蔡 閩

（菏澤日?qǐng)?bào)社，山東 菏澤 274000）

前言

人力資源檔案是對(duì)于人才所有信息的整合，現(xiàn)代的管理理念以人為本，人力檔案管理的質(zhì)量對(duì)于人才的儲(chǔ)備以及利用方面具有重要的直接或間接意義。無(wú)論是什么行業(yè)，對(duì)于人才的利用都是極其重要的，人才的利用均需要在實(shí)踐中得以實(shí)現(xiàn)，人力資源檔案的管理是人事制度的優(yōu)化和改革以及人力資源的儲(chǔ)備的重要部分，對(duì)于人才的發(fā)展規(guī)劃以及發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是極其重要的[1]。因此，加強(qiáng)人力資源檔案的管理，具有重要的戰(zhàn)略意義和現(xiàn)實(shí)意義。人力資源檔案管理最終是服務(wù)于用人單位以及人才本身，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的人力資源管理并不能滿(mǎn)足現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的發(fā)展情況。將人力資源檔案的管理工作與信息化相結(jié)合，人力檔案管理體系也在不斷完善，對(duì)于人力資源檔案的管理有許多新變化。本文對(duì)人力資源檔案管理的重要性以及所存在的問(wèn)題，并針對(duì)性提出一定的改善方法，為更好地進(jìn)行人力資源檔案管理提供一定的理論依據(jù)，減少檔案交接工作中的問(wèn)題[2]。

一、人力資源檔案管理的重要性

在報(bào)社的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于人才的管理是極其重要的。人才的各項(xiàng)資料匯總在人力資源檔案中，所以對(duì)于人力資源檔案的管理是極其重要的。人力資源管理會(huì)通過(guò)對(duì)人員的規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、教育、培訓(xùn)、績(jī)效、進(jìn)階職稱(chēng)等方式進(jìn)行，無(wú)論從哪一方面進(jìn)行人才的培養(yǎng)，都需要進(jìn)行人力資源檔案的調(diào)取，人力資源檔案是在報(bào)社進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中形成的，整個(gè)檔案中會(huì)表現(xiàn)出個(gè)人的經(jīng)歷以及各種表現(xiàn)，均會(huì)記錄在人力資源檔案中。主要是通過(guò)對(duì)材料的整理、收集、鑒別等來(lái)反映個(gè)人在報(bào)社的表現(xiàn)、知識(shí)才能等，從而更好地對(duì)人才進(jìn)行合理分配，更好地利用人才。人才的合理利用對(duì)報(bào)社整體水平的提高是極其重要的，所以對(duì)人力資源檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和完善，對(duì)報(bào)社的發(fā)展以及個(gè)人的發(fā)展是十分重要的。檔案管理工作雖然是一種服務(wù)性質(zhì)工作，但是也具有一定的工作模式，優(yōu)化和完善檔案管理的制度可以推進(jìn)報(bào)社的穩(wěn)健發(fā)展。在人力資源檔案管理過(guò)程中，檔案的交接工作是極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，完善人力資源檔案管理體系對(duì)于減少檔案交接產(chǎn)生錯(cuò)誤是有著重要意義的[3]。

二、報(bào)社人力資源檔案管理在交接工作中存在的問(wèn)題

1．檔案交接不及時(shí)

檔案交接不及時(shí)是檔案交接中出現(xiàn)的主要問(wèn)題之一，導(dǎo)致這種現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是原崗位的員工在新員工未來(lái)之前，就轉(zhuǎn)到別的部門(mén)進(jìn)行工作，導(dǎo)致檔案的交接出現(xiàn)問(wèn)題，不能及時(shí)進(jìn)行交接，從而導(dǎo)致工作不能按時(shí)進(jìn)行交接，工作效率有所下降；還有一種可能導(dǎo)致此現(xiàn)象發(fā)生的原因?yàn)樾聠T工不能按時(shí)到崗，導(dǎo)致原崗位員工不能及時(shí)進(jìn)行檔案的交接，如果檔案資料沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的處理和整理以及交接，還容易導(dǎo)致檔案發(fā)生丟失的情況。

2．負(fù)責(zé)交接的人員不嚴(yán)謹(jǐn)

人力資源檔案管理通常會(huì)由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理和交接，但是即使如此，由于部分報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人力資源檔案的重視度不高，導(dǎo)致人力資源檔案管理人員會(huì)放松、懈怠，報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)由于平常工作較忙，對(duì)于檔案的交接工作更是沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行過(guò)問(wèn)，此種情況極易導(dǎo)致報(bào)社的工作人員的人力資源檔案丟失，對(duì)于工作人員的職業(yè)發(fā)展具有較為嚴(yán)重的影響。所以應(yīng)該采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化和完善。

3．交接手續(xù)缺乏規(guī)范性

人力資源檔案的交接工作是報(bào)社檔案管理人員的重要工作內(nèi)容，但是由于檔案管理人員對(duì)于檔案交接過(guò)程不夠重視，時(shí)間久了，就導(dǎo)致檔案交接工作存在一定的不規(guī)范性，若出現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)找到負(fù)責(zé)人，或是在檔案交接的過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的登記，極易出現(xiàn)錯(cuò)登、漏登等情況的發(fā)生，有時(shí)檔案管理人員沒(méi)有按照正規(guī)操作流程對(duì)檔案進(jìn)行接手管理，若交接過(guò)程中出現(xiàn)此種問(wèn)題，就極易影響工作人員的發(fā)展情況。

