郭煜 太原市血液中心（太原市輸血技術(shù)研究所） 山西 太原 030024

近年來(lái)，隨著我國(guó)醫(yī)療保障制度的不斷完善和醫(yī)學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)血液的需求量大幅增長(zhǎng)。2020年太原市有超10萬(wàn)人參加了無(wú)償獻(xiàn)血活動(dòng)，奉獻(xiàn)愛(ài)心。血站作為公益性采供血機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著向臨床提供充足、安全、有效血液的重任，檔案管理工作在血站業(yè)務(wù)中起著非常重要的作用，尤其是采供血業(yè)務(wù)檔案，它涵蓋了采供血工作從獻(xiàn)血者的篩選、登記到血液采集、檢測(cè)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放和運(yùn)輸?shù)恼麄€(gè)過(guò)程[1]，在生產(chǎn)過(guò)程溯源、安全供血、血液事業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。

一、血站檔案的含義

血站檔案是指血站在采供血工作和單位管理過(guò)程中直接形成的具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、電子文件等各種形式的歷史記錄，它是血站開(kāi)展全面質(zhì)量管理，并使質(zhì)量管理體系順利運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)；是建立固定獻(xiàn)血者隊(duì)伍，確保臨床用血數(shù)量和質(zhì)量的助力推手；是提高獻(xiàn)血服務(wù)水平，維護(hù)獻(xiàn)血者、輸血者利益以及血站自身權(quán)益的有力保障，血站應(yīng)高度重視檔案管理工作，對(duì)信息資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)利用，提高輸血服務(wù)水平。

二、檔案管理工作具體做法

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制。1.建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，清晰管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理；2.進(jìn)行檔案各項(xiàng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)工作流程，依法辦事，依章辦事；3.立足本單位自身實(shí)際情況制定檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限表，規(guī)范檔案操作基礎(chǔ)工作；4.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的日常監(jiān)督檢查，建立檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入單位年度、階段性目標(biāo)責(zé)任制加以考核。通過(guò)完善機(jī)構(gòu)、健全制度，使檔案工作重要性深入人心，工作開(kāi)展有章可循。

(二)重視人才隊(duì)伍建設(shè)，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要

檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化開(kāi)展離不開(kāi)一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。血站是采集、提供臨床用血的機(jī)構(gòu)，在血液產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中形成了大量的文字、圖表、數(shù)據(jù)和記錄，檔案門(mén)類(lèi)廣，載體多樣，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。血站應(yīng)通過(guò)舉辦線上線下知識(shí)講座、開(kāi)展技術(shù)比武、外出參觀學(xué)習(xí)等方式加大專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)力度。培訓(xùn)內(nèi)容包括：上級(jí)檔案部門(mén)制定的法律、法規(guī)以及相關(guān)釋義、解讀；單位檔案規(guī)章、制度、崗位職責(zé)以及計(jì)算機(jī)操作等信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理者的眼光格局和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，用最新的理念與方法管理檔案，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，更好地服務(wù)于血站中心工作。

(三)確定檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作

血站采供血工作流程多，檔案內(nèi)容龐雜，載體多樣，可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)將檔案設(shè)置為三級(jí)類(lèi)目進(jìn)行管理。具體為：黨務(wù)管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、采供血管理類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、科技研究類(lèi)、人事檔案類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、聲像檔案類(lèi)、榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)和電子檔案類(lèi)。其中采供血檔案類(lèi)按工作流程和開(kāi)展項(xiàng)目設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，即：獻(xiàn)血者管理類(lèi)、血液檢測(cè)類(lèi)、成分制備類(lèi)、質(zhì)量控制類(lèi)、血液儲(chǔ)存發(fā)放類(lèi)、血液運(yùn)輸類(lèi)以及臨床輸血服務(wù)類(lèi)；獻(xiàn)血者管理類(lèi)檔案下設(shè)三級(jí)類(lèi)目，細(xì)分為全血類(lèi)、機(jī)采血小板類(lèi)和稀有血型類(lèi)。采供血類(lèi)檔案因涉及人數(shù)多，數(shù)量龐大采取卷、件相結(jié)合的辦法進(jìn)行整理，管理類(lèi)檔案以件為單位進(jìn)行整理。采供血類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限結(jié)合工作特點(diǎn)，參照AABB標(biāo)準(zhǔn)制定；其他類(lèi)檔案參照國(guó)家檔案局10號(hào)令公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定。科學(xué)合理的分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限是檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。

(四)加強(qiáng)硬件投入，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作發(fā)展的必然之路，檔案管理由目前的雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)變是未來(lái)趨勢(shì)。血站應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，既要將基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全，如標(biāo)準(zhǔn)“三分開(kāi)”檔案辦公場(chǎng)所，溫濕度測(cè)控系統(tǒng)，檔案“八防”裝備等，同時(shí)也要加大檔案信息化建設(shè)所需軟件、硬件的投入，對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)維護(hù)、配備性能穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案工作體會(huì)

(一)提高獻(xiàn)血者類(lèi)檔案保密意識(shí)

