郭 萍 朱華炳 曹 蓉

人事檔案是收集了個(gè)人基本信息、家庭與社會(huì)關(guān)系信息、履職考評(píng)信息、歷史沿革信息等各方面真實(shí)情況的文件材料，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源[1]。其保密工作事關(guān)黨和國(guó)家的安全。尤其是隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人事檔案所面臨的保密形勢(shì)日益嚴(yán)峻。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視保密工作，作出了加強(qiáng)和改進(jìn)保密工作的新決策、新部署[2]。中共中央辦公廳在2018年11 月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中也強(qiáng)調(diào)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位和其他組織及個(gè)人，對(duì)于屬于國(guó)家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密[1]。對(duì)人事檔案保密管理的評(píng)價(jià)既是上級(jí)管理的要求，也是人事檔案管理部門加強(qiáng)日常保密監(jiān)管，提升保密管理水平的重要途徑。對(duì)人事檔案保密管理的評(píng)價(jià)，能全面掌握保密風(fēng)險(xiǎn)因素，為檔案管理部門準(zhǔn)確把握人事檔案保密管理工作所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)防控提供科學(xué)依據(jù)。

國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)人事檔案的保密管理問題有過探討和分析。例如，李紅認(rèn)為要做好人事檔案的保密工作，需要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，執(zhí)行嚴(yán)格的查對(duì)制度和創(chuàng)設(shè)安全的保管環(huán)境[3]；趙海英從健全人事檔案保密制度、提高人員素質(zhì)和保密意識(shí)等方面論述加強(qiáng)人事檔案的保密工作[4]；黃寧認(rèn)為，提升人事檔案保密工作需要從健全保密制度、加大配套設(shè)施建設(shè)和創(chuàng)新檔案管理手段等方面努力[5]。綜上，國(guó)內(nèi)對(duì)于人事檔案的保密管理問題盡管有了一定的研究基礎(chǔ)，但尚處于定性研究階段，對(duì)人事檔案的保密管理欠缺科學(xué)系統(tǒng)的量化分析與評(píng)價(jià)。

基于以上研究現(xiàn)狀，本文擬用定性和定量相結(jié)合的方法，構(gòu)建科學(xué)的人事檔案保密管理評(píng)價(jià)體系，通過對(duì)保密指標(biāo)權(quán)重的計(jì)算，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案保密管理的量化評(píng)價(jià)，提升保密措施的科學(xué)性和針對(duì)性。開展保密量化評(píng)價(jià)研究的實(shí)踐與探索，有利于檢驗(yàn)檔案保密工作的效益，促進(jìn)保密工作的持續(xù)改進(jìn)。

一、人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)計(jì)

筆者在文獻(xiàn)調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合有關(guān)專家的意見和人事檔案保密管理工作的實(shí)際情況，不斷對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行修訂和完善，最終確定了人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。評(píng)價(jià)指標(biāo)體系包含了保密制度、檔案室環(huán)境的保密、數(shù)據(jù)信息的保密、保密意識(shí)和保密監(jiān)督5 個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)21 個(gè)二級(jí)指標(biāo)。詳見表1。

表1 人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

1.保密制度。保密制度是人事檔案保密管理工作的根本保障。保密制度使保密工作有章可循、有據(jù)可依、有條不紊，使人事檔案保密工作制度化、規(guī)范化。筆者將“保密制度”作為人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的第一個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)7 個(gè)二級(jí)指標(biāo)：查借閱審批制度、閱檔登記制度、出入庫(kù)登記制度、閱檔統(tǒng)計(jì)制度、銷毀制度、保密工作責(zé)任制度、保密風(fēng)險(xiǎn)防控制度。在查借閱審批制度方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括對(duì)不同類別人員規(guī)定不同的利用權(quán)限和不同的審批手續(xù)的制度是否完善；在閱檔登記制度方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要是對(duì)閱檔情況的登記，包括閱檔時(shí)間、檔案姓名、閱檔用途和閱檔人簽字等的規(guī)定是否完善；在出入庫(kù)登記制度方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容是對(duì)調(diào)出和新進(jìn)檔案的登記制度是否完善；閱檔統(tǒng)計(jì)制度是對(duì)閱檔情況進(jìn)行的年終匯總統(tǒng)計(jì)；在銷毀制度方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要是對(duì)應(yīng)予以銷毀的材料按規(guī)定銷毀的制度是否完善，包括銷毀材料登記表的填寫要包括材料名稱、銷毀理由、銷毀人、審批人等信息；對(duì)保密工作責(zé)任制度的評(píng)價(jià)是要明確各類管理人員的保密責(zé)任，建立保密責(zé)任追究制度；對(duì)保密風(fēng)險(xiǎn)防控制度的評(píng)價(jià)是要定期排查人事檔案的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施的制度。

