張偉

摘 要：檔案以其獨特的形式記錄著社會發(fā)展的狀態(tài)和軌跡，具有極其重要的參考價值。目前，紙質檔案和電子檔案是檔案的主要形式，在信息技術飛速發(fā)展的新形勢下，電子檔案以其方便、存儲容量大而受到人們的認可，但與紙質檔案相比仍存在一些不足。在這種情況下，紙質檔案和電子檔案將長期并存，共同為社會經濟的發(fā)展和建設服務。本文就紙質檔案與電子檔案在管理上并存進行思考，以供參考。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;并存

一、紙質檔案與電子檔案的優(yōu)勢特征

（1） 紙質檔案優(yōu)勢特征。紙制檔案更便于閱讀，能夠實現(xiàn)安全保存，不易丟失，其具有一定的法律效力。而且紙質檔案具有較強的耐久性，一些重要檔案信息能夠長時間的保存。（2） 電子檔案的優(yōu)勢特征。電子檔案借助于計算機而存在，更易于查詢，通過相關的索引即能夠快速查找到自己需要的檔案信息。電子檔案立卷歸檔和檢索查找更具便利性，無論是歸檔質量還是檢索速度都有了較大程度的提升。同時電子檔案能夠隨時補漏增缺。檔案利用者在檔案利用過程中無法接觸到其他無關的文件，有利于實現(xiàn)檔案信息的保密要求。在針對電子檔案管理工作中，其可以對圖片、文字、聲音和視頻等進行管理，管理更具多樣化。

二、紙質檔案與電子檔案能夠并存的重要因素

2.1紙質檔案與電子檔案屬性相同

紙質檔案與電子檔案他們雖然存在的形態(tài)不同，但是都是對人類社會活動歷史與經濟發(fā)展歷史的記錄，它們之間的關系不存在事物的新與舊，不存在繼承關系與否定關系，二者通過不同的載體進行不同形式的記載，使得在管理方式上有所不同。在對檔案進行管理的基礎思想方面，二者之間是共生的，可見紙質檔案與電子檔案是能夠和諧共存的，管理方式存在不同并不會對檔案管理的整體局面造成影響，亦不會阻礙其發(fā)展。

2.2紙質檔案與電子檔案性質相同

在深入研究紙質檔案、電子檔案自身特點的基礎上，把兩者作為宏觀檔案管理的研究范疇，在尊重個性的前提下追求和諧統(tǒng)一。在不同層次的認同基礎上可以發(fā)展各自原有的特點。這是紙質檔案與電子檔案的對話過程，它們各有所長互為補充紙質檔案與電子檔案的和諧共存就是一種交往與互動、溝通與合作的過程。

2.3紙質檔案與電子檔案具有統(tǒng)一性

雖然在現(xiàn)代化的檔案資源建設中，檔案角色的位置發(fā)生了變化，原來的紙質文件逐漸被電子文件所替代，但是二者在管理中不斷進行改造與被改造，相互之間不斷同化，不斷學習，彌補自身的不足，紙質文檔在長時間的一體化實踐中，不斷的經過探索以及對相關理論的總結，為電子文件的管理的建設與發(fā)展奠定了基石。電子文件管理與紙質文件管理這兩種管理方法，能夠科學的進行合理疊加與混合，將好的功能進行替代，有機的將共存狀態(tài)和形式通過動態(tài)形式進行確定，最終形成一套綜合性的管理機構，使得各種類型的載體文件在管理方法與系統(tǒng)等方面具有統(tǒng)一性。

三、紙質檔案與電子檔案在管理上并存的路徑

3.1構建紙質檔案與電子檔案并存管理機制

在紙質檔案與電子檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強對電子檔案與紙質檔案的管理是適應檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉變自身思想觀念，加強對紙質檔案與電子檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內部環(huán)境。針對當前紙質檔案與電子檔案并存的局面，構建兩者的并存管理機制，統(tǒng)一紙質檔案與電子檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規(guī)范紙質檔案與電子檔案管理工作的程序、內容與范圍。根據(jù)各個檔案之間的聯(lián)系，全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進行下去。

3.2檔案工作人員應不斷提升業(yè)務技能

電子檔案的誕生，使得檔案工作人員原本具有的技能已經不足以滿足計算機信息技術與檔案發(fā)展的需要。因此檔案工作人員必須加強對現(xiàn)代計算機信息技術的學習以及運用。紙質檔案與電子檔案并存的局面使得當前的檔案管理工作變成了一門匯集了檔案學與計算機技術的融合性學科，傳統(tǒng)的檔案管理辦法由于僅僅是針對紙質檔案，因此已經無法適應當前檔案事業(yè)發(fā)展的需要了。檔案工作人員作為檔案的管理者，必須積極介入到電子檔案的形成與保管中來，能夠熟練掌握互聯(lián)網、計算機等方面知識，并能夠將之運用在電子檔案的制作、管理、使用以及維護過程中來，參與到電子檔案與紙質檔案的并存管理工作中，通過不斷探索與總結電子檔案與紙質檔案并存管理的規(guī)律，運用紙質檔案與電子檔案并存管理機制將檔案管理推向更高層次。

3.3構建混合文件管理系統(tǒng)

為了真正實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的并存管理，我們需要構建一個混合文件管理系統(tǒng)。這里的混合文件管理系統(tǒng)就是指不僅能夠儲存與管理電子檔案，又能夠儲存與管理紙質檔案，將混合文件管理系統(tǒng)對不同檔案文件的并存管理功能充分發(fā)揮出來。首先，在混合文件管理系統(tǒng)中設置電子文件夾與非電子文件夾，并同時確保文件內部一切元素的協(xié)調性與共存性，運用統(tǒng)一的分類標準對其予以儲存，確保文件夾內各個元素彼此之間一直保持著密切的聯(lián)系;其次，針對同一份檔案文件的不同載體，應當使用一樣的檔案號和題名，并在混合文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對所選擇的載體形式或類型進行詳細標注。再次，對于紙質檔案與電子檔案兩者的物理保存地質需要分別進行著錄;最后，混合文件管理系統(tǒng)還應當具有檔案借閱利用、檔案文件自動解密、到期檔案文件自動銷毀等多種功能。

結 語：

檔案管理工作是極為重要的一項工作，為我國經濟建設與發(fā)展和社會主義的建設與發(fā)展提供了寶貴的歷史資料，無論是電子檔案還是紙質檔案都記載了重要的歷史資料，以供社會經濟建設等各個方面的發(fā)展提供參考與借鑒作用，所以相關部門應該致力于二者之間的并存管理，以促進我國檔案管理行業(yè)的長久發(fā)展。

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