張嚴(yán)亮 長青街道辦事處

信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國進(jìn)入了信息時(shí)代。信息技術(shù)成了街道辦事處檔案管理工作的主要發(fā)展方向，同時(shí)也在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，對(duì)街道辦事處的檔案管理工作來說，工作內(nèi)容較為煩瑣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案手段已經(jīng)無法滿足工作的實(shí)際需求，也不利于社會(huì)的發(fā)展，在檔案管理中融入信息技術(shù)，提高檔案管理的有效性和科學(xué)性。促進(jìn)檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，需要一段時(shí)間的過渡，在這個(gè)過渡階段很容易出現(xiàn)一系列問題，分析問題發(fā)生原因制定相應(yīng)的解決措施，提高檔案管理的信息化水平。

一、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要性

街道辦事處屬于政府監(jiān)管單位，不是營利性的組織，不過在開展工作中也需要考慮成本問題，傳統(tǒng)檔案管理采用的為紙質(zhì)檔案，從而需要投入大量的人力和物力以及資金，從而提高了街道辦事處中檔案管理的成本。同時(shí)復(fù)雜、煩瑣的檔案管理工作也衍生出了很多新的部門和職位，這也不符合綠色辦公、減少成本的管理原則。隨著我國對(duì)生態(tài)環(huán)境保護(hù)的重視度，各個(gè)行業(yè)都滲透綠色發(fā)展理念，因此綠色辦公理念有效降低了工作的成本，因此信息化檔案管理成了街道辦事處的主要發(fā)展趨勢(shì)[1]。

檔案管理的信息化水平提高有效降低了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易出現(xiàn)檔案信息的遺漏、丟失或損毀，雖然也制定了相應(yīng)的保護(hù)管理對(duì)策，但是安全隱患依然無法完全避免，相比信息化檔案管理水平的安全性較差。街道辦事處中的很多檔案需要長期保存，信息化檔案管理模式的應(yīng)用能夠提高這些檔案管理的安全性，在構(gòu)建信息安全系統(tǒng)的情況下，做好檔案的備份，才能保障檔案的安全。檔案信息化管理的關(guān)鍵工作就是加強(qiáng)信息的共享，從而也為大眾提供便利，群眾能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取需要的信息，信息化管理模式不僅為群眾提供便利，也降低了街道辦事處中檔案管理人員的數(shù)量，節(jié)省了很多管理操作流程，同時(shí)還能提高檔案管理效果，從而對(duì)提高辦事處的工作效率也有重要意義。

二、街道辦事處開展檔案信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的措施

目前，我國大多數(shù)的街道辦事處中實(shí)施的信息化檔案管理工作還處于初期發(fā)展階段，辦事處再開展工作的時(shí)候，沒有對(duì)電子檔案管理的權(quán)責(zé)實(shí)施劃分，一般情況下是幾個(gè)工作人員實(shí)施檔案的管理，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也沒有針對(duì)管理工作流程做好統(tǒng)籌管理，導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)的提高受到嚴(yán)重的阻礙。

（二）管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不夠完善

檔案管理信息化建設(shè)工作中，要提高檔案管理的效果和質(zhì)量，街道辦事處未能根據(jù)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，構(gòu)建合適的檔案管理信息化系統(tǒng)和管理機(jī)制。因此在信息化檔案管理工作的時(shí)候，由于管理工作缺乏完善、統(tǒng)一的規(guī)范措施，尤其是計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)工作也不具有統(tǒng)一的管理對(duì)策，導(dǎo)致無法滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，從而引發(fā)計(jì)算機(jī)技術(shù)也無法在檔案管理中發(fā)揮積極的作用。

（三）與傳統(tǒng)檔案管理方式對(duì)比差異過大

檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理手段相比存在明顯的差異，檔案信息化管理需要專職人員將采集的數(shù)據(jù)錄入到管理系統(tǒng)中，在各個(gè)過程中，如果出現(xiàn)了錄入失誤的問題則會(huì)對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確度造成極大的影響，因此在街道辦事處的工作人員對(duì)數(shù)據(jù)錄入工作非常抵觸[2]。對(duì)街道辦事處的工作來說，內(nèi)容煩瑣、工作量極大，因此檔案管理信息也不斷增多，很多工作人員對(duì)檔案管理產(chǎn)生了抵觸和消極的心態(tài)，對(duì)檔案管理的效率和管理質(zhì)量都產(chǎn)生不良影響，也對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程帶來阻礙。

（四）缺乏專業(yè)的信息管理人才

街道辦事處的信息化檔案管理模式的應(yīng)用，給檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出較大的要求，要求人員必須掌握專業(yè)的檔案管理技能和信息技術(shù)操作水平。不過在實(shí)際工作開展中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員雖然有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握不足，從而阻礙了信息化檔案管理水平。尤其是在信息檔案導(dǎo)航和程序管理維護(hù)上缺乏專業(yè)的人才，導(dǎo)致街道辦事處的檔案管理工作信息化水平無法保障。

