趙洪涌 青島能源華潤燃?xì)庥邢薰?山東 青島 266071

實物檔案對于一個企業(yè)的發(fā)展而言具有十分重要的記錄作用，能夠通過直觀的方法展現(xiàn)出企業(yè)在不同發(fā)展階段的不同特征，這些實物檔案可以反映企業(yè)不同階段的企業(yè)文化、歷史面貌以及取得的成績。實物檔案所能呈現(xiàn)出的不僅是一種記憶，更是對企業(yè)精神及文化的傳承，對企業(yè)未來發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義和紀(jì)念意義。實物檔案在利用過程中不能只局限于查閱，更多的是發(fā)揮它們的內(nèi)在價值。實物檔案管理在新時代下同樣被賦予了新的時代內(nèi)涵[1]。

一、實物檔案管理存在的問題

（一）實物檔案存檔不夠規(guī)范

企業(yè)的實物檔案包含獎牌、錦旗、獎杯等具有紀(jì)念性和獎勵性的檔案以及各種證書、印章等憑證性的檔案。企業(yè)發(fā)展過程中，實物可能產(chǎn)生于企業(yè)的不同部門，如果歸檔制度不夠健全或沒有及時修訂實物歸檔范圍，再加上有的業(yè)務(wù)人員檔案意識不足，就很容易出現(xiàn)遺失或者實物損壞的現(xiàn)象。從而使企業(yè)實物檔案完整性遭到破壞，對企業(yè)整體的文化傳承以及精神文明建設(shè)都會造成一定的負(fù)面影響。

（二）實物檔案的利用效果較差

實物檔案利用率低，也就無法將其價值體現(xiàn)出來。部分實物檔案被存放到檔案部門之后，就一直擺放在檔案柜中從未被利用，這些實物檔案也就失去了背后所蘊(yùn)含的價值和意義。企業(yè)的實物檔案更多的是要展現(xiàn)蘊(yùn)藏在背后的紀(jì)念價值以及文化意義，這些實物檔案的真正價值如果沒有得到展現(xiàn)，則會造成實物檔案管理能力及效果停滯不前，無法滿足新時代的要求。

（三）實物檔案保管條件較差

實物檔案是一種絕佳的載體，可以真實地體現(xiàn)出企業(yè)在發(fā)展過程中的成績、歷史面貌與沉淀的文化。所以對于企業(yè)而言保護(hù)實物檔案是非常重要的。實物檔案不同于紙質(zhì)化和現(xiàn)階段的電子檔案，它是由不同的材質(zhì)構(gòu)成，因為不同的材質(zhì)，它們的儲存條件也就有更高要求。如果只是簡單擺放，沒有進(jìn)行后續(xù)的維護(hù)是不行的，一旦損壞，很難像紙質(zhì)檔案那樣采取補(bǔ)救方法將其恢復(fù)到原始狀態(tài)。

（四）管理人員專業(yè)能力不足

從事實物檔案管理工作人員的專業(yè)能力不足，會使得管理效果不佳。管理工作內(nèi)容單一，沒有更多深層次的利用和提升。但是隨著時代發(fā)展，對管理的要求也原來越高，實物檔案管理價值的不斷改變，管理人員也要與時俱進(jìn)，專業(yè)素質(zhì)也需要得到相應(yīng)的提高。新時期賦予了實物檔案管理更多個性化、專業(yè)化的特點，綜合性的管理人才更加能夠符合新時期的要求。新時期不僅賦予了實物檔案管理新的內(nèi)涵，更帶來了技術(shù)的進(jìn)步和信息化的傳播手段，這就要求檔案管理人員擁有更全面的綜合素質(zhì)，具備更強(qiáng)的專業(yè)技能，才能夠更好地跟上時代步伐[2]。

二、新時期實物檔案管理價值分析

（一）實物檔案管理是企業(yè)精神和價值觀的展現(xiàn)

企業(yè)在不斷發(fā)展過程中會形成具有其特色的價值觀以及精神文化，這些具有時代印記以及發(fā)展縮影的精神會附著于實物檔案之上，記錄和傳承下去，任憑時代發(fā)展、時間推移久久不能磨滅。實物檔案管理是對企業(yè)精神和價值觀的沉淀及展現(xiàn)，也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中留下的記憶所在。實物檔案不僅是一個獎杯、一個證書，更多的是附著于它們之上的精神和價值觀。這種價值會隨著企業(yè)的不斷發(fā)展傳遞給更多的人，為更多的人講述專屬于企業(yè)獨特的印記。不僅對老員工是一種激勵感和認(rèn)同感，也能夠讓新員工更快地通過這種形式了解企業(yè)的發(fā)展歷程，認(rèn)同企業(yè)的精神和文化。

