【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已成為繼計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后的第三次產(chǎn)業(yè)革命。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要依托于傳感器技術(shù)和嵌入式技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息交換和通信，可以完成智能化識別、跟蹤和管理。檔案庫房管理是檔案管理工作的重要組成部分，其管理水平在很大程度上影響檔案查詢、調(diào)閱工作的開展。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，不僅可以保證檔案信息的安全性和保密性，還能最大限度提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量，但其在實(shí)際發(fā)展過程中依舊存在部分問題有待探討。因此本文通過簡析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，分析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響，明確物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動檔案庫房管理功能升級的內(nèi)容，提出物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下檔案庫房管理的發(fā)展趨勢，以幫助人們正確認(rèn)識并高效應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其在檔案庫房管理中充分發(fā)揮自身功能價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；檔案庫房管理；影響

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）23-211-03

【本文著錄格式】謝玉娟.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響探究[J].中國民族博覽，2021，12（23）：211-213.

引言

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案管理工作的開展離不開計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)的支撐，但當(dāng)前檔案數(shù)量和種類日益增多，僅依靠單一的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅會加大檔案管理工作人員的工作壓力，還會由于技術(shù)層面的限制，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理可視化和遠(yuǎn)程精準(zhǔn)操控，就會導(dǎo)致檔案庫房管理存在滯后性和效率低的問題[1]。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是新一代信息技術(shù)的高度集成與綜合運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)人類社會與物理系統(tǒng)的整合，被列為國家五大戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一，其對檔案庫房管理工作的開展發(fā)揮了重要作用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，可以高效整合檔案資源與設(shè)備功能，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程跟蹤、智能查詢和安全管理等功能升級，因此深入研究物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響，對提高檔案庫房管理質(zhì)量和效率、推動智能化檔案庫房建設(shè)具有重要作用。

一、簡析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是指利用傳感器技術(shù)、射頻識別裝置、嵌入式系統(tǒng)技術(shù)等，憑借無線或者有線的通訊網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建覆蓋范圍廣泛的整合網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對移動終端、傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等各種設(shè)施設(shè)備的互聯(lián)互通、應(yīng)用大集成，并且能夠在信息安全保障機(jī)制和網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境下，完成對相關(guān)設(shè)備的實(shí)時(shí)在線監(jiān)測、定位追溯、遠(yuǎn)程控制等管理和服務(wù)功能。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有互通性、智能性、可靠性等特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)任意時(shí)間、地點(diǎn)和物體上的互通互聯(lián)。利用智能化的計(jì)算技術(shù)可以有效獲取被監(jiān)測物體的物理化學(xué)性質(zhì)等相關(guān)信息，并實(shí)時(shí)監(jiān)控和了解相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和物體狀態(tài)，同時(shí)可以對海量數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)智能化處理，幫助人們快速完成所需信息的檢索，促成人與物體之間的信息交流，從而保證物體的安全性和可靠性。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響

（一）推動了檔案庫房管理技術(shù)的升級

當(dāng)前檔案庫房管理工作的開展主要是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但隨著新時(shí)期檔案種類和數(shù)量的不斷增多，其也無法滿足檔案庫房管理工作的開展需求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理工作中的應(yīng)用，不僅保留了傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價(jià)值優(yōu)勢，還能進(jìn)一步豐富和升級檔案庫房管理技術(shù)，如RFID技術(shù)和Zigbee協(xié)議技術(shù)[2]。RFID技術(shù)是通過利用無線電信號來完成閱讀器和標(biāo)簽之間的數(shù)據(jù)非接觸雙向傳輸，可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品與標(biāo)簽的一一對應(yīng)，具有實(shí)用性、高效性、獨(dú)一性、簡易性等特點(diǎn)，且RFID技術(shù)的存儲信息量和使用壽命較長，可以有效滿足新時(shí)期檔案數(shù)量增多的發(fā)展需求；Zigbee協(xié)議技術(shù)是低功耗的局域網(wǎng)協(xié)議，具有復(fù)雜程度低、數(shù)據(jù)速率低、距離近、安全高的特點(diǎn)，能夠嵌入到各種設(shè)備中，連續(xù)工作6-24個(gè)月，適用于傳感和控制，可以擴(kuò)大RFID技術(shù)的應(yīng)用距離和范圍，且具有很高的節(jié)能效果，因此其在檔案庫房管理工作中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（二）促進(jìn)了檔案庫房管理平臺的優(yōu)化

