黃麗枝

摘要：當(dāng)前隨著我國(guó)電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)得到了不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)度。基于電子檔案管理運(yùn)行效率高、信息安全、查詢方便以及便于集中化管理的特點(diǎn)在很多單位和部門得到了廣泛的的應(yīng)用，極大地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)水平在很大程度上決定了我國(guó)電子信息技術(shù)的總體發(fā)展水平。因此，本文針對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理系統(tǒng);設(shè)計(jì)

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)概要

1.1 Web技術(shù)

在我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展中，Web技術(shù)向來(lái)在其中發(fā)揮著極為重要的作用，而分布、瀏覽、查詢網(wǎng)絡(luò)信息等三方面功能也是Web技術(shù)自誕生初便確立的主要服務(wù)內(nèi)容。在我國(guó)當(dāng)下的Web技術(shù)中，超文本傳送協(xié)議和超文本標(biāo)記性語(yǔ)言是其本身具備的使用標(biāo)準(zhǔn)，而其本身具備的方便快捷，簡(jiǎn)單易懂、個(gè)人參與，信息交互、無(wú)界限檢索，跨平臺(tái)操作等特點(diǎn)，也使得其自身能夠較好的應(yīng)用于電子文件檔案管理系統(tǒng)中。

1.2 B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)

C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)是我國(guó)很長(zhǎng)一段時(shí)間計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域最常用也最典型的計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)體系，不過(guò)由于其自身存在的適用范圍小、兼容性差、不適用于不同的開(kāi)發(fā)工具等特點(diǎn)，B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)才是我國(guó)的當(dāng)下計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域中的主流。B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)通過(guò)對(duì)C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)的改進(jìn)，將以往的客戶端變?yōu)榱藶g覽器，這就使得電腦負(fù)載大大簡(jiǎn)化、系統(tǒng)維護(hù)工作量大大降低，這些特點(diǎn)使得B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)已經(jīng)受到了我國(guó)廣大民眾的肯定。

1.3三層架構(gòu)體系

在本文所進(jìn)行的電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究中，筆者選擇了微軟所推薦的由上中下表示層、業(yè)務(wù)邏輯層與數(shù)據(jù)訪問(wèn)層的三層架構(gòu)體系，這種概念上將整個(gè)系統(tǒng)分為三層的邏輯概念分法，使得客戶端與數(shù)據(jù)庫(kù)不直接產(chǎn)生聯(lián)系，而是能夠通過(guò)業(yè)務(wù)邏輯層建立連接，實(shí)現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫(kù)的交互、值得注意的是，這一三層架構(gòu)體系存在著增加中間環(huán)節(jié)而導(dǎo)致的系統(tǒng)性能降低等特點(diǎn)，這一特點(diǎn)需要引起我們重視。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析和開(kāi)發(fā)流程

2.1電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析

結(jié)合某市檔案管理局的實(shí)際檔案管理情況，筆者為這一電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了系統(tǒng)登錄模塊，個(gè)人設(shè)置模塊，檔案管理模塊，系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，結(jié)合這些模塊我們就能夠了解到這一系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的登錄、個(gè)人信息的完善、信息化檔案管理、系統(tǒng)管理等方面內(nèi)的需求，而操作簡(jiǎn)單、易學(xué)美觀、系統(tǒng)易維護(hù)等操作方面的需求也是這一系統(tǒng)的需求。此外，嚴(yán)格控制權(quán)限范圍、強(qiáng)加數(shù)據(jù)保護(hù)功能、監(jiān)控用戶操作信息等三點(diǎn)是這一電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)于安全提出的需求。

2.2電子文件檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)流程

結(jié)合上述電子文件檔案管理系統(tǒng)的需求，我們可以確定這一系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)需要嚴(yán)格遵循實(shí)用性、穩(wěn)定性、安全性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性等四方面原則，而結(jié)合這四方面原則筆者就能夠?qū)⒄麄€(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)分為檔案收集、檔案制作、檔案歸檔等三個(gè)部分。具體來(lái)說(shuō)，檔案收集主要通過(guò)接收檔案、整理分檔、下發(fā)到部門、制成電子檔案、提交保管處等流程實(shí)現(xiàn);而檔案制作則需要依次通過(guò)保管處接收電子檔案、分類著錄、與紙質(zhì)文檔核對(duì)、確認(rèn)保存等流程實(shí)現(xiàn);檔案歸檔步驟包含的內(nèi)容較多，檢測(cè)鑒定、歸檔整理、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明、存入光盤、復(fù)制光盤、光盤標(biāo)識(shí)等都屬于其開(kāi)發(fā)流程。值得注意的是，如果檔案進(jìn)行了更新等步驟，整個(gè)歸檔工作就需要重新展開(kāi)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)

3.1系統(tǒng)主要模塊設(shè)計(jì)

