王 寧

（天水市道路運(yùn)輸管理局，甘肅 天水 741000）

1 車輛檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的作用

對比傳統(tǒng)車輛檔案管理方法，設(shè)計車輛檔案管理系統(tǒng)具有以下三個優(yōu)點(diǎn)：首先，利用新時期的信息技術(shù)與數(shù)字化，能夠使車輛管理更加系統(tǒng)與規(guī)范，傳統(tǒng)的車輛管理步驟繁瑣，操作復(fù)雜，不僅管理缺乏統(tǒng)一性，造成重復(fù)操作，耗費(fèi)人力，還會影響管理車輛質(zhì)量；其次，新時期的車輛檔案管理設(shè)計能夠?qū)囕v信息進(jìn)行高性能處理，并將用戶界面精簡，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化傳輸，簡化操作，實(shí)現(xiàn)高效車輛管理，全方位提升管理質(zhì)量；最后，設(shè)計新時期車輛方案管理能夠?qū)囕v的動向進(jìn)行動態(tài)掌握，切實(shí)提高車輛的利用率，將經(jīng)濟(jì)效益最大化。

2 車輛檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

采用B/S（browser/server）進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)，客戶端可以采用IE等瀏覽器進(jìn)行訪問，服務(wù)器端采用Windows 2019 Server+IIS運(yùn)行環(huán)境。該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)較為簡單，層次較為清晰，不論是用戶的使用還是管理者的后期維護(hù)均較為便捷，且成本較低。在B/S系統(tǒng)架構(gòu)中共有三層，包括表示層、功能層、數(shù)據(jù)層，且功能均被完整分隔，相對具有獨(dú)立性。

2.2 系統(tǒng)主要功能模塊

一般情況下，能夠滿足單位或公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，車輛檔案管理系統(tǒng)會設(shè)置檔案管理、運(yùn)營管理、車輛管理、駕駛員管理、系統(tǒng)維護(hù)等多個功能模塊，這樣不僅能夠保障對車輛檔案信息進(jìn)行快速查看，還能對相關(guān)信息進(jìn)行分析與快速更新，便于管理人員能夠更加有效掌握車輛的信息與動態(tài)情況。詳見圖1。

圖1 車輛檔案管理系統(tǒng)流程圖

檔案管理，要詳細(xì)記錄車輛從采購、投入使用，到報銷費(fèi)用、維修與報廢等過程的詳細(xì)信息，實(shí)現(xiàn)全生命周期信息管理，這樣，管理人員及用戶只要登錄系統(tǒng)，便可快速查看到車輛的基本信息，包括但不限于車輛保險、行車記錄、油耗、違章、車輛維修、車輛保養(yǎng)以及車輛的當(dāng)前狀態(tài)等，為需要用車人提供全面的信息服務(wù)。

車輛管理，包括用車管理、車輛調(diào)度與以及車輛維修等，其中用車管理包括單位及公司的工作用車、工會用車、接待用車及接送用車等，有時還會涉及節(jié)假日往返班車預(yù)定等，需要先由用車人填寫用車申請單，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，提交車輛管理人員進(jìn)行通過才能用車，要嚴(yán)格遵照流程進(jìn)行，這也是車輛管理的關(guān)鍵點(diǎn)。車輛調(diào)度指的是在車輛使用時要做好系統(tǒng)錄入，派車與收車均需做好詳細(xì)信息登記，包括用車時間、回程時間、乘車人數(shù)、油耗以及意外事故情況等，確保后續(xù)使用能夠詳細(xì)了解。車輛維修一般為定期，由駕駛員送往修車行進(jìn)行，維修前需提交維修申請，包括維修時間、維修項(xiàng)目及維修預(yù)算等，維修完畢后需要駕駛員核實(shí)維修費(fèi)用與實(shí)際維修項(xiàng)目，上報車輛管理人員，將信息詳細(xì)錄入系統(tǒng)便于后續(xù)查看。

駕駛員管理，首先需要在系統(tǒng)中詳細(xì)錄入駕駛員的基本信息，包括入職時間、駕駛本類型、考取時間、是否參加過相關(guān)培訓(xùn)等，并動態(tài)記錄駕駛員的駕駛情況，例如違章扣分罰款情況等，定期組織駕駛員進(jìn)行培訓(xùn)，包括技能培訓(xùn)、安全培訓(xùn)等，確保人崗充分匹配，最大程度發(fā)揮作用。

運(yùn)營管理與系統(tǒng)維護(hù)，建議由專業(yè)人員進(jìn)行，可外聘，檢查與維護(hù)工作盡量定期進(jìn)行，不要等到已經(jīng)出現(xiàn)故障之后。運(yùn)營時也許按照要求進(jìn)行，盡量減少對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的破壞。

3 車輛檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

在車輛檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中會涉及多個方面，這里僅以申請單審批流程與系統(tǒng)授權(quán)控制兩個方面為例進(jìn)行簡單說明。

首先，是申請單審批流程。本系統(tǒng)會涉及用車申請等多個流程，因此會采用WF4.0設(shè)計器來實(shí)現(xiàn)流程圖的可視化，不論是管理者還是用戶，只要點(diǎn)進(jìn)系統(tǒng)就能夠直接看到審批過程，詳細(xì)明確目前審批階段以及節(jié)點(diǎn)處理人。首先，由用戶提交用車申請單，然后經(jīng)過系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)定好的審批環(huán)節(jié)，通過后會一直進(jìn)行直到完成全部審批流程，如果沒有通過便會退回，提示修改并重新提交，或作廢終止。在整個審批過程中，每當(dāng)完成一步便會用工作郵件的方式通知下一個審批處理人。由于不同用車場景會設(shè)計不同的審批人，因此在系統(tǒng)設(shè)計的時候要特別注意，確保系統(tǒng)能夠貼近實(shí)際應(yīng)用，最大程度發(fā)揮功效，加強(qiáng)車輛檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。詳見圖2。

圖2 業(yè)務(wù)流程

其次，是系統(tǒng)授權(quán)控制，由于系統(tǒng)的使用人數(shù)較多，因此對于每個使用者的權(quán)限要進(jìn)行明確設(shè)定，避免由于權(quán)限問題引發(fā)管理上的失誤。系統(tǒng)可以對使用者的角色、職權(quán)、對應(yīng)的管理、功能及資源等操作進(jìn)行限定，通過授權(quán)，每位使用者只能點(diǎn)擊頁面中全縣范圍內(nèi)的按鈕。舉個例子，公司員工既可以申請個人用車，也可以申請班車預(yù)定，但承包商的員工只能申請班車預(yù)定，系統(tǒng)只需要建立用車申請人與班車預(yù)訂人兩個不同角色，便能夠完美區(qū)分使用人權(quán)限，避免混淆。