4．對(duì)檔案交接缺乏一定的認(rèn)識(shí)

由于報(bào)社許多管理人力資源檔案的工作人員并非專(zhuān)業(yè)的管理人員，有的報(bào)社會(huì)雇傭兼職人員進(jìn)行檔案管理工作，多數(shù)管理人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，由于種種原因，這些工作人員對(duì)于檔案交接缺乏一定的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有意識(shí)到檔案交接工作的重要性，許多工作人員單純認(rèn)為檔案交接工作只是一種形式，極易導(dǎo)致人力資源檔案的混亂[4]。

三、加強(qiáng)完善報(bào)社人力資源檔案管理

1．加強(qiáng)檔案交接工作的及時(shí)性

首先需要報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)注重人力資源檔案管理工作，提高對(duì)交接工作的重視度，采取較為嚴(yán)格的措施，將檔案交接工作列入檔案交接人員的工作日程中，明確相關(guān)責(zé)任，保障檔案交接過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題，可以找到負(fù)責(zé)人員。另外，在交接過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，充分做好相關(guān)的人力資源檔案的管理和保管等工作，加強(qiáng)檔案交接的及時(shí)性，從而提高人力資源檔案管理工作的工作效率，對(duì)于檔案交接管理工作的工作人員應(yīng)當(dāng)在其完成交接手續(xù)后，確認(rèn)無(wú)誤才可離開(kāi)工作崗位，從而保證檔案交接工作的及時(shí)性[5]。

2．提高檔案交接人員的檔案交接意識(shí)

提高檔案管理人員對(duì)檔案交接的意識(shí)是極其重要的，應(yīng)該讓報(bào)社檔案管理人員牢記自己的工作職責(zé)以及相關(guān)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育工作，讓他們了解檔案交接工作對(duì)于工作人員的重要性，提高工作人員的責(zé)任心，保障保障檔案工作可以順利進(jìn)行。另外，對(duì)于檔案管理人員交接工作的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提高也是極其重要的，要加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、相關(guān)管理技能。合理安排全面培訓(xùn)，使其熟悉檔案交接工作的相關(guān)內(nèi)容，有利于提高人力資源檔案管理工作的效率，因此，只有不斷加強(qiáng) 報(bào)社檔案管理工作，提高檔案交接意識(shí)才可以推動(dòng)報(bào)社人力資源檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展[6]。

3．對(duì)于檔案交接手續(xù)進(jìn)行規(guī)范化

在報(bào)社人力資源檔案管理中，如果檔案交接工作做得不徹底，或者由于許多問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)解決，例如，報(bào)社員工的信息沒(méi)有及時(shí)登記等情況，也極易導(dǎo)致人力資源檔案管理混亂。針對(duì)有問(wèn)題的材料不能及時(shí)進(jìn)行信息的補(bǔ)充，或在交接過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行標(biāo)記，從而降低了人力資源檔案管理工作的管理效率。加強(qiáng)報(bào)社人力檔案管理過(guò)程中，檔案交接的管理情況需要要求原崗位檔案管理人員盡快解決檔案中存在的問(wèn)題，解決完畢后進(jìn)行檔案交接工作，從而提高工作效率。檔案管理過(guò)程中，規(guī)范化管理應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行登記，保證檔案管理過(guò)程中檔案的完整性。另外，對(duì)于交接環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行完善，一般檔案人員進(jìn)行交接時(shí)，由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督管理，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)該由檔案工作相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督。在負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行檔案交接工作，應(yīng)當(dāng)在交接文據(jù)上注明時(shí)間地點(diǎn)以及相關(guān)交接人的姓名和職務(wù)，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理，確保檔案的安全性，也方便平時(shí)對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)相關(guān)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范[7]。

4．加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督和管理

報(bào)社內(nèi)部對(duì)人力資源檔案的管理制度是極其重要的，人力檔案管理是一個(gè)大的范疇，具體在工作過(guò)程中，會(huì)將人力資源管理分為許多組成部分，包括交接檔案、監(jiān)督管理制度、人才培養(yǎng)等。只有對(duì)人力檔案管理進(jìn)行更好的監(jiān)督管理，才能保證人力資源檔案管理工作的效率提高，在工作過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)到個(gè)人，明確每個(gè)人的職責(zé)所在，保證在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)找到涉事人員，在追究責(zé)任過(guò)程中應(yīng)該獎(jiǎng)罰分明，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)報(bào)社管理制度進(jìn)行調(diào)節(jié)優(yōu)化[8]。

報(bào)社人力資源管理主要是包括對(duì)人才的利用和規(guī)劃、職業(yè)發(fā)展等，報(bào)社人力資源檔案主要是對(duì) 報(bào)社職工的平時(shí)各項(xiàng)表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、德才等情況進(jìn)行匯總，人事檔案的管理關(guān)系著報(bào)社人員的情況，關(guān)系到報(bào)社整體發(fā)展水平，對(duì)于報(bào)社的發(fā)展是極其重要的環(huán)節(jié)[9]。綜上所述，檔案管理的交接工作對(duì)于報(bào)社的發(fā)展極其重要，因此，在整個(gè)過(guò)程中都需要管理人員不斷加強(qiáng)道德意識(shí)，提高責(zé)任心和工作能力，對(duì)檔案交接工作的整個(gè)過(guò)程了解透徹，這樣才可以保證報(bào)社的穩(wěn)步發(fā)展。