田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

數(shù)字化的時代，生活中充滿各種信息資源，而獲取信息資源的途徑和渠道也是種類繁多，人們對于信息資源的需求越來越大。檔案作為信息資源的重點，其管理方法一定要得到改革，也就是檔案信息化。將傳統(tǒng)的實體保存方式改變?yōu)閿?shù)字化信息保存，達到比實體保存更安全，更長久的保存目的。實現(xiàn)高效的資源共享，讓資源使用者可以更方便、快捷地去查找資料。進而推動檔案管理工作的展開，提升管理工作的水平。

一、數(shù)字化時代檔案管理技術創(chuàng)新的重要性

1．緊跟時代，滿足發(fā)展需求

隨著科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代來臨，全世界所有的信息處理和數(shù)據(jù)處理，已經(jīng)到達了一個新的水平，我國在這方面已達到世界前列。而傳統(tǒng)的檔案管理方式也逐漸地暴露出了問題。所以我們需要將原有的傳統(tǒng)檔案管理方式進行創(chuàng)新，利用信息化來進行檔案儲存，使檔案的準確性、實用性得到提高，保證檔案的使用處在一個良好的狀態(tài)下[1]。

2．加強建設，提高管理效率

因為檔案在信息資源中所處的重要地位，要求檔案必須要具有準確性。但是管理人員對實體檔案時，總會發(fā)生一些不可避免的問題。如檔案填寫不完善，擺放位置混亂，未合理化分類等問題。這種情況不僅會對管理人員的工作完成困擾，還會對整個單位的工作產(chǎn)生影響。這個信息多元化的社會，信息共享不僅僅是地域性的，還是全國乃至更大范圍的。這種背景下，傳統(tǒng)的實體檔案要完成共享，所需要的成本和時間都會很高。而實現(xiàn)了檔案管理信息化，任何地方的管理人員，只要在電腦中調(diào)出相關的內(nèi)容，可以直接明了地了解事情的具體緣由，從時間和成本上都會是極大的節(jié)約，對于檔案管理工作的效率更是極高的提升。

3．不易損毀，安全性更高

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是對實體的紙質的檔案進行單獨的存放管理，這種管理模式不僅會使工作人員的工作量加大，增加人工的開支，更重要的是安全性上沒有保障，極易受到自然災害的影響。如火災、水災、蟲災甚至氧化都會對紙質檔案產(chǎn)生不可逆轉的影響。這些問題通過檔案管理信息化，所以得到很好的解決。將檔案用專用設備進行掃描、復制、收錄，并設置安全加密，方便快捷的同時，又能很好地保護檔案不受損失，還能防止一些別有用心之人的不法動機[2]。

二、檔案管理技術創(chuàng)新階段存在的問題

1．工作人員對于檔案管理的不重視

在傳統(tǒng)的檔案管理工作上，工作內(nèi)容雖然繁雜，但是工作性質簡單。所以導致現(xiàn)階段部分檔案工作者缺乏熱愛工作、為民服務、積極上進的意識和態(tài)度。依舊覺得檔案管理信息化之后，其工作性質仍然簡單。沒有意識到檔案管理的重要性和信息化時代需要對于工作人員工作素質的要求。存在插科打諢，不求上進的工作態(tài)度，不想著提高自己的專業(yè)水平，導致難以勝任檔案信息化的管理工作，影響了整體的工作質量和工作效率。

2．工作人員的工作水平不夠

傳統(tǒng)的檔案管理工作，對于檔案工作人員的要求可能大多數(shù)是知識上的，對工作人員的文化水平較為重視。但是隨著檔案管理工作的創(chuàng)新，對于工作人員的要求不僅僅是在知識水平上，更要掌握多方面、全方位的知識。如計算機、法律信息、網(wǎng)絡科技等方面都要有一定的涉獵。詳細了解現(xiàn)階段檔案管理創(chuàng)新后的工作方法、工作程序及工作目標。而當前部分工作人員并未達到現(xiàn)階段對于從業(yè)人員水平的要求，對于專業(yè)軟件操作不熟練，在檔案整理使用的過程中出現(xiàn)效率過低的情況。

3．檔案管理制度不完善

在傳統(tǒng)檔案的認知當中，少數(shù)工作單位覺得檔案并不重要，所以并未制定合理的工作制度。在檔案管理進行創(chuàng)新之后，也并未給到足夠的重視，只是做足表面功夫，并未執(zhí)行國家有關的法律法規(guī)。因為沒有合理的工作制度，就會導致工作人員在工作態(tài)度上面變得散漫，失去了工作的主動性，甚至對工作產(chǎn)生不重視的情緒，使檔案管理信息化失去了對工作單位發(fā)展的推動。

4．檔案管理經(jīng)費的缺失

因為檔案管理工作的實際用途和具體功效并未在表面展現(xiàn)，部分單位對于檔案管理工作處于不重視甚至的狀態(tài)。所以檔案管理經(jīng)費的預算和審批處在一個極低的地位，未能按照要求進行設施的采購，技術的革新，致使檔案管理設備老化、陳舊，從而導致檔案管理在創(chuàng)新上受到了極大的阻礙。

5．檔案的利用率過低

根據(jù)時代發(fā)展的宏觀背景來看，數(shù)字時代信息的傳播與利用具有十分重要的地位。而檔案作為社會信息當中的重要組成部分，及作用不言而喻。如果可以對檔案中記錄的信息進行合理規(guī)范的利用，不僅能為工作單位帶來更多的經(jīng)濟效益還可以讓單位在大環(huán)境中獲得極大的優(yōu)勢和競爭水平。但是部分工作單位對于檔案功效都處在一個不重視的狀況下，甚至少數(shù)相關的檔案管理部門，也只是為了應付檢查，丟失了檔案管理的重要價值。

