王笑笑

（馬關(guān)縣建筑工程質(zhì)量監(jiān)督站，云南 文山 663700）

0 引言

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，城鎮(zhèn)建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅猛，在城市房屋及市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)蓬勃發(fā)展的同時(shí)，保證建設(shè)工程質(zhì)量安全、科學(xué)合理地運(yùn)用新技術(shù)，成為當(dāng)今建筑行業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要課題。工程資料作為建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程信息的積累、工程質(zhì)量控制的有效手段、工程標(biāo)準(zhǔn)化水平的重要載體，其重要地位日益突出，但是由于部分地區(qū)建筑行業(yè)技術(shù)力量有限，管理意識(shí)薄弱，對(duì)工程資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)工程資料的管理仍存在諸多問(wèn)題。筆者基于長(zhǎng)期的工程質(zhì)量監(jiān)督管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析當(dāng)前建設(shè)工程資料管理存在的問(wèn)題，提出可行性的對(duì)策建議，以規(guī)范工程資料管理，提高工程質(zhì)量監(jiān)管工作效能，促進(jìn)建筑行業(yè)與時(shí)俱進(jìn)、可持續(xù)健康發(fā)展［1］。

1 規(guī)范工程資料的重要意義

1.1 工程資料集合了建設(shè)全過(guò)程的重要信息

工程資料是針對(duì)某個(gè)具體的建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)，在建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行編制、收集、整理而形成的一套文件資料。它系統(tǒng)地記錄了建設(shè)工程從立項(xiàng)、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工直至竣工驗(yàn)收等建設(shè)全過(guò)程的情況，是工程管理、材料、設(shè)備、施工質(zhì)量等各個(gè)方面信息的積累和呈現(xiàn)，包含了大量的文件、表格、圖紙、原始記錄和影像資料等。一套完整、系統(tǒng)的工程資料，還可以為工程結(jié)算審計(jì)，以及工程使用階段的改擴(kuò)建、維修、管理提供翔實(shí)的原始依據(jù)。

1.2 工程資料是工程項(xiàng)目管理的重要手段

工程資料作為建筑企業(yè)質(zhì)量管理和技術(shù)管理的措施和手段，是圖表、文字等多種形式的信息集合而成的記錄，是展示工程項(xiàng)目管理水平和體現(xiàn)工程質(zhì)量的載體，它能全貌地展示一項(xiàng)工程外在的、內(nèi)在的、看不見的質(zhì)量情況，并能隨時(shí)再現(xiàn)施工過(guò)程。通過(guò)查看資料，我們可以判斷施工單位在施工過(guò)程中是否全面滿足國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)技術(shù)規(guī)范的要求，是否符合業(yè)主方的特殊要求等。此外，工程資料還是工程驗(yàn)收和評(píng)優(yōu)的必要條件，對(duì)工程質(zhì)量具有否決的權(quán)利，一項(xiàng)工程如果工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，一項(xiàng)工程是否達(dá)到了優(yōu)良標(biāo)準(zhǔn)，也要查看其工程資料是否達(dá)到了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 工程資料在法規(guī)層面的重要作用

在《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第 279 號(hào)）中也明確規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案”。各個(gè)地方也先后出臺(tái)了建設(shè)工程資料的技術(shù)規(guī)程和管理規(guī)范，把規(guī)范工程資料的編制管理，形成了統(tǒng)一的指導(dǎo)性規(guī)范。這些條例和規(guī)范力圖使工程資料的管理法制化、規(guī)范化，并把建設(shè)項(xiàng)目文件資料的管理納入到了建設(shè)工程質(zhì)量管理的范疇，將其地位提升到了建設(shè)工程質(zhì)量管理的同等高度。

此外，工程資料作為建設(shè)工程法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、“工程質(zhì)量終身責(zé)任制”情況的真實(shí)記錄，為明確工程質(zhì)量責(zé)任主體提供了真實(shí)性依據(jù)和法律性憑證，從而進(jìn)一步規(guī)范了從業(yè)人員的工作行為，提高了其責(zé)任意識(shí)。

