彭妮·普蘭

每當(dāng)我問及人們，虛擬團隊會議最大的挑戰(zhàn)是什么？大部分人都會說如何讓遠程團隊成員參與到會議里。本文將討論如何做到這一點。

視覺的力量

在電話會議基礎(chǔ)上添加視頻，可以使你的虛擬團隊會議形式更豐富。嘗試在視頻會議中可以看見參會人的肢體語言。你可以使用沉浸式虛擬世界，添加視覺和空間感。你可以在虛擬團隊會議中運用圖片、表格、圖形和地圖。人們的面部照片是非常吸引人的，將它們包含在共享屏幕上的思維導(dǎo)圖中效果會非常好。當(dāng)使用共享屏幕時，在整個會議過程中不斷變化的視覺效果是很有用的——即使在屏幕上添加一些小記號和簡單的圖畫，也會讓人們不斷地觀察，看看還會發(fā)生什么變化。視覺引導(dǎo)是非常強大的，學(xué)會使用視覺引導(dǎo)技術(shù)很重要。

故事的力量

你有沒有注意到，一本書的案例故事更容易幫助你將書中內(nèi)容帶入現(xiàn)實生活中去？它們比純粹的事實更容易被大家記住。這源自人類大腦的進化方式，幾千年來，在書寫文字之前，知識是通過故事代代相傳的。我們的大腦很難記住事實清單，但故事是按順序組織的，所有不同的事件幫助我們記住彼此的連接。從童年開始，我們就習(xí)慣了聽故事，所以我們期待開始、中間和結(jié)尾。我注意到，人們在聽整個故事的時候都會保持專注，期待聽到最后的結(jié)局。故事中有人物角色，有很多背景信息和人們對他們行為的期望。如果角色的行為方式與我們的假設(shè)相沖突，這會令我們感到驚訝，并使得故事更加令人難忘。包含情感、幽默和夸張的故事比那些不包含情感、幽默和夸張的故事更有力量。故事可以喚起人們的情感、想象力、價值體系、動機和記憶，以及希望和恐懼。

你可以在虛擬工作中使用故事形式來取得良好的效果。我曾是全球研究小組的一員，與小組成員研究講故事如何幫助在線小組有效工作，其中一項練習(xí)是向新加入的遠程工作人員了解在線工具的使用效果如何。首先，每個研究人員都講述了他們對虛擬團隊感興趣的故事。然后，我們從網(wǎng)上看了他們的書面介紹，最后我們討論了分別對故事和書面介紹內(nèi)容的記憶。結(jié)果證明，留在我們記憶中的大多數(shù)為故事。事實上，即使在10年之后，我仍然記得其中一些故事，特別是那些與眾不同的故事。

那么，如何在虛擬團隊中實際應(yīng)用呢？我不建議你把虛擬團隊會議變?yōu)橹v故事的會議，開場為“很久以前……”。相反，考慮一下如何以敘事形式傳遞信息。確保你的故事按邏輯順序進行，有開始、中間和結(jié)尾，你可以介紹角色，也許是團隊成員或其他相關(guān)方。例如，當(dāng)你介紹團隊新晉成員時，不僅僅是說出他們的名字和職務(wù)，試著讓他們講述一下是如何加入虛擬團隊的。當(dāng)有人員變化時，試著把這些變化當(dāng)作一個故事關(guān)聯(lián)起來，講述其中所涉及的人物，而不是僅僅給出一些事實。你會發(fā)現(xiàn)人們會仔細地聽，記住這些變化，注意力集中直到會議結(jié)束。

你是否可以使用情感、幽默和夸張的敘事方式來使你的故事更具感染力？如果這樣做對你有幫助，那么你應(yīng)該這樣做。你需要注意不同文化、語言和代際的差異，因為有些人可能會覺得你的幽默不好笑，也可能有人認為你使用夸張的敘事方式是不合適的。請記住，幽默是非常重要的，但并不是對所有文化都起作用的。

好奇心的力量

當(dāng)你激發(fā)好奇心時 ，你會調(diào)動大 腦 的 情感部分。問一些有趣的問題，要求人們思考后再給出答案，不要問那種讓人不假思索就能立刻回答的問題。在演講中留一點想象空間，讓聽眾來填空。使用含蓄一點的視覺圖片，然后再解釋圖片的真正含義。確保人們清晰理解以后，再進行下一項議題。

