王貴娟 山西晉煤集團(tuán)宏圣煤炭物流貿(mào)易有限公司

精細(xì)化管理作為企業(yè)辦公室一種十分高效的管理模式，可以有效提高企業(yè)辦公室工作效率以及工作質(zhì)量。這種管理模式在更好地為辦公室提供合理資源的同時(shí)，可以節(jié)約不必要的工作開支，為辦公室的決策制定與部署，管理政務(wù)機(jī)要提供了更加明確簡單的環(huán)境。再者，詳細(xì)明了的精細(xì)化管理可以督促辦公室工作人員從公司大局出發(fā)衡量個(gè)人工作的價(jià)值，防止冗雜矛盾的管理制度拖累工作人員進(jìn)行正常工作。最后，精細(xì)化的管理也方便企業(yè)其他部門對辦公室的工作有更深入的了解，辦公室精細(xì)化管理經(jīng)驗(yàn)也可以更好地與其他部門分享，并因地制宜輔助其他部門發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室中的工作阻礙

隨著我國經(jīng)濟(jì)穩(wěn)中向好發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展與改革也離不開一系列順應(yīng)時(shí)代的變化與創(chuàng)新，在這一過程當(dāng)中，企業(yè)辦公室的管理模式較傳統(tǒng)就必須有所革新。由于辦公室職能較為復(fù)雜，是連接企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的主要樞紐，不僅僅是企業(yè)內(nèi)最為重要的部門之一，也是企業(yè)內(nèi)比較容易出現(xiàn)問題，容易出現(xiàn)阻礙工作流程，降低工作效率的因素的部門。進(jìn)行辦公室精細(xì)化管理的前提，就是要先找出企業(yè)內(nèi)辦公室現(xiàn)有工作中存在的問題與障礙。

（一）辦公室人員工作效率低

辦公室的工作要求員工需要較為豐富的文化水平以及較高的技能水平，也需要一定的工作經(jīng)驗(yàn)，更需要對工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度和一絲不茍，認(rèn)真仔細(xì)的工作作風(fēng)。辦公室人員最忌諱拖拉懶散，做事拖泥帶水，不干脆，不認(rèn)真。企業(yè)辦公室的部分員工有出現(xiàn)這樣的情況，必須及時(shí)改正。辦公室工作有很強(qiáng)的時(shí)效性，如果工作效率過低會(huì)直接影響企業(yè)的業(yè)務(wù)工作。

（二）崗位職不明確

企業(yè)辦公室崗位較多，需要十分細(xì)致明確的分工，讓每一個(gè)員工都有屬于自己的崗位，分工明確，工作內(nèi)容清晰明了，要防止工作空崗和工作過飽和，一來可以節(jié)約工作成本，防止不必要的浪費(fèi)，二來可以合理分配工作資源，提高效率。再者，辦公室工作需要良好的溝通與交流，需要員工互相協(xié)調(diào)配合，也需要辦公室與其他部門相互協(xié)商。辦公室人員除完成本職工作之外，也需要與其它部門做好協(xié)調(diào)。

（三）管理制度不完善

辦公室工作需要明確的分工與相互有效配合，也需要科學(xué)合理的制度進(jìn)行管理以及明確清晰的工作流程，這就要求管理人員需要制定比較合理的管理制度和詳實(shí)具體的工作流程，并嚴(yán)格按照這些規(guī)章制度進(jìn)行對員工的管理與獎(jiǎng)懲。員工也應(yīng)積極配合這些工作制度，積極反饋制度不合理，不完善的地方。工作流程中出此案的責(zé)任落實(shí)缺失，態(tài)度不端正等問題也應(yīng)及時(shí)處理與改正。明確崗位責(zé)任與意識(shí)，把控好每一個(gè)工作環(huán)節(jié)防止出現(xiàn)問題。