三、數(shù)字化時代檔案管理技術創(chuàng)新發(fā)展的具體措施

1．增加檔案管理創(chuàng)新經(jīng)費、尋求合理渠道

加強工作單位對于檔案管理技術的重視程度，讓其在財政預算、成本核算等方面提高檔案管理工作的地位，把檔案管理工作的創(chuàng)新提上日程，購買全新的管理設備，讓檔案管理工作符合時代的發(fā)展。如若本身財政預算不足，可以拓展外來資金渠道，通過合作的方式保證有充足的支持資金，學習其他工作單位的成功經(jīng)驗，也可以向其他的工作單位獲取免費或優(yōu)惠的資源和支持。

2．規(guī)范檔案管理的制度

具有合理、健全的檔案管理制度，對于檔案管理信息化是至關重要的。隨著社會和科技的發(fā)展，檔案并不僅僅是實體文件，而是計算機中所承載的大量數(shù)據(jù)。想要更好地實現(xiàn)檔案管理信息化，必須在原有的檔案管理制度上進行改進，尋找到原有制度的不足，結合現(xiàn)代化的手段進行優(yōu)化。對于檔案管理人員制定相關制度，要讓員工在工作上有積極性、主動性，不可以散漫敷衍。因為在當今社會，信息流傳性越廣，單位檔案的取用幾率越大。所以指定一個合理健全的檔案管理制度，無論是針對檔案本身，還是檔案管理人員都是十分必要的。

3．提升管理人員的素質水平

因為傳統(tǒng)的檔案管理工作過于簡單，導致大多數(shù)管理人員并不具備相應的專業(yè)技能，不能高效地完成現(xiàn)階段的檔案管理工作，導致工作效率低下，甚至會影響單位的收益和發(fā)展前景。因此，工作單位定時開展管理人員水平素質培訓，讓檔案管理工作人員可以熟練地運用當前的檔案管理設備，跟隨時代掌握信息化技術，讓其在崗位上的各種錄入整理、分類查詢等工作做到高效快捷，可以在培訓過程中提出獎勵機制，激發(fā)檔案管理人員的學習性。

還可以在招聘時引進全新的信息化高素質人才，讓其帶著專業(yè)的知識加入單位，既可以讓檔案管理工作變得高效快捷，也可以提升員工的能力。與此同時，提出獎勵機制，調(diào)動起員工的積極性，為單位的發(fā)展作出更好的貢獻。

4．加強對檔案管理的重視程度

隨著數(shù)字化時代的來臨，檔案管理工作的重要性日益增強，它關系著工作單位未來的發(fā)展是否能與當今時代相結合，不被社會所淘汰。所以應該加強所有人員對檔案管理的重視程度，改變?nèi)藛T對于檔案管理的看法。讓大家明白，這不僅僅是一份簡單的、重復性的工作，而是這個社會發(fā)展趨勢的縮影?？梢哉匍_研討會，闡明檔案管理信息化的用途。讓領導重視檔案管理工作，管理人員積極地開展工作，其他部門的同事也可以更好地與檔案管理部門進行合作，提高整個單位的工作效率，為單位未來發(fā)展做出良性引導。

5．創(chuàng)造全新的檔案管理形式

要合理的利用數(shù)字化時代產(chǎn)物，進行檔案管理工作。摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，做到意識和形式上的雙重創(chuàng)新，推動檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，做到與時代相結合?？梢砸霗n案管理系統(tǒng)，用系統(tǒng)科學地對錄入的檔案進行批量整理，做好識別工作。并按照檔案的類型進行劃分，只錄入的檔案，自動產(chǎn)生分類編號并劃分組，讓檔案在查找使用時做到方便快捷?？梢约毣瘷n案系統(tǒng)的狀態(tài)管理，讓檔案的使用性質一目了然?？梢詫n案進行實名制錄入，在未來的使用工作中，可以追溯檔案責任人員。還可以引用搜索系統(tǒng)，讓檔案在調(diào)取過程中只需要在檢索框輸入關鍵字便可以找到相關文件，做到檔案管理信息化，實現(xiàn)真正的方便快捷。

6．保障電子檔案的安全

現(xiàn)階段的檔案管理信息化雖然避免了傳統(tǒng)檔案管理上會受到自然災害影響的問題。但是網(wǎng)絡犯罪問題仍然存在，檔案管理人員應該具有安全和風險防范的意識，在檔案錄入后主動加強對于數(shù)據(jù)的安保和管理措施，不得出現(xiàn)操作失誤導致數(shù)據(jù)消失的問題，確保檔案管理工作的完整性和安全性。從操作來看，應當購入相關的數(shù)據(jù)安全庫，在錄入、保存和使用方面進行合理的規(guī)劃，運用現(xiàn)代化的科學安全的管理方式，來保證檔案的安全。在確保安全性的同時，不影響檔案的提取及使用，做好合理的備份處理，確保檔案管理工作的萬無一失。

結語

綜上所述，在數(shù)字化時代，為了迎合社會的發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)揮其應有的效率和作用。應該實現(xiàn)檔案管理技術的創(chuàng)新，也就是檔案管理技術的信息化。要增加檔案管理的重視程度，規(guī)范檔案管理的行為制度，提升管理人員的素質水平，創(chuàng)造全新的檔案管理形式，讓檔案工作可以更好的運行，為社會提供更好、更高效的檔案管理服務。