2.檔案室環(huán)境的保密。加強(qiáng)人事檔案的保密工作，首先要確保檔案室環(huán)境的保密性。檔案室的科學(xué)配置與管理是做好檔案保密工作，維護(hù)檔案安全的基本保障。筆者將“檔案室環(huán)境的保密”作為人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的第二個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)3 個(gè)二級(jí)指標(biāo)：硬件保障，庫(kù)房、辦公室、閱檔室三室分開，庫(kù)房專人管理、鑰匙專人保管。在硬件保障方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括防盜門安裝、門窗加固、監(jiān)控系統(tǒng)完善無死角，按“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”的“八防”要求配備相關(guān)設(shè)施情況；庫(kù)房、辦公室、閱檔室三室分開是指要按照規(guī)范管理，將庫(kù)房、辦公用房和閱檔區(qū)域進(jìn)行區(qū)分，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)閱檔或辦公；庫(kù)房專人管理、鑰匙專人保管是指要做到專人管理，管理人員要做到門開人在，人離門鎖。

3.數(shù)據(jù)信息的保密。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用增加了人事檔案保密管理工作的難度。筆者將“數(shù)據(jù)信息的保密”作為人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的第三個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)6 個(gè)二級(jí)指標(biāo)：涉密計(jì)算機(jī)管理、技術(shù)加密、備份、分級(jí)管理、權(quán)限設(shè)置、對(duì)服務(wù)器日志的審查與跟蹤。在涉密計(jì)算機(jī)管理方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括殺毒軟件的安裝、是否專人專用、涉密信息硬盤是否妥善保存，是否做到涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密等；對(duì)技術(shù)加密的評(píng)價(jià)是指要根據(jù)密級(jí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，嚴(yán)格內(nèi)外網(wǎng)隔離等；備份是指要嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案?jìng)浞葜贫?，防止?shù)據(jù)信息的丟失；分級(jí)管理是指不同級(jí)別的用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的內(nèi)容；在權(quán)限設(shè)置方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括對(duì)不同的用戶和單位授予不同的使用權(quán)限，例如只有檔案管理人員有權(quán)錄入、提取和修改；對(duì)服務(wù)器日志的審查與跟蹤的評(píng)價(jià)是指要審查服務(wù)器日志，做好對(duì)越權(quán)操作的控制。

4.保密意識(shí)。筆者將“保密意識(shí)”作為人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的第四個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)3 個(gè)二級(jí)指標(biāo)：保密宣傳、保密教育與培訓(xùn)、保密考試。對(duì)保密宣傳的評(píng)價(jià)是指在檔案材料形成部門及各基層單位開展檔案保密的宣傳情況；在保密教育與培訓(xùn)方面，評(píng)價(jià)內(nèi)容主要包括定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育培訓(xùn)，組織保密專題講座和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》及相關(guān)法律法規(guī)，提升保密人員的保密能力，以應(yīng)對(duì)信息時(shí)代保密工作所面臨的挑戰(zhàn)；對(duì)保密考試的評(píng)價(jià)是指要定期對(duì)檔案管理人員的保密知識(shí)進(jìn)行考核，在崗涉密人員需通過保密考試。

5.保密監(jiān)督。筆者將“保密監(jiān)督”作為人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的第五個(gè)一級(jí)指標(biāo)，下設(shè)2 個(gè)二級(jí)指標(biāo)：保密檢查和泄密處罰。對(duì)保密檢查的評(píng)價(jià)是指要不定期對(duì)人事檔案保密管理工作進(jìn)行檢查，督促檔案管理者做好保密工作，防止泄密；泄密處罰是指要嚴(yán)肅處理不認(rèn)真執(zhí)行檔案保密制度的管理者，并對(duì)檔案泄密行為依法依規(guī)給予處罰。

二、人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系權(quán)重的確定

1.構(gòu)造兩兩比較判斷矩陣。筆者根據(jù)Saaty 教授提出的1—9 標(biāo)度法（見表2）設(shè)計(jì)了人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)的權(quán)重調(diào)查問卷，邀請(qǐng)了八位人事檔案領(lǐng)域的專家和領(lǐng)導(dǎo)填寫了調(diào)查問卷。根據(jù)各位專家領(lǐng)導(dǎo)給出的指標(biāo)間相對(duì)重要程度，構(gòu)建判斷矩陣。排除未通過一致性檢驗(yàn)的問卷1 份，共剩7 份有效問卷。

表2 1—9 標(biāo)度法

通過梳理，每份問卷可形成一級(jí)指標(biāo)的判斷矩陣1個(gè)和二級(jí)指標(biāo)的判斷矩陣5 個(gè)。由于指標(biāo)較多，現(xiàn)選取“A4 保密意識(shí)”下的二級(jí)指標(biāo)為例，介紹判斷矩陣計(jì)算方法。