二、精細(xì)化管理的具體方案

（一）加強(qiáng)細(xì)節(jié)監(jiān)察與管理，量化考核制度

辦公室工作煩瑣冗雜，這就需要更加精細(xì)化的方案進(jìn)行管理。要求每一位員工在工作當(dāng)中都要做到精細(xì)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。每一項(xiàng)工作內(nèi)容都要有明確清晰的標(biāo)準(zhǔn)，工作流程都要有明確的指導(dǎo)方針，員工必須按照這些標(biāo)準(zhǔn)化的工作安排進(jìn)行工作，進(jìn)而提高工作效率，保證工作質(zhì)量，及時(shí)反饋工作中存在的新的問題并配合有關(guān)部門積極解決。管理者也應(yīng)精細(xì)化每一步監(jiān)察流程，精細(xì)化每一個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)，量化考核內(nèi)容，定期對員工工作內(nèi)容進(jìn)行考核評估，嚴(yán)格按照考核標(biāo)準(zhǔn)與適宜的獎(jiǎng)懲制度對員工進(jìn)行改進(jìn)與鼓勵(lì)。

（二）提高責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)溝通合作

辦公室的事務(wù)性工作需要員工具有高度責(zé)任意識(shí)，只有負(fù)責(zé)任，認(rèn)真仔細(xì)的員工才可以進(jìn)行辦公室有關(guān)工作。對于辦公室中出現(xiàn)的散漫怠惰，拖泥帶水的工作情況應(yīng)堅(jiān)決杜絕并予以適當(dāng)懲罰，有必要時(shí)需要進(jìn)行通報(bào)批評。員工已積極配合企業(yè)制度，明確自己的崗位責(zé)任，并與其它崗位，其他部門積極進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，注重通力合作，互相協(xié)作，以公司整體利益為大局，時(shí)刻關(guān)心企業(yè)發(fā)展，努力工作，認(rèn)真將每一項(xiàng)工作做到最好。辦公室管理人員在布置工作時(shí)也應(yīng)充分考慮每一個(gè)人的工作能力與工作態(tài)度，充分發(fā)揮每一個(gè)員工的潛力，也要及時(shí)糾正每一個(gè)偏頗，對員工認(rèn)真負(fù)責(zé)，與外界溝通也要發(fā)揮協(xié)調(diào)能力，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神，積極聽取員工反饋。

（三）加大宣傳力度，促進(jìn)企業(yè)整體精細(xì)化管理

辦公室精細(xì)化管理可以作為企業(yè)整體精細(xì)化管理的試點(diǎn)與試驗(yàn)，其有效經(jīng)驗(yàn)與管理措施可以為全公司提供有效的管理模式，緊密結(jié)合財(cái)務(wù)，業(yè)務(wù)等多個(gè)部門進(jìn)行溝通合作，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與改革。這就要求辦公室管理者與工作人員更要精細(xì)化每一個(gè)工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)，制定適合企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程與檢查反饋方案，不斷優(yōu)化工作制度，積極創(chuàng)新工作模式，努力培養(yǎng)每一個(gè)人的“工匠精神”，以積極飽滿，昂揚(yáng)向上的態(tài)度投入到日常工作當(dāng)中，精益求精，求真務(wù)實(shí)，開拓進(jìn)取，積極探索。將精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的工作模式大力拓展的企業(yè)的每一個(gè)部門，為其它部門提供寶貴的精細(xì)化管理經(jīng)驗(yàn)，分享應(yīng)用實(shí)踐成果，加強(qiáng)思想政治建設(shè)，是每一個(gè)人都具備精細(xì)化管理與工作的意識(shí)與理念，注重產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)化，服務(wù)到位，銷售流程順暢，促進(jìn)整個(gè)辦公室圓滿完成必要工作的同時(shí)，更是促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的向好發(fā)展與持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

企業(yè)辦公室精細(xì)化管理對于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都十分關(guān)鍵，需要管理者與工作人員積極配合，共同努力，以積極的態(tài)度去面對工作中的難題，及時(shí)解決，認(rèn)真遵循企業(yè)制度，改善工作流程與內(nèi)容，注重溝通交流，相互協(xié)作，為企業(yè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮自己的能力。