周虹 陜西寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 寶雞 721013

一、高校檔案信息化建設(shè)面臨的新情況

高校檔案信息對(duì)于每一個(gè)高校來說都是一段歷史、一段傳承，見證了每個(gè)高校的興衰榮辱，起承轉(zhuǎn)合，因此高校檔案信息管理對(duì)于挖掘?qū)W校發(fā)展歷程有著重要的參考作用。另外高校在進(jìn)行教學(xué)改革等重大舉措時(shí)，查閱高校檔案信息可以直觀體現(xiàn)出學(xué)校發(fā)展的真實(shí)情況，從而做出更有利、有效的管理舉措變革，繼而引領(lǐng)學(xué)校在迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)立足腳跟，源源不斷地為國(guó)家發(fā)展輸送急需人才。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大背景下，高校檔案信息化管理已成為高校教學(xué)管理的重要組成部分之一。

同時(shí)，高校檔案管理工作也在發(fā)生著歷史性的轉(zhuǎn)變。為此，高校檔案工作要實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的信息化管理模式，而且高校檔案工作環(huán)境也在發(fā)生著變化，比如，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)，新的檔案形成者和新的檔案不斷產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理模式和單機(jī)靜態(tài)檔案管理信息系統(tǒng)已不能滿足新形勢(shì)和新任務(wù)的需要。

因此，高校檔案管理工作要借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)建立遠(yuǎn)程利用、網(wǎng)上在線服務(wù)等系統(tǒng)，從而將主動(dòng)開發(fā)變?yōu)闄n案利用的主要形式，進(jìn)而促使這些信息服務(wù)系統(tǒng)能夠更好地服務(wù)于高校檔案管理工作。然而，由于各個(gè)信息管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息存在一定的差異性，導(dǎo)致彼此之間不能有效地實(shí)現(xiàn)資源信息共享以及缺乏一定的聯(lián)動(dòng)性，長(zhǎng)期以往將會(huì)阻礙高校檔案信息化管理工作的有效開展。

二、新情形下我國(guó)高校檔案管理主要面臨的問題

（一）檔案信息利用程度亟待提升

隨著信息化技術(shù)和移動(dòng)終端的普及和覆蓋，作為國(guó)家發(fā)展人才培養(yǎng)基地的高校來說一直走在時(shí)代前沿，緊隨時(shí)代發(fā)展洪流，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)高校日常管理手段及教學(xué)手段進(jìn)行創(chuàng)新。目前各高校在日常教學(xué)管理中已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)信息化管理，在檔案信息管理工作中也積極引入信息化辦公設(shè)備，運(yùn)用信息化辦公軟件，以此希望可以提高辦公效率。但是在高校檔案管理信息化實(shí)際應(yīng)用的過程中，我們可以明顯發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在的高校檔案信息管理信息化還是僅僅停留于徒有其表階段，只是在基本配置方面達(dá)到了信息化需求，但實(shí)際在查閱、檢索檔案信息方面，還有許多空白功能需要進(jìn)行完善開發(fā)。高校檔案本身存在的意義就是希望通過反復(fù)查閱、研究為學(xué)校發(fā)展方向提供依據(jù)，或者教師可以通過查閱學(xué)生檔案及時(shí)更改教學(xué)計(jì)劃，提高教學(xué)效率。但是現(xiàn)在高校因?yàn)闄n案管理信息化功能的不完善加大了查閱的難度，從而大大降低了高校檔案利用程度，繼而削弱了高校檔案管理存在的意義，無法為高校日常管理改革提供實(shí)際參考意義，在某種程度上阻礙了高校的發(fā)展。

（二）高校普遍忽視檔案信息管理的重要性

雖然說高校檔案與學(xué)校的未來發(fā)展息息相關(guān)，但是因?yàn)樵谌粘９芾碇懈咝n案管理與學(xué)生的日常教學(xué)生活和學(xué)校的教學(xué)安排聯(lián)系甚少，所以一般只有等到真正需要用到檔案信息時(shí)，高校管理人員才能意識(shí)到檔案的重要性，其余時(shí)間普遍保持忽視狀態(tài)。另外在高校管理體系中，教學(xué)管理可謂是重中之重，因此校領(lǐng)導(dǎo)以及教師難免會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、精力在該方面，與之同時(shí)帶來的結(jié)果就是花費(fèi)在檔案信息管理的時(shí)間和心力會(huì)相應(yīng)減少，而從事檔案管理工作的教師也普遍不參與學(xué)校教學(xué)工作，有些學(xué)生甚至?xí)J(rèn)為檔案管理人員是搞后勤工作的，工作地位無法得到應(yīng)有的尊重。長(zhǎng)此以往，領(lǐng)導(dǎo)不重視、工作地位沒有達(dá)到應(yīng)有的高度、晉升機(jī)制不完善等等，都會(huì)削弱檔案管理人員的工作積極性，從而降低檔案管理的工作效率，阻礙了高校檔案管理工作完善提升的發(fā)展道路。

