仲麗瓊

摘要：目前，我國進(jìn)入信息化時(shí)代，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理，進(jìn)一步運(yùn)用信息技術(shù)提高文書檔案管理的效率，突破紙質(zhì)文書檔案管理的局限，充分體現(xiàn)文書檔案的應(yīng)用價(jià)值。本文探索信息技術(shù)用于文書檔案管理的具體方法，指出文書檔案管理的主要問題，充分認(rèn)識文書檔案管理的特點(diǎn)，全面提升文書檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;文書檔案;管理方法;優(yōu)化措施

引言

在未來的企業(yè)文書檔案管理工作中，需要檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)加速文書檔案信息化建設(shè)。檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際情況完善信息化建設(shè)，尤其是計(jì)算機(jī)在檔案信息化管理中的應(yīng)用，雙管齊下，推進(jìn)企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)的概述

在社會(huì)發(fā)展的背景下，企業(yè)發(fā)展迅速，需要處理的事務(wù)更多，這增加了檔案資料數(shù)量。在文書檔案管理工作中，要對日常文書進(jìn)行廣泛收集、歸納、整理，并通過掃描儀錄入到信息系統(tǒng)中，分類進(jìn)行保存。先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)n案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，進(jìn)一步提升工作效率，降低檔案管理工作中出現(xiàn)失誤、檔案資料丟失的可能性。并且在信息化平臺(tái)的應(yīng)用下，企業(yè)各科室之間還能夠加強(qiáng)在工作上的交流和聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，傳輸更加高效，保證文書檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息資源對企業(yè)發(fā)展有著重要促進(jìn)作用，很多企業(yè)的文書檔案管理工作也正在朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅能夠有效提升檔案管理工作水平，也能夠促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用包括信息檢索、利用、存儲(chǔ)等多個(gè)不同的方面，能夠?yàn)槭褂谜呒皶r(shí)提供必要的資源信息，是推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

2文書檔案管理的現(xiàn)狀

2.1文書檔案管理意識弱，檔案管理方法局限單一

當(dāng)前，縱觀我國企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀，仍然有部分工作人員的文書檔案管理意識較弱，在日常的文書檔案管理工作中，不能夠認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，更缺乏對文書檔案管理方法與原則的整體性、系統(tǒng)性認(rèn)識。在具體的文書檔案管理活動(dòng)中，存在著管理技術(shù)水平低、管理方法單一、管理流程混亂等問題，甚至一些企業(yè)的檔案管理人員沒有按工作流程與操作規(guī)范開戰(zhàn)文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、立卷等工作，存在著盲目性、隨意性現(xiàn)象，導(dǎo)致文書檔案有信息丟失與泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2計(jì)算機(jī)管理機(jī)制不夠完善

企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)問題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要因素，打破當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理工作存在的局限，需要建立完善的計(jì)算機(jī)管理機(jī)制，單純的登記備案工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)文書檔案管理工作的要求，不能夠徹底消除制約發(fā)展的不利因素。對此，應(yīng)該建立一套完善的管理機(jī)制、科學(xué)的信息化企業(yè)文書檔案管理體系，保障企業(yè)文書檔案管理工作在時(shí)代背景下取得更高層面的發(fā)展。制定科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理體系，做好企業(yè)信息化企業(yè)文書檔案管理工作，才能更加高效地完成企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

2.3檔案管理人才的缺失

目前，部分企業(yè)的文書檔案管理人才資源短缺，將行政部門人員放到檔案工作崗位上。缺少專職知識的檔案管理人員，在面對許多工作時(shí)忙于應(yīng)付，簡單地重復(fù)基礎(chǔ)的工作，在工作上缺乏創(chuàng)新以及提高工作效率的動(dòng)力。企業(yè)的檔案工作人員資歷較老，隊(duì)伍中缺乏新鮮血液注入，面臨工作人員對信息技術(shù)缺少創(chuàng)新的思路和理念，導(dǎo)致文書檔案管理在技術(shù)方面難以突破。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代加強(qiáng)文書檔案管理的優(yōu)化策略