2.判斷矩陣權(quán)重計(jì)算。本文采用幾何平均法計(jì)算指標(biāo)的權(quán)重。判斷矩陣的計(jì)算結(jié)果如表3 所示。

表3 判斷矩陣權(quán)重計(jì)算示例表

通過權(quán)重計(jì)算，得出此評(píng)價(jià)體系中二級(jí)指標(biāo)B17（保密宣傳）、B18（保密教育與培訓(xùn)）、B19（保密考試）對(duì)“A4保密意識(shí)”的權(quán)重系數(shù)分別是0.1884,0.7306,0.0810。這表明保密教育與培訓(xùn)（B18）對(duì)保密意識(shí)（A4）影響最大，權(quán)重高達(dá)73%。在實(shí)際應(yīng)用中，將被考核單位的保密宣傳（B17）、保密教育與培訓(xùn)（B18）和保密考試（B19）的評(píng)分乘以該項(xiàng)的權(quán)重系數(shù)并進(jìn)行累加，即得到該單位在保密意識(shí)（A4）項(xiàng)的綜合分?jǐn)?shù)。

3.判斷矩陣一致性檢驗(yàn)。對(duì)于指標(biāo)間重要性判斷，專家間可能出現(xiàn)矛盾，因此要對(duì)判斷矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)。首先，計(jì)算判斷矩陣最大特征根。然后計(jì)算一次性指標(biāo)CI=（λmax-n)/（n-1)。最后，得到隨機(jī)一次性比率CR=CI/RI.RI 僅與n 有關(guān)且可通過查詢表4 得到。當(dāng)CR＜0.1 時(shí)，一致性檢驗(yàn)通過。

表4 判斷矩陣的RI 數(shù)值

本文仍以A4判斷矩陣為例，計(jì)算其最大特征根λmax=3.0600，可計(jì)算得到CR=0.0560，由于CR 小于0.1,則判斷矩陣A4通過一致性檢驗(yàn)。

4.指標(biāo)權(quán)重的計(jì)算與結(jié)果。根據(jù)以上方法，處理所有的判斷矩陣，得出最終的計(jì)算結(jié)果并對(duì)結(jié)果進(jìn)行排序，詳見表5（見下頁(yè)）。

根據(jù)表5 可知，人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中一級(jí)指標(biāo)的A5 保密監(jiān)督占比最大，權(quán)重高達(dá)0.4656。這意味著保密監(jiān)督對(duì)人事檔案保密管理工作影響最大，應(yīng)加大對(duì)人事檔案的保密監(jiān)督管理，加強(qiáng)保密檢查和對(duì)泄密的處罰。A1 保密制度排名第二，顯示了規(guī)范科學(xué)的檔案管理制度是做好檔案保密管理工作的重要措施，能發(fā)現(xiàn)并糾正檔案工作中不利于檔案保密的各種行為，對(duì)于確保人事檔案的保密與安全具有重要作用；A3 數(shù)據(jù)信息的保密與A1 保密制度排名并列第二，顯示了數(shù)據(jù)信息的保密與保密制度同等重要。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，技術(shù)的運(yùn)用提高了檔案管理的效率，卻也增加了人事檔案保密工作的難度，因此對(duì)數(shù)據(jù)信息的保密工作至關(guān)重要。A2 檔案室環(huán)境的保密居第四位。A4 保密意識(shí)的權(quán)重最低。

在人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的二級(jí)指標(biāo)中，B20 保密檢查、B11 涉密計(jì)算機(jī)管理和B6 保密工作責(zé)任制度位居前三位，在評(píng)價(jià)中需要重點(diǎn)關(guān)注。保密檢查是加強(qiáng)人事檔案保密工作的重要措施，保密工作的最終效果依賴于檔案管理人員的貫徹落實(shí)，因此定期對(duì)檔案管理人員的保密落實(shí)情況進(jìn)行檢查，是實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的根本保證；計(jì)算機(jī)管理是人事檔案數(shù)字化的必經(jīng)之路，因此切實(shí)做好對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的管理是人事檔案保密管理工作的重要內(nèi)容；實(shí)行保密工作責(zé)任制有利于明確保密職責(zé)，加強(qiáng)保密工作組織領(lǐng)導(dǎo)，因此實(shí)行保密工作責(zé)任制是保密工作落到實(shí)處的重要保證。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，保密監(jiān)督、保密制度、數(shù)據(jù)信息的保密是評(píng)價(jià)人事檔案保密管理工作的核心要素，尤其要重點(diǎn)關(guān)注其中的保密檢查、保密工作責(zé)任制度和涉密計(jì)算機(jī)管理的執(zhí)行情況。在人事檔案保密工作中，要強(qiáng)化保密檢查，做到以查促管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并落實(shí)整改。落實(shí)保密工作責(zé)任制，主要領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管范圍內(nèi)保密工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并納入年度考核內(nèi)容，確保保密責(zé)任落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的管理，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的保密。

對(duì)人事檔案保密管理工作的評(píng)價(jià)在很多單位的考核評(píng)價(jià)體系中流于形式且缺乏科學(xué)性，因此根據(jù)對(duì)指標(biāo)權(quán)重的計(jì)算，細(xì)化出可直接操作的量化的保密評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，提高了保密評(píng)價(jià)的科學(xué)性，這對(duì)改進(jìn)人事檔案的保密管理工作提供了有價(jià)值的參考。

表5 人事檔案保密管理評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重表