吉濤

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，因此，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要組成部分，加強(qiáng)檔案管理工作效率，可以有效提高整體機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量。本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡述，并對(duì)數(shù)字化檔案管理工作開展中存在的弊端進(jìn)行分析，進(jìn)而給出相對(duì)應(yīng)的解決策略，希望給相關(guān)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位每天需要面對(duì)大量的工作量，檔案管理工作是其中非常重要的一部分。檔案管理中會(huì)蘊(yùn)含著大量的資源，直接關(guān)系到單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要積極改進(jìn)檔案管理工作模式，保證為各項(xiàng)工作提供最及時(shí)、有效、實(shí)用的資源信息，作為各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)保障，保證各項(xiàng)工作可以順利開展，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要重視數(shù)字化檔案管理工作，最大限度提高檔案管理工作的效率。

1.數(shù)字化檔案的涵蓋內(nèi)容

傳統(tǒng)檔案管理方式主要通過紙質(zhì)信息存檔，先將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息利用多媒體、掃描以及拍照的方式保存下來，之后通過整理歸納，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)將檔案信息進(jìn)行共享，這種方法儲(chǔ)存下來的檔案就是數(shù)字化檔案。針對(duì)數(shù)字化檔案的特殊性，需要利用最先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理，工作人員可以隨時(shí)的查閱與使用。通常數(shù)字化檔案會(huì)完整地存儲(chǔ)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，對(duì)這些檔案妥善的保管與利用，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率[1]。

2.機(jī)關(guān)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析

2.1實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公流程，資源不會(huì)被浪費(fèi)

在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足目前工作的需求，需要不斷地引進(jìn)更多人員，對(duì)辦公軟件進(jìn)行定期的維修與保養(yǎng)，這樣的方式大大提升了管理的成本，同時(shí)在很大程度上會(huì)降低管理效率。當(dāng)實(shí)行數(shù)字化檔案管理工作之后，檔案由之前紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為圖片、視頻存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，方便以后的查找與調(diào)取，這樣的方式節(jié)省了大量的時(shí)間與精力，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 充分利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享

利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行處理，將這些檔單歸納整理存儲(chǔ)在電腦中。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作中會(huì)大量使用檔案資料， 不同部門都可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道對(duì)檔案調(diào)取、使用。同時(shí)數(shù)字化檔案管理工作需要為各個(gè)部門提供有效的信息，成為各部門工作開展的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理工作可以將資源進(jìn)行共享，方便各部門的工作人員在不同的時(shí)間與地點(diǎn)都可以隨時(shí)使用和查看。

2.3 加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，工作人員綜合素質(zhì)得到提升

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中實(shí)施數(shù)字化檔案管理模式，可以提升檔案管理的質(zhì)量，數(shù)字化檔案管理工作想要順利開展，需要憑借先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電腦設(shè)備等，所以，檔案管理工作人員的工作對(duì)象發(fā)生了變化， 由之前紙質(zhì)整理到現(xiàn)在的數(shù)字化整理過程，這就要求工作人員需要扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有高超的業(yè)務(wù)能力，可以熟練并且正確的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與修理。近幾年，數(shù)字化檔案管理工作中，軟件系統(tǒng)在不斷的更新?lián)Q代中，檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)，掌握更多的專業(yè)知識(shí)與技能。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理存在的問題分析

3.1 缺少專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才

大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要完成數(shù)字化檔案管理工作，通常會(huì)與一些有實(shí)力的檔案存儲(chǔ)公司進(jìn)行合作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只需要提供管理、監(jiān)督以及指導(dǎo)服務(wù)所需的人力，從此可以看出，機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺少數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才，有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)挑選一些工作人員兼職來管理數(shù)字化檔案，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致高層次、高技能、創(chuàng)新型的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，受到經(jīng)費(fèi)、人力資源等方面的限制，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺少自主培養(yǎng)及吸納高素質(zhì)的人才的能力，所以說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作開展是否順利，人才是主要的影響因素。

3.2 檔案管理觀念陳舊、技術(shù)落伍

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要工作重心全放在本職工作中，對(duì)檔案管理工作缺少足夠的重視，忽視檔案的利用率，缺少對(duì)數(shù)字化檔案管理工作與本職工作之間促進(jìn)作用的認(rèn)識(shí)，會(huì)認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，所以對(duì)檔案管理工作準(zhǔn)備的不充分，技術(shù)也跟不上時(shí)代的腳步，即使這些機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但是在實(shí)際工作中外接技術(shù)以及管理模式仍然會(huì)存在一定的弊端[2]。針對(duì)不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，數(shù)字化檔案管理的需求與方式有一定的差異性，在實(shí)際工作開展過程中，沒有充分結(jié)合本單位的實(shí)際特點(diǎn)制定工作流程，無法采用科學(xué)的管理方法進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。

3.3 數(shù)字化檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)數(shù)字化檔案管理軟件的種類與質(zhì)量差異很大，有的軟件缺少管理功能，然而還有一些軟件在信息流通上缺少完善性，市面上購買的軟件多少會(huì)存在安全系數(shù)低以及穩(wěn)定性差的弊端。同時(shí)，針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作缺少統(tǒng)一、全面的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的收集與管理方法比較落后，經(jīng)常會(huì)存在檔案的目錄信息與實(shí)際細(xì)則不匹配的情況，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，缺少檔案信息安全存儲(chǔ)的意識(shí)，會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失與損壞，已經(jīng)成為技術(shù)開發(fā)過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中非常難解決的問題之一。

4機(jī)關(guān)事業(yè)的單位數(shù)字化檔案管理工作開展的對(duì)應(yīng)策略

4.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)按照一定的流程性開展工作，一切工作內(nèi)容都是按部就班的進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作人員缺少創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，在數(shù)字化檔案管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員不能再使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，需要進(jìn)行不斷地改革與創(chuàng)新，結(jié)合本單位的實(shí)際情況， 不斷創(chuàng)新管理方法[3]。同時(shí)，為了提高數(shù)字化檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要在單位內(nèi)部定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，聘請(qǐng)一些優(yōu)秀的管理人員來本單位進(jìn)行授課，讓工作人員掌握數(shù)字化檔案管理工作的流程與重要性。不僅如此，還要加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用技能，通過報(bào)班學(xué)習(xí)的方式，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的操作技能，掌握檔案信息的調(diào)用與分享，通過這樣的方式解決了檔案管理人員在工作中存在的問題，實(shí)際工作過程中可以建立科學(xué)合理的獎(jiǎng)勵(lì)方案，提高工作人員的積極性， 進(jìn)而提升數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量與效率。