信息資源實踐服務的，是醫(yī)院各項管理工作中不可缺少的組成部分。一個單位檔案管理水平的高低很大程度上是由檔案管理人員的素質(zhì)決定的，沒有檔案管理經(jīng)驗和專業(yè)知識的檔案管理隊伍，即使給他最先進的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備也不可能做好檔案管理工作。如醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的開展情況、基礎(chǔ)建設(shè)、工程改造、大型院慶活動等，都需利用檔案材料尋求原始記載和數(shù)據(jù)資料，檔案管理人員只有熟練掌握信息化應用技術(shù)，精準把握一些專業(yè)性較強的檔案資料才會為醫(yī)院工作之需快速準確地提供詳實的信息資源支持。

結(jié)語

數(shù)字化檔案管理的準確性、靈活性、直觀性使得醫(yī)院檔案管理變得更加便捷、輕松、高效。但在實際工作中，由于對這個強大信息庫利用意識不強，有些檔案管理部門還是習慣延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，致使數(shù)字化檔案管理利用率不高。這就需要我們檔案管理者緊跟時代步伐，趨勢更新，不斷拓展和深化數(shù)字化信息資源，熟練掌握和使用互聯(lián)網(wǎng)、掃描等專業(yè)技術(shù)，充分運用大數(shù)據(jù)思維，發(fā)揮出醫(yī)院檔案的重要作用，讓醫(yī)院的檔案管理越來越高效，越來越高質(zhì)量高標準，更好地為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供借鑒服務。