吳 迪

引言：在企業(yè)多行業(yè)、跨區(qū)域的快速發(fā)展過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題不斷突出，如2019年聯(lián)合石化違規(guī)場(chǎng)外期權(quán)操作等。作為為大企業(yè)運(yùn)營(yíng)而生的財(cái)務(wù)共享中心逐漸被各大集團(tuán)所建立，針對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的研究也越來(lái)越多。

一、A建筑企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心與項(xiàng)目銜接現(xiàn)狀

A建筑企業(yè)是世界500強(qiáng)的全資子公司，業(yè)務(wù)涉及地域廣，項(xiàng)目數(shù)量多。本文擬從投入、過(guò)程、結(jié)果這三個(gè)階段對(duì)A企業(yè)共享中心與項(xiàng)目部銜接現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）投入

根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、發(fā)展階段和性價(jià)比最優(yōu)原則，A企業(yè)共享中心業(yè)務(wù)目前主要涵蓋了國(guó)內(nèi)項(xiàng)目，國(guó)外項(xiàng)目的納入正在部署中。

A企業(yè)共享中心的建設(shè)投入主要有：（1）制度文件。共享中心作為更高組織架構(gòu)的建設(shè)，通常能獲得更多高層指導(dǎo)設(shè)計(jì)，已編制了操作指引手冊(cè)、業(yè)務(wù)處理規(guī)則和各種資料模板。（2）專(zhuān)業(yè)人員。為提供更加專(zhuān)業(yè)的服務(wù)，對(duì)新入職員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。（3）設(shè)施設(shè)備。每位員工配備兩臺(tái)顯示屏，方便更高效審單。安排核算系統(tǒng)服務(wù)商駐點(diǎn)辦公，以便隨時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)問(wèn)題。布局銀企直連、收款、資金、發(fā)票等財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，有效減少重復(fù)性勞動(dòng)和資源管理成本，實(shí)現(xiàn)信息共享。（4）組織結(jié)構(gòu)。根據(jù)業(yè)務(wù)核算特點(diǎn)，分別設(shè)計(jì)了資產(chǎn)稅務(wù)、資金結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、收入成本、總賬報(bào)表、運(yùn)維管理等不同組，提供精細(xì)服務(wù)。

A企業(yè)項(xiàng)目部的建設(shè)投入主要有：（1）培訓(xùn)學(xué)習(xí)。統(tǒng)一參加共享中心的培訓(xùn)課程，快速適應(yīng)新模式。（2）全體人員。新模式要求項(xiàng)目全員參與，各部門(mén)完成本部門(mén)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。（3）設(shè)施設(shè)備。每個(gè)項(xiàng)目均配有掃描儀。對(duì)應(yīng)不同業(yè)務(wù)，項(xiàng)目部均有商旅、供應(yīng)商、物資等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

（二）過(guò)程

在日常過(guò)程中，共享中心不斷完善制度文件和模板，及時(shí)配合業(yè)務(wù)需求。每個(gè)環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確記錄，責(zé)任明確。同時(shí)，共享中心要求記錄問(wèn)題單，不定期對(duì)問(wèn)題收集項(xiàng)目意見(jiàn)。共享中心設(shè)置了賬套主管制度，賬套主管定期查看項(xiàng)目賬務(wù)，及時(shí)糾正遺漏問(wèn)題。除了日常在線溝通之外，共享中心人員會(huì)不定期到項(xiàng)目進(jìn)行面對(duì)面溝通、指導(dǎo)、培訓(xùn)。但從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，稽核人員與項(xiàng)目人員的分離能減少人際關(guān)系帶來(lái)的非嚴(yán)格控制。共享中心模式需要業(yè)務(wù)人員完成會(huì)計(jì)原始數(shù)據(jù)，不僅讓項(xiàng)目財(cái)務(wù)有更多精力參與業(yè)務(wù)管理，也有利于增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的責(zé)任感，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的會(huì)計(jì)知識(shí)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)等。提單人負(fù)責(zé)掃描上傳影像附件，避免傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)人員單據(jù)不及時(shí)、不完善的權(quán)責(zé)不清和時(shí)間浪費(fèi)，解決了紙質(zhì)單據(jù)傳遞導(dǎo)致的處理時(shí)間延遲問(wèn)題。

（三）結(jié)果

A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心整體已經(jīng)步入正軌，各方面都已有序運(yùn)轉(zhuǎn)；制度較為完善，各類(lèi)業(yè)務(wù)都有相應(yīng)文件指導(dǎo)；業(yè)務(wù)流程已基本梳理完畢，單據(jù)傳遞時(shí)間和審批流、審單時(shí)效和質(zhì)量、管理方式等都達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；問(wèn)題單比例逐漸降低；各方人員的磨合期接近尾聲，已逐漸適應(yīng)并配合共享的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

本文期望能對(duì)A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心與項(xiàng)目部銜接現(xiàn)狀提供建議和啟發(fā)，因此重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)了其具有代表性部門(mén)代表性兩月的審單數(shù)據(jù)，從不同角度進(jìn)行分析。

據(jù)上中下旬，將這兩個(gè)月共分為6個(gè)時(shí)間段，統(tǒng)計(jì)在每個(gè)時(shí)間段的問(wèn)題數(shù)占總問(wèn)題的比例，具體走勢(shì)參見(jiàn)下圖：