血站工作性質(zhì)特殊，血站檔案真實(shí)記錄了采供血工作全過(guò)程，為精準(zhǔn)采血及獻(xiàn)血服務(wù)提供重要參考，是保障用血安全的重要憑據(jù)，獻(xiàn)血者類(lèi)檔案涵蓋了獻(xiàn)血者的姓名、血型、有效身份證件、聯(lián)系電話、血液檢測(cè)結(jié)果等大量個(gè)人信息，涉及獻(xiàn)血者的隱私，做好保密工作至關(guān)重要?！堆举|(zhì)量管理規(guī)范》中明確規(guī)定“應(yīng)建立和實(shí)施保密制度，對(duì)獻(xiàn)血者的個(gè)人資料、獻(xiàn)血信息、血液檢測(cè)結(jié)果以及相應(yīng)的血液使用信息等應(yīng)進(jìn)行保密，防止未授權(quán)接觸和對(duì)外泄露”，檔案部門(mén)應(yīng)建立《檔案保密制度》并嚴(yán)格執(zhí)行，做到“不該說(shuō)的不說(shuō)，不該看的不看”，確保獻(xiàn)血者隱私不受侵犯。

(二)延長(zhǎng)采供血類(lèi)檔案保管期限

《血站管理辦法》規(guī)定，獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)當(dāng)至少保存十年。在實(shí)際工作中，10年遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類(lèi)壽命越來(lái)越長(zhǎng)，若某人18歲獻(xiàn)血78歲用血，為獻(xiàn)血者提供血費(fèi)報(bào)銷(xiāo)服務(wù)時(shí)，血站需調(diào)閱獻(xiàn)血者60年前的獻(xiàn)血記錄及既往血費(fèi)報(bào)銷(xiāo)記錄確定返還金額；一旦涉及血液訴訟，按照舉證倒置的法律規(guī)定，血站要從輸血者追溯到獻(xiàn)血者，需要調(diào)閱血液發(fā)放、成分制備、血液檢測(cè)類(lèi)檔案以及獻(xiàn)血者類(lèi)檔案，以保護(hù)輸血者的合法權(quán)益，維護(hù)血站聲譽(yù)。因此，因涉及民生問(wèn)題，血站應(yīng)提高站位，最大限度延長(zhǎng)采供血流程重要檔案的保管期限。

(三)推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字形式的檔案資源呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案工作方式完全不能適應(yīng)新形勢(shì)的要求[2]。血站應(yīng)重視對(duì)檔案部門(mén)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的支持，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案價(jià)值與功能?！皺n案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型”是指將檔案工作的管理對(duì)象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過(guò)程[3]。檔案部門(mén)要抓住發(fā)展機(jī)遇，將檔案信息化建設(shè)融入血站信息化發(fā)展規(guī)劃中，完善現(xiàn)有檔案信息管理模塊，拓展收集、服務(wù)范圍和能力，制定信息化發(fā)展遠(yuǎn)期規(guī)劃與年度計(jì)劃，為檔案管理單軌制做好準(zhǔn)備。

(四)探索檔案開(kāi)發(fā)利用新模式

新形勢(shì)下，血站檔案部門(mén)要與時(shí)俱進(jìn)，圍繞采供血中心工作和大局，運(yùn)用新技術(shù)對(duì)檔案信息資源開(kāi)展開(kāi)發(fā)利用，如：依托龐大的采供血檔案數(shù)據(jù)資源，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等高科技手段為獻(xiàn)血者、臨床醫(yī)院以及社會(huì)公眾搭建溝通聯(lián)系的橋梁，讓有獻(xiàn)血意向的愛(ài)心人士通過(guò)微信平臺(tái)就能知曉血站每日血液需求計(jì)劃、采血點(diǎn)布局及獻(xiàn)血人員密集度，進(jìn)行預(yù)約獻(xiàn)血；讓臨床醫(yī)院通過(guò)血液貯存類(lèi)檔案信息，及時(shí)了解當(dāng)日各血型庫(kù)存情況，把控血液用量，合理用血；讓獻(xiàn)血者享受簡(jiǎn)單快捷的獻(xiàn)血后服務(wù)，即：獻(xiàn)血者本人或直系親屬用血后，只需一部手機(jī)幾分鐘內(nèi)就可發(fā)起血費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，血站通過(guò)電子檔案進(jìn)行身份甄別，并根據(jù)獻(xiàn)血量計(jì)算報(bào)銷(xiāo)額度，審核通過(guò)后，錢(qián)款自動(dòng)入賬。電子檔案加互聯(lián)網(wǎng)+模式提升了血站的服務(wù)水平，增加了社會(huì)各界對(duì)血站的認(rèn)可度。

獻(xiàn)血是一項(xiàng)持續(xù)性的社會(huì)公益活動(dòng)，如何做好這一工作沒(méi)有固定模式，血站要不斷探索，不斷創(chuàng)新，檔案部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，充分挖掘檔案信息資源，助力采供血工作邁上新臺(tái)階，推動(dòng)輸血事業(yè)快速健康發(fā)展。