（二）實物檔案管理能夠宣傳企業(yè)文化

在過去很長的發(fā)展時期，實物檔案管理工作除記錄了企業(yè)的文化、成績，還保留了自身獨有的價值觀。實物檔案這一載體對于企業(yè)歷史的見證具有舉足輕重的作用。企業(yè)應(yīng)定期舉辦檔案展覽，充分利用實物檔案，讓宣傳人員對相關(guān)實物進(jìn)行詳細(xì)講解，挖掘背后的故事，傳遞它帶來的精神內(nèi)涵，讓參觀人員切實感受到由實物檔案帶來的精神洗禮，增強(qiáng)對企業(yè)的認(rèn)同感。同時，實物檔案的作用也應(yīng)該與時俱進(jìn)，在高速發(fā)展的信息時代應(yīng)通過高新技術(shù)，制作相關(guān)軟文，在各大軟件、微信、網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)表，讓企業(yè)文化及企業(yè)精神發(fā)揚(yáng)光大。

（三）企業(yè)實物檔案管理具有貯藏價值

企業(yè)的實物檔案形式多種多樣，例如獎狀、錦旗、證書、獎牌、獎杯、印章等等，這些物質(zhì)載體具有非同尋常的貯藏價值。對于企業(yè)而言，這些實物不僅僅只是實物本身，更多的是記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，展現(xiàn)了企業(yè)的精神和文化。這些實物檔案具有很強(qiáng)的傳承性，同時具有十分重要的紀(jì)念意義。除了代表企業(yè)榮譽(yù)的獎牌、獎杯等獎勵性的實物以外，例如企業(yè)歷年來的不同款式的工裝制服、工作證件等也有十分重要的收藏價值，隨著時間的推移這些實物的價值也會逐漸提升，是企業(yè)的一筆寶貴財富。

三、新時期提升實物檔案管理的建議

（一）建立完善的實物檔案管理制度

在新時期背景之下，建立完善的檔案管理機(jī)制是全面做好實物檔案管理工作的首要保證，完善的機(jī)制可以使企業(yè)實物檔案管理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范，企業(yè)能夠在復(fù)雜的背景下更好地做好實物檔案管理。在完善制度過程中，企業(yè)需要嚴(yán)格考慮到管理的每一環(huán)節(jié)，打破固有的思維，將管理落實到每一個細(xì)微之處，例如實物的收集范圍、歸檔的時限要求、歸檔流程、交接制度等都需要明確規(guī)定，并且應(yīng)當(dāng)隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化不斷地修訂和完善。這樣做的好處是管理人員可以按照制度來嚴(yán)格執(zhí)行，避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，這也是對實物檔案管理建設(shè)工作的保障，讓企業(yè)的實物檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化的軌道[3]。

（二）重視實物檔案管理宣傳工作 提高員工檔案意識

新時期賦予了企業(yè)實物檔案管理新的時代內(nèi)涵，企業(yè)不僅要做到對實物管理工作加以規(guī)范，更要重視對實物檔案管理工作重要性的宣傳。企業(yè)上下需要共同轉(zhuǎn)變固有觀念，提高檔案意識，認(rèn)識到檔案的重要性，重視起實物檔案所展現(xiàn)的傳承和價值。企業(yè)員工通過這種方式對企業(yè)有一個全面系統(tǒng)的認(rèn)知，通過瀏覽實物檔案學(xué)習(xí)蘊(yùn)藏在背后的企業(yè)精神和企業(yè)文化。讓員工在無形中更多地了解企業(yè)，認(rèn)同企業(yè)的精神和理念，才能夠更長遠(yuǎn)地陪伴企業(yè)共同成長。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)技能

要想挖掘出實物檔案更高層次的價值，從而提升檔案的利用效果，就需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和技能。檔案人員除了經(jīng)常參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，還要隨時了解掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和變化，只有綜合素質(zhì)提高了，才能讓檔案管理水平上一個臺階，才能更好地適應(yīng)時代發(fā)展，更好地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

新的時期，實物檔案管理不能再局限于簡單的整理保存工作，更多的是需要企業(yè)不斷挖掘出實物檔案更深層次的意義和價值。實物檔案對于企業(yè)而言具有時代性和歷史性，它見證企業(yè)在不同發(fā)展時期的階段性成果，也是企業(yè)向外界展示自己的名片，更好地讓外界以及內(nèi)部員工看到企業(yè)精神、理念和文化。企業(yè)要重視實物檔案管理工作的重要性，不斷改進(jìn)實物檔案管理的方法，提高管理水平，發(fā)揮檔案的價值，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為社會大眾服務(wù)。