杜金浩 邢臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

從計(jì)算機(jī)的誕生到二十二世紀(jì)的如今，計(jì)算機(jī)已經(jīng)層層滲透到人類生活、工作的各個(gè)角落，尤其是科技飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)早已是人類日常生活中集娛樂、學(xué)習(xí)、工作等方面無法替代的部分，這期中就包括了檔案管理。檔案管理是一套政策性、機(jī)密性較大、工作系統(tǒng)復(fù)雜的工作，隨著計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的飛速發(fā)展，檔案管理科學(xué)化成了檔案管理工作的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)給予輔助工作成了檔案管理科學(xué)化的中樞紐帶。正因如此，研究分析計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，對推動(dòng)檔案管理工作的快速發(fā)展具有決定性作用。

檔案的含義，檔案其實(shí)就是社會(huì)組織、個(gè)人對過去的社會(huì)活動(dòng)中形成清晰、準(zhǔn)確、完整的記錄信息。隨著全球步入科技時(shí)代，在傳統(tǒng)的信息管理方法手段已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展進(jìn)程，由此檔案管理逐漸運(yùn)用起了計(jì)算機(jī)技術(shù)形成了檔案管理科技化、現(xiàn)代化工作方式。伴隨著數(shù)字檔案館的建成，數(shù)字化信息的儲存有了數(shù)倍的增加。在二十世紀(jì)中后期，檔案管理運(yùn)用起計(jì)算機(jī)技術(shù)后，經(jīng)驗(yàn)不斷累計(jì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)今的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能進(jìn)行檔案管理信息的簡潔化檢查、搜索、統(tǒng)計(jì)，沒有更好的手段應(yīng)對信息量和普遍的工作，從而導(dǎo)致了計(jì)算機(jī)檔案管理工作中消耗了大量人力、財(cái)力、物力。因此，不斷加強(qiáng)和改良計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的運(yùn)用，對提升檔案管理工作具著重大意義。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢

（一）信息儲備量大

計(jì)算機(jī)的信息儲備量相比較傳統(tǒng)信息儲備有著巨大優(yōu)勢，信息儲備量成倍的翻長是傳統(tǒng)信息儲備無法與之匹敵的關(guān)鍵性特點(diǎn)。隨著科技發(fā)展，大量的紅頭文件、圖片視頻信息、技術(shù)資料不斷出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)信息儲備方法無法承受如此巨大的信息量。而計(jì)算機(jī)領(lǐng)域?qū)Υ吮憧梢赃M(jìn)行光盤錄入，使巨大的文字信息、視頻圖片信息等在一張小小光盤完成儲備，大大降低了信息空間消耗、檔案管理工作投入資金。

（二）檔案利用率高

計(jì)算機(jī)技術(shù)投入到檔案管理工作中，呈現(xiàn)出了檔案檢查、搜索、管理方面查找高效、方便、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。在全球社會(huì)體系高速運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)在，檔案管理信息的利用率也相應(yīng)提升，各個(gè)單位部門開展決定性策略時(shí)需要巨大量的有關(guān)檔案資料信息，各個(gè)職能部門也要擁有有關(guān)資料加以借鑒，這些都要求檔案管理相關(guān)部門能夠更加完美、高效、精準(zhǔn)的提供檔案信息資料。運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理手段，就會(huì)發(fā)現(xiàn)此類手段根本無法滿足現(xiàn)階段的社會(huì)需求，造成信息查找不僅浪費(fèi)時(shí)間、人力，信息精準(zhǔn)程度也無法與實(shí)際需要相匹配。傳統(tǒng)紙質(zhì)信息儲備的手段更不能對現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，甚至已然脫節(jié)，手工查找的手段更是脫軌于時(shí)代社會(huì)發(fā)展，嚴(yán)重影響了有關(guān)工作的效率。綜上所述在檔案管理工作上加以計(jì)算機(jī)工作的現(xiàn)代化步伐必須加快。

（三）多樣化檔案管理

計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的整改、補(bǔ)充、輸出等工作有了實(shí)質(zhì)性改變，相比傳統(tǒng)模式有著更為高效、簡單的提升。在當(dāng)今檔案管理手段中，計(jì)算機(jī)檔案管理已成大趨勢，已成為現(xiàn)代管理理念，推動(dòng)辦公精簡化、高效化、數(shù)字化。在傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的基礎(chǔ)上運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸入系統(tǒng)的科技，將傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的文字信息、圖片信息等錄入為計(jì)算機(jī)文件編輯軟件，與經(jīng)由輸出打印設(shè)備來進(jìn)行文檔提取這種傳統(tǒng)模式相比，使管理工作變得更加高效簡易。

