丁峰

摘要：在社會經濟迅猛發(fā)展的現(xiàn)如今，檔案管理工作逐漸開始受到人們的廣泛關注，為推動社會基層建設起到重要作用。眾所周知，政府部門是處理公共事務的機關，承擔著檔案管理與保護的責任，然而，由于受到各種現(xiàn)實因素的影響，導致我國基層政府在進行檔案管理的過程中還存在很多亟待解決的問題，不僅使得政府部門無法及時獲取準確的信息，還會在一定程度在阻礙整個社會的健康發(fā)展。

關鍵詞：政府部門;基層檔案管理;途經

在大數(shù)據(jù)形勢下，社會生產生活對于信息化和數(shù)字化相關技術的應用變得非常廣泛，其中大數(shù)據(jù)不僅僅代表著數(shù)據(jù)容量的擴大，還在于海量信息處理與整合后代表的價值。這將會給檔案管理的觀念、方法以及模式帶來一定影響，使其面臨新的挑戰(zhàn)。

1.政府基層檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 欠缺對檔案管理意識

對于基層工作檔案來說，其是當代個體和社會穩(wěn)定發(fā)展的重要載體，而檔案管理本身也是一門專門的學科。在經濟體制發(fā)生重大改革的當下，新生代的群眾對于相關體制的認識還比較欠缺，對個人檔案資料的重視度也在不斷減弱。除此之外，基層檔案管理人員對檔案的認識也較為局限，這在很大程度上限制了檔案管理工作的順利開展[1]。

1.2 采集到的檔案信息不夠完整

現(xiàn)如今，很多基層部門對檔案資料的認識和研究程度都不夠深，導致基層檔案的管理工作不夠標準化和規(guī)范化，很容易出現(xiàn)檔案收集整理與歸檔時信息不對稱的情況。再加上相關檔案內容沒有同樣的標準做支撐，分類也不夠明確，這些問題的存在會給基層檔案管理工作造成嚴重阻礙。

1.3 檔案管理比較分散

眾所周知，基層管理需要多頭進行，這就導致基層檔案的管理比較分散。例如，轄區(qū)中事業(yè)單位的人事檔案由人事部收管;會議或相關業(yè)務檔案由秘書部收管;財務行政資料由財務部收管等。這種情況下，當單位需要調度檔案時，不僅匯總難度大，查閱檔案的效率也非常低，不利于日常工作的順利開展。

1.4 檔案管理方式落后

當前，很多基層檔案仍舊采取紙質化管理方式，與現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展相脫節(jié)，導致檔案跨地區(qū)調度與審核存在嚴重的滯緩性，會給相關單位的工作質量和效率帶來不利影響。例如，在刑事案件中，需要保證檔案調度和處理的快速性與及時性，然而因為紙質檔案不僅傳輸時間長，還很容易出現(xiàn)資料混淆的問題，耽誤案件的處理進程。

1.5 基層單位在檔案管理工作上的投入不足

受經費等外界因素的影響，注定基層單位在檔案管理工作上的投入不會太大。而基層檔案管理的設施和場景都相對比較簡單，紙質檔案發(fā)生破損的概率很大，甚至檔案缺失的現(xiàn)象也時有發(fā)生[2]。

2.如何做好政府基層檔案管理工作

2.1 加強對檔案管理工作的宣傳力度

在進行基層檔案管理工作的過程中，所有檔案管理人員都要樹立起良好的檔案管理意識，并在相關法律法規(guī)制度的指導下充分落實檔案管理工作，為整個基層的健康發(fā)展提供有力支持。此外，檔案管理部門也要定期組織企事業(yè)單位或社區(qū)開展檔案宣講活動，向企事業(yè)單位中的人事部成員普及員工檔案管理知識，加強社會群眾對檔案資料的重視度，從而有效促進基層檔案管理工作的順利推進。

