郭改利
企業(yè)全面預算管理通過優(yōu)化配置內(nèi)部各種資源,從而達成企業(yè)的年度經(jīng)營目標,并實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,其作用不言而喻。作為企業(yè)增效益、促發(fā)展的主要抓手之一,全面預算管理已越來越受到領導層的重視,但是目前在全面預算管理工作中仍不可避免地出現(xiàn)諸多困難,使其管理效能無法得到充分發(fā)揮。本文將從企業(yè)開展全面預算管理工作中出現(xiàn)的實際問題出發(fā),對如何發(fā)揮企業(yè)全面預算管理效能進行了思考,為今后的全面預算管理工作提供一定的參考。
一、引言
隨著市場競爭的日趨激烈,企業(yè)的利潤空間已被壓縮無幾,開展全面預算管理,加強價值鏈精益管控,提升企業(yè)的核心競爭力已顯得尤為重要和迫在眉睫。全面預算管理能夠通過對企業(yè)內(nèi)部各種財務及非財務資源進行優(yōu)化配置、統(tǒng)籌安排,形成有效的內(nèi)部控制,從而實現(xiàn)企業(yè)卓越運營和各項經(jīng)營目標。執(zhí)行全面預算管理,可以使管理層思考并解決預算期內(nèi)可能碰到的問題,以此盡可能地減少運營過程中的風險。同時還可平衡協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各方、各部門,并發(fā)揮其考核激勵作用。
二、目前企業(yè)全面預算管理中存在的主要問題
(一)預算目標脫離實際或出現(xiàn)預算松弛
企業(yè)在制定預算目標時,有時為了完成特定目標,如上級要求的目標任務、同行的對比壓力等,從而制定了基本無法實現(xiàn)的預算目標,使部門員工產(chǎn)生消極情緒,認為目標反正也完不成再努力也是白費力氣。此時的全面預算管理已失去實際意義,無法發(fā)揮其應有的作用。
目前主要由財務部門牽頭編制預算,其他部門雖有參與,但較多時候是為了完成任務好交差,無法形成統(tǒng)一的思想認識,有時甚至會因為信息不對稱而出現(xiàn)摩擦,部門目標不一致、部門間協(xié)調(diào)性差而最終導致預算目標難以實現(xiàn),從而不能避免其他部門會隨意填報數(shù)據(jù),或是各部門在制定預算時,為了確保目標的實現(xiàn),有意地低報預算。另外,全面預算人員的專業(yè)水平、協(xié)調(diào)能力不一,專業(yè)素質(zhì)參差不齊,也是導致各部門預算管理的質(zhì)量差異明顯的原因之一。
(二)全面預算編制不科學或調(diào)整不合理
全面預算編制作為全面預算管理工作中的重要一環(huán),其編制內(nèi)容沒有與企業(yè)的戰(zhàn)略目標高效結(jié)合,沒有很好地聯(lián)系企業(yè)的戰(zhàn)略和生產(chǎn)經(jīng)營的所有業(yè)務活動,全面預算編制方法粗放、狹窄,基本基于上一年財務數(shù)據(jù)編制當年的預算,一些基礎數(shù)據(jù)準確性不足,缺乏客觀依據(jù),定額無法落實執(zhí)行等原因,使得全面預算的編制基礎缺乏科學合理性,預算編制工作停留在表面,使其作用得不到發(fā)揮。
編制全面預算時出現(xiàn)的另一種情況就是調(diào)整不合理,主要表現(xiàn)在兩個方面,一是調(diào)整不及時;二是調(diào)整過于頻繁。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展過程中,如果外部市場環(huán)境出現(xiàn)重大變化或者經(jīng)營戰(zhàn)略作出重大調(diào)整時,再按照年初的預算目標執(zhí)行就顯得不合時宜。但實際情況是企業(yè)沒有根據(jù)客觀實際情況進行調(diào)整,預算實際執(zhí)行的結(jié)果就無法起到及時糾偏和為企業(yè)管理者提供更加合理的決策依據(jù)的作用。