3.1構(gòu)建文書檔案的數(shù)據(jù)庫

為了提高文書檔案的利用率，發(fā)揮文書檔案的實(shí)用價(jià)值，鞏固文書檔案數(shù)字化的成果，還要大力興建更加專業(yè)的文書檔案信息庫。首先，加強(qiáng)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，開發(fā)專業(yè)的文書檔案信息系統(tǒng)，完善文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證文書檔案數(shù)據(jù)庫具有存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息的必要能力。其次，發(fā)揮各種先進(jìn)識別技術(shù)的重要作用，重視提高數(shù)字化建設(shè)的整體技術(shù)水平，強(qiáng)調(diào)組建過硬的管理團(tuán)隊(duì)，完善相關(guān)硬件設(shè)備，做好各類資產(chǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，加強(qiáng)文書檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃，轉(zhuǎn)檔存檔一定按照既定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。出臺(tái)規(guī)范性的文件要求，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定信息化的文書檔案管理工作制度，明確不同類型圖片、影像等文件信息格式，確定好文書檔案管理權(quán)責(zé)。

3.2建立健全文書檔案管理制度

文書檔案管理工作崗位雖然平凡，但是責(zé)任重大，政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力好、職業(yè)責(zé)任心強(qiáng)是對工作人員的基本要求。在企業(yè)文書檔案管理工作中，只有通過健全的規(guī)章制度，將管理責(zé)任劃分到個(gè)人，才能夠約束相關(guān)工作人員的工作行為，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案管理部門的實(shí)際價(jià)值。通過健全的文書檔案管理制度，促使檔案管理人員能夠明確自身的職責(zé)，在工作中做到有規(guī)可依，有章可循，自覺按照工作標(biāo)準(zhǔn)開展文書檔案的管理與開發(fā)利用，從而提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有效避免由于人員責(zé)任意識不強(qiáng)、敷衍了事導(dǎo)致各種問題的出現(xiàn)。企業(yè)管理人員在制定文書檔案管理制度時(shí)，要充分了解當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，確保規(guī)章制度中的內(nèi)容本土化，可行性、操作性較強(qiáng)，保障管理制度的科學(xué)性、合理性，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理工作有效開展。

3.3完善信息化文書檔案管理模式

首先，不管是企業(yè)管理人員還是檔案管理從業(yè)人員，都要積極轉(zhuǎn)變思想理念，在原有工作模式上進(jìn)行創(chuàng)新和升級，要注重提升檔案管理工作效率以及檔案資料的利用率。在傳統(tǒng)工作中，很多管理人員都只注重“管理”“收藏”，資料借閱的門檻非常之高，難以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。為了有效解決這一問題，要建立檔案信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)企業(yè)各科室之間的聯(lián)系，加大內(nèi)部宣傳力度，營造全員參與的良好工作氛圍，得到基層員工、管理人員的共同支持。其次，要在技術(shù)上進(jìn)行不斷創(chuàng)新和升級，可學(xué)習(xí)其他企業(yè)的先進(jìn)工作方法，加大技術(shù)研發(fā)力度，例如提升文書檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性、兼容性等，從而提升工作水平。

3.4文書檔案管理工作要規(guī)范

企業(yè)文書在管理的過程中要充分發(fā)揮傳統(tǒng)的大信息管理效力。隨著信息化手段的進(jìn)一步加強(qiáng)，在信息技術(shù)推行的同時(shí)，檔案管理相關(guān)人員要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理，針對檔案的每一次修改在電子檔案中不留痕的現(xiàn)象，需要完善檔案的備案，做好新時(shí)代檔案管理，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范要求每一位相關(guān)的工作人員在日常工作中，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范，不能過度依賴電子信息技術(shù)，確保文書檔案管理工作在信息技術(shù)手段的幫助下更加規(guī)范化、完善化。

結(jié)語

文書檔案對于促進(jìn)改革發(fā)展具有重要的意義，應(yīng)嘗試運(yùn)用多種信息技術(shù)提高文書檔案管理的水平，推動(dòng)文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。具體包括完善文書檔案管理工作體系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)智能化的文書檔案管理平臺(tái)，合理分配文書檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用權(quán)限，構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)文書檔案信息的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)一步體現(xiàn)文書檔案的實(shí)用價(jià)值。

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