朱潔 桂林理工大學(xué)資產(chǎn)管理處

引言：隨著社會(huì)科技的逐漸進(jìn)步，高校的工作逐漸豐富。各類學(xué)科與領(lǐng)域的相互融合為高校的科研工作帶了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。由此，在高?？蒲邪l(fā)展進(jìn)步的過程中，相關(guān)設(shè)備的使用與購買就成為了高校日常工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)。近年來，基于高校成為科研發(fā)展的主要陣地，相關(guān)設(shè)備的招標(biāo)工作和采購工作已然成為高校的一項(xiàng)周期性的工作。但是在高校的招標(biāo)工作推進(jìn)當(dāng)中，仍然存在諸多問題。具體來說，在當(dāng)前的高校招標(biāo)體系當(dāng)中，普遍存在工作量大、涉及面廣、任務(wù)繁重等現(xiàn)象[1]。相關(guān)工作人員在整個(gè)招標(biāo)工作中需要處理大量的招標(biāo)文件，同時(shí)還需要做大量的溝通與交流工作，才能保證招標(biāo)工作的順利推進(jìn)。另外，由于各個(gè)高校的科研領(lǐng)域不同、科研進(jìn)展的階段不同，使得高校在采購相關(guān)設(shè)備時(shí)均存在一定的特殊性[2]。這就導(dǎo)致在高校的招標(biāo)體系當(dāng)中，并不能采用較為統(tǒng)一的招標(biāo)工作模式去應(yīng)對各個(gè)高校的招標(biāo)工作，而是需要針對每次的招標(biāo)工作進(jìn)行詳細(xì)的論證與審核，才能保證高校招標(biāo)工作的順利開展。而且，即便是針對同一所高校，基于科研領(lǐng)域的不同以及科研進(jìn)度的差異，每次所需采購的設(shè)備也不盡相同。由此可以看出，在高校的招標(biāo)工作推進(jìn)的過程中，其工作程序、工作內(nèi)容以及工作環(huán)節(jié)都是較為復(fù)雜的。

在整個(gè)工作推進(jìn)的過程當(dāng)中，伴隨著招標(biāo)工作也會(huì)產(chǎn)生數(shù)量較多的招標(biāo)檔案信息。而對于數(shù)量較多的招標(biāo)檔案信息的管理，也是高校需要面臨的重要問題。在傳統(tǒng)的高校招標(biāo)檔案信息管理方式當(dāng)中，高校主要采用紙質(zhì)文件立卷歸檔保存的方式將整個(gè)招標(biāo)工作當(dāng)中產(chǎn)生的文件進(jìn)行保存并做記錄。但是隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)的招標(biāo)文件則會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)易老化、基數(shù)龐大、占用空間大等弊端。所以針對上述問題，高校也在積極探索解決該類問題的辦法。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，同時(shí)各個(gè)主體也可以對相關(guān)信息文件進(jìn)行下載與保存。所以，針對高校招標(biāo)工作當(dāng)中所產(chǎn)生的大量檔案信息，高?？梢赃x擇基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子信息存檔方式來解決當(dāng)前高校招標(biāo)檔案管理的諸多難題。

一、高校招標(biāo)檔案信息管理的現(xiàn)狀與不足

（一）文件數(shù)量龐大且保存周期長

在當(dāng)前的高校檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，大部分檔案信息都是采用紙質(zhì)文件保存的方式，招標(biāo)信息檔案同樣如此。但是在這種傳統(tǒng)的檔案保存模式下，紙質(zhì)文檔會(huì)表現(xiàn)出諸多不足。具體來說，紙質(zhì)文件很容易受到外界因素的影響，如存放環(huán)境中的溫度、濕度甚至是環(huán)境當(dāng)中所存留的灰塵，都是影響紙質(zhì)文件保存的重要影響因素。而且，對于高校招標(biāo)工作而言，其所涉及的相關(guān)部門較多，財(cái)務(wù)、監(jiān)察、設(shè)備、科研、資產(chǎn)等多個(gè)部門均需要參與其中[3]，由此而產(chǎn)生的部門檔案信息也十分豐富，而且檔案需要保存較長的時(shí)間，其中還包含了可公布文件與部分保密文件，這就要求高校針對招標(biāo)工作的檔案信息管理進(jìn)行合理有效的分類與整理，以保證高校招標(biāo)檔案信息的高效利用。另外，隨著當(dāng)前高?？蒲泄ぷ鞯挠l(fā)深入，高校的招標(biāo)工作數(shù)量也呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，而在整個(gè)招標(biāo)過程當(dāng)中也會(huì)產(chǎn)生大量的招標(biāo)文件，其歸檔、整合、保存、調(diào)取等工作的工作量也十分龐大。久而久之，越來越多的招標(biāo)文件將會(huì)成為高校檔案管理的一大難題。因此，針對高校招標(biāo)文件檔案的管理工作，如何改善當(dāng)前紙質(zhì)招標(biāo)文檔保存難且數(shù)量龐大的現(xiàn)狀，是當(dāng)前高校亟待解決的問題。