問(wèn)題單隨著會(huì)計(jì)期間的輪回呈現(xiàn)出周期性變化，但整體問(wèn)題單數(shù)量占比是下降趨勢(shì)。

將問(wèn)題來(lái)源分類(lèi)為提單前、提單時(shí)、提單后的不同指標(biāo)，進(jìn)行結(jié)果分析：

一級(jí)指標(biāo)問(wèn)題個(gè)數(shù) 二級(jí)指標(biāo) 問(wèn)題個(gè)數(shù)占比（%）提單前工作 258超合同額采購(gòu) 10 1.5虛擬合同超標(biāo) 10 1.5應(yīng)提未提質(zhì)保金 42 6發(fā)票有瑕疵 10 1附件不齊 154 23簽字不齊 32 5會(huì)計(jì)分錄有誤 110 16發(fā)票理解錯(cuò)誤 18 3材料類(lèi)別有誤 66 10表單與附件不符 114 17預(yù)付款格式有誤 14 2提單類(lèi)型有誤 40 6往來(lái)單位有誤 20 3提單后工作 28 項(xiàng)目要求退回 28 4提單時(shí)工作 382

提單前的單據(jù)問(wèn)題反映了：（1）業(yè)務(wù)人員對(duì)合同的熟悉和重視程度還不夠，超合同額、應(yīng)提未提質(zhì)保金的情況時(shí)有出現(xiàn)，占比達(dá)到8%。（2）部分人員有些習(xí)慣還未糾正。例如，停留在營(yíng)業(yè)稅的思維習(xí)慣，對(duì)增值稅發(fā)票“貨幣屬性”的認(rèn)識(shí)還不充分。（3）業(yè)務(wù)人員對(duì)公司管理制度熟悉程度還有欠缺，工作的精細(xì)程度還有待提高?？赡懿糠衷蚴琼?xiàng)目人員流動(dòng)性較大，以及學(xué)習(xí)時(shí)間不足。提單時(shí)單據(jù)問(wèn)題反映了：錄入信息和單據(jù)初審時(shí)不細(xì)心。提單后項(xiàng)目主動(dòng)要求退單，一般是會(huì)計(jì)期末較集中提單，時(shí)間倉(cāng)促，思考不充分，導(dǎo)致重復(fù)提單或基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整。

二、建議

（一）降低綜合成本

1、充分整合資源。資源整合也可拓展到集團(tuán)外，可以連接供應(yīng)商系統(tǒng)讓上游單位自行添加相關(guān)企業(yè)信息和合同信息，集團(tuán)審批即可。這樣可節(jié)省本企業(yè)時(shí)間、人力等成本，減少信息傳遞環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤，同時(shí)投入成本也在合理范圍內(nèi)。

2、利用科技力量。技術(shù)設(shè)備是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)設(shè)施，只有有了完備的基礎(chǔ)設(shè)施，才能創(chuàng)造更多價(jià)值。企業(yè)應(yīng)關(guān)注智能化等新技術(shù)的發(fā)展，結(jié)合自身需求和成本受益匹配原則，適當(dāng)投入新科技，利用科技提升工作效率和效果。本文認(rèn)為，A企業(yè)應(yīng)該給項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員配備雙電腦屏。目前初審環(huán)節(jié)效果不佳，數(shù)據(jù)不一致等簡(jiǎn)單問(wèn)題也頻繁出現(xiàn)，個(gè)人認(rèn)為硬件限制有較大影響。同時(shí)在數(shù)據(jù)查詢、影像打印等細(xì)節(jié)有待完善系統(tǒng)功能。

（二）提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

1、完善制度系列。一套完整體系的制度能對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行更加全面的考慮和更深刻的理解，每份制度本身也會(huì)更全面、詳細(xì)、穩(wěn)定，從而對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行更好的指引。

2、提供針對(duì)性服務(wù)。本文認(rèn)為審批環(huán)節(jié)在成本可控的前提下，利用已進(jìn)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息，針對(duì)不同審批節(jié)點(diǎn)摘要出該審批崗更為關(guān)注的重點(diǎn)信息。這一窗口可減少重復(fù)性審閱，降低信息搜索難度，各司其職，提高審批效率。同時(shí)，也將移動(dòng)審批的功能發(fā)揮出更多價(jià)值。例如，財(cái)務(wù)人員需整體把控，可不增設(shè)重點(diǎn)信息窗口。資金經(jīng)理重點(diǎn)關(guān)注收付款信息、收付款條件、日期，則增設(shè)包含這些信息的窗口。項(xiàng)目經(jīng)理主要掌控大方面，可增設(shè)包含經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)簡(jiǎn)介、合作單位、金額、日期的信息窗口。

（三）提升各方意識(shí)

A企業(yè)共享中心存在較多超合同額現(xiàn)象，反映了較多員工的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)還有待提高。會(huì)計(jì)分錄有誤，忽視資產(chǎn)轉(zhuǎn)移可能性等風(fēng)險(xiǎn)，反映了員工在業(yè)務(wù)理解過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)尚需提高。企業(yè)需增強(qiáng)員工責(zé)任心，引導(dǎo)員工養(yǎng)成好的工作習(xí)慣。