如果我有一個重要的聲明想向虛擬團隊發(fā)布，并且希望他們能夠長時間地記住，我會首先向他們提出問題，讓他們猜一猜會是什么，然后再分享?！澳阏J為誰會加入我們的隊伍？為什么？”這會引起人們的好奇心，引起大家的注意。最后我會講述部分故事，而不是馬上說出新成員的名字。在好奇心的幫助下，大家就會很快記住新成員的名字。

研究表明，當(dāng)人們充滿好奇心的時候，他們更愿意努力尋找答案，更容易記住答案。當(dāng)然，所有事情都是過猶不及的，如果你離題太遠，人們可能會感到沮喪和壓力，而不是好奇，尤其是在有語言、文化和代際溝通障礙的虛擬團隊中。虛擬團隊也需要一些時間磨合，以確保在好奇心、參與度和清晰度方面保持平衡。

提問的力量

提問可以激發(fā)人們的好奇心、吸引人們的注意力并保持他們的精力。在虛擬會議上，如果能把人們從無聊的和沒有動力的狀態(tài)，轉(zhuǎn)移到有效的、對解決問題有幫助的狀態(tài)，那是不是更好？當(dāng)然，這里的關(guān)鍵點是人們必須傾聽和聽懂你的問題，然后才會有效。

寫這本書的時候，我采訪了一位前新聞工作者朱迪·里斯（Judy Rees），他對提問的藝術(shù)很有研究。她告訴我，電視新聞記者提問是為了在屏幕上引起觀眾強烈的情感反饋。虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)者也可以使用這一技巧，提出問題來引導(dǎo)人們的注意力，并在虛擬團隊會議中調(diào)動他們的情緒狀態(tài)。朱迪認為，提問是一個強有力的、可供我們使用的工具，但常常被虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)者所忽視。

那么，如何在虛擬團隊中使用問題而不僅僅靠提問來獲取信息呢？首先我們要用問題把小組聚集在一起。朱迪建議我們可以使用一些問題來幫助小組成員互相了解，并激發(fā)他們的好奇心。當(dāng)人們對彼此產(chǎn)生好奇時，他們會提出更好的問題，并向?qū)Ψ匠ㄩ_心扉。這有助于小組成員相互了解真實的對方，并且建立信任。朱迪曾提出這樣的問題：“我們在一起工作，你希望結(jié)果如何？”然后讓大家尋找答案。另一個很受歡迎的問題是：“當(dāng)你在最佳狀態(tài)時，你是一個什么樣的人？” 這是一個隱喻，需要人們回答什么時候他們處于最佳狀態(tài)。答案可能會千差萬別，包括從一級方程式賽車手到游手好閑或做一名廚師！這樣的問題是強有力的，因為它需要人們自我思考和自我回答。提問、傾聽和直言不諱是三項關(guān)鍵的協(xié)作技能，作為虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)者，你可以通過使用問題來影響和激勵你的虛擬團隊。

視頻的力量

作為人類，我們能夠?qū)崟r處理大量的視覺信息，當(dāng)我們選擇只使用音頻召開虛擬團隊會議時，我們會削減大量的信息。我鼓勵人們盡可能地使用視頻。視頻可以讓人們即時反饋，分享參與者的肢體語言及他們說話時的語音、語調(diào)。它提醒人們，其他參與者是真實的人，面孔真實可見。

使用視頻可能面臨的問題是，當(dāng)有攝像時，許多人明顯感到不舒服！與機器交談并不是一件自然的事情，對一部分人來說，這讓他們充滿恐懼，讓他們?nèi)笔判?，并使他們的大腦變得一片空白。更糟糕的是，機器會將這些缺陷、憂慮和緊張暴露在他人面前！

我們要認識到的非常重要的一點是，沒有人會期望一個人看起來完美無瑕，他們只是期望你看起來就像在辦公室里工作一樣，表現(xiàn)出真實的自己。

如果你的部分團隊成員不喜歡視頻，你可以考慮引入一對一的視頻通話，采用非正式的模式和放松的狀態(tài)。解釋使用視頻的目的，這會讓人們更容易將電話那頭的同伴視為真實的人。每次視頻電話結(jié)束時，感謝人們的承諾，感謝他們與同事之間的額外聯(lián)系。詢問他們的反饋：什么事情進展順利？怎樣才能使下一次更好呢？我發(fā)現(xiàn)在攝像機前使用視頻，說話的人越多，出現(xiàn)的問題就越少。