（三）從事高校檔案信息管理工作的人員資質(zhì)有待加強(qiáng)

因?yàn)楦咝９芾韺尤藛T在思想層面上還沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性，因此高校檔案信息管理工作在根本上沒有得到最優(yōu)化的安排，所以檔案信息管理工作一片混亂。目前，絕大數(shù)高校的檔案信息管理工作人員為兼職人員或者是臨近退休的教師兼任，甚者有的高校是聘請(qǐng)校外兼職工作人員，這部分人員通常沒有專業(yè)背景，缺乏專業(yè)工作能力，再加上這些工作人員對(duì)于檔案管理信息化的流程缺乏了解，而且流動(dòng)性巨大，使高校檔案信息管理工作始終無法形成完善的工作體系，工作進(jìn)度始終停滯不前。

三、信息化視角下高校教學(xué)檔案管理工作優(yōu)化的路徑

（一）構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

由于當(dāng)前高校檔案管理工作未能根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行合理規(guī)劃，而且開展的時(shí)間又比較晚，同時(shí)又沒有建立健全相關(guān)的規(guī)章制度管理辦法。另外，高校檔案管理工作也缺乏一定的軟硬件設(shè)備，長(zhǎng)期以往將不利于高校檔案管理工作的開展。為此，高校檔案工作當(dāng)務(wù)之急就是要建立健全完整的管理體系，并加快相關(guān)信息產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型升級(jí)工作，從而為更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理模式奠定良好的改革基礎(chǔ)，進(jìn)而為高校教學(xué)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。然而，由于傳統(tǒng)的教學(xué)資源檔案大多采用紙質(zhì)的方式，這種方式需要浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力才能保證原始數(shù)據(jù)絕對(duì)的真實(shí)性，而且對(duì)于設(shè)備和安全性要求也會(huì)比較高，一不小心就會(huì)使之前的努力功虧一簣。因此，高校檔案管理工作要建立健全完整的信息化服務(wù)體系，以期能夠更好地確保檔案管理工作的順利實(shí)施。

（二）更新管理理念 提升管理人員素質(zhì)

在高校檔案信息化管理過程中，高校檔案工作要加快信息產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型升級(jí)，同時(shí)也要能夠認(rèn)識(shí)到管理人員的重要性[1]。為此，高校檔案工作要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，促使其能夠掌握更為專業(yè)的知識(shí)水平，進(jìn)而更好地實(shí)施檔案管理工作的改革創(chuàng)新工作。然而，由于當(dāng)前高校教學(xué)并沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，也未能采取相應(yīng)的改革創(chuàng)新工作等都是影響高校檔案管理工作正常開展的主要因素，此外，由于高校檔案管理人員年齡相對(duì)比較大，并沒有掌握信息化的檔案管理模式，這在一定程度上也是阻礙高校檔案管理工作正常開展的因素之一。為此，高校檔案管理工作要加快信息產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型升級(jí)，并同時(shí)著重提升管理人員的業(yè)務(wù)技能，從而更好地提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。此外，高校檔案工作要利用一切機(jī)會(huì)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，從而促使他們能夠掌握最為先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，進(jìn)而更好地為高校檔案管理工作提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)高質(zhì)量化

高校檔案管理工作要結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過構(gòu)建高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行高校教學(xué)檔案管理工作的信息化[2]。因?yàn)樵诟咝n案管理過程中，既要滿足新形勢(shì)下社會(huì)的發(fā)展需求，同時(shí)又要滿足當(dāng)前教育和科研的發(fā)展需求。為此，高校檔案管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式，并將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描保存，從而更好地完善數(shù)字化的檔案管理信息資源庫(kù)，進(jìn)而更好地實(shí)行高校檔案工作的信息化管理模式。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校檔案管理工作中，高校要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)行檔案信息化管理模式。檔案管理人員也要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性，并通過不斷地學(xué)習(xí)，努力提升自身的業(yè)務(wù)技能，進(jìn)而更好地提升高校檔案信息化管理水平。因此，高校檔案管理工作要加快信息產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型升級(jí)，從而實(shí)施更為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的信息化管理模式，進(jìn)而更好地為高校檔案管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。總之，高校檔案管理工作一方面要實(shí)行信息化的管理模式，一方面要努力提升管理人員的業(yè)務(wù)技能，雙管齊下，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化管理，進(jìn)而整體上提升高校教學(xué)水平。