吳軍燕

摘要：通常進(jìn)行檔案管理就是收集、整理并保管企事業(yè)單位相關(guān)項(xiàng)目以及認(rèn)識(shí)的資料，是企業(yè)進(jìn)行管理的重要參考依據(jù)，對(duì)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)以及發(fā)展都有著重要的作用。不過(guò)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理也出現(xiàn)了越來(lái)越多的問(wèn)題，以及無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需求，所以，必須要做出調(diào)整與改變。筆者對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的總結(jié)與分析，然后根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)的知識(shí)提出了一些對(duì)應(yīng)的改進(jìn)意見(jiàn)，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

引言：事業(yè)單位的檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是國(guó)家文獻(xiàn)信息管理的一部分，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展都有著重要的意義。事業(yè)單位的工作涉及的內(nèi)容是很廣的，和很多社會(huì)事務(wù)的管理活動(dòng)也都有著一定的關(guān)聯(lián)。而事業(yè)單位保管的檔案資料記錄了單位工作、工作的開(kāi)展，對(duì)于人們了解歷史發(fā)展有著重要的作用。為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率以及水平的提升，有助于提升單位對(duì)于信息資源的利用效率，為單位的發(fā)展提供更有力的幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題與不足

1.事業(yè)單位檔案管理人員的管理能力不足

檔案管理工作的內(nèi)容是很繁瑣的，過(guò)程也比較麻煩，所以需要工作人員有良好的耐心，同時(shí)還比較容易出錯(cuò)，因此還要求人們能夠細(xì)心的對(duì)待工作。不過(guò)，這一工作的技術(shù)含量并不高，所以并不需要很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，也由此導(dǎo)致該工作往往不太受重視，安排的工作人員也基本都是一些基層人員，他們沒(méi)有什么管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，綜合素質(zhì)也不強(qiáng)，所以導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量與效率也不高。而且，事業(yè)單位的檔案管理人員在待遇方面普遍都是偏低的，缺少晉升空間，所以工作人員也沒(méi)有什么積極性，缺少工作的熱情，這些同樣也會(huì)影響到工作效率的提升。

2.缺乏完善的管理制度

如今，很多的事業(yè)單位還都沒(méi)有建立起比較完善的檔案管理工作制度，檔案管理缺少約束與規(guī)范，也不夠系統(tǒng)，所以工作就會(huì)顯得無(wú)序化，比較混亂，進(jìn)而產(chǎn)生資料遺失的問(wèn)題，對(duì)檔案的質(zhì)量以及其數(shù)量的齊全性都會(huì)產(chǎn)生影響。

3.檔案管理硬件設(shè)備不夠齊全

社會(huì)在不斷的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的管理與需求也在發(fā)生著變化，在這樣的形勢(shì)下，檔案管理急需進(jìn)行轉(zhuǎn)型，進(jìn)行信息化建設(shè)，提高信息化的程度，建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，不過(guò)，因?yàn)閷?duì)檔案管理信息化建設(shè)的不重視，很多單位在這方面投入的經(jīng)費(fèi)并不充足，影響了信息化建設(shè)的進(jìn)度，導(dǎo)致單位不能及時(shí)進(jìn)行硬件設(shè)備的更新，因?yàn)槿鄙僭O(shè)備，所以很多工作還是需要通過(guò)人工來(lái)完成，而人工操作又比較容易出現(xiàn)失誤，比如說(shuō)檔案丟失、損壞以及錯(cuò)誤之類(lèi)的問(wèn)題，為了修正這些問(wèn)題就需要付出大量的工作。因此，事業(yè)單位必須要投入足夠的資金支持進(jìn)行檔案的信息化管理，要通過(guò)先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用來(lái)提升工作的質(zhì)量與效率 [1]。

二、改善事業(yè)單位檔案管理的措施與對(duì)策

1.制定完善的檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作，其主要的內(nèi)容就是對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與整理，并做好保存工作。為了工作能夠有序的進(jìn)行就必須要有科學(xué)的管理制度，對(duì)檔案管理權(quán)限進(jìn)行合理的分配，并通過(guò)統(tǒng)一的方式進(jìn)行管理，這樣才可以有更高的工作效率，提升工作的質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位根據(jù)自身的情況與需求對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)，提高其科學(xué)性與合理性，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的控制，為單位的發(fā)展提供更有利的支持。特別是要有科學(xué)的用人制度以及獎(jiǎng)懲制度，這些對(duì)于工作人員的積極性是非常重要的，這樣才能夠有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育及業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為了能夠提升檔案管理的科學(xué)性、有效性，工作人員自身的素質(zhì)能力也是很關(guān)鍵的一項(xiàng)因素，應(yīng)該采取措施提升他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一是要對(duì)管理人員進(jìn)行思想教育，讓他們能夠正確的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，提高他們工作的責(zé)任感。二是要對(duì)他們進(jìn)行檔案管理知識(shí)與技能的培訓(xùn)，提高他們的管理能力，掌握相應(yīng)的管理知識(shí)、技術(shù)，從而能夠熟練的處理檔案管理方面的各項(xiàng)工作。[2]。

3.積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理體系的建設(shè)還需要有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的支持。維修首先要積極的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，投入更多的資金進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理辦公室以及閱覽室，還要配置齊全的檔案管理工具，要有完善的防水、防火以及防盜措施。其次是要積極的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，建立信息化檔案管理的平臺(tái)，這些對(duì)于提升檔案管理的效率都是有著非常顯著的作用的。

4.確保檔案管理的安全性

檔案資料本身是受法律保護(hù)的，也有著它的法律效力。所以事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的安全性一定要重視起來(lái)，要做好檔案資料管理的保密工作，要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范與約束，要有完善的規(guī)章制度，同時(shí)還要注意加強(qiáng)員工的安全意識(shí)，要對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)教學(xué)，提高檔案管理人員的防護(hù)意識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行防火、放到、防蟲(chóng)等方面意識(shí)以及技能的培養(yǎng)。進(jìn)行信息化建設(shè)也要針對(duì)信息化的特點(diǎn)進(jìn)行信息安全的防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行入侵，盜竊或者修改檔案資料，為檔案資料提供可靠的保護(hù)。此外，針對(duì)檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各種檔案資料的權(quán)限，對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)的人員，不允許他們查閱相關(guān)的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用，充分挖掘檔案資料的價(jià)值[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位在檔案管理方面還有著很多的問(wèn)題，為了適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，滿(mǎn)足單位自身的需求，必須要對(duì)檔案管理的理念與方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過(guò)有效的措施來(lái)提升檔案管理的質(zhì)量與效率，這樣才可以為企業(yè)的發(fā)展提供更有力的支持，帶來(lái)更多的效益，也能夠?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋昆.事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，（27）：52-53.

[2]周穎.事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo)（信息版），2019，（04）：131.

[3]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）：198.

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