為了能夠較好的完成這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，筆者將這一系統(tǒng)主要分為了系統(tǒng)登錄模塊、個(gè)人設(shè)置模塊、檔案管理模塊和系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，其中系統(tǒng)登錄模塊主要負(fù)責(zé)檢驗(yàn)登陸系統(tǒng)用戶信息與不同用戶權(quán)限的給予;個(gè)人設(shè)置模塊主要負(fù)責(zé)個(gè)人信息設(shè)定和密碼修改;檔案管理模塊負(fù)責(zé)檔案著錄和編輯、檔案資料查閱、數(shù)據(jù)管理;而系統(tǒng)管理模塊則負(fù)責(zé)重置系統(tǒng)原始信息。

3.2權(quán)限管理設(shè)計(jì)

為了保證這一電子文件檔案管理系統(tǒng)具備較高的安全性與可靠性，筆者為不同用戶準(zhǔn)備了系統(tǒng)管理權(quán)限、檔案庫(kù)管理權(quán)限和普通權(quán)限等三種權(quán)限，其中系統(tǒng)管理權(quán)限是整個(gè)系統(tǒng)的最高管理權(quán)限，這一權(quán)限可以管理整個(gè)系統(tǒng)的所有功能;而檔案庫(kù)管理權(quán)限則屬于中級(jí)管理權(quán)限，具備借閱審批、檔案審核、檔案修改、檔案刪除、檔案歸檔等權(quán)限;普通用戶會(huì)獲得普通權(quán)限這一整個(gè)系統(tǒng)的最低權(quán)限，這一權(quán)限只能進(jìn)行檔案查詢，檔案借閱，檔案歸還等操作。

3.3數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

本文所進(jìn)行的電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)應(yīng)用了SQLserver數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，而通過(guò)這一技術(shù)形式，筆者建立了著錄信息表、用戶權(quán)限表、用戶登錄信息表等數(shù)據(jù)表。在這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)中，筆者確立了用戶數(shù)據(jù)、部門數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)、檔案庫(kù)數(shù)據(jù)等四方面的實(shí)體，并將整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)分為了表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層三層，這三層分別負(fù)責(zé)系統(tǒng)和用戶的之間交互、用戶操作要求處理與數(shù)據(jù)提取以及對(duì)數(shù)據(jù)的增添、刪除、修改、查找。而在這一數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)中，查閱信息表、用戶權(quán)限表、著錄信息表是這一數(shù)據(jù)庫(kù)必備的數(shù)據(jù)表，三種數(shù)據(jù)表依次包含系統(tǒng)管理員、著錄、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)刪除;系統(tǒng)管理員、普通用戶、用戶名、密碼;文件名，并列名，責(zé)任者等信息。

四、電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1系統(tǒng)登錄模塊的實(shí)現(xiàn)

對(duì)于整個(gè)電子文件檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)登錄模塊是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，這里筆者參考了經(jīng)典的登錄模塊設(shè)計(jì)思路，使用者需要設(shè)定自身的登錄名，職位，聯(lián)系方式，操作權(quán)限完成注冊(cè)，這樣才可以輸入賬號(hào)、密碼、驗(yàn)證碼進(jìn)入系統(tǒng)。值得注意的是，注冊(cè)賬號(hào)環(huán)節(jié)輸入的信息必須保證真實(shí)有效才能完成賬號(hào)的注冊(cè)。

4.2個(gè)人設(shè)置模塊的實(shí)現(xiàn)

個(gè)人設(shè)置模塊仍舊采用我國(guó)主流的個(gè)人設(shè)置模式，由于姓名，職務(wù)，性別，年齡等信息會(huì)受到系統(tǒng)的驗(yàn)證，所以這一個(gè)人設(shè)置模塊將主要負(fù)責(zé)管理員權(quán)限的授予與登錄密碼的修改。

4.3檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)

在檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)中，這一模塊需要實(shí)現(xiàn)檔案的整理、利用與管理，介于篇幅原因，筆者只對(duì)檔案的利用進(jìn)行詳細(xì)論述。檔案的利用主要通過(guò)用戶輸入關(guān)鍵字完成檔案檢索后，自動(dòng)提交相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)，筆者還為其設(shè)計(jì)了一項(xiàng)或多項(xiàng)關(guān)鍵詞查詢功能，這就使得其能夠更好的應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中。

4.4系統(tǒng)管理模塊的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)模塊由權(quán)限管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)工具、系統(tǒng)樣式等四個(gè)模塊組成，筆者為權(quán)限管理選擇了分組模式進(jìn)行權(quán)限分配的模式，這樣就能夠較好地實(shí)現(xiàn)權(quán)限分配，避免泄密等問(wèn)題出現(xiàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)在我國(guó)企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)檔案管理工作中的應(yīng)用十分廣泛，加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)，是保證檔案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在電子文件檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用發(fā)展中，必須加強(qiáng)其規(guī)范化、一體化的發(fā)展，進(jìn)而全面地提高我國(guó)電子文件檔案管理系統(tǒng)的工作水平。

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