韓卓泉

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)各個(gè)行業(yè)造成的影響越發(fā)深遠(yuǎn)，在各領(lǐng)域之中的價(jià)值也受到了越來越多的關(guān)注。身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校必然需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢廣泛應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，以此來有效提升檔案數(shù)字化管理水平?；谶@一目的，本文對(duì)大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案;數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。就當(dāng)前情況來看，我國檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了顯著的成效，不過必須得認(rèn)清的一點(diǎn)，那便是簡單的數(shù)據(jù)化并不完全是數(shù)字化，因其無法將檔案價(jià)值有效發(fā)揮出來，所以在大數(shù)據(jù)背景之下，若是依然使用傳統(tǒng)方式來對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與利用的話，數(shù)字化檔案是無法有效發(fā)揮出其價(jià)值的，數(shù)字化檔案需要數(shù)據(jù)化才能發(fā)揮出其價(jià)值。為此，大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作自然需要及時(shí)優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足大數(shù)據(jù)背景下的需求，充分發(fā)揮出其價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢

1.檔案管理智能化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下的高校檔案管理工作，發(fā)生了較大的變化，高校辦學(xué)需求、資料數(shù)量相較于之前有了明顯的增加，而且資源數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出大爆炸增長趨勢，這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式自然無法勝任檔案管理要求，數(shù)字化檔案管理便顯得十分重要了。高校檔案管理過程中，借助大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)能夠有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息采集、整理與歸納，這不僅是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，也能進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量和效率，有效優(yōu)化檔案傳遞與共享，這也從側(cè)面體現(xiàn)出了檔案管理智能化水平有所提升。

2.檔案管理多元化

在我國教育事業(yè)不斷發(fā)展的環(huán)境下，職業(yè)教育受到的關(guān)注度也明顯有所提升，高校在這一過程中自然得到了較為明顯的發(fā)展。身處高等教育大眾化的時(shí)代，高校檔案管理工作本身就涉及到各方面內(nèi)容，具有多元化屬性，如教育教學(xué)、行政管理、科學(xué)研究等均是檔案管理的一部分，而在高校加速發(fā)展的環(huán)境下，檔案信息自然也會(huì)越發(fā)的多元化，借助大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)來對(duì)其進(jìn)行處理就顯得十分必要，這能有效促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理多元化發(fā)展。

3.檔案管理系統(tǒng)化

身處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，無紙化辦公的普及與廣泛使用，也是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵，能夠有效改變傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，同時(shí)還能進(jìn)一步提升檔案管理存儲(chǔ)高效性與便捷性，從而有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.給管理模式帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨之前，高校的檔案管理以紙質(zhì)資料的檔案為主，這也導(dǎo)致部分檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端十分凸顯，已經(jīng)不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案事業(yè)發(fā)展。如果高校仍一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式、制度及收集整理方法，那么必然會(huì)影響到檔案管理工作的效率，并且還會(huì)對(duì)檔案資料各方面帶來不良影響，如完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性等。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校必須要根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，積極進(jìn)行探索和分析，尋求更為符合自身實(shí)際情況的檔案管理模式，以此來更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

2.給管理制度帶來的挑戰(zhàn)

在高校檔案數(shù)據(jù)收集過程中，需要檔案管理部門和其他職能部門進(jìn)行有效的溝通與交流。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變得更為復(fù)雜，為了確保檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性，高校應(yīng)針對(duì)不同工作類型的部門區(qū)分建立數(shù)據(jù)管理制度，并且將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。不過就具體情況來看，很多高校并不是很重視這一點(diǎn)，從而因?yàn)闇贤ú粫骋l(fā)各種問題，影響到檔案資源利用效率的提升。

3.給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)于高校檔案管理提出了更高、更新的要求，與此同時(shí)，高校檔案管理的理念、方法和途徑也發(fā)生了很大的變化。在這樣的背景下，高校檔案管理人員必須要對(duì)自身的角色進(jìn)行重新定位，改變以往檔案保管員的身份，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，為用戶提供多樣化的服務(wù)。另外，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給檔案管理人員各方面能力提出了更高的要求，需要他們具備良好的信息素養(yǎng)，能夠靈活應(yīng)用各種信息技術(shù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析與預(yù)測廣大用戶需求，從而為廣大用戶提供更加針對(duì)性與個(gè)性化的服務(wù)，以此來提升檔案信息的利用價(jià)值。

