胡梨芳 杭州市中策職業(yè)學(xué)校

引言：中職學(xué)校的檔案管理，是學(xué)校的管理程度和學(xué)校的辦學(xué)水平的重要表現(xiàn)之一，檔案管理工作完整的記錄了學(xué)校的人事變化、招生情況、教育教學(xué)發(fā)展的過程，是學(xué)校工作中的重要組成部分，因此檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)性的工作。因此，在檔案管理中，在信息化時代的背景下，特別是智能化與大數(shù)據(jù)時代中，中職學(xué)校的檔案管理勢必要進行信息化的管理。中職學(xué)校的檔案管理工作中，需要儲存有價值的檔案信息，如教育教學(xué)內(nèi)容，教學(xué)管理內(nèi)容，教學(xué)研究內(nèi)容，招生就業(yè)情況等，做成視頻文件和檔案，有利于日后的查找，方便實用相關(guān)信息。

一、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化管理缺乏

檔案的信息化管理是具有專業(yè)性和科學(xué)性的管理工作。需要將物化的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化成信息化和數(shù)字化內(nèi)容[1]。在中職學(xué)校中，檔案管理人員的檔案管理工作，還是根據(jù)個人的愛好來進行管理，沒有一個標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的參考作為依據(jù)，因此，會導(dǎo)致在學(xué)校的檔案管理工作中，信息化的管理水平良莠不齊。因此目前中職學(xué)校的檔案管理工作還處于初級的階段，還存在很多管理方面的問題。

（二）檔案管理信息化程度有限

檔案的信息化管理中，有大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要處理，需要工作人員進行采集、整理、保存、開發(fā)等工作，這項工作是比較繁重的，因此會制約檔案信息化管理的正常運行。其次，在檔案管理工作中，有很多實物和紙質(zhì)的檔案信息資料，目前很多中職學(xué)校的檔案管理工作中，雖然都有電腦等信息化設(shè)備，但是沒有起到主要的作用，而是輔助工作，實現(xiàn)了基本了查詢檢索功能，但是運用數(shù)字化和信息化的程度比較低。第三，在檔案管理中，需要專業(yè)的技術(shù)人才，但是目前的技術(shù)人才比較缺失，應(yīng)用計算機的水平不高。目前，檔案管理中，系統(tǒng)還有不能聯(lián)網(wǎng)的情況發(fā)展，不能實現(xiàn)資源的共享，因此與信息化的檔案建設(shè)不相匹配。最后，目前還存在檔案信息化管理人員的思想偏差。在工作中，會比較兄弟院校的檔案信息化的管理水平。并且對檔案信息化的認(rèn)知比較淺薄，認(rèn)為只要有幾天電腦就可以了，因此，制約了檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（三）檔案信息化管理重視程度不夠

（1）學(xué)校處室或部門分別管理，檔案分散，形式多樣，責(zé)任不明，不能及時分類、歸檔和存放，一旦相關(guān)管理人員發(fā)生異動，就容易導(dǎo)致檔案的遺失。首先，中職企業(yè)的檔案信息化管理的水平不高，團隊力量比較弱。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案的信息化管理工作，并且人員的配置不足，缺失相應(yīng)的人才。在中職學(xué)校的檔案信息化管理中，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的培訓(xùn)，對檔案的管理沒有引起重視，如，信息化、數(shù)字化、采集信息、整理信息等檔案管理的環(huán)節(jié)，不夠重視和了解。有些檔案的管理人員，不是專門從事此類工作，因此不能夠全身心的投入到檔案信息管理中，因此，會造成檔案信息材料不能夠準(zhǔn)確、及時的進行信息化的歸檔。

（2）檔案的設(shè)施落后。由于中職院校的對檔案的信息化管理的重視程度不高，因此，投入的硬件設(shè)施不齊全，沒有專門的檔案信息化管理辦公室。其次，有些中職學(xué)校，由于資金缺乏，沒有購齊必須的掃描儀、復(fù)印機、電腦等。而有些檔案管理辦公室沒有專人管理，辦公設(shè)備落后，房間陰暗狹小，昏暗潮濕，甚至?xí)n案損壞，發(fā)生蟲蛀的情況。

（3）檔案的管理機制不完善。對于檔案信息化管理，尚未形成完善的管理機制，管理制度也不全備。很多中職院校，對檔案的信息管理工作有一定的局限性，只停留在在財務(wù)檔案、學(xué)生資助檔案以及學(xué)生的學(xué)籍的管理工作。

二、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）信息管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

目前，要強化學(xué)校的檔案信息管理人員對信息數(shù)據(jù)庫的處理能力和文字的處理能力，以及加強內(nèi)部檔案關(guān)心軟件和硬件的升級工作[2]。要做好培訓(xùn)檔案信息管理人員的工作，培訓(xùn)他們的相關(guān)的計算機理論知識和技術(shù)，使檔案管理人員能夠進行檔案的收錄、整理、保存和鑒定的工作。在錄入電子的信息中，會出現(xiàn)錯誤，因此需要檔案管理人員不斷的確認(rèn)，在確定沒有問題后，進行整理保存與歸檔。

（二）學(xué)校加大信息化建設(shè)投入

中職學(xué)校，需要加入對信息管理信息化建設(shè)上的投入力度，加強資金的投入。要積極的參與到現(xiàn)代化的教學(xué)改革中，要爭取來自國家和社會的扶持，獲得資金上的扶持，同時要加強信息化管理的機制，在做好基礎(chǔ)工作后，可以與信息化的管理機構(gòu)或部門聯(lián)合，和教育部相聯(lián)合，建立信息化的職工檔案資料。另外，需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的掌握能力和熟悉檔案信息管理工作，做好科學(xué)化、信息化的檔案管理工作，不斷的推進學(xué)校的信息化檔案管理工作的發(fā)展。

（三）不斷的增強重視院校的師資力量

很多中職實力力量不雄厚，教師及管理人員的學(xué)歷不高，直接影響使用電腦的水平。在信息化高度發(fā)展時代下，技術(shù)更新速度快，因此需要不斷的提高種植院校的職工的信息化管理的程度。建立專業(yè)化的信息管理團隊，不斷的提升學(xué)校的信息化檔案管理的程度，提高團隊的創(chuàng)新學(xué)習(xí)意識，不斷的提升信息的管理實力。

（四）規(guī)劃的信息化管理的科學(xué)性

中職院校需要制定標(biāo)準(zhǔn)的管理機制，建立檔案的檢索和管理目錄，保證檔案管理的科學(xué)化，保證檔案信息化管理的安全。

結(jié)束語：中職院校的檔案管理工作中，需要不斷的提升信息化的軟硬件設(shè)施，不斷的增加信息化的管理建設(shè)的力度和資金的投入，加大師資管理的力度，建立科學(xué)化的檔案管理機制，才能不斷的提升中職院校的檔案信息化的管理程度。