2.2 做好檔案審核和復查相關工作

當檔案資料采集不規(guī)范或者受主客觀因素影響時，很容易導致檔案遺失，出現(xiàn)檔案室存檔資料不完整的問題，這種情況下，就需要檔案管理部門展開細致的檔案審核與復查工作。在進行群眾檔案審核與復查之前，整個檔案部門從上到下都要實行整改，根據(jù)有關認識法規(guī)政策，要對個人檔案資料的信息有一個明確認知，并按照所收集到的檔案內容制定檔案審核與復查的通知文件。除此之外，對于檔案管理人員來說，要提前做好對應的教育培訓計劃，提高他們對自身工作的熟練性與規(guī)范性，保證其能在實際進行審核復查工作時，減少資料遺漏等問題發(fā)生的概率[3]。

2.3 檔案資料的集中化管理

眾所周知，基層檔案管理具有分散性的特點，為了進一步提高基層檔案管理工作的質量和效率，需要政府部門協(xié)助建立健全的檔案資料集中化管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作朝著系統(tǒng)化、程序化的方向發(fā)展。比如，可以建立符合轄區(qū)實際情況的檔案管理系統(tǒng)，將檔案資料進行合理分類，并在此基礎上科學配置各崗位、各部門的職能，這樣不僅能有效減少繁瑣、不必要的溝通和交流，還能讓檔案調度或補充變得更加靈活，增強檔案管理的主動性。除此之外，還要合理規(guī)范檔案管理人員的工作行為，建立完善的考核機制，盡可能降低遺漏檔案資料的風險。

2.4 加強對高素質人才的引進

近年來，隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機網絡技術逐漸被廣泛應用到社會的各個領域中，若是將信息技術和檔案管理工作有機結合起來，能為檔案管理部門構建龐大的檔案資源庫，進而加強各行各業(yè)以及各地區(qū)在檔案信息方面的交流。與此同時，有信息技術做支撐，通過將相關檔案信息錄入系統(tǒng)中，能讓檔案管理得到網絡化和紙質化的雙重保障，極大的提高了檔案資料的安全性。除此之外，基層檔案部門還能借助互聯(lián)網技術構建轄區(qū)范圍內的檔案管理平臺，通過微信、官網等途徑來加強和人民群眾以及企事業(yè)單位的聯(lián)系，通過不定時發(fā)布檔案管理相關的知識，有效增強檔案管理消息的暢通性。當然，也可以利用平臺建立合理的檔案管理評價機制，讓所有群眾都能對檔案管理工作提出自己的看法和意見，這樣能讓檔案管理工作變得更加人性化，開展起來也會更加順利[4]。由此可見，檔案管理方式發(fā)生改變，相應的就會對管理人員的綜合素質和專業(yè)技能提出更高要求，所以檔案管理部門要加強對高素質人才的引進，推動檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

2.5 加大對基層檔案管理工作的投入

眾所周知，基層檔案管理工作的信息化發(fā)展和對高素質人才的引進，都需要有大量的技術和資金投入，所以，政府應加大對基層檔案管理工作的扶持力度，確保各地方政府都有專門的款項支持，同時各基層單位也要投入一些精力來促進檔案管理系統(tǒng)的改進和優(yōu)化。當然，加大對基層管理方面的投入，還要重視對基層檔案庫房的修整，確保檔案存放處的光亮度、干燥性和通風性，并安排專門的人員定期檢查和更新檔案室的工具與安全設施。除了加強對高素質管理人才的引進之外，也要加大對檔案宣傳和管理的重視度，不斷培養(yǎng)管理人員的檔案意識，提高他們對檔案公開信息與保密信息的認知，促進檔案管理工作的健康、穩(wěn)定性發(fā)展。

3.結束語

綜上所述，檔案管理有著很強的歷史使命，在現(xiàn)代化科學技術和各項福利制度的不斷發(fā)展，檔案管理相關制度也在不斷健全和完善，基層檔案資料逐漸朝著可視化、信息化的方向邁進，為整個社會制度的有序管理打下了堅實基礎。

參考文獻：

[1]梁娜.關于做好政府基層檔案管理工作的探討[J].蘭臺內外，2020（23）：22-24.

[2]沈元.新形勢下基層政府加強檔案管理的有效途徑[J].城建檔案，2020（12）：74-75.

[3]王淑波.新形勢下基層政府如何加強檔案管理[J].山西青年，2018（13）：190.

[4]蔣仕君，鄭萍偉.淺論如何提高基層政府移民信息檔案管理水平[J].四川水力發(fā)電，2017，36（05）：130-131+136.