翟 婧

（山東政法學院圖書館，山東 濟南 250014）

1.引言

電子檔案方式的產(chǎn)生，不僅提高了工作效率，而且節(jié)約了大量勞動力，從而被廣泛采用，由此促進了社會的迅速發(fā)展。高校圖書館除了紙質藏書外，大量的電子資源有效補充了圖書資源，為廣大師生提供了方便。產(chǎn)生的海量電子文件需要科學歸檔，方便管理和使用，歸檔后的電子檔案需要進行有效開發(fā)利用，最大限度滿足師生需要。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將電子文件定義為“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”。

電子文件需要歸檔，形成電子檔案。作為新興的信息存儲和管理方式，世界各國對電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理高度重視，眾多學者對此進行研究并提出了很多有益的對策，建立了相關標準。學者們期望未來社會上所有機構的檔案都能以電子檔案的形式存放、傳輸、使用。但是不論從技術上，還是從法律上，電子檔案的開發(fā)利用還有許多難題有待解決，還需要一套完善的管理理論和方法。

我國的檔案管理學的方法和理論在應用于電子檔案的管理上還需要補充、完善、創(chuàng)新。電子檔案有自己獨特的特性，例如如何確定一份電子文件是否原件？雖然有數(shù)字簽名、添加水印等技術，但實行起來如何保證電子文件具有法律憑證作用？現(xiàn)在的紙質檔案都是經(jīng)過規(guī)范的過程進行集中保管，但是網(wǎng)絡的存在使得電子檔案的保存可以無處不在。那么如何記錄電子文件的流傳途徑以保證它的真實性和合法性？因此電子檔案的收集策略、歸檔技術、管理方法以及規(guī)范標準等方面都需要進行創(chuàng)新研究，以適應科技的發(fā)展和管理的需要。

2.電子文件的認知

對電子文件的認知是有效管理電子檔案的基礎。首先要充分了解電子文件的特性，然后根據(jù)這些特性研究相應的收集、歸檔和管理方法。根據(jù)電子文件的生成，總結起來其特性如下：

一是電子文件傳輸、存儲的透明性。電子文件是在數(shù)字設備中產(chǎn)生和處理的，以二進制的形式傳播和存儲，和紙質文件最大的區(qū)別就是人們無法感觸它，它的變化對人們而言是透明的，在傳輸、存儲過程中是否發(fā)生了變化也不易察覺，如果存在多個備份，則分辨哪個是原件就比較困難。

二是電子文件無論產(chǎn)生、使用還是保存都離不開數(shù)字設備。電子文件的形成和處理均是在以計算機為基礎的數(shù)字設備上，在傳輸過程中還會涉及到數(shù)?；蚰?shù)轉換，因此電子文件的存在必須依靠數(shù)字設備，具體表現(xiàn)在：文件物理存儲是以二進制編碼形式存放在介質上；需要計算機等數(shù)字硬件；需要相關的軟件支撐；硬件及相關技術更新?lián)Q代迅速以及文件傳輸中為保證安全而進行的加密與解密操作。歸檔后的電子文件一般都需要長期保存，那么隨著技術的進步和硬件的更新，數(shù)據(jù)的讀取可能面臨困難。要不了多久，可能會出現(xiàn)保管完好的電子文件卻無法識別讀取。就如現(xiàn)在已經(jīng)找不到讀取五寸磁盤、3.5 寸磁盤的驅動器了，讀取光盤的設備也已經(jīng)慢慢退出視野，那么光盤存儲的電子文件怎么讀取呢？

三是電子文件使用的間接閱讀性。載體的非直讀性則體現(xiàn)在很多方面。一是必須依靠相關設備才能識別讀取文件，如果設備的兼容性不足則無法識別文件；二是載體上的信息記錄密度很大，查找起來非常麻煩，即便有著自動查找功能，也需要懂一些專業(yè)知識；三是大量的電子文件需要越來越大容量的介質存儲,同時有些文件需要保密,因此要采用壓縮技術、加密處理，則讀取的時候同樣需要解壓、解密，這都會對電子文件的使用產(chǎn)生影響。