（四）改變傳統(tǒng)檔案管理模式中的隱患

傳統(tǒng)檔案管理模式存在信息保護(hù)能力弱、統(tǒng)計(jì)能力差、編輯工作復(fù)雜以及紙張、圖紙、音像視頻在火災(zāi)、蟲災(zāi)、空氣濕度受到損害等問題，在出臺了計(jì)算機(jī)檔案管理方法后，這些問題都得以優(yōu)化、改良，有效減少了檔案管理工作壓力，減少并避免檔案信息的損壞等安全問題。

二、計(jì)算機(jī)檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）電子文件原始性問題

計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中運(yùn)用的電子文件存儲手段有著傳統(tǒng)檔案管理手段不具有的空間使用率，但電子文件的真實(shí)性很容易受到人為破壞等意外因素的影響，這方面的保障技術(shù)工作難度尤為巨大，在人力、投入資金方面使用龐大，電子文件中內(nèi)容如有改動(dòng)，很難發(fā)現(xiàn)跡象，使得修復(fù)困難，電子文件真實(shí)可靠性喪失。

（二）安全問題

在全球時(shí)代引領(lǐng)下網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，在計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)方面也出現(xiàn)了很大的安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)逐漸普及，互聯(lián)網(wǎng)的開放、共享等特點(diǎn)，使有心之人利用互聯(lián)網(wǎng)可以隨意互動(dòng)訪問的特點(diǎn)進(jìn)行入侵，對電子文件的安全問題產(chǎn)生影響。

（三）相關(guān)工作人員缺乏改進(jìn)

在傳統(tǒng)檔案管理模式影響下，工作人員產(chǎn)生了安全意識薄弱的遺留問題，相關(guān)工作人員對現(xiàn)如今的計(jì)算機(jī)管理方式認(rèn)知少，缺乏有關(guān)計(jì)算機(jī)方面的科學(xué)知識，很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，其互聯(lián)網(wǎng)、當(dāng)代管理技術(shù)核心、外語等相關(guān)知識并未達(dá)到合格水準(zhǔn)。

三、計(jì)算機(jī)管理檔案實(shí)際運(yùn)用示范

習(xí)近平總書記指出，廁所問題不是小事情，是城鄉(xiāng)文明建設(shè)的重要方面，要把這項(xiàng)工作作為鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的一項(xiàng)具體工作來推進(jìn)。邢臺市積極開展“廁所革命”，并利用《邢臺市農(nóng)村廁所革命管理系統(tǒng)》對各縣（市、區(qū)）農(nóng)村廁所改造工作進(jìn)行管理，然而，該系統(tǒng)在初期的實(shí)際操作過程中存在許多問題。首先，農(nóng)村廁所改造覆蓋面積廣泛，農(nóng)村戶主信息量大，改廁信息采集困難；其次，改廁數(shù)據(jù)上報(bào)延時(shí)性長，導(dǎo)致各級領(lǐng)導(dǎo)無法實(shí)時(shí)跟進(jìn)改廁進(jìn)度；此外，改廁的真實(shí)性，改廁責(zé)任的追溯方面也存在難點(diǎn)。

針對上述問題，邢臺市對《邢臺市農(nóng)村廁所革命管理系統(tǒng)》采用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)了登記農(nóng)村戶廁改造前、改造中、改造后，以及鄉(xiāng)、縣、市各級質(zhì)量驗(yàn)收的全環(huán)節(jié)監(jiān)控。系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)各環(huán)節(jié)信息形成一戶一檔案，基于改廁檔案，系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總分析各縣、鄉(xiāng)、村的廁所改造數(shù)量、類別、施工進(jìn)度以及驗(yàn)收合格率等，為各級掌握改廁情況提供依據(jù)；系統(tǒng)建立隨機(jī)抽查機(jī)制，通過系統(tǒng)隨機(jī)抽查進(jìn)行檢查驗(yàn)收，減少人為操作因素，提高抽查范圍覆蓋的科學(xué)性、代表性；系統(tǒng)建立照片比對策略，有效防止戶廁的多報(bào)和虛報(bào)現(xiàn)象的發(fā)生。