（二）檔案管理不系統(tǒng)且復(fù)用率不高

在高校的招標(biāo)檔案體系當(dāng)中，針對一個(gè)招標(biāo)周期所產(chǎn)生的檔案文件，高校對于其保存方式主要是以立卷保存的方式，但是針對完整招標(biāo)過程中所產(chǎn)生的大量文件，歸檔系統(tǒng)并沒有對其作出詳盡的主體劃分。導(dǎo)致高校的招標(biāo)檔案信息存在管理不系統(tǒng)、歸類不明確的情況出現(xiàn)。而且在目前的高校招標(biāo)過程中，由于各部門之間的信息大多采取獨(dú)立保存的方式，招投標(biāo)管理系統(tǒng)其設(shè)計(jì)定位局限于獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)[4-6]。由此則會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)信息檔案整合困難。同時(shí)，由于招標(biāo)檔案信息的數(shù)量較為龐大，且歸類整合并不明確。使得高校對于存檔的高校招標(biāo)信息檔案難以有效利用，僅僅是將相關(guān)文件進(jìn)行了存放，而并沒有對其內(nèi)容和體系進(jìn)行有效的整合與歸納。從而也就難以形成符合高校自身的招標(biāo)管理系統(tǒng)以及文件的基本模型。由此可見，在高校的招標(biāo)工作當(dāng)中，相關(guān)檔案文件的管理體系以及文件的復(fù)用率均存在較大不足。而且基于紙質(zhì)文件的限制，即便是對相關(guān)文件有一定的復(fù)用率，同樣也會(huì)因?yàn)榧堎|(zhì)文件的復(fù)用導(dǎo)致相關(guān)文件的損壞或是遺失，進(jìn)而造成招標(biāo)信息檔案不完整的情況。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校招標(biāo)檔案信息管理模式

在高校的招標(biāo)過程中，需要涉及多個(gè)參與主體，其大致可以劃分為高校內(nèi)部各相關(guān)部門、招標(biāo)產(chǎn)品供應(yīng)商以及招標(biāo)評審專家組三個(gè)部分。而上述三個(gè)主體在整個(gè)招標(biāo)過程中均會(huì)產(chǎn)生較多招標(biāo)檔案信息。這就需要高校對于各主體的各類招標(biāo)信息檔案具有明確的劃分與整合，而且能夠?qū)崿F(xiàn)各類招標(biāo)檔案的及時(shí)歸檔與有效利用。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)與電子科技的廣泛應(yīng)用，高校的招標(biāo)信息檔案已然能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理。而且目前高校也在積極探索基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標(biāo)體系構(gòu)建。所以，面對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的高校招標(biāo)檔案信息，如何構(gòu)建起現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理模式是當(dāng)前高校需要重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域。