當然,這里并不是說只要市場環(huán)境與預算目標稍有偏差就進行調(diào)整,預算月月調(diào)整、月月增加,到年底就會發(fā)展成全面調(diào)整、全面增加,致使預算指標嚴重脫離實際,所以企業(yè)一定要科學規(guī)范設定標準,哪些指標可以調(diào),哪些指標絕對不能隨意調(diào)。
(三)預算執(zhí)行不到位或結(jié)果未及時反饋
企業(yè)對預算的執(zhí)行未給予足夠的重視,沒有建立預算管理的相關(guān)制度來保障預算的執(zhí)行和實施,抓編制抓的緊,抓執(zhí)行抓的松,結(jié)果出現(xiàn)編制和執(zhí)行“兩張皮”的現(xiàn)象。這種既沒有定期反饋預算執(zhí)行情況 的機制保障,又不召開預算相關(guān)的月度、季度例會的情況,往往導致領導層要求時再進行預算執(zhí)行情況和實際經(jīng)營情況的比較分析時,已出現(xiàn)較大差異,預算分析報告的嚴重滯后,導致預算管理沒有起到應有的管理效果,質(zhì)量上大打折扣。
由于全面預算管理工作涉及到諸多部門,需要大家的協(xié)作配合才能使其效能得到全面發(fā)揮。但是實際工作中,各部門主要考慮的是如何更好地完成本部門的預算目標,而往往容易出現(xiàn)本位主義,缺少全局觀念,部門間溝通不暢,致使部分重要預算工作效率低下。
(四)預算監(jiān)督和考核不到位
企業(yè)雖然制定了全面預算,但在實際管理過程中對預算的實施缺少相應監(jiān)督,預算執(zhí)行的好壞又沒有與獎懲等關(guān)乎自身利益的指標直接掛鉤,從而導致預算成了擺設,流于形式,引不起大家的高度重視,再加上實際經(jīng)營中由于受多種因素變化的影響,各部門會有各種各樣的原因解釋為什么沒完成預算,致使企業(yè)雖然制定了相應的考核標準,但是卻很難執(zhí)行,因此難以調(diào)動員工工作的積極性和主動性。
(五)全面預算管理中信息化手段運用不足
目前,企業(yè)的全面預算大多采用EXCEL表格等相對手工的方式,一是需要投入大量的人力,且數(shù)據(jù)在傳遞和匯總的過程中還容易出現(xiàn)丟失或者誤操作;二是數(shù)據(jù)收集和整理需要花費大量的時間,無法做到實時管控,跟不上領導的需求。
三、加強企業(yè)全面預算管理的對策
(一)加大宣貫培訓力度
預算編制需要全員參與,全面預算管理理念的樹立需要花費時間去建立,因此需要企業(yè)領導層加大對全面預算管理工作的關(guān)注度和培訓力度,使全體員工樹立全員參與的全局意識和大局觀念,著力培養(yǎng)預算工作者的責任意識,把企業(yè)的戰(zhàn)略目標融入日常運營。通過培訓,提升全面預算人員的專業(yè)水平和協(xié)作能力,同時對培訓結(jié)果進行跟蹤,確保培訓內(nèi)容入腦入心,進而提升全面預算的質(zhì)量水平。
企業(yè)應結(jié)合自身實際和未來發(fā)展戰(zhàn)略進行全面剖析,制定科學合理的預算目標,既不能好高騖遠,也不能過于保守。預算目標確定后,需要采取多種方式進行宣貫,要讓大家明白預算目標不僅是領導層的事情,更是全體員工的事情,需要對預算目標進行逐級分解,使得人人肩上有指標、心中有責任,激發(fā)大家的工作緊迫感和責任心。
(二)完善制度體系建設
企業(yè)要有效開展全面預算管理工作,需要各部門的參與和相互配合,因此企業(yè)應建立健全預算管理組織體系,如成立全面預算管理領導小組,結(jié)合企業(yè)的長短期目標和發(fā)展戰(zhàn)略,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排全面預算管理工作,審批企業(yè)的全面預算管理目標。全面預算管理領導小組下設辦公室,全面推進預算的執(zhí)行、調(diào)整和考核。
企業(yè)還應當建立健全預算管理制度,完善全面預算編制方法等工作標準,以及預算指標調(diào)整管理辦法、全面預算監(jiān)督考核管理辦法,以此確保全面預算管理工作有章可循,有規(guī)可依,通過制度保障預算管理的權(quán)威性、規(guī)范性和可操作性,避免各部門間推諉、扯皮之事發(fā)生。