四是電子文件的結構比較復雜。為了方便計算機處理，電子文件具有不同的物理結構與邏輯結構。物理結構主要涉及在存儲介質的存儲方式，而邏輯結構則描述信息的邏輯關系、運算規(guī)則，兩者往往不同，具有相對獨立性，由相關應用軟件實現(xiàn)二者的映射關系。電子文件信息的處理過程，不同于紙質文件。紙質文件在人工辦理過程中能夠留下生成、運作的痕跡，比較容易判別真?zhèn)?。而電子文件的辦理主要在網(wǎng)絡上進行的，存在一定的安全隱患。操作者并不能判斷文件的真實來源，前提只是建立在對系統(tǒng)的信任上。如果系統(tǒng)存在安全隱患（不可避免），就可能給電子文件的運作和歸檔帶來諸多問題。

五是完整性、真實性、有效性值得關注。一份電子文件可能由多種元素構成，而每種元素的格式可能不同，存儲的介質或位置也可能不同，則保證文件的完整性需要一系列的措施。由于電子文件很容易備份，有時候為了防止丟失也會備份，這些備份可能存在于各種介質上，如云盤、優(yōu)盤、硬盤上，而各個備份又相互獨立，如果有一個備份發(fā)生了變化，則如何區(qū)分這些文件中哪個是原件？其真實性需要驗證。由于數(shù)字傳輸過程容易受到干擾或人為破壞，電子文件在傳輸中如果發(fā)生了變化，如果沒有專業(yè)的處理是很難分辨出來的，如果失去了可識別性，那么電子文件就失去了有效性，沒有了利用價值。電子文件的特性可總結為圖1 所示。

圖1 電子文件特性

3.電子檔案管理方法研究

對電子檔案的管理,主要著眼于維護電子文件的真實性、完整性和有效性,管理方法涉及人員責任、積累過程、文件檢查、存儲介質、使用管理以及記錄管理等。需要從電子文件形成到電子檔案的保管、利用進行全程管理。具體的管理方法如圖2所示。

圖2 電子檔案的管理方法

電子文件的制作過程要責任分明：要加強組織領導，各個部門統(tǒng)一協(xié)調。首先要明確主管部門和負責人，責任具體到人，在電子文件的形成、使用到歸檔統(tǒng)一指揮；其次各個過程都需要檔案管理人員參與，保證規(guī)范性和真實性；最后在電子文件的每個過程中，用到什么樣的設備、參數(shù)等要及時登記，防止時間過長設備以及技術更新，無法識別讀取電子文件。

電子文件的積累：積累過程要有規(guī)范的工作程序和步驟，要保證電子文件的特性完好，并遵循規(guī)范的分類方法加以分類，編制目錄，方便后期的查找使用。存儲方式可采用分布式或脫機集中存儲，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動，并根據(jù)需要做好備份。

電子文件的檢查和鑒別：歸檔前要對電子文件進行檢查和鑒別。檢查是對歸檔的電子文件的完整性進行核實，鑒別是對電子文檔的真實性和安全性作保障，同時與背景信息和元數(shù)據(jù)作好關聯(lián)。如果有相應紙質文檔要一同歸檔，如果沒有紙質文檔，應當做出標識。歸檔又分為邏輯歸檔和物理歸檔，要注意移交的內容和方式的不同。

歸檔電子文件應使用國際或國家標準的存儲介質，并對未來的存儲技術發(fā)展做出預測，記錄當時的軟、硬件環(huán)境，防止后期讀取困難。歸檔是由文件管理向檔案管理的轉變，必須有質量控制措施。要對所有歸檔的電子文件作寫保護處理，使之置于只讀狀態(tài)，有必要時需設置讀取權限或加密。

電子文件使用的規(guī)范管理：要制定電子文件使用的規(guī)章制度，加強規(guī)范管理。例如電子文件一旦入庫，存儲介質一般情況下不得外借，即使在授權的情況下也只能自備載體，提供電子文件的備份，并做好登記工作，以保證文件的真實性和有效性。

電子文件管理的規(guī)范性：電子文件的管理應該留下痕跡，以證實電子文件內容的真實性?？梢酝ㄟ^為電子文件建立管理記錄的方式，記載文件的流轉情況，做到有據(jù)可查。

4.電子檔案的組織管理

所謂組織管理，就是要建立組織架構，在其中規(guī)定相關的職務、職責，明確管理、權責之間關系，實現(xiàn)有效的管理。組織架構的設計、建立、運行和保持是組織管理的基本保障。因此要規(guī)范電子檔案的管理方法，建設電子檔案的組織管理，可以在以下幾個方面進行建設。