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，加深了檔案庫房管理的深度與廣度。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以高效維持檔案庫房的日常管理工作，包括基礎(chǔ)的檔案查閱、統(tǒng)計(jì)以及庫房溫濕度和空氣質(zhì)量管理。檔案庫房管理中的門禁系統(tǒng)儲存了不同管理人員的使用權(quán)限，通過指紋解鎖、人臉識別等功能便可科學(xué)篩選管理人員并辨別庫房門禁系統(tǒng)的異常情況；消防系統(tǒng)以及溫濕度傳感器能夠自動記錄和調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度和濕度，從而為檔案存放提供最合適的空間，并且一旦出現(xiàn)火情，能夠第一時(shí)間完成預(yù)警信息，以最大限度降低火情等災(zāi)害對檔案存放和管理人員的威脅；視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)等可以實(shí)現(xiàn)全天候監(jiān)測庫房內(nèi)的實(shí)際運(yùn)行情況，能夠自動抓拍和存儲視頻資料，并做到緊急情況時(shí)自動預(yù)警。RFID技術(shù)在檔案庫房數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的物聯(lián)，其與門禁系統(tǒng)的有效結(jié)合，還可精準(zhǔn)判斷人員權(quán)限、自動記錄出入庫房人員的匹配信息，從而為檔案管理工作的實(shí)時(shí)、雙向開展提供便利[3]。

（三）突破了檔案庫房管理平臺的功能

檔案實(shí)體工作是整個(gè)檔案庫房管理工作的重中之重，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將RFID標(biāo)簽粘貼到檔案盒實(shí)體上，通過在電動型密集架、溫濕度測量儀以及消防設(shè)施中安裝傳感器，便能通過RFID標(biāo)簽和傳感器，利用無線網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)整個(gè)庫房的共聯(lián)共享、全面控制。其中智能密集架配置的觸摸屏，可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案位置存儲情況地同步查閱，且RFID標(biāo)簽內(nèi)部的存儲容量較大，可以完整儲存檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、文件格式、保密等級以及相關(guān)責(zé)任人等基本信息，還能在檔案管理人員自主掃描檔案盒上RFID標(biāo)簽的同時(shí)，完成相關(guān)人員的權(quán)限查閱，之后便可根據(jù)管理人員不同的權(quán)限將實(shí)體檔案的數(shù)據(jù)信息同步到檔案管理系統(tǒng)平臺，完成檔案上架管理，同樣檔案下架也可通過自主掃描完成[4]。這既能幫助檔案管理人員分析檔案的缺盒、缺件情況，又能在后期檔案管理人員存放實(shí)體檔案資料時(shí)，出現(xiàn)實(shí)體檔案資料擺放錯(cuò)誤便自動報(bào)警，從而確保相應(yīng)的檔案資料存放在固定的位置，有助于提高檔案庫房管理質(zhì)量和效率。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動檔案庫房管理功能升級

（一）遠(yuǎn)程跟蹤功能

新時(shí)期在保證檔案庫房管理工作順利開展的同時(shí)，提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量是檔案管理人員需要面臨的重點(diǎn)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理工作中的應(yīng)用，能夠改變傳統(tǒng)檔案庫房管理不可視化、管理滯后的難題。高效應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的全面感知功能，借助多種終端作為信息交流的傳播媒介，能夠打破時(shí)間和空間的局限性，管理人員只需借助移動智能終端便能在自身的管理權(quán)限之內(nèi)實(shí)現(xiàn)對檔案庫房的遠(yuǎn)程跟蹤和管理，實(shí)時(shí)掌握庫房運(yùn)行狀態(tài)，既可以及時(shí)處理檔案庫房在運(yùn)行過程中存在的異常狀態(tài)和不良情況，最大限度降低庫房運(yùn)行狀態(tài)不良而造成的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失和數(shù)據(jù)信息泄露帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，又能幫助檔案利用人員通過多元化的渠道獲取相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，從而提高檔案資源的利用率[5]。

