艾 青

（云南省昭通市經(jīng)濟(jì)信息中心，云南 昭通 657000）

一、辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)介

辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱(chēng)OA，是一種結(jié)合了現(xiàn)代辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能的新型辦公方式，是現(xiàn)今新技術(shù)革命中的其中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，它是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。在行政和機(jī)關(guān)單位中，辦公自動(dòng)化被稱(chēng)為電子政務(wù)，而企業(yè)和機(jī)構(gòu)則稱(chēng)之為OA，即辦公自動(dòng)化?，F(xiàn)如今，辦公自動(dòng)化并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的定義，各種新技術(shù)、新機(jī)器和新設(shè)備用于辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域[1]。

通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化或?qū)崿F(xiàn)數(shù)字辦公，可以調(diào)整企業(yè)的管理體制、優(yōu)化企業(yè)目前的管理結(jié)構(gòu)，在提高員工工作效率的基礎(chǔ)上，同時(shí)，提高企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公能力，提升管理者決策的一致性，最終達(dá)到提高決策效率的目標(biāo)。

二、辦公自動(dòng)化在A集團(tuán)發(fā)展中的作用

1.集團(tuán)管理方面作用

1.1 提高員工的工作效率。在A集團(tuán)，每天都會(huì)有大量的流程性的工作需要完成。通過(guò)A集團(tuán)OA系統(tǒng)的工作流程平臺(tái)，員工只需坐在辦公桌前，在系統(tǒng)中發(fā)起各種辦公流程申請(qǐng)，員工發(fā)起的流程將通過(guò)流程平臺(tái)及時(shí)傳達(dá)至各個(gè)流程點(diǎn)。員工不必隨身攜帶各種文件、檔案、請(qǐng)示、發(fā)票在各個(gè)部門(mén)奔波，再花費(fèi)時(shí)間等待審批部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章。這些毫無(wú)技術(shù)性可言又消耗時(shí)間的工作都可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在網(wǎng)上完成。

1.2 規(guī)范企業(yè)管理。OA系統(tǒng)的工作流程平臺(tái)可以程序化工作流程，鞏固流程的各種規(guī)則，減少?gòu)?fù)雜流程中不可避免的人工錯(cuò)誤。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，解決時(shí)間和空間問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)各鏈路之間流程的零傳輸時(shí)間。可以大大提高流程速度和效率，降低協(xié)同工作的成本。

1.3 實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理。在OA系統(tǒng)中，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)各種內(nèi)部資料，檢查各種流程的審批狀態(tài)，查看任務(wù)的進(jìn)度，管理層還可以監(jiān)控每個(gè)流程的狀況和進(jìn)度。實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)辦公過(guò)程，也可以通過(guò)系統(tǒng)分析相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.集團(tuán)環(huán)境方面作用

2.1 信息快速傳達(dá)。通過(guò)OA系統(tǒng)中的通信平臺(tái)，集團(tuán)成員可以發(fā)布通知、公告、任務(wù)等，并設(shè)置查看權(quán)限，可以將任何需要傳達(dá)的信息快速傳送給辦公室工作人員或其他相關(guān)人員。A集團(tuán)OA系統(tǒng)還有獨(dú)立的辦公通信軟件，類(lèi)似于商業(yè)化的“QQ”軟件，具有消息及時(shí)傳達(dá)的特點(diǎn)，員工可以在通信軟件討論工作事項(xiàng)。相較于商業(yè)化軟件，提高了信息安全性。

2.2 提高企業(yè)文化氛圍及員工凝聚力。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是信息技術(shù)快速發(fā)展形勢(shì)下企業(yè)文化建設(shè)的首選工具。通過(guò)集團(tuán)的通信平臺(tái)，員工與員工之間；員工與上下級(jí)之間可以更好地進(jìn)行溝通，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的工作溝通，員工間會(huì)形成一種默契，這將使集團(tuán)內(nèi)部的凝聚力大大增強(qiáng)[2]。

