仲麗瓊
摘要:目前,我國進入信息化時代,在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代應加強文書檔案管理,進一步運用信息技術提高文書檔案管理的效率,突破紙質(zhì)文書檔案管理的局限,充分體現(xiàn)文書檔案的應用價值。本文探索信息技術用于文書檔案管理的具體方法,指出文書檔案管理的主要問題,充分認識文書檔案管理的特點,全面提升文書檔案管理水平。
關鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”;文書檔案;管理方法;優(yōu)化措施
引言
在未來的企業(yè)文書檔案管理工作中,需要檔案管理人員運用計算機管理技術加速文書檔案信息化建設。檔案管理部門要根據(jù)實際情況完善信息化建設,尤其是計算機在檔案信息化管理中的應用,雙管齊下,推進企業(yè)文書檔案信息化建設進程。
1企業(yè)文書檔案信息化建設的概述
在社會發(fā)展的背景下,企業(yè)發(fā)展迅速,需要處理的事務更多,這增加了檔案資料數(shù)量。在文書檔案管理工作中,要對日常文書進行廣泛收集、歸納、整理,并通過掃描儀錄入到信息系統(tǒng)中,分類進行保存。先進技術的應用,能夠?qū)n案管理人員從繁瑣的工作中解放出來,進一步提升工作效率,降低檔案管理工作中出現(xiàn)失誤、檔案資料丟失的可能性。并且在信息化平臺的應用下,企業(yè)各科室之間還能夠加強在工作上的交流和聯(lián)系,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,傳輸更加高效,保證文書檔案管理的科學性、規(guī)范性。在當前信息化時代背景下,信息資源對企業(yè)發(fā)展有著重要促進作用,很多企業(yè)的文書檔案管理工作也正在朝著信息化、電子化的方向發(fā)展,計算機網(wǎng)絡、信息化系統(tǒng)的應用,不僅能夠有效提升檔案管理工作水平,也能夠促進醫(yī)療服務質(zhì)量的不斷提升。檔案資源的數(shù)字化應用包括信息檢索、利用、存儲等多個不同的方面,能夠為使用者及時提供必要的資源信息,是推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。
2文書檔案管理的現(xiàn)狀
2.1文書檔案管理意識弱,檔案管理方法局限單一
當前,縱觀我國企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀,仍然有部分工作人員的文書檔案管理意識較弱,在日常的文書檔案管理工作中,不能夠認識到文書檔案管理的重要性,更缺乏對文書檔案管理方法與原則的整體性、系統(tǒng)性認識。在具體的文書檔案管理活動中,存在著管理技術水平低、管理方法單一、管理流程混亂等問題,甚至一些企業(yè)的檔案管理人員沒有按工作流程與操作規(guī)范開戰(zhàn)文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計、立卷等工作,存在著盲目性、隨意性現(xiàn)象,導致文書檔案有信息丟失與泄漏的風險。
2.2計算機管理機制不夠完善
企業(yè)文書檔案信息化建設問題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的一個重要因素,打破當前企業(yè)文書檔案管理工作存在的局限,需要建立完善的計算機管理機制,單純的登記備案工作已經(jīng)無法適應新時代企業(yè)文書檔案管理工作的要求,不能夠徹底消除制約發(fā)展的不利因素。對此,應該建立一套完善的管理機制、科學的信息化企業(yè)文書檔案管理體系,保障企業(yè)文書檔案管理工作在時代背景下取得更高層面的發(fā)展。制定科學的計算機管理體系,做好企業(yè)信息化企業(yè)文書檔案管理工作,才能更加高效地完成企業(yè)文書檔案信息化建設任務。
2.3檔案管理人才的缺失
目前,部分企業(yè)的文書檔案管理人才資源短缺,將行政部門人員放到檔案工作崗位上。缺少專職知識的檔案管理人員,在面對許多工作時忙于應付,簡單地重復基礎的工作,在工作上缺乏創(chuàng)新以及提高工作效率的動力。企業(yè)的檔案工作人員資歷較老,隊伍中缺乏新鮮血液注入,面臨工作人員對信息技術缺少創(chuàng)新的思路和理念,導致文書檔案管理在技術方面難以突破。
3“互聯(lián)網(wǎng)+”時代加強文書檔案管理的優(yōu)化策略
3.1構(gòu)建文書檔案的數(shù)據(jù)庫