1.4 工程資料在新時(shí)期背景下的作用日漸突出

隨著建筑行業(yè)發(fā)展日漸成熟、國(guó)家宏觀調(diào)控的引導(dǎo)，工程建設(shè)領(lǐng)域也進(jìn)入了標(biāo)準(zhǔn)體制改革時(shí)代，工程資料作為體現(xiàn)工程標(biāo)準(zhǔn)化水平的重要載體，由于其不可或缺性和重要性，逐漸受到了建筑業(yè)各從業(yè)部門以及監(jiān)督管理部門的高度重視。特別是隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”“數(shù)據(jù)分析”等技術(shù)在建筑行業(yè)以及政府監(jiān)管部門的應(yīng)用，基于紙質(zhì)文件資料的數(shù)字化發(fā)展，工程資料的載體將進(jìn)一步衍生并逐漸普及成為電子化、信息化的呈現(xiàn)形式。規(guī)范資料管理將為建筑行業(yè)在新時(shí)期背景下的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)新技術(shù)、新規(guī)范在建設(shè)工程領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展。通過(guò)資料或數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、分析等有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決、處理問(wèn)題，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將更有利于行政監(jiān)管部門提高監(jiān)管效率、創(chuàng)新質(zhì)量安全監(jiān)管模式。

綜上所述，工程資料檔案由于其具有完整性、真實(shí)性、統(tǒng)計(jì)性、法律憑證性以及可追溯性等特點(diǎn)，對(duì)工程建設(shè)以及工程質(zhì)量的監(jiān)督管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，規(guī)范工程資料的管理，可以使工程資料更好地發(fā)揮其作用與價(jià)值。

2 當(dāng)前資料管理中存在的問(wèn)題

2.1 資料管理意識(shí)不強(qiáng)

由于部分企業(yè)的工程管理水平不高，管理思路缺乏科學(xué)的理論支撐，且工程資料管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，建筑企業(yè)往往只注重工程實(shí)體施工質(zhì)量和工期，追求最大利潤(rùn)，忽視工程資料管理的重要性。因此而產(chǎn)生的常見問(wèn)題，一是工程資料不同步：在建設(shè)過(guò)程中，工程資料管理的意識(shí)薄弱，沒(méi)有對(duì)每個(gè)項(xiàng)目建立起具體的管理體系和有針對(duì)性的實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致資料管理工作過(guò)程中推諉扯皮、邏輯混亂、職責(zé)不清，資料完成度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程實(shí)體建設(shè)進(jìn)度。后期補(bǔ)充資料時(shí)，由于前期疏于及時(shí)收集、整理、歸檔資料，或者沒(méi)有真實(shí)、完整地記錄施工情況，許多原始數(shù)據(jù)、文件無(wú)從查找，耗費(fèi)大量時(shí)間，不僅耽誤竣工驗(yàn)收交付使用，還會(huì)影響竣工驗(yàn)收備案、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證的辦理等后續(xù)程序，造成業(yè)主的不滿，帶來(lái)不良的社會(huì)影響。二是工程資料缺乏真實(shí)性：后補(bǔ)資料數(shù)據(jù)只能靠記憶和經(jīng)驗(yàn)填寫，或隨意編造，生搬硬套通用模板，人員簽字混亂，甚至存在代簽現(xiàn)象，不能客觀反映工程質(zhì)量和責(zé)任劃分，不僅影響資料的真實(shí)性、法律責(zé)任憑證性，還會(huì)對(duì)建設(shè)工程以后的改擴(kuò)建、檢修管理造成很大影響，易給后續(xù)工程埋下質(zhì)量安全隱患。此外，工程項(xiàng)目上還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)人員流動(dòng)的現(xiàn)象，過(guò)程資料卻通常沒(méi)有交接，特別是一些工程量較大、工期時(shí)間跨度長(zhǎng)的項(xiàng)目工程，由于沒(méi)有專職專業(yè)的資料員，也沒(méi)有工程資料管理制度，造成資料前后對(duì)接不上、原始資料遺失、組卷邏輯不清的現(xiàn)象。

2.2 資料編制不規(guī)范

部分施工企業(yè)技術(shù)力量薄弱，資料員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)水平有限，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，無(wú)法科學(xué)合理地整理和編制數(shù)量大、種類多、來(lái)源廣、用途不一的工程資料，甚至有的項(xiàng)目存在“掛證”現(xiàn)象，編制資料的人員不是項(xiàng)目配備的資料員，未經(jīng)過(guò)任何專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。常見的問(wèn)題有：一是數(shù)據(jù)記錄不規(guī)范、不完整。例如，檢驗(yàn)批質(zhì)量評(píng)定表中的檢查項(xiàng)目、外觀實(shí)測(cè)項(xiàng)目、允許偏差、質(zhì)量等級(jí)、工程數(shù)量等常常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象；施工表格填寫中會(huì)簽欄簽名不全，各級(jí)審查意見填寫不全，或者是空白；工程變更的記錄，產(chǎn)生變更時(shí)，往往施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等各方責(zé)任主體，口頭協(xié)商同意，但圖紙、資料未真實(shí)記錄變更過(guò)程、結(jié)果；影像資料記錄不規(guī)范、不清晰，不能反映隱蔽工程驗(yàn)收等項(xiàng)目工程實(shí)際情況。二是編制內(nèi)容沒(méi)有針對(duì)性。按照有關(guān)規(guī)范，建設(shè)、監(jiān)理、施工、城建檔案館保存的資料是不同的（示例見圖 1），但是資料員經(jīng)?！皯?yīng)付檢查式”整理資料，監(jiān)管部門經(jīng)常檢查的、備案部門收取歸檔的就編制，不經(jīng)常檢查的、不須備案的就疏于收集整理，最后，各方存檔資料項(xiàng)目?jī)?nèi)容雷同，甚至“一套化”［2，3］。