（二）儲位管理功能

儲位管理功能主要分為精準(zhǔn)定位實(shí)體檔案信息和智能控制實(shí)體檔案出入庫兩部分。精準(zhǔn)定位實(shí)體檔案信息是指利用RFID標(biāo)簽完成對檔案存儲信息標(biāo)注和識別，之后就能夠快速獲取檔案在庫房中的存儲位置和編目信息，檔案管理人員只需根據(jù)系統(tǒng)提示便可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的精準(zhǔn)定位，從而降低實(shí)體檔案查找的難度。智能控制實(shí)體檔案出入庫是指利用RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)完成實(shí)體檔案與庫藏檔案的相互關(guān)聯(lián)，并根據(jù)形成的排架體系給出儲存建議，管理人員能夠根據(jù)實(shí)際情況自主選擇或者調(diào)整檔案位置信息，既能快速完成實(shí)體檔案上架，生成出入庫記錄，避免出現(xiàn)排架錯(cuò)漏的問題，又能自動識別檔案信息并將其對照目錄清單，從而自動完成檔案盤點(diǎn)任務(wù)，有效提高檔案庫房管理的效率和精準(zhǔn)度[6]。

（三）智能查詢功能

提升實(shí)體檔案的查找和借閱效率，一直是當(dāng)前檔案庫房管理工作的重點(diǎn)。智能查詢功能是指統(tǒng)一管理實(shí)體檔案的上架、下架和借閱信息，利用管理系統(tǒng)、RFID標(biāo)簽等技術(shù)，檔案管理人員便能根據(jù)借閱人的請求，利用系統(tǒng)自動完成實(shí)體檔案的搜索，從而幫助管理人員及時(shí)獲取所需借閱檔案的實(shí)時(shí)位置信息，并在庫房的相應(yīng)位置完成實(shí)體檔案的下架管理，借閱人員只需通過刷身份信息卡或者上傳簽字掃描件便可完成借閱，還能同步提供檔案的借閱、歸還、到期提醒等信息。智能查詢功能的使用有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的精細(xì)化管理，及時(shí)提醒檔案管理人員完成借出檔案的跟蹤調(diào)查、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和降級解密工作，有利于提高檔案管理人員的工作質(zhì)量，縮短實(shí)體檔案的借閱耗時(shí)，保證檔案內(nèi)容信息的安全。

（四）安全管理功能

實(shí)體檔案儲存對庫房的溫濕度要求較為嚴(yán)格，一旦環(huán)境溫濕度不適，便會對實(shí)體檔案造成不可挽回的損失。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案庫房管理已大面積安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)以及防盜報(bào)警系統(tǒng)和溫濕度傳感器等，以有效保證檔案庫房內(nèi)的溫濕度適宜和安全管理[7]。首先，門禁系統(tǒng)中的RFID通道門識別可自動判斷檔案管理人員的使用權(quán)限以及檔案出庫是否合法；其次，溫濕度測量儀內(nèi)嵌的傳感裝置能夠根據(jù)管理人員提前設(shè)定的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)范圍進(jìn)行適當(dāng)調(diào)節(jié)，還能定時(shí)記錄溫濕度變化情況，并形成日志文件便于管理人員后臺查看；最后，消防系統(tǒng)和防盜報(bào)警系統(tǒng)都能通過與RFID數(shù)據(jù)的相互連接，實(shí)現(xiàn)對庫房實(shí)際運(yùn)行狀況的自動檢測和監(jiān)督，一旦出現(xiàn)異常情況，便能完成預(yù)警并及時(shí)啟動消防設(shè)施、關(guān)閉電動型密集架，從而保證庫房實(shí)體檔案安全[8]。