（一）高校內(nèi)網(wǎng)招標(biāo)檔案信息管理模式

高校作為招標(biāo)過程的主導(dǎo)者，其主要負(fù)責(zé)信息的匯總與整合工作。同時(shí)，參與招標(biāo)工作的各個(gè)部門也需要在高校運(yùn)行體系下推動(dòng)招標(biāo)工作的開展。而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，參與招標(biāo)的各個(gè)部門可以通過高校所建立的招標(biāo)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞，并可以構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)的高校內(nèi)網(wǎng)招標(biāo)檔案信息管理系統(tǒng)。在該檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，高校各部門可以將自身涉及招標(biāo)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息與重要文件按照高校所規(guī)范的固定模板進(jìn)行整理后上傳至高校招標(biāo)檔案信息管理系統(tǒng)，之后由高校檔案管理的相關(guān)工作人員對所上傳信息進(jìn)行審核，審核通過后做好入檔工作。以此作為一份招標(biāo)檔案信息的入檔流程。而在整個(gè)的招標(biāo)過程中，高校各部門會(huì)產(chǎn)生較多的招標(biāo)檔案信息，這就需要檔案信息管理人員具有較好的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，基于互聯(lián)網(wǎng)在文件傳輸?shù)谋憬菪砸约皩Σ僮髁鞒痰挠洃浶?，其可以幫助招?biāo)檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)有效整合。另外，在高校招標(biāo)工作的內(nèi)網(wǎng)體系當(dāng)中，招標(biāo)檔案的管理工作可以與高校招標(biāo)系統(tǒng)合并，形成信息傳輸與信息留檔的高效運(yùn)行體系。以此來促進(jìn)高校招標(biāo)工作中高校內(nèi)部各部門的信息整合與使用效率。

（二）供應(yīng)商招標(biāo)檔案信息管理模式

在高校招標(biāo)的過程中，設(shè)備供應(yīng)商是該體系中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。其在高校招標(biāo)過程的多個(gè)階段均會(huì)與高校招標(biāo)的各個(gè)部門產(chǎn)生交集。同時(shí)，在供應(yīng)商參與招標(biāo)的過程中，其同樣也會(huì)產(chǎn)生諸多重要的招標(biāo)檔案信息。具體可大致包括資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件以及各類答疑及增補(bǔ)文件等。而上述文件屬于高校招標(biāo)過程中較為重要的檔案信息，因此針對上述檔案信息的管理與使用是高校招標(biāo)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。因此，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校針對供應(yīng)商的相關(guān)檔案可以通過構(gòu)建以高校為主導(dǎo)的檔案信息管理體系來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商招標(biāo)檔案的高效利用與及時(shí)歸檔。在針對供應(yīng)商的招標(biāo)檔案信息管理模式當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)作為供應(yīng)商與高校之間信息傳遞的主要途徑，其能夠有效保證相關(guān)文件的及時(shí)記錄。同時(shí)，供應(yīng)商還需要根據(jù)高校的要求，將招標(biāo)相關(guān)文件進(jìn)行上傳，以此來實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案的一致性與準(zhǔn)確性。另外，針對供應(yīng)商的招標(biāo)檔案信息管理模式，高校也需要將該管理模式整合到高校的招標(biāo)管理系統(tǒng)當(dāng)中，使整個(gè)招標(biāo)過程在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)高效傳遞以及檔案的準(zhǔn)確保存與應(yīng)用。

（三）專家組招標(biāo)檔案信息管理模式

在高校招標(biāo)的過程中，專家組作為招標(biāo)過程的權(quán)威評審組織，其評審意見與相關(guān)文件是高校招標(biāo)過程中極其重要的檔案。在高校開展招標(biāo)工作的過程中，專家組會(huì)根據(jù)自身的專業(yè)知識對招標(biāo)的各方面展開合理的論證與分析，并最終給出專家組統(tǒng)一的意見，以此來保證高校招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。但是在傳統(tǒng)的高校招標(biāo)體系當(dāng)中，專家組需要現(xiàn)場進(jìn)行招投標(biāo)的評審工作，這樣就導(dǎo)致專家組的成員受到了時(shí)間和地域上的限制，而且相關(guān)檔案也是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，需要檔案管理工作人員對紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。基于上述情況，在互聯(lián)網(wǎng)背景下的高校招標(biāo)系統(tǒng)中，其能夠使專家組不再受到時(shí)間和地域上的限制，同時(shí)進(jìn)行評審的相關(guān)檔案文件也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化傳輸，從而實(shí)現(xiàn)了專家組招標(biāo)檔案信息的無紙化轉(zhuǎn)變。而涉及到專家組的招標(biāo)檔案管理工作，高校則可以將專家組的組建、維護(hù)、信息完善等各項(xiàng)工作集中整合到高校的招標(biāo)系統(tǒng)當(dāng)中，使專家組的招標(biāo)工作集中于某單一系統(tǒng)中來完成。另外，針對專家組所產(chǎn)生的招標(biāo)檔案，高校也可以連同高校內(nèi)網(wǎng)、供應(yīng)商以及專家組構(gòu)建高校招標(biāo)系統(tǒng)下的檔案信息管理模式。以此來保證招標(biāo)過程中的相關(guān)檔案能夠及時(shí)留檔、高效利用。