4.給技術(shù)層面帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料的來源變得更加的多樣化，如果只依靠傳統(tǒng)的技術(shù)根本無法滿足檔案資源收集的工作需求。因此，高校必須要積極更新自身的檔案管理技術(shù)，采取現(xiàn)代檔案管理技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、分析和加工，從而推動(dòng)高校檔案管理朝著信息化的方向不斷前進(jìn)。

另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，給高校檔案數(shù)據(jù)安全帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)集中式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和保管的方式已經(jīng)不適于當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展，并且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)處理技術(shù)的更新速度也在不斷加快，這就要求高校必須要樹立與時(shí)俱進(jìn)的理念，及時(shí)更新和引進(jìn)先進(jìn)數(shù)據(jù)管理技術(shù)，使得高校檔案管理的信息化水平始終處于較高層次。

三、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.管理模式滯后

就目前高校檔案數(shù)字化管理情況來看，依然還是有部分高校以紙質(zhì)資料存儲(chǔ)、傳統(tǒng)管理方式為主，雖然有些高校也開展了檔案數(shù)字化管理，可是只是停留在簡單的局域網(wǎng)建設(shè)、單機(jī)信息收集等一些較為淺層的表面工作上，無法真正借助于人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析、加工與整理，從而引發(fā)了檔案工作需求超出管理工作實(shí)際等現(xiàn)象，整個(gè)檔案管理模式滯后且僵化，不利于檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.宣傳力度不足

分析高校檔案管理傳統(tǒng)方式以及高校發(fā)展歷史，我們能夠發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作開展過程中，幾乎很少有高校會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳，所以很多人對(duì)檔案管理工作重視程度也不足。除此之外，在高校管理體系之中也沒有高校師生宣傳系統(tǒng)，這也促使師生在使用檔案資料、信息收集、取得檔案情報(bào)等多方面都十分欠缺，長此以往，高校檔案管理工作質(zhì)量自然無法得到提升。

3.管理工作方式滯后

很多高校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，依然還是存在漠視社會(huì)因素、缺少條件平衡、忽視教育環(huán)境等問題。從深層次來分析的話，這也是高校檔案管理方式無法緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的具體表現(xiàn)，身處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，無法構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)下的資源庫、信息庫，自然無法有效保障高校檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，最終必然也就制約了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

4.檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化

一方面，高校檔案管理人員無法滿足大數(shù)據(jù)技能要求、科技發(fā)展需求，這種情況下自然也就無法將高校檔案管理工作有效構(gòu)建在大數(shù)據(jù)平臺(tái)之上，從而無法保障高校檔案管理效率和質(zhì)量。另一方面，高校檔案管理工作人員數(shù)量缺口嚴(yán)重，缺少具有高水平檔案管理能力的人才、大數(shù)據(jù)操作技能型人才，從而影響了檔案管理質(zhì)量。

5.檔案開發(fā)利用率較低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作的主要內(nèi)容不再僅限于檔案資料的保管和使用，還需要做好檔案開發(fā)工作。但就目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，因?yàn)楦咝Ｗ陨硖攸c(diǎn)的影響，使得檔案開發(fā)利用率并不是很高，服務(wù)形式方面也依舊停留在初始階段。而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理信息化水平較低，目前高校檔案利用的主要手段仍以人工檢索和操作為主，現(xiàn)代化信息檢索設(shè)備匱乏，現(xiàn)代化水平較低。

四、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理措施

1.創(chuàng)新檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)當(dāng)今社會(huì)各個(gè)方面和領(lǐng)域造成了影響，電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新一代媒體在高校也得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作在實(shí)施過程中，也可以積極借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來有效實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

