摘 要：在高校班導(dǎo)師工作中，經(jīng)常需要處理大量數(shù)據(jù)，如平均學(xué)分績點成績、獎學(xué)金評定等。高校教師使用Excel都有一定功底，但是可能忽略了其中一些功能，導(dǎo)致工作效率下降。本本闡述了如何在Excel中建立學(xué)生管理信息系統(tǒng)，介紹了一些功能性較強(qiáng)的函數(shù)，實現(xiàn)的系統(tǒng)能夠幫助班導(dǎo)師高效簡便的處理各種學(xué)生工作。

關(guān)鍵詞：Excel；函數(shù)；學(xué)生管理

中圖分類號：TP311.52

Excel是辦公自動化軟件中非常重要的一款軟件，它能方便地處理表格數(shù)據(jù)。Excel中的函數(shù)部分功能非常強(qiáng)大，對文本、數(shù)字的批量處理極為高效。Excel也適合處理班導(dǎo)師管理工作中的各種信息數(shù)據(jù)，因此設(shè)計了基于Excel的學(xué)生管理信息系統(tǒng)。

學(xué)生管理信息系統(tǒng)如圖1所示，主要包含4部分內(nèi)容：學(xué)生基本信息管理、成績管理、評優(yōu)與日常事務(wù)管理和學(xué)生活動事務(wù)管理。

圖1 學(xué)生管理信息系統(tǒng)首頁

1 學(xué)生基本信息管理

在學(xué)生基本信息管理中，要包含兩部分內(nèi)容：學(xué)生浮動頭像設(shè)計如圖2上所示和身份證信息解析如圖2下所示。

浮動頭像操作步驟：選中單元格→右鍵插入批注→刪除批注中的文本信息→右鍵單擊批注框的邊緣出現(xiàn)菜單選中設(shè)置批注格式→顏色與線條Tab頁→填充一欄單擊顏色下拉框選中填充效果→單擊圖片Tab頁→選擇圖片后確定即可→調(diào)整批注框的大小→完成。

身份證號解析使用了文本、日期、查找與引用函數(shù)。身份證號中前2位代表籍貫信息（需要籍貫代碼對應(yīng)表）、7-14位代表出生日期、倒數(shù)第2位代表性別信息（奇數(shù)為男，偶數(shù)為女），最后1位是身份證的校驗位用于判斷身份證號碼是否符合規(guī)則。實現(xiàn)過程中使用了函數(shù)：left、mid、vlookup、if、mod、datedif等函數(shù)，其中datedif是隱藏函數(shù)。datedif的語法為：datedif（start_date，end_date，unit），功能是計算兩個日期間的差值。

圖2 學(xué)生基本信息管理表

2 學(xué)生成績信息管理

學(xué)生成績信息管理表中主要包含了學(xué)生平均學(xué)分績點的計算、排序、篩選、繪圖等功能。平均學(xué)分計算公式為：=sumproduct（C3：G3，$C$2：$G$2）/$H$2，在平均學(xué)分計算過程中如果要求低于60分的成績按0分計算，此時需使用數(shù)組公式如圖3上所示。計算完成后，使用折線圖顯示所有學(xué)生的成績，y坐標(biāo)軸數(shù)字格式選用自定義格式，格式代碼為：[紅色][<60]0.00；[綠色][=60]0.00；0.00，如圖3下所示。

在此基礎(chǔ)上，將學(xué)生基本信息與成績信息表合并，就可以按性別、宿舍統(tǒng)計分析學(xué)生成績和班干部成績，便于更好的管理班級。

圖3 學(xué)生成績信息管理表

3 評優(yōu)與日常事務(wù)管理

在班級管理中，評選三好生、優(yōu)秀班干部、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀團(tuán)員，黨員推選，獎學(xué)金評定、貧困生評定等內(nèi)容必不可少，也是管理班級的重要部分。評選過程中，班導(dǎo)師可使用Excel的條件格式、排序與篩選功能進(jìn)行評選。日常事務(wù)管理主要包含一些文檔，例如：出國申請表、轉(zhuǎn)專業(yè)申請表、請假條示例，以及通知公告等。在Excel中使用超鏈接，鏈接到各個文件即可，無需每次從文件包中查找對應(yīng)文件。

4 學(xué)生活動事務(wù)管理

大學(xué)生的校園生活是豐富多彩的，例如：校園歌手大賽、武林大會等。在這些比賽中都會涉及到評委打分環(huán)節(jié)如圖4所示，Excel中的函數(shù)可以很方便的計算出每位選手的最終得分。無論是計算平均分，還是去掉兩個最高最低分再計算平均分，Excel都能用一個函數(shù)搞定。

使用trimmean函數(shù)的公式為：=TRIMMEAN（C5：C16，4/12）。trimmean函數(shù)的功能是返回一組數(shù)據(jù)的修剪平均值，修剪規(guī)則是同時去掉該組數(shù)據(jù)中的最大最小值。需要注意的是trimmean函數(shù)的第二參數(shù)乘以該組數(shù)據(jù)個數(shù)如果不是2的整數(shù)倍，會自動向下取最接近2的整數(shù)倍的值，即本實例中使用公式=TRIMMEAN（C5：C16，5/12）的效果也是一樣的。

圖4 評委打分表

5 結(jié)束語

通過使用學(xué)生管理信息系統(tǒng)，極大的簡化了班導(dǎo)師的日常工作。通過各個表格中的公式設(shè)計，既完成了大量數(shù)據(jù)的快速計算，又做到辦公自動化。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹忠東.Excel在教學(xué)管理中的運(yùn)用實踐[J].電子世界，2013（02）.

[2]周愛民.巧用Excel管理學(xué)生學(xué)籍信息[J].現(xiàn)代計算機(jī)，2012（08）.

作者簡介：程冉（1986.07-），男，河北人，實驗中心，助教，碩士，研究方向：人工智能。

作者單位：北方工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，北京 100144