（四）基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標(biāo)檔案信息管理模式

綜上所述，在高校招標(biāo)過程中，檔案信息的建立與管理離不開招標(biāo)工作的推進(jìn)。所以高校招標(biāo)檔案信息的管理需要與高校的招標(biāo)工作體系同時(shí)運(yùn)行才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的及時(shí)留檔以及招標(biāo)工作的順利推進(jìn)。因此，高?？梢越柚ヂ?lián)網(wǎng)逐步構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高校招標(biāo)檔案信息管理模式，并將該管理模式融入到高校的招標(biāo)工作體系當(dāng)中，以此來實(shí)現(xiàn)高校招標(biāo)工作的一體化和數(shù)字化。圖1為基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標(biāo)檔案信息管理模式。

根據(jù)圖1，我們可知，在高校招標(biāo)工作推進(jìn)的過程中，招標(biāo)檔案的管理與招標(biāo)工作是密不可分的。同時(shí)，無論是招標(biāo)工作還是招標(biāo)檔案的管理工作，都是以高校作為主導(dǎo)而展開的。同樣，在整個(gè)過程中，相關(guān)的信息、文件等都會(huì)集中到高校。另外，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，各主體之間檔案信息的上傳工作也都是基于招標(biāo)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的。也就是說，在招標(biāo)工作推進(jìn)的過程中，相關(guān)的招標(biāo)檔案信息整合工作也在同步跟進(jìn)。

圖1 基于互聯(lián)網(wǎng)的高校招標(biāo)檔案信息管理模式

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校招標(biāo)檔案信息管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）電子檔案的定期備份與整合

隨著互聯(lián)網(wǎng)與高校招標(biāo)工作的逐漸融合，文件的數(shù)字化進(jìn)程也在逐步加快，基于該類情況，高校招標(biāo)的電子檔案也在由紙質(zhì)化文件逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變。但是隨著電子檔案存檔體系的逐步形成，對于電子檔案的維護(hù)問題將會(huì)成為高校檔案管理的一個(gè)重要領(lǐng)域。具體來說，電子檔案是基于數(shù)字化設(shè)備得以保存的。而數(shù)字化設(shè)備的定期維護(hù)、折損等問題依舊需要關(guān)注。相對與紙質(zhì)化檔案，電子檔案的維護(hù)周期相對較長，且時(shí)間相對固定。因此，對于招標(biāo)檔案信息的維護(hù)工作，相關(guān)工作人員就需要對電子檔案進(jìn)行定期的備份，以保證檔案信息的安全。同時(shí)，為了保證電子信息的有效利用，相關(guān)工作人員也需要對其進(jìn)行定期的整合歸類。

（二）電子檔案的認(rèn)證問題

在當(dāng)前高校招標(biāo)的工作體系當(dāng)中，雖然在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，招標(biāo)的部分環(huán)節(jié)已然獲得了極大的便利，但是在檔案的留存以及相關(guān)文件的傳輸過程中。目前大多高校體系采用電子檔案與紙質(zhì)文件并行的模式。其主要目的是為了利用電子檔案與紙質(zhì)文件的對照保證文件信息的一致性和安全性。但是，上述工作不但沒有減輕各方的工作壓力，反而使各主體的工作更加復(fù)雜。所以，在高校的招標(biāo)體系當(dāng)中，電子檔案的認(rèn)證問題已然成為當(dāng)前高校急需重視的關(guān)鍵問題。而且廣泛利用能夠認(rèn)證的電子檔案，既能夠減輕招標(biāo)各主體的工作壓力，同時(shí)也能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└鼮楸憬莸臋n案管理體系。