圖1 《云南省建設(shè)工程檔案編制技術(shù)規(guī)程》中規(guī)定各方應(yīng)保存的資料示意圖

2.3 工程資料檔案的長(zhǎng)期保存隱患

工程資料的保存一般與工程使用年限同步，短到幾十年，長(zhǎng)則上百年，所以工程資料的長(zhǎng)期保存也非常重要。目前，建設(shè)、施工、監(jiān)理單位通常沒(méi)有專門的工程資料檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)以及管理人員，工程建成很多年以后，基本查找不到相關(guān)資料，均要到城建檔案館查找。然而，由于部分地區(qū)發(fā)展水平局限，建設(shè)單位對(duì)工程領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識(shí)較少，備案意識(shí)不高，導(dǎo)致建設(shè)工程項(xiàng)目備案率偏低，許多工程資料并未辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，歸檔到城建檔案館。其次，很多欠發(fā)達(dá)地區(qū)的縣城都沒(méi)有建立專門的城建檔案館，一般的存放資料的檔案室通常沒(méi)有配備滅火器、除濕機(jī)等設(shè)施，無(wú)法滿足“防潮”“防火”“防蟲”“防霉”等檔案室管理十防要求（根據(jù)《檔案室管理“十防”要求》，“十防”即防潮，防高、低溫，防水，防火，防盜，防陽(yáng)光照射，防紫外線照射，防塵，防污染，防有害生物），并且沒(méi)有專職或兼職的專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)，容易造成檔案資料的遺失、損毀、管理不規(guī)范的現(xiàn)象，給工程資料檔案的長(zhǎng)期保存帶來(lái)隱患。

3 規(guī)范及加強(qiáng)建設(shè)工程資料管理的措施

3.1 提高對(duì)工程資料管理的認(rèn)識(shí)

強(qiáng)化前端控制和全過(guò)程控制，提高建筑施工企業(yè)的工程資料管理意識(shí)，在工程建設(shè)前期就明確職責(zé)分工，建立完整的、系統(tǒng)的、有針對(duì)性的工程資料管理制度，逐級(jí)落實(shí)資料管理責(zé)任，保障資料管理過(guò)程中有據(jù)可依，提高工程資料收集、整理、歸檔的效率，保證工程資料與工程實(shí)體“同步驗(yàn)收、同步整理、同步竣工”，確保工程資料的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性。要充分利用工程資料管理作為媒介和措施，加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量和技術(shù)管理的提高，按照“三同步”原則，形成相互促進(jìn)的管理系統(tǒng)，避免因工程資料整理不及時(shí)而影響工程竣工以及后續(xù)建設(shè)程序的情況出現(xiàn)。必要時(shí)，企業(yè)還可根據(jù)自身實(shí)際，制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度、培訓(xùn)制度。

其他各參建單位也要加強(qiáng)對(duì)工程資料管理的認(rèn)識(shí)，履行對(duì)工程資料管理的職責(zé)。建設(shè)單位從立項(xiàng)開始，就應(yīng)對(duì)工程資料的編制、收集職責(zé)提出明確要求，在招標(biāo)或簽訂合同時(shí)，特別是在資料簽署的真實(shí)性方面，對(duì)參建各方做出明確的職責(zé)要求，保證資料的真實(shí)有效性；監(jiān)理單位應(yīng)按照國(guó)家法律、法規(guī)，在施工過(guò)程中，對(duì)資料的記錄、收集和組卷歸檔進(jìn)行檢查，確保其準(zhǔn)確性和真實(shí)性，必須由總監(jiān)或總監(jiān)代表負(fù)資料管理總責(zé)；設(shè)計(jì)、勘察、檢測(cè)單位要明確資料管理隊(duì)伍，在簽署過(guò)程中仔細(xì)核對(duì)相關(guān)資料，由簽署“工程質(zhì)量終身責(zé)任制”的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)。