在創(chuàng)新檔案管理模式的考量時(shí)，一方面，高校可以有意識(shí)的擴(kuò)大數(shù)據(jù)量。數(shù)字化使得檔案保存不需要再占用過多的空間，而且儲(chǔ)存起來也更加的方便，高?？梢詫r(jià)值不高的檔案也收集保管起來，以便有效提升數(shù)據(jù)采集完整性與全面性。另一方面，則可以積極借助于現(xiàn)有成熟技術(shù)，推動(dòng)檔案朝著數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變，在這一過程中，要加強(qiáng)注重?cái)?shù)字化工作，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。如面對(duì)文本類的檔案，便得全文輸入，而不是簡單的輸入一些關(guān)鍵詞與標(biāo)題。不過因?yàn)槿妮斎牍ぷ髁窟^大，所以高?？梢越柚谝呀?jīng)十分成熟的OCR技術(shù)來進(jìn)行自動(dòng)掃描與識(shí)別，從而轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化格式;對(duì)于一般圖片類檔案，則可以將其圖像展示內(nèi)容進(jìn)行文字標(biāo)注，同時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，做好歸類，這樣就能有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息數(shù)據(jù)化，從而進(jìn)一步提升檔案管理效率。

2.做好檔案管理重要性宣傳

為了能夠有效提高高校檔案管理工作質(zhì)量，高校還可以將大數(shù)據(jù)時(shí)代下的各維度資料與信息都作為深層次加工和系統(tǒng)利用資源，積極借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來展開檔案管理工作重要性宣傳，讓師生能夠意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理的促進(jìn)作用，這樣才能真正有效發(fā)揮出其價(jià)值。

首先，宣傳工作實(shí)施要面向管理層與決策層，讓他們真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)字化管理中的價(jià)值，這樣才能為之后工作實(shí)施提供保障。其次，宣傳工作還需要面向全體師生，結(jié)合教師教學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、學(xué)生學(xué)習(xí)等進(jìn)行全方位宣傳教育，讓他們都能夠參與到檔案管理工作之中。

3.改變管理與服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作在實(shí)施過程中，還需要及時(shí)改變檔案管理與服務(wù)模式。在歸檔的時(shí)候，要落實(shí)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)化，之前沒有數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)檔案，需要檔案管理人員逐步對(duì)其數(shù)據(jù)化，而對(duì)于數(shù)據(jù)化后的檔案，除了一些涉密檔案，其他的就不需要再進(jìn)行索引的建立。最后，就證據(jù)服務(wù)提供來說，則可以適當(dāng)改變業(yè)務(wù)流程，積極借助于數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢來精簡整個(gè)查詢流程，這樣就能進(jìn)一步提升檔案查詢效率。除此之外，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)促使檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景下，更加重要的就是檔案附加機(jī)制表現(xiàn)，還需要從大量數(shù)據(jù)信息之中分析其潛在價(jià)值，這樣才能有效提高檔案服務(wù)效果。

4.優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)于檔案管理人員而言，一定要將管理工作的重點(diǎn)放在數(shù)字化管理、大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)等方面，只有這樣才能更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，促使檔案管理工作效率再上一個(gè)臺(tái)階。為此，檔案管理人員一定要及時(shí)更新自身知識(shí)庫，加強(qiáng)新理論、新技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校方面則可以積極構(gòu)建優(yōu)質(zhì)管理隊(duì)伍，這樣才能有效提升管理水平。

5.加大檔案信息化建設(shè)力度

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理的發(fā)展需求，這就要求高校加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，以此來提升檔案資源的開發(fā)利用率，使得高校檔案管理工作更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

首先，高校應(yīng)完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)各種先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來確保檔案資源能夠快速的收集、整理、傳輸和利用。

其次，在高校檔案管理工作中應(yīng)堅(jiān)持大數(shù)據(jù)、大檔案原則，即借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案信息的中心數(shù)據(jù)庫和專門數(shù)據(jù)庫，以此來提升檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性和安全性。

最后，高校應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案服務(wù)水平。比如，高?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立用戶需求引擎和學(xué)術(shù)搜索引擎，為用戶提供更加便捷的檔案查詢服務(wù)，以此使得檔案管理水平得到進(jìn)一步提升。

五、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景之下也呈現(xiàn)出了很多新問題，檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求，大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠進(jìn)一步落實(shí)高校檔案數(shù)字化管理實(shí)效，從而有效提升檔案數(shù)字化管理效果。為此，高校在檔案管理實(shí)踐期間，一定要結(jié)合高校檔案管理實(shí)際情況來進(jìn)行優(yōu)化，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新與變革，這樣才能真正有效提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn)，發(fā)揮出檔案在高校建設(shè)中的應(yīng)有作用。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）