四、優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理方案

（一）優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理模式

依據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息在計(jì)算機(jī)檔案保存的工作中來確立創(chuàng)造方案數(shù)據(jù)庫，在計(jì)算機(jī)的技術(shù)加持下創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息的中軸，更是檔案管理、正規(guī)、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)化的必要組成部分。數(shù)據(jù)庫的含義其實(shí)就是按照數(shù)據(jù)組成結(jié)構(gòu)與相關(guān)對應(yīng)信息來分別儲備，形成數(shù)據(jù)管理的電子化倉庫。同時(shí)，電子化倉庫也是一種信息數(shù)據(jù)管理模式，是對巨大量的信息管理與共享工作做出優(yōu)化，對數(shù)據(jù)庫建造相匹配的程序，修改、檢查本來數(shù)據(jù)，經(jīng)過相對應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建立來發(fā)展管理和查找檔案信息。

在檔案信息建造出對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫以后，加以規(guī)范化的監(jiān)督管理是必要措施。目前我國有關(guān)數(shù)據(jù)檔案信息上還是普遍存在問題和缺點(diǎn)，因此致使部分檔案對外泄漏。對于已有的檔案管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案的管理制度更加全面。一方面，在現(xiàn)階段已有的管理機(jī)制體系上加深檔案管理安全方面的安全系統(tǒng)，以防對外泄漏。另一方面在檔案信息數(shù)據(jù)庫日益擴(kuò)充的形式下，建造全新的檔案管理程序與軟件來擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫中的信息儲備量，使其數(shù)據(jù)庫貼合時(shí)代科技發(fā)展，從而使檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫安全質(zhì)量

在當(dāng)代檔案管理數(shù)據(jù)庫中總有信息泄漏的問題發(fā)生，嚴(yán)重危及社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系與人民生命財(cái)產(chǎn)。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的防病毒、防入侵、密碼鎖這類安全手段，對其他有心之人想要窺探盜取做到根本解決。在對數(shù)據(jù)管理工作人員挑選上，要對工作人員的思想品德、自身品質(zhì)、忠誠程度加以更為苛刻的審查，杜絕檔案管理相關(guān)工作人員因?yàn)楦鞣N原因外漏數(shù)據(jù)庫中的信息。

（三）加強(qiáng)對檔案信息有關(guān)軟件的研發(fā)

檔案信息管理工作的軟件在實(shí)際檔案信息管理中發(fā)揮著核心運(yùn)用，在追隨時(shí)代發(fā)展步伐的前提下，需要側(cè)重加強(qiáng)檔案管理有關(guān)軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)。在目前已經(jīng)投入現(xiàn)實(shí)社會(huì)使用的檔案管理軟件基礎(chǔ)上，依照檔案信息的未來發(fā)展方向以及日漸成熟計(jì)算機(jī)技術(shù)，對有關(guān)軟件主體結(jié)構(gòu)、主體模塊加以改良或者設(shè)計(jì)新型檔案管理軟件，經(jīng)過編程、調(diào)試、測試來編寫開發(fā)，以求做出優(yōu)秀、貼合時(shí)代發(fā)展、滿足使用者需求的數(shù)據(jù)庫軟件以及管理軟件。

（四）提升相關(guān)工作人員對當(dāng)代管理模式運(yùn)用水平

在檔案管理系統(tǒng)發(fā)展改良后對其相關(guān)工作人員人員應(yīng)當(dāng)重新培訓(xùn)、教育。一是檔案管理領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，增加自身工作的科學(xué)性，偏重增加新時(shí)代檔案管理概念，對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中起到的關(guān)鍵性運(yùn)用給予充分重視。二是在從事檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人的帶領(lǐng)下學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，并學(xué)會(huì)加以運(yùn)用與檔案管理工作中的相關(guān)知識，掌握現(xiàn)代化檔案管理知識要點(diǎn)，拋棄傳統(tǒng)理念，提升自身科學(xué)素質(zhì)水平。三是注重培養(yǎng)符合當(dāng)代檔案管理模式的高水平工作人員，發(fā)揮計(jì)算機(jī)高速運(yùn)算與強(qiáng)大處理水平的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理新模式與檔案管理工作人員相應(yīng)融合。

五、結(jié)束語

在檔案信息管理貼合時(shí)代發(fā)展道路上計(jì)算機(jī)技術(shù)起到了實(shí)質(zhì)性紐帶作用，促進(jìn)我國檔案管理工作高效、迅速發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)的帶動(dòng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中得以運(yùn)用，并升華管理工作的內(nèi)容，因此學(xué)會(huì)處理現(xiàn)代檔案信息管理中出現(xiàn)的漏洞與問題，能夠更好的推動(dòng)檔案信息管理未來發(fā)展。