四、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下檔案庫房管理的發(fā)展趨勢

（一）協(xié)同運(yùn)作高效

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是新興的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以完成多域融合共享。當(dāng)前檔案數(shù)量和種類日益繁多，在很大程度上增加了檔案庫房管理的難度。通過在檔案庫房管理中融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更為廣泛、動態(tài)的數(shù)據(jù)互聯(lián)和多元化設(shè)施設(shè)備的有效融合，能夠高效解決不同軟硬件系統(tǒng)之間接口不一致的問題，從而充分發(fā)揮不同設(shè)施設(shè)備的功能價(jià)值優(yōu)勢，提高檔案資料利用率。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，利用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建完整、規(guī)范、科學(xué)的實(shí)體檔案收集、歸納和借閱流程，既能避免人工處理的失誤和差別，又能形成自動化、一體化、集成化的協(xié)同運(yùn)作模式，從而保證檔案庫房管理的科學(xué)性和高效性[9]。

（二）功能拓展優(yōu)化

當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用更多的是針對紙質(zhì)實(shí)體檔案資料，重點(diǎn)保證庫房的溫濕度、防盜安全系統(tǒng)以及借閱系統(tǒng)和出入庫統(tǒng)計(jì)。但隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和推廣，電子檔案勢必成為社會發(fā)展的主流趨勢，其雖然能夠減少對庫房面積的依賴，但其在管理和儲存過程中易受溫濕度、磁場、光線等因素的影響，這就需要管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)存電子檔案數(shù)據(jù)信息。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，有效增強(qiáng)庫房溫濕度、磁場、光線、灰塵等系統(tǒng)的有效感知能力，提升庫房環(huán)境監(jiān)測的高效性和自我調(diào)節(jié)性能，有助于保證檔案庫房管理做好電子檔案管理的準(zhǔn)備，并切實(shí)提高電子檔案的管理效率[10]。

（三）服務(wù)升級創(chuàng)新

在快節(jié)奏的社會背景下，人們更加關(guān)注檔案借閱的效率，這就需要檔案管理人員高效應(yīng)用計(jì)算機(jī)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷增強(qiáng)檔案借閱效率和管理質(zhì)量。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，檔案管理人員要深度開發(fā)檔案資源，關(guān)注檔案的共享性，并利用智能化設(shè)備和信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息核對的精準(zhǔn)性，保證庫房檔案信息擺放位置的精準(zhǔn)化查找以及符合借閱人員權(quán)限[11]。簡化檔案查閱和調(diào)取的操作流程，確保借閱人員只需出示借閱卡，系統(tǒng)便能自動完成檔案查找、借閱流程填寫以及自動打印借閱清單等操作，還能遠(yuǎn)程跟蹤檔案的借閱狀態(tài)，及時(shí)提醒借閱人歸還檔案等服務(wù)升級創(chuàng)新，更有助于節(jié)省借閱者時(shí)間，提高檔案管理水平。

五、總結(jié)

新形勢下，自動化、信息化、智能化的辦公軟件和設(shè)施設(shè)備已廣泛應(yīng)用到各行業(yè)領(lǐng)域，檔案庫房管理工作的開展也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，高效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價(jià)值優(yōu)勢，在降低檔案管理人員工作難度、保證檔案資源存儲安全的基礎(chǔ)上，有效提高檔案管理質(zhì)量和檔案利用率。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，深入研發(fā)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)接軌檔案庫房管理，重視檔案庫房管理服務(wù)的升級創(chuàng)新，才能推動檔案庫房管理朝著智慧化方向持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：謝玉娟（1976-），女，河北張家口，副研究館員（現(xiàn)職稱），研究館員（即將申報(bào)），研究方向?yàn)榈刭|(zhì)檔案管理。