三、街道辦事處開展檔案管理信息化的重點(diǎn)技術(shù)分析

（一）掌握好檔案的入口

檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，掌控好檔案的入口是開展信息化的基礎(chǔ)，如果地基不穩(wěn)則無法保證信息化檔案管理系統(tǒng)的順利開展。在最初錄入檔案信息的時(shí)候，需要規(guī)定嚴(yán)格的信息采集流程，準(zhǔn)確將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，從而從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，提高了檔案的準(zhǔn)確度和完善性。采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠順利開展信息收集、編目、檢索以及索引等工作。檔案管理工作人員并不是獨(dú)立工作的，需要相互協(xié)調(diào)合作，檔案管理工作是一個(gè)整體，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對(duì)檔案管理整體效果造成損害。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有自動(dòng)檢索的功能，從而簡化了檔案管理的流程，通過搜索關(guān)鍵詞、關(guān)鍵標(biāo)志進(jìn)行信息檢索，將少了檢索，提高檔案提取的效率。技術(shù)檔案自動(dòng)標(biāo)引是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)索引的基礎(chǔ)，將信息劃分成不同的類型，從而方便信息提取的便捷度。數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案管理的重要工具，隨著檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代，通過加密技術(shù)提高檔案管理的安全性，因此計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮著重要作用。

（二）信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用具有自動(dòng)控制的功能

街道辦事處中的檔案管理工作涉及范圍較廣，檔案管理流程也比較復(fù)雜。通過自動(dòng)化管理手段的應(yīng)用，不僅節(jié)約了檔案管理的時(shí)間，也簡化了檔案管理流程，從而節(jié)省了檔案管理的精力和時(shí)間，有效提高檔案管理質(zhì)量，也提高了檔案管理的效率。進(jìn)行檔案借出以及檔案統(tǒng)計(jì)工作的時(shí)候，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠做好信息的登記、統(tǒng)計(jì)等工作，信息化系統(tǒng)能夠針對(duì)多個(gè)用戶的借閱資格進(jìn)行審核，掌握檔案的閱覽情況，從而提高檔案信息的統(tǒng)計(jì)效果。街道辦事處中的檔案管理工作中，通過應(yīng)用自動(dòng)管理書評(píng)，則可實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔，實(shí)施計(jì)算機(jī)技術(shù)，與數(shù)字化檔案信息后臺(tái)數(shù)據(jù)和檔案分配情況，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案架位的分配，提高檔案應(yīng)用效率。

（三）能夠提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性

數(shù)字化檔案管理應(yīng)用后，能夠提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。在開展電子文件整理的是需要按照一定流程實(shí)施操作，將同類型文件統(tǒng)一歸納處理，保持檔案本文格式一致，以此來提高檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率?？陀^選擇儲(chǔ)存介質(zhì)，做好檔案的備份。要提高檔案的兼容性，保證信息能夠使用不同的儲(chǔ)存環(huán)境。為了實(shí)現(xiàn)街道辦事處動(dòng)態(tài)化檔案管理，不僅要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有資料的管理，還需要對(duì)以往檔案進(jìn)行分析，從而保證檔案內(nèi)容的完整性。檔案內(nèi)容記錄了是歷史內(nèi)容，只有保證內(nèi)容的真實(shí)性才能對(duì)未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）信息化檔案的安全管理

電子文件的保存較為簡便，與紙質(zhì)文檔的保存有很大不同，電子文件在街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)中儲(chǔ)存與特定介質(zhì)中，不過卻很容易受到外部因素的影響，若是不能針對(duì)電子文檔管理作出有效指導(dǎo)，則無法保證電子檔案的安全性，不利于電子文件的質(zhì)量，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。因此在管理的時(shí)候，電子檔案調(diào)取的時(shí)候不可直接讀取，歸納的時(shí)候需要采用相關(guān)軟件作為輔助，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題制定相應(yīng)的管理對(duì)策。

四、促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）針對(duì)工作實(shí)施完善統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)中，由于信息化系統(tǒng)較為復(fù)雜，管理部門的領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其有全面的了解和掌控，明確檔案管理工作中各個(gè)員工的職責(zé)。檔案信息化建設(shè)工作中，街道辦事處要構(gòu)建檔案管理小組，領(lǐng)導(dǎo)作為小組的組長，針對(duì)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任劃分作為規(guī)定，從而提高了檔案管理信息化水平發(fā)展水平[3]。

（二）加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)

不管是任何的工作，要提高工作質(zhì)量和效率，都必須提高工作人員的專業(yè)水平，規(guī)范工作人員的工作責(zé)任心，讓工作人員保持積極的心態(tài)，檔案管理工作的流程較為復(fù)雜，因此要求工作人員具備充足的耐心和責(zé)任心，才能提高管理效果。在日常工作中，檔案管理信息化建設(shè)需要街道辦事處的宣傳部門提高宣傳水平，檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，樹立正確的信息化管理認(rèn)知，組織檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化管理措施的學(xué)習(xí)。

（三）制定合理的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)街道辦事處來說，信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還不夠成熟，尚處于初期發(fā)展階段，要提高管理水平就要針對(duì)街道辦事處的實(shí)際情況制定管理機(jī)制和操作規(guī)范準(zhǔn)則，從而提高檔案管理流程的合理性。

五、小結(jié)

街道辦事處要提高檔案管理水平和質(zhì)量，就要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。管理部門不僅要統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理工作流程，制定合理的管理機(jī)制，保證檔案管理信息化建設(shè)流程的有序進(jìn)行，提高信息化檔案管理工作效率。