第一，為確保電子檔案的有效管理，首先要進行分工負責。要有統(tǒng)一指揮的部門和主要領導人，設立相應管理崗位。因為從電子文件的形成到歸檔一般要經(jīng)過多個部門，工作職責、范圍界限不清，出現(xiàn)問題不易查找，因此要加強組織管理，形成規(guī)范的組織領導秩序。

第二，制定規(guī)章制度，建立健全組織管理需要的各種關系，使得組織管理具有可操作性。制定電子文件歸檔的工作程序和步驟。一般來說，電子文件的歸檔工作程序應當包含下列步驟：一是確定電子文件歸檔的格式和版本，經(jīng)過有關領導和部門的簽署和審批；二是電子文件需要有積累的過程，期間要暫時保存在某處，需要特別的管理；三是對積累的電子文件要檢查其有效性和一致性，經(jīng)過鑒定和整理電子文件要記錄在冊；四是整理需歸檔的電子文件，對歸檔的流程和事項編制說明；五是確定存儲地點、方法和介質，要考慮安全、保密、長效等機制；六是脫機備份；七是對存儲介質進行標識并編制載體目錄；八是要定期開展有效性檢測，關注技術和設備的更新對存儲介質可讀性的影響。

第三，電子歸檔的質量控制。建立質量控制標準，分析質量數(shù)據(jù)，通過量化和圖表的形式進行質量控制。只有歸檔工作做好了，才能進行有效的檔案管理，檔案部門要和產(chǎn)生電子文件的單位及時溝通協(xié)調，使電子文件從形成之初就按照規(guī)范進行，方便質量管控，也避免部門之間出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

第四，遵循國家的相關標準進行管理。2016 年8 月，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局與國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》替換了2002 年發(fā)布的規(guī)范，從內容上進行了大幅的增加和擴充，對電子文件產(chǎn)生的業(yè)務系統(tǒng)的歸檔功能進行了較為全面的規(guī)定，整合細化了內容，明確了相關部門的職責。2012 年，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室發(fā)布了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，2014 年，發(fā)布了《電子文件系統(tǒng)測試規(guī)范 第2 部分：歸檔管理系統(tǒng)功能符合性測試細則》，2016年發(fā)布了《文書類電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》和《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》，2017 年國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室和工業(yè)和信息化部聯(lián)合發(fā)布了《電子文件存儲與交換格式 版式文檔》等等，都對電子文檔的管理提供了規(guī)范的參考。

第五，關注電子文件法律效力的問題。對電子文件的法律效力問題有許多學者在研究，但是電子文件在儲存、傳輸、使用過程中容易發(fā)生變化且不留痕跡，使用者可以隨意改變載體，電子文件最終失真，這就導致了人們對電子文件的不信任。雖然有電子簽名等技術的保障，但是也難以有效防止電子文件的完整性、有效性不被破壞，另外網(wǎng)絡信息傳播的隨意性，難以固定證據(jù)也加大了電子文件作為法律證據(jù)的難度。國際上也沒有形成統(tǒng)一的認識，因此還需要管理者密切關注這個問題，在遇到相關法律問題時要及時跟進，避免損失。

第六，多交流、多學習。高校圖書館要有計劃、有目標的增強管理人員的專業(yè)知識和自身素質。應該定期安排相關人員去其他高校圖書館或省、市的圖書館進行交流學習，參加相關會議，學習管理技術和經(jīng)驗，使得理論和實踐相結合，才能緊跟技術更新的步伐，才能在管理工作中保持創(chuàng)新的勢頭。

5.結語

計算機及網(wǎng)絡普及，使得電子文件的數(shù)量將呈幾何級數(shù)增長，這就對相關管理、工作人員提出了更新更高的要求。特別是檔案管理人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的管理模式的轉變，及時更新管理理念，學習和了解前沿的電子檔案管理方法和相關技術。在電子文件的管理、歸檔工作上趕上時代步伐，適應社會現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要，為社會提供更好更有效的服務，特別是高校圖書館，面對大量的學生、老師和社會上的使用者，不僅要提升服務態(tài)度，更要提升服務質量，使電子檔案的運用發(fā)揮出應有的作用。

當前對電子文件和電子檔案的管理問題依然需要研究、規(guī)范，許多專家學者正在逐步深入探討，尋找更好、更先進的管理方法。同時電子文件管理系統(tǒng)正逐步開發(fā)并進入實用階段，相信會有更多的方式方法產(chǎn)生和經(jīng)驗的積累，促進電子檔案的順利發(fā)展。