我和朋友麗莎（Lisa）聊起視頻攝像頭在虛擬團隊會議上為何不受歡迎。麗莎是一家保險公司的經(jīng)理，她說：“是的，我注意到很多時候人們不喜歡視頻。似乎女人比男人更多！也許今天的打扮不太討人喜歡，或者今天沒洗頭？我知道，當(dāng)我在家工作時，與我在辦公室工作時的樣子相比，會更放松一些，顯得有點凌亂。幾年前，我在家里敷著面膜主持過一個電話會議。如果是視頻電話會議，你肯定不能這樣做?！丙惿扇〉膽B(tài)度不是強迫人們打開視頻，而是讓他們樹立信心。當(dāng)有新人初次使用視頻工具時，她建議給予他們一些幫助。在她的團隊里，她提供了測試環(huán)境和一些“游樂場”會議，以建立試用者的信心。

向廣播電臺節(jié)目主持人學(xué)習(xí)廣播電臺節(jié)目主持人很善于吸引聽眾并與聽眾進行溝通。主持人根本不了解聽眾，也無法與聽眾進行實時互動。盡管如此，主持人還是將他們的節(jié)目播得很好，讓大家喜歡收聽他們的節(jié)目。他們會讓你知道接下來會發(fā)生什么，甚至?xí)シ乓恍┖喍痰钠?，激起你的好奇心，這樣的話，即使有廣告會打斷你，你還會想要繼續(xù)聽下去。主持人不僅會變換節(jié)奏，還會變換聲調(diào)。下次你在聽廣播電臺節(jié)目時，請注意主持人是如何激起你的興趣的。

制造緊迫感

人們通常會注意那些緊急的事情，而不是重要的事情。當(dāng)人們遠程工作時，即便是不重要的信息——通知或新的電子郵件，當(dāng)他們收到類似這樣的緊急消息時，他們的注意力和參與度都會立刻降低。如果你想讓人們將注意力集中在會議上，那么制造一些緊迫感會很有幫助。要吸引人們的注意力，可以聚焦談?wù)撘恍┱诎l(fā)生的、對人們會產(chǎn)生重大影響的事情。不過，要小心，緊急情況雖然能很快引起人們的注意，但不一定會持續(xù)很長時間，因為總會有新的、更緊迫的事情出現(xiàn)。理想情況下，最好是幫助團隊明確一些行為規(guī)范，讓他們專注于重要的工作，而不為其他緊急事情所干擾。召開虛擬團隊會議時，要做的第一件事情是，讓團隊中的每個人都同意關(guān)閉手機和郵件的提醒通知。

感官體驗

就人性而言，在面對面的會議中，我們所有的感官都會參與其中。我們能環(huán)顧四周，看到房間里的人和窗外的一切。我們能聞到周圍的氣味，感受到會議室的氣溫，還能嗅到提供的飲料是薄荷茶還是咖啡。我們可以品嘗著茶歇的水果和點心。我們可以聽到人們說話，投影儀的風(fēng)扇聲和空調(diào)的嗡嗡聲。

在虛擬團隊會議中，如果我們使用視頻和/或共享屏幕，我們往往只使用一種或兩種感官：聽覺，再加上視覺。為了讓人們更好地參與進來，你可以考慮如何以一種與會議相關(guān)的方式來增強對遠程參與者其他感官的刺激。我發(fā)現(xiàn)創(chuàng)建一個彩色的團隊地圖很有作用，虛擬團隊成員的頭像都顯示在世界地圖上。與團隊成員分享大家都位于哪個城市是很好的。你可以發(fā)送一份團隊成員可以在桌面上顯示的副本，并在虛擬團隊會議期間使用。視頻電話會議增加了空間元素，再增加點觸覺元素，這對專注力會有很大的提高——試一試，看看它們?nèi)绾螢槟闼谩?/p>

至于味覺和嗅覺，這些可能在虛擬團隊會議時并不經(jīng)常使用，但在特殊情況下其作用可能是強大的。我記得舉行過一次全球性的會議，人們來自四大洲，我們提供了一盒巧克力，供每個會議室使用。有一次，我們甚至給所有遠程團隊成員同時提供了相同種類的比薩！

建立和諧的關(guān)系

有了融洽感、歸屬感和信任感，人們就會想要聚在一起見面。設(shè)計一下，讓你的會議中有互動環(huán)節(jié)，引入一些活動，幫助人們更好地相互了解。

你可以做一些小事情來幫助遠程同事參與到談話中來，讓他們真正感覺到自己是團隊的一員。說到底，是把人當(dāng)作人來看待。把你的遠程同事當(dāng)作人來對待，讓他們參與到同樣的玩笑和談話中，就如同你們都在同一個辦公室工作一樣。P