3.集團(tuán)成本方面作用

3.1 節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本?，F(xiàn)代辦公日常的紙張消耗量是非常大的，各種請(qǐng)示報(bào)告、特別是地產(chǎn)公司的各種合同，對(duì)公司財(cái)產(chǎn)、地球環(huán)境都是極大地消耗。而使用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，可以把很多不必使用紙張的文檔通過(guò)電子文檔呈現(xiàn)，這樣既減少了企業(yè)開(kāi)支，又為保護(hù)地球環(huán)境貢獻(xiàn)了一份力量。

3.2 降低溝通成本。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，集團(tuán)打破地理位置之間的界限，并通過(guò)郵件、即時(shí)消息、短信、移動(dòng)辦公等各種通信手段將信息推送給用戶(hù)，提高溝通效率。在沒(méi)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之前，A集團(tuán)每季度花費(fèi)在通信費(fèi)、信件的資金非常多；使用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，只需支付網(wǎng)絡(luò)服務(wù)費(fèi)。

三、集團(tuán)辦公自動(dòng)化今后發(fā)展的幾點(diǎn)建議

1.發(fā)展方向

從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展將朝著系統(tǒng)化、智能化、移動(dòng)化、高速化的方向發(fā)展。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也將與各行各業(yè)緊密聯(lián)系。它的發(fā)展速度必會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。A集團(tuán)要把握時(shí)機(jī)，通過(guò)不斷完善、改進(jìn)集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使辦公自動(dòng)化為集團(tuán)創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)效益

如今人工智能產(chǎn)業(yè)、大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)正進(jìn)入發(fā)展高潮，辦公自動(dòng)化將迎來(lái)一種全新的工作方式。今后辦公自動(dòng)化將進(jìn)入更加智能化發(fā)展，在原有基礎(chǔ)上整合人工智能、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算，使集團(tuán)辦公中更多地出現(xiàn)人機(jī)交互體驗(yàn)。

2.發(fā)展過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

保持高水平的發(fā)展。目前，社會(huì)各領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化越來(lái)越深入，但同時(shí)也存在越來(lái)越多的問(wèn)題。因此，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展中，應(yīng)該不斷改進(jìn)技術(shù)，以更好地面對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題。未來(lái)的辦公自動(dòng)化應(yīng)在不斷應(yīng)用和開(kāi)發(fā)新技術(shù)的基礎(chǔ)上，確保其更好地適應(yīng)實(shí)際需求，才能實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展[3]。

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展，對(duì)所有程序都有很高的要求。因此，在實(shí)際的辦公業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中，辦公人員的運(yùn)作能力和整體工作團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)程度對(duì)于企業(yè)是非常重要的。在未來(lái)辦公自動(dòng)化的發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)該更加注重人才的培養(yǎng)（特別是注重人才的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力等方面的培養(yǎng)）。在此基礎(chǔ)上，辦公自動(dòng)化才可以更好地滿(mǎn)足實(shí)際需求，企業(yè)才能更好地發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的企業(yè)，辦公自動(dòng)化在企業(yè)發(fā)展中的作用是非常大的。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化已成為必然之路，也是辦公發(fā)展的趨勢(shì)。因此，社會(huì)有必要推動(dòng)辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的發(fā)展。綜上所述，未來(lái)辦公自動(dòng)化的發(fā)展?jié)摿κ菬o(wú)限的。不僅A集團(tuán)，所有的企業(yè)還需要在原有技術(shù)和框架的基礎(chǔ)上，將新的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的精確和快速特性，更好地實(shí)現(xiàn)價(jià)值信息管理。提高企業(yè)辦公系統(tǒng)的工作能力，幫助企業(yè)更快地發(fā)展。但是，目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是比較復(fù)雜，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)仍然存在一定的安全漏洞。因此，在應(yīng)用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，有必要更加注重安全問(wèn)題，避免泄漏甚至丟失企業(yè)的核心信息，并且不斷改進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)，提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)用性、功能性和易用性，為企業(yè)的發(fā)展提供更安全有效的技術(shù)保障。