任珍霞

關鍵詞：檔案保密;檔案利用;檔案管理;措施辦法

一、做好企業(yè)檔案密級的調整工作

（一）檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行企業(yè)解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

（二）要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規(guī)化的需要，應建立以下三個制度：建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密;建調密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動;建涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設。

（三）要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷;外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。及時做好檔案利用過程中的保密工作

二、企業(yè)檔案利用監(jiān)督

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

（一）制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。企業(yè)應根據(jù)自身檔案管理的實際情況和檔案保密工作的相關要求，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。企業(yè)各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

（二）監(jiān)督措施。在利用中，企業(yè)要根據(jù)不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。做好利用監(jiān)督，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告企業(yè)有關領導，以便及時查處，挽回損失。

（三）正確處理好企業(yè)檔案保密與管理利用的關系。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業(yè)安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、企業(yè)檔案管理人員的職責

（一）檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（二）提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守企業(yè)秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

（三）加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救，確保涉密檔案安全。

四、結論

檔案是企業(yè)及其珍貴的資源，保密和開發(fā)利用對于企業(yè)發(fā)展都尤為重要。新時期對保密工作提出了更新更高的要求，檔案管理也不例外，如何科學的把控好企業(yè)檔案保密與開發(fā)利用二者之間的關系，已成為當前企業(yè)檔案管理工作所面臨的實際問題，這項工作直接影響到企業(yè)生存發(fā)展的安全和利益。增強保密觀，落實防范措施，保守企業(yè)秘密是每位檔案管理人員的神圣職責所在。再嚴格做好檔案保密工作的同時，檔案管理人員也要加強自身檔案工作中的科學管理技能，是檔案資源得到充分利用，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。

參考文獻：

[1]企業(yè)文件材料歸檔范圍和歸檔保管期限規(guī)定（國家檔案局令第10號）

[2]張倩.國有企業(yè)機要文件保密工作探討[J];東方企業(yè)文化，2013.16

[3]羅琴.基于和諧管理理論的企業(yè)檔案管理研究[D].湖北大學，2013.