引言

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。尤其是近年財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實施使得企業(yè)會計檔案管理從原來橫向、屬地化管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向、流程化管理，由此帶來會計檔案管理各方面工作的改變，再加上對電子檔案的認識誤區(qū)，更是弱化了會計檔案的管理，從而造成會計檔案歸檔的完整性與合規(guī)性受到考驗。

一、企業(yè)會計檔案管理的內(nèi)容

《會計檔案管理辦法》描述會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括會計憑證：原始憑證、記賬憑證;會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿;財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案銷毀鑒定意見書、其他具有保存價值的會計資料。

二、企業(yè)會計檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對會計檔案管理的重視程度不夠

大多數(shù)中小型企業(yè)缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性。首先，財務(wù)人員少，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，大都是會計人員代為管理會計檔案，而會計人員業(yè)務(wù)培訓很少有涉及到檔案基本知識與操作技能;另外兼職會計檔案管理的基本上初級財務(wù)人員，對檔案的整理歸檔標準多數(shù)是前任口口相傳，而由于各人的理解程度不一，造成對檔案的分類、保管期限等標準不統(tǒng)一， 這些都會導致會計工作與會計檔案管理工作相脫節(jié)。

（二）企業(yè)內(nèi)部缺乏明確的檔案管理工作流程

流程管理是企業(yè)財務(wù)管理中很重要的組成部分，流程管理一方面明確員工做什么，一方面明確員工怎么做。目前很多企業(yè)沒有明確的檔案管理工作流程，明確指導會計人員如何進行會計檔案管理。大多企業(yè)只對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件資料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整和齊全性，讓會計檔案的作用沒有起到應(yīng)有的作用，另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分析、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。

（三）對新形式下的會計檔案管理變化難以適應(yīng)

財務(wù)共享的建立導致財務(wù)管理體制重心從依賴經(jīng)營實體的屬地化財務(wù)管理體系轉(zhuǎn)化為依賴共享服務(wù)中心構(gòu)筑的標準化管理體系，由此帶來傳統(tǒng)屬地化會計檔案管理體系變化，一方面會計檔案管理流程變得更加復雜，會計檔案的形成從單純在經(jīng)營單位所在地一直延伸至共享服務(wù)中心，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入崗位增多且職責存在交叉，管理責任分工不明確甚至出現(xiàn)缺失;另一方面財務(wù)共享服務(wù)中心采用影像系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會計檔案的保管及調(diào)閱都和原來不一樣了，加上相應(yīng)的會計檔案管理流程沒有及時跟上，對會計人員造成了一定的困擾。

三、完善會計檔案管理工作的對策

（一）提高對會計檔案管理的重視程度

要想全面做好會計檔案的管理工作，首先就必須轉(zhuǎn)變思想，認識到會計檔案管理的重要性，在這一思想轉(zhuǎn)變中領(lǐng)導應(yīng)起帶頭作用，提高認識，統(tǒng)一思想，加強對會計檔案工作的領(lǐng)導。一方面企業(yè)對負責會計檔案管理工作的人員要進行定期的培訓，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，另一方面要不斷加大對會計檔案管理方面的投入，盡快把會計檔案管理納入到會計的日常工作事務(wù)中來，以確保其能夠盡快的跟上會計工作的步伐。

（二）建立健全的會計檔案管理制度

要想提高會計檔案管理工作的質(zhì)量，需要一套健全的管理制度。各單位應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，根據(jù)《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定出一套符合企業(yè)的科學完整的會計檔案管理流程，從會計資料的產(chǎn)生到整理，到編碼歸檔，再到定期鑒定以及如何根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的處置措施，及責任部門參與鑒定的人員，再到會計檔案銷毀等一系列問題有一個清晰可操作的流程來指導會計檔案管理工作，以確保會計檔案能夠有序存放、妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。保證會計檔案管理工作能夠規(guī)范有序的發(fā)展。

（三）索財務(wù)共享工作中的會計檔案管理新模式

雖然新的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，自2016年1月1日起施行。但從內(nèi)容來看，其并未考慮財務(wù)共享服務(wù)中心這種特殊財務(wù)管理變革模式下的會計檔案管理工作的問題?；跁嫏n案管理環(huán)境發(fā)生的變化，應(yīng)不斷探索共享模式下會計檔案管理工作的新標準模式。一方面要建立會計檔案管理新體系：財務(wù)共享模式下財務(wù)共享服務(wù)中心作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體，應(yīng)建立會計檔案形成過程新責任體系，作為責任劃分和集團管控的基礎(chǔ)。另一方面加強會計檔案流程管理：選用條形碼、射頻識別等信息技術(shù)，加強對會計檔案各環(huán)節(jié)和步驟的實時跟蹤和定位，并據(jù)此進行加工處理，實現(xiàn)會計檔案標準化流程管理。另外，由于財務(wù)共享模式下紙質(zhì)和電子會計檔案并存，應(yīng)確保兩種形式檔案資料一致，并得到政府監(jiān)管部門的認可。

（四）加強企業(yè)會計檔案信息化建設(shè)

隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，會計檔案管理的重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，加快會計檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案信息資源共享，加速檔案數(shù)字化進程，盡早實現(xiàn)會計檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化和使用便捷化。在財務(wù)共享模式下整合會計檔案各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作，建設(shè)統(tǒng)一的會計檔案標準化、數(shù)字化處理平臺，通過規(guī)模效應(yīng)降低會計檔案管理成本，增加會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作，發(fā)揮集中化、信息化管理優(yōu)勢，延伸和革新會計檔案管理的標準化和規(guī)范化。

結(jié)束語

會計檔案的管理在財務(wù)工作中是一項非常重要的工作，它不但占用財務(wù)人員大量精力進行整理和歸檔，后期的資料保管也要面臨反復查詢。要保證這些資料的安全完整，更需要財務(wù)人員精心、細致的工作。財務(wù)共享服務(wù)通過會計檔案的集中管理，引入電子條碼和檔案管理系統(tǒng)，不但提升了會計檔案資料整理的高效率，而且實現(xiàn)了文檔資料的精準定位、查詢及保管工作，使會計檔案工作變得容易和可操作。

參考文獻：

[1]《中國檔案》雜志2016年第2期作者：蔡盈芳單位：國家檔案局經(jīng)科司）《規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)管理水平》

[2] 張慶龍 聶興凱 潘麗靖 主編 電子工業(yè)出版的《中國財務(wù)共享服務(wù)中心典型案例》

[3] 陳劍 梅震 著 清華大學出版社出版的《構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心》

[4] 吉林省經(jīng)濟管理干部學院學報? 曹晶 《規(guī)范財務(wù)檔案管理? 提高財務(wù)管理水平》，文章編號：1009-0657（2010）05-0086-02

作者簡介：陳曦（1978.10），女，漢，河南，大學本科，中級會計師，工作單位：格蘭富水泵（無錫）有限公司，研究方向：新形勢下財務(wù)人員發(fā)展方向探索。