(三)兼顧剛性和彈性以改進全面預算編制方法
企業(yè)在編制預算時,應加強對行業(yè)競爭程度和市場變化趨勢的研判,客觀審慎評估自身條件、管理水平和發(fā)展定位,科學合理編制預算,預算目標既不能定的過高,也不能定的過低。目標過高、不切實際會打擊部門員工的積極性,目標過低則起不到充分挖掘企業(yè)潛力的作用。同時,預算的編制應當及時,一般需要在本年度十月份左右啟動下年度的全面預算編制工作。
預算編制應具有一定的剛性,確保預算的嚴肅性和權(quán)威性。預算目標是企業(yè)通過自身努力可以實現(xiàn)的目標,因此在制定預算目標時,外部需要進行充分的市場調(diào)研,內(nèi)部需要充分發(fā)掘挖潛增效、增收節(jié)支的空間。編制預算時需要做好相關(guān)指標的銜接,逐級分解匯總,系統(tǒng)分析把關(guān),這樣的預算目標一經(jīng)確定,原則上不應進行隨意調(diào)整。
預算編制也需具備一定的彈性,不能死板僵化,要賦予員工正能量,充分調(diào)動、引導和鼓勵全體員工想干事和能干事的積極性。同時預算目標也需要及時應對外部重大市場變化或重大戰(zhàn)略調(diào)整,及時提供決策服務支持。
(四)形成反饋分析閉環(huán)以強化全面預算管理執(zhí)行
全面預算管理需要將目標、執(zhí)行情況、反饋分析有機統(tǒng)一,形成閉環(huán)。預算執(zhí)行是其中重要一環(huán),預算執(zhí)行的好壞直接影響其效能的發(fā)揮。
企業(yè)應成立全面預算管理領導小組辦公室,負責召開月度、季度預算分析會,加強對預算執(zhí)行情況的跟進、分析和過程管控,建立動態(tài)預警機制,如實行“紅牌”預警通報,及時查找偏離原因,并立即進行反饋溝通,真正使預算執(zhí)行情況在各級之間上傳下達,高效落實。
(五)借助信息管理系統(tǒng)以加強全面預算管理考評
為確保企業(yè)全面預算管理有效實施,企業(yè)應制定科學合理的考核獎懲管理辦法,既要有量化的考核指標,又要進行年度綜合考核評定??己藨哂袝r效性,不宜集中在年終一次進行,需根據(jù)企業(yè)實際,對預算執(zhí)行情況采用按月進行考核通報,季度兌現(xiàn)等方式,及時糾偏和控制風險,并形成考核激勵長效機制。同時,在預算執(zhí)行和考核過程中融入內(nèi)部監(jiān)督,構(gòu)建獨立客觀的監(jiān)督機制,形成威懾力,一定程度上可以保障全面預算的執(zhí)行效果,而不是僅僅停留在“高舉輕放”的形式之上。
隨著信息化水平的不斷提升,企業(yè)應借助信息管理系統(tǒng),如預算管理系統(tǒng)來更好地發(fā)揮預算管理的效能。一是提升預算編制的效率和準確性,降低數(shù)據(jù)收集、整理成本,以及錯誤率。二是有效地進行預算執(zhí)行的過程控制。通過在系統(tǒng)中設置預算標準進行預警提醒,實際超預算開支時直接不予提交或者提交情況說明后再按權(quán)限進行審批。三是形成適時的預算執(zhí)行情況和預算目標及模擬考核結(jié)果對比,將預算目標與考核掛鉤,幫助員工及時發(fā)現(xiàn)不足,并進行及時糾偏,從而提高工作的積極性。
四、結(jié)語
目前企業(yè)已經(jīng)越來越重視全面預算管理工作,尤其是管理層已經(jīng)將其作為企業(yè)的重大專項工作之一,全面預算管理已然成為企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略、達成年度經(jīng)營目標的重要舉措,也是企業(yè)增效益、促發(fā)展的主要抓手之一。價值鏈成本精益管控、管理會計思維已深度融入全面預算管理,使其更加科學合理,并為管理層提供更加精準的決策依據(jù)。
(作者單位:云天化集團有限責任公司)