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        淺談企業(yè)如何強化檔案管理

        2021-03-06 01:10:17徐花艷山東臨沂煙草有限公司
        消費導刊 2021年21期
        關鍵詞:檔案管理利用信息化

        徐花艷 山東臨沂煙草有限公司

        企業(yè)檔案作為一種不可再造的珍貴文化資源,是企業(yè)生產管理的一部分,是提高企業(yè)管理水平、工作效率和工作質量的重要條件,如何做好企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用。

        一、企業(yè)檔案的概念

        《企業(yè)檔案工作規(guī)范》指出:企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

        可見,企業(yè)檔案是企業(yè)實踐活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄,是記錄企業(yè)發(fā)展歷史、傳承企業(yè)文化、企業(yè)生產經營管理活動過程內容的儲藏箱。

        二、企業(yè)檔案的價值

        (一)企業(yè)檔案具有行政作用的價值。企業(yè)檔案是歷史的憑證,它記錄了歷史活動的真實情況和經過,也記錄了人們在歷史活動中的思維過程,能給人以互相聯(lián)系的情報信息。在企業(yè)的決策和管理活動中,通過對企業(yè)檔案的分析和利用,能幫助對現實工作和未來發(fā)展做出正確判斷,實現對人、財、物、信息等資源的有效管理。

        (二)企業(yè)檔案具有文化作用的價值。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體,它在企業(yè)文化的形成、傳播、發(fā)展和進步中發(fā)揮著重要作用。企業(yè)一方面可以利用檔案資料,展示企業(yè)發(fā)展歷程,培養(yǎng)員工的認同感和歸屬感,另一方面可以從檔案中吸取歷史文化精髓,借鑒已有文化成果創(chuàng)新經營理念,提升企業(yè)文化品味。

        (三)企業(yè)檔案具有法律作用的價值。企業(yè)檔案是真實的原始材料和歷史記錄,它可以成為考證、研究和處理問題的依據,認定法律權利、義務與責任的證據。也就是說企業(yè)檔案能在企業(yè)發(fā)展中幫助企業(yè)抵御風險,在解決爭端、處理案件等活動中發(fā)揮證據作用,維護企業(yè)的經濟利益和合法權益。

        三、企業(yè)檔案管理的現狀及存在問題

        近年來我國企業(yè)檔案管理工作雖然取得了一定進步,但不可否認我國的企業(yè)檔案管理水平還比較低,還存在一些問題。

        (一)企業(yè)檔案意識不強。大部分企業(yè)檔案意識不強,認為檔案工作可有可無。在企業(yè)內部檔案管理工作處于邊緣化地位,檔案管理工作只是某些部門的附屬工作,致使大量企業(yè)檔案資源失控。

        (二)企業(yè)檔案管理人專業(yè)意識不強。大多企業(yè)檔案管理人要么沒接觸過檔案專業(yè)學習,要么只是兼職臨時工作,沒有長時間的經驗積累和專業(yè)見識,對企業(yè)檔案保管工作如何發(fā)揮作用沒有明確的概念。

        (三)企業(yè)檔案管理規(guī)范化程度不高。大部分企業(yè)的企業(yè)檔案管理采用國家推薦使用標準,很少制定自己的標準。近年來企業(yè)改革變化較大,現行的檔案管理法規(guī)和準則,很難適應現代企業(yè)發(fā)展的要求。

        (四)企業(yè)檔案工作重收藏,輕利用。企業(yè)內部各部門的檔案分別存儲在各自檔案室內,檔案資源封閉管理,彼此互不聯(lián)通。另外,由于企業(yè)檔案人才建設機制不健全,檔案隊伍人才素質不高,對如何開發(fā)利用企業(yè)檔案資源沒有思路,企業(yè)檔案工作及其意義得不到有效展現。

        (五)企業(yè)檔案信息化程度不高。企業(yè)在檔案存儲設備方面有足夠的重視,但在檔案信息資源開發(fā)利用發(fā)面重視不夠,企業(yè)檔案信息化水平較低。在對檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用等方面,還需進一步運用信息技術進行管理過程和工作方式提升。

        四、應對企業(yè)檔案管理存在問題的措施

        做好企業(yè)檔案管理工作,必須運用科學的管理手段和方法,從檔案的形成到提供利用,努力做到制度化、規(guī)范化、現代化,實現有效管理。

        (一)增強企業(yè)檔案管理意識。上到企業(yè)管理高層下到檔案工作者,要充分認識到有效的檔案管理工作是企業(yè)科學決策、規(guī)避風險、拓展市場和企業(yè)文化的基礎,要在企業(yè)檔案管理工作資金投入、設備引進、人才建設等方面給予更多的關心和支持,以適應企業(yè)管理水平的提升。

        (二)提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。一方面企業(yè)檔案管理工作者盡量做到專職,并要定期組織企業(yè)檔案工作者參加檔案專業(yè)知識、業(yè)務流程的培訓,定期組織到檔案工作做得好的企業(yè)去學習。另一方面加強檔案信息化咨詢與培訓,鼓勵企業(yè)檔案工作者對現代檔案管理專業(yè)知識和檔案信息化技術知識的繼續(xù)教育,要求其跟蹤新進技術,認真學習,不斷提高業(yè)務與技術的雙技能。

        (三)完善企業(yè)檔案管理制度。一方面企業(yè)檔案要有統(tǒng)一的管理標準,企業(yè)在遵循國家制定的企業(yè)檔案工作規(guī)定基礎上,結合實際進行完善,制定適合自己業(yè)務的制度。另一方面做好檔案保管工作,既要將有保存價值的文件資料盡量收集齊全,并建立一套合理的檔案整理規(guī)則,又要維護檔案物質載體和所記載涉及保密內容的安全。

        (四)做好檔案信息的開發(fā)利用。一方面企業(yè)檔案工作者要知道企業(yè)檔案的核心資源,對檔案信息進行鑒定并分類分級,以便有分別的對檔案信息分享利用。另一方面主動了解利用者需求,利用現代信息技術對不涉密的檔案信息提供利用,以便檔案信息利用者在辦公室或者家里便可快捷地得到需要的信息。

        (五)推動企業(yè)檔案信息化。企業(yè)檔案管理工作者要了解、認識和善于運用信息技術,將檔案信息化工作融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的各方面,堅持技術與管理并重,不斷提升企業(yè)檔案管理現代化水平。檔案信息化工作的有效開展,不僅能夠提高企業(yè)檔案工作者的效率和服務質量,而且能夠為企業(yè)管理人員提供思路、方法、手段和信息,提升管理和決策的科學性和正確性。

        總結:綜上所述,企業(yè)了解過往情況,進行科學決策,處理現實工作以及對未來進行準確預測,都離不開檔案信息。只有不斷提高企業(yè)檔案管理水平,深入開發(fā)檔案信息資源,提供優(yōu)質高效的利用服務,推動企業(yè)檔案信息化,才能使檔案管理工作更有利于企業(yè)的發(fā)展。

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