為了提高文書檔案的利用率,發(fā)揮文書檔案的實用價值,鞏固文書檔案數(shù)字化的成果,還要大力興建更加專業(yè)的文書檔案信息庫。首先,加強文書檔案的網(wǎng)絡化建設工作,開發(fā)專業(yè)的文書檔案信息系統(tǒng),完善文書檔案信息數(shù)據(jù)庫,保證文書檔案數(shù)據(jù)庫具有存儲結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息的必要能力。其次,發(fā)揮各種先進識別技術的重要作用,重視提高數(shù)字化建設的整體技術水平,強調(diào)組建過硬的管理團隊,完善相關硬件設備,做好各類資產(chǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作,加強文書檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃,轉(zhuǎn)檔存檔一定按照既定的標準執(zhí)行。出臺規(guī)范性的文件要求,結(jié)合本單位的實際情況制定信息化的文書檔案管理工作制度,明確不同類型圖片、影像等文件信息格式,確定好文書檔案管理權(quán)責。
3.2建立健全文書檔案管理制度
文書檔案管理工作崗位雖然平凡,但是責任重大,政治素質(zhì)高、業(yè)務能力好、職業(yè)責任心強是對工作人員的基本要求。在企業(yè)文書檔案管理工作中,只有通過健全的規(guī)章制度,將管理責任劃分到個人,才能夠約束相關工作人員的工作行為,充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案管理部門的實際價值。通過健全的文書檔案管理制度,促使檔案管理人員能夠明確自身的職責,在工作中做到有規(guī)可依,有章可循,自覺按照工作標準開展文書檔案的管理與開發(fā)利用,從而提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量,有效避免由于人員責任意識不強、敷衍了事導致各種問題的出現(xiàn)。企業(yè)管理人員在制定文書檔案管理制度時,要充分了解當前企業(yè)發(fā)展的實際情況,確保規(guī)章制度中的內(nèi)容本土化,可行性、操作性較強,保障管理制度的科學性、合理性,促進企業(yè)文書檔案管理工作有效開展。
3.3完善信息化文書檔案管理模式
首先,不管是企業(yè)管理人員還是檔案管理從業(yè)人員,都要積極轉(zhuǎn)變思想理念,在原有工作模式上進行創(chuàng)新和升級,要注重提升檔案管理工作效率以及檔案資料的利用率。在傳統(tǒng)工作中,很多管理人員都只注重“管理”“收藏”,資料借閱的門檻非常之高,難以充分發(fā)揮檔案的價值。為了有效解決這一問題,要建立檔案信息化管理平臺,加強企業(yè)各科室之間的聯(lián)系,加大內(nèi)部宣傳力度,營造全員參與的良好工作氛圍,得到基層員工、管理人員的共同支持。其次,要在技術上進行不斷創(chuàng)新和升級,可學習其他企業(yè)的先進工作方法,加大技術研發(fā)力度,例如提升文書檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性、兼容性等,從而提升工作水平。
3.4文書檔案管理工作要規(guī)范
企業(yè)文書在管理的過程中要充分發(fā)揮傳統(tǒng)的大信息管理效力。隨著信息化手段的進一步加強,在信息技術推行的同時,檔案管理相關人員要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理,針對檔案的每一次修改在電子檔案中不留痕的現(xiàn)象,需要完善檔案的備案,做好新時代檔案管理,嚴謹規(guī)范要求每一位相關的工作人員在日常工作中,嚴格執(zhí)行企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范,不能過度依賴電子信息技術,確保文書檔案管理工作在信息技術手段的幫助下更加規(guī)范化、完善化。
結(jié)語
文書檔案對于促進改革發(fā)展具有重要的意義,應嘗試運用多種信息技術提高文書檔案管理的水平,推動文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化建設目標。具體包括完善文書檔案管理工作體系,加強數(shù)據(jù)庫建設,開發(fā)智能化的文書檔案管理平臺,合理分配文書檔案管理平臺的應用權(quán)限,構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),從而促進文書檔案信息的高效率運轉(zhuǎn),進一步體現(xiàn)文書檔案的實用價值。
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