3.2 提高工程資料管理人員專業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)資料管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)工程資料管理責(zé)任制，了解基本建設(shè)程序、設(shè)計(jì)規(guī)范、施工驗(yàn)收規(guī)范。施工單位要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范配備資料員，資料員要經(jīng)專門部門培訓(xùn)合格后持證上崗，嚴(yán)禁“掛證”現(xiàn)象，并保證資料員相對(duì)穩(wěn)定。資料員除了要熟悉住建部門關(guān)于工程資料的相關(guān)法律法規(guī)，還要充分學(xué)習(xí)地方出臺(tái)的資料編制管理規(guī)程和技術(shù)規(guī)范，提高資料編制的本地適用性，保證工程資料的規(guī)范記錄、收集、整理、組卷，提高查找、檢索效率和備案資料歸檔質(zhì)量。項(xiàng)目經(jīng)理、施工技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)、設(shè)計(jì)勘察人員等要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)保障工程資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 強(qiáng)化工程項(xiàng)目一體化管理

“工程項(xiàng)目文檔一體化”是近年來(lái)發(fā)達(dá)地區(qū)的企業(yè)普遍采用的一種項(xiàng)目文件全過(guò)程控制的管理方法，是運(yùn)用“三同步”的管理理念，通過(guò)“收集、整理、歸檔”三個(gè)階段的管理，實(shí)現(xiàn)工程資料的全過(guò)程控制。施工單位應(yīng)結(jié)合工程進(jìn)度，在工程進(jìn)度計(jì)劃中明確每個(gè)分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收資料的檢查和整理工作，及時(shí)收集、整理、歸檔原始資料，規(guī)范資料的填寫、變更文件的形成，除了提高資料員的專業(yè)素質(zhì)外，各層次的管理人員也要加強(qiáng)檢查，逐級(jí)落實(shí)責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出整改，確保工程資料與工程實(shí)體建設(shè)同步，強(qiáng)化工程項(xiàng)目一體化管理。

3.4 行政監(jiān)管部門加強(qiáng)督促檢查、協(xié)調(diào)各方配合

質(zhì)量監(jiān)管部門要加強(qiáng)監(jiān)督檢查力度，在檢查工程實(shí)體質(zhì)量的同時(shí)，把工程資料的檢查穿插在日常的抽查、巡查和飛行檢查中，督查資料的同步性，注重原始記錄資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄的檢查，并在檢查施工資料的同時(shí)，與監(jiān)理資料同步抽查核對(duì)，以保障資料的真實(shí)性。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)督促整改，確保痕跡管理落到實(shí)處。行政主管部門要嚴(yán)格要求各參建單位履行職責(zé)，加強(qiáng)施工、建設(shè)、監(jiān)理、勘察、設(shè)計(jì)、檢測(cè)等各質(zhì)量責(zé)任主體間的協(xié)調(diào)合作，才能充分發(fā)揮建設(shè)工程資料在質(zhì)量控制、技術(shù)管理、法律憑證等方面的重要作用。

3.5 強(qiáng)化“末端保障”

在加強(qiáng)“前端控制”“全過(guò)程控制”的同時(shí)，注重“末端保障”。行政管理部門要把建設(shè)檔案資料管理工作納入工程建設(shè)管理程序，認(rèn)真貫徹落實(shí)《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理辦法》，提高責(zé)任單位的法律意識(shí)，加強(qiáng)工程資料的竣工驗(yàn)收備案工作，切實(shí)加強(qiáng)建設(shè)工程紙質(zhì)（電子）資料檔案的管理，制定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)，加大縣級(jí)城建檔案館建設(shè)投入，完善硬件設(shè)施，確保工程資料檔案的完整性和可追溯性。

4 結(jié)語(yǔ)

規(guī)范建設(shè)工程資料管理，不僅有助于提高建設(shè)工程質(zhì)量，高效并全貌地反映項(xiàng)目管理水平，還能確保建設(shè)工程的順利竣工驗(yàn)收和相關(guān)建設(shè)程序的順利執(zhí)行，提高工程質(zhì)量監(jiān)督和管理的效率，促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)管的現(xiàn)代化發(fā)展與模式的創(chuàng)新。建筑企業(yè)應(yīng)高度重視工程資料檔案管理工作，參建各方應(yīng)大力協(xié)調(diào)配合，行政主管部門要加大監(jiān)督檢查力度，按照“三同步”的原則，加強(qiáng)前端控制、全過(guò)程控制、末端保障，實(shí)現(xiàn)工程資料檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和一體化，確保工程資料檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、法律憑證性以及可追溯性，使工程資料真正發(fā)揮它的價(jià)值和作用，為建設(shè)工程的良性健康發(fā)展提